Politique de confidentialité

1. Renseignements que nous recueillons

Nous recueillons les types de renseignements suivants :

• Renseignements de compte : nom, adresse courriel, numéro de téléphone et adresse postale lors de l’inscription ; si vous siégez au conseil d’administration, la forme de votre titre que vous choisissez vous-même dans votre profil (masculine, féminine ou épicène, par exemple « Président », « Présidente » ou « Présidence »), qui ne sert qu’à afficher ce titre et n’est jamais déduite de votre nom
• Acceptation des conditions : lorsque vous acceptez nos Conditions d’utilisation et la présente Politique, en créant un syndicat ou avant d’accéder au Service, nous conservons la date, la version acceptée, le contexte (création d’un syndicat ou accès au Service) et, le cas échéant, le syndicat créé. Nous ne recueillons à cette occasion ni votre adresse IP ni les caractéristiques de votre navigateur. Seuls vous-même et un super-administrateur de CondoAide authentifié à deux facteurs peuvent lire ces renseignements ; ils servent à prouver le contrat qui nous lie.
• Renseignements sur la copropriété : informations sur votre syndicat, bâtiments, unités et équipements
• Locations d’espaces inscrites par le conseil d’administration : lorsque le conseil inscrit la location d’un espace (stationnement, garage, rangement ou casier), nous conservons la partie privative qui le loue, celle qui le loue à une autre ou le nom du locateur hors du syndicat (par exemple le syndicat horizontal), les dates de début et de fin, le loyer convenu entre les parties s’il est indiqué et une note facultative. Ces renseignements sont lus par le conseil d’administration et, tant que la location n’est pas terminée, par les copropriétaires actuels des parties privatives concernées, jamais par une personne locataire. Une location ne change ni l’attribution de l’espace ni la répartition des charges ; seule une location consentie par le syndicat lui-même entraîne des frais d’espace, pour les périodes qu’elle couvre. Lorsque le syndicat loue lui-même un espace d’un tiers, par exemple du syndicat initial, le conseil peut choisir de refacturer ce loyer à la partie privative qui utilise l’espace : chaque mois refacturé est alors conservé avec cette partie privative, avec son montant et son état, et lu par le conseil et par les copropriétaires actuels de cette partie, avec les autres écritures de son compte, jamais par une personne locataire. Le loyer annuel dû au locateur est inscrit au nom du syndicat, sans renseignement sur la partie privative ni sur ses copropriétaires.
• Réponses aux questions d’une annonce : lorsque le conseil d’administration joint une question à une annonce, la réponse que vous donnez dans l’application est conservée avec l’unité visée et avec votre nom. Selon la question posée, elle peut comprendre une disponibilité, une préférence, une quantité, une absence d’objection, un commentaire libre que vous rédigez vous-même et une pièce jointe que vous téléversez. Une réponse est nominative par conception : le conseil doit savoir quelle unité a répondu quoi. Elle n’est jamais anonyme et ne constitue pas un vote. Le conseil peut aussi inscrire lui-même une réponse qu’une personne lui a donnée par téléphone ou par courriel : cette réponse porte alors le nom de la personne du conseil qui l’a inscrite, elle est signalée comme telle et elle ne remplace jamais la réponse que la personne copropriétaire donne elle-même dans l’application.
• Inscription facultative à une liste demandée par le conseil d’administration : lorsque le conseil d’administration ouvre une inscription facultative (par exemple la liste d’alerte de son entrepreneur en déneigement), il nomme la personne ou l’entreprise à qui il remettra la liste, la finalité de celle-ci et une date de fin qui ne peut pas dépasser deux ans après la création du formulaire, même s’il la modifie par la suite. Si vous inscrivez votre partie privative, nous conservons les réponses que vous donnez aux champs choisis par le conseil (par exemple un numéro de cellulaire), votre nom comme auteur de la réponse, sa date et le texte exact du consentement que vous avez accepté, avec sa version. Une seule réponse est conservée par partie privative : les autres copropriétaires de la partie la voient et peuvent la remplacer. Nous consignons aussi chaque téléchargement de la liste par le conseil (la personne du conseil, la date et l’heure, le format et le nombre de parties privatives, sans aucune réponse).
• Données d’utilisation : informations sur votre utilisation de la plateforme, pages consultées et fonctionnalités utilisées
• Liste d’attente pour l’Ontario : si vous vous inscrivez à la liste d’attente de CondoAide en Ontario, votre adresse courriel, le rôle que vous choisissez (membre du conseil d’administration, gestionnaire de copropriété, copropriétaire ou autre) et la fourchette du nombre d’unités de la copropriété (moins de 25, de 25 à 100 ou plus de 100)
• Renseignements de paiement de l’abonnement : pour le paiement de votre abonnement CondoAide, nous recueillons soit des informations de carte de crédit (Visa, Mastercard, American Express) que vous nous fournissez vous-même expressément, soit les coordonnées bancaires (numéro d’institution, numéro de transit, numéro de compte) que vous nous fournissez vous-même expressément si vous choisissez le prélèvement automatique (PAD/ACSS Debit). Ces renseignements sont traités directement par notre fournisseur de paiement Stripe, certifié PCI DSS niveau 1 (la norme la plus élevée) pour les données de carte de paiement ; les coordonnées bancaires, qui ne relèvent pas de cette norme, sont protégées par les mesures de sécurité de Stripe et encadrées par son entente de traitement des données (DPA). CondoAide ne stocke jamais vos numéros de carte ou de compte bancaire bruts, seulement un jeton sécurisé qui ne permet pas de reconstituer le numéro original.
• Prélèvement des charges de copropriété : la collecte automatique des charges des copropriétaires est traitée par Zūm Rails (Zum Rails inc.). Le copropriétaire lit dans CondoAide le mandat de prélèvement préautorisé (PAD) rempli pour sa partie privative et l’accepte. C’est CondoAide, et non Zūm Rails, qui recueille ce consentement, pour le compte du syndicat, et en conserve la preuve : le compte qui accepte, la date et l’heure de l’acceptation, la version du texte du mandat et les frais exigibles en cas de prélèvement refusé qui y sont indiqués. Nous n’enregistrons ni l’adresse IP ni le navigateur. Le copropriétaire lie ensuite son compte bancaire dans Zūm Connect, l’interface de liaison bancaire de Zūm Rails : il y saisit lui-même ses coordonnées bancaires, et CondoAide ne les reçoit pas. Les sommes prélevées sont déposées dans le portefeuille du syndicat chez Zūm Rails, puis versées dans le compte bancaire du syndicat ; CondoAide ne détient jamais ces fonds.
• Mandat de prélèvement signé sur papier : lorsqu’un copropriétaire signe son mandat sur papier plutôt qu’en ligne, la personne qui gère les paiements du syndicat l’enregistre dans CondoAide : le copropriétaire signataire, la date indiquée sur le mandat, les numéros d’institution, de transit et de compte qu’il y a écrits, et la copie numérisée du mandat, accompagnée de celle du chèque annulé ou de la lettre de son institution financière qui confirme ces numéros ; nous conservons aussi l’identité de la personne qui l’a enregistré. CondoAide transmet ces numéros à Zūm Rails pour établir le prélèvement, avec le consentement exprès que le copropriétaire donne sur le mandat, sans les enregistrer dans ses systèmes : CondoAide n’en garde que les quatre derniers chiffres du compte. La copie numérisée du mandat et celle du chèque annulé ou de la lettre, qui portent ces numéros, sont conservées ensemble dans un espace de stockage privé au Québec, accessible seulement aux personnes qui gèrent les paiements du syndicat et au copropriétaire concerné. Pour éviter une erreur de saisie, les numéros imprimés au bas du chèque annulé sont lus automatiquement par notre service d’analyse de documents auto-hébergé au Québec (section 3) et proposés à la personne qui enregistre le mandat, qui les compare avec le chèque et les confirme avant leur envoi ; le résultat de cette lecture n’est pas conservé. À la soumission, le serveur relit le chèque et refuse un numéro saisi qui diffère d’un numéro lisible, sauf si la personne qui enregistre le mandat confirme que les numéros saisis sont ceux que le copropriétaire a inscrits sur le mandat signé ; cette confirmation est consignée au journal du mandat, sans les numéros. Si aucun numéro n’est lisible, la saisie manuelle reste possible. Le journal du mandat conserve seulement le résultat de la vérification (complète, partielle ou impossible) et les champs comparés, sans les numéros lus, selon la durée de conservation du journal des paiements.
• Dossier de vérification du syndicat pour Zūm Rails : avant d’activer les prélèvements, la personne qui gère les paiements du syndicat réunit dans CondoAide le dossier que Zūm Rails exige pour vérifier le syndicat : la confirmation du nom officiel, du NEQ, de l’adresse et de la date de publication de la déclaration de copropriété, du nom sous lequel le syndicat produit ses déclarations à l’Agence du revenu du Canada, de son nombre d’employés et, s’il y a lieu, de son numéro de téléphone ; la personne-ressource et signataire, choisie parmi les dirigeants du conseil (nom, fonction et courriel) ; la réponse du conseil à la question de savoir si une personne politiquement exposée siège au conseil ou dirige le syndicat ; les volumes de prélèvement et de paiements aux fournisseurs prévus ; le spécimen de chèque ou la lettre de l’institution financière du syndicat, ses relevés bancaires des deux derniers mois, une preuve d’adresse et l’état de renseignements du Registraire des entreprises ; la liste des administrateurs (nom, fonction et courriel) et une attestation de la composition du conseil, signée dans CondoAide par la présidence et le secrétariat, qui reprend cette réponse. Une fois le syndicat approuvé, l’entente de services que Zūm Rails conclut avec le syndicat est signée dans CondoAide par les mêmes dirigeants, puis l’équipe de CondoAide en transmet la copie signée à Zūm Rails. Les relevés bancaires du syndicat peuvent faire voir le nom de copropriétaires et le montant de leurs paiements. Ces documents sont conservés dans un espace de stockage privé au Québec, accessible seulement aux personnes qui gèrent les paiements du syndicat, sous contrôle multifacteur, et à l’équipe de CondoAide qui prépare la demande. Notre service d’analyse de documents auto-hébergé au Québec (section 3) lit chaque relevé pour vérifier qu’il s’agit d’un relevé officiel et la période qu’il couvre ; un relevé qu’il ne peut pas lire est examiné par une personne. La personne-ressource et signataire peut aussi téléverser elle-même dans CondoAide sa pièce d’identité avec photo, son passeport ou son permis de conduire, en un ou deux fichiers que CondoAide réunit en un seul PDF. Elle seule peut la téléverser, et seulement après avoir consenti expressément, sur l’écran de téléversement, à ce que CondoAide la recueille et la transmette à Zūm Rails, qui vérifie l’identité de la personne qui signe pour le syndicat. Seules cette personne et l’équipe de CondoAide qui transmet le dossier, sous contrôle multifacteur, peuvent l’ouvrir ; chaque téléchargement par l’équipe est consigné au dossier. Les autres membres du conseil voient seulement qu’elle a été reçue. CondoAide n’en tire aucun renseignement : la pièce n’est lue ni automatiquement ni par une intelligence artificielle, et une photo est seulement convertie en PDF. La pièce fait voir les renseignements qui y sont imprimés, comme la date et le lieu de naissance, la nationalité, le sexe, le numéro de la pièce et, sur un permis de conduire, l’adresse personnelle ; CondoAide ne les en extrait pas et ne les recueille d’aucune autre façon. Elle est conservée dans le même espace de stockage privé au Québec et n’est jamais copiée dans nos sauvegardes (section 5). CondoAide ne recueille ni le numéro d’assurance sociale des administrateurs ni la pièce d’identité des autres administrateurs, et n’accepte pas la carte d’assurance maladie.
• Mandat PAD pour l’abonnement : si vous payez votre abonnement par PAD, le mandat lui-même — autorisation signée, identifiants et statut du mandat, y compris les révocations — est conservé par Stripe pour notre compte. Dans nos propres systèmes, nous conservons nos références de facturation Stripe (identifiant client et identifiant d’abonnement) et l’historique de facturation, et non le document du mandat. Lorsqu’un administrateur change le forfait d’un abonnement payé par PAD, nous conservons aussi la preuve de son autorisation : son identifiant de compte, le moment de l’autorisation, le forfait choisi, le montant et la date du prochain prélèvement et le montant des prélèvements suivants qu’il a autorisés, sa renonciation au préavis de 10 jours prévu par la Règle H1 de Paiements Canada, le nom de l’institution financière et les quatre derniers chiffres du compte, ainsi que les identifiants Stripe du mode de paiement et du mandat. Ces données de facturation sont conservées 7 ans après la fin de l’abonnement à des fins fiscales, comptables et de conformité légale.
• Historique des transactions d’abonnement : montants, dates, statuts (réussis, échoués, retournés), motifs d’échec le cas échéant — pour la facturation et la conformité comptable
• Communications : messages échangés via notre service de support, y compris les fichiers que vous y joignez, ou par courriel le cas échéant. Les fichiers joints au formulaire de support sont conservés dans notre stockage privé au Québec ; ils ne sont plus transmis par courriel. Le personnel autorisé de CondoAide peut les télécharger, avec une authentification à double facteur ; les membres du conseil d’administration du syndicat qui a envoyé le signalement peuvent aussi les consulter dans le suivi de ce signalement, au même titre que le texte qui les accompagne. Lorsqu’un membre du conseil signale un problème au soutien CondoAide depuis l’application, le signalement comprend aussi les pages de l’application où il a été ouvert et d’où il a été envoyé (sans les paramètres de l’adresse), le rôle de la personne au syndicat, la version de l’application et le navigateur utilisé, ainsi que, lorsque l’enregistrement de session est activé pour cette personne, un lien vers l’enregistrement OpenReplay de la session (il ne s’ouvre que pour le personnel autorisé de CondoAide et cesse de fonctionner quand l’enregistrement est détruit, après 30 jours) et, pour un signalement fait depuis une importation refusée, l’identifiant technique de ce refus dans nos journaux, afin de nous permettre de reproduire le problème. Lorsque son signalement est résolu, la personne qui l’a envoyé peut aussi donner, si elle le souhaite, son avis sur la réponse (« Super », « Correct » ou « Pas satisfaisant ») et un commentaire. Cet avis est facultatif, ne rouvre pas le signalement et n’est lu que par le personnel autorisé de CondoAide ; les autres membres du conseil d’administration ne le voient pas. L’assistant de l’équipe de CondoAide qui prépare les brouillons de réponse du soutien (section 3) peut aussi le lire, sans le nom de la personne ni la référence du signalement, pour proposer une suite à un commentaire qui demande autre chose.
• Configuration accompagnée : lorsqu’un membre du conseil d’administration nous demande de configurer le syndicat à sa place, il dépose dans un suivi de soutien les fichiers du syndicat qu’il choisit (par exemple des exports d’un autre logiciel, des tableurs, des budgets, la déclaration de copropriété ou la liste des copropriétaires), jusqu’à 1 000 fichiers de 100 Mo chacun, avec leur nom et leur chemin dans le dossier déposé. Ces fichiers peuvent contenir des renseignements personnels sur les copropriétaires, les occupants et d’autres personnes. Nous conservons aussi la personne qui a autorisé CondoAide à traiter ces fichiers, la date et la version du texte d’autorisation et, le cas échéant, la personne qui a retiré cette autorisation et la date du retrait. Les fichiers sont conservés dans notre stockage privé au Québec. Seul le personnel autorisé de CondoAide peut les télécharger, avec une authentification à double facteur, et chaque téléchargement est inscrit dans un journal (le membre du personnel, le fichier et le moment). Les membres actuels du conseil d’administration voient la liste des fichiers envoyés dans le suivi, sans pouvoir les télécharger de nouveau. Ces fichiers ne font pas partie des archives du syndicat ni de leur synchronisation vers son espace infonuagique. Un membre du conseil peut les supprimer en tout temps, ce qui retire aussi l’autorisation.
• Courriels adressés à la boîte du syndicat : si votre syndicat utilise une adresse CondoAide (par exemple conseil@viva.condoaide.ca), ce que vous y écrivez (le message, ses pièces jointes, l’adresse d’où il provient, ainsi que le nom et l’adresse des autres destinataires qu’il nomme en « À » ou en « Cc ») est conservé dans le dossier du syndicat, et l’ensemble du conseil d’administration y a accès, ainsi que, le cas échéant, le gestionnaire mandaté par le syndicat. Cette boîte appartient au syndicat et non à une personne administratrice en particulier : ce n’est pas un canal privé vers une personne, et son contenu demeure accessible au conseil lorsque ses membres changent. Lorsqu’elle est en service, le syndicat envoie aussi depuis cette adresse les courriels que CondoAide produit en son nom : ses avis et ses annonces aux copropriétaires, mais aussi les avis destinés à son conseil d’administration, à sa trésorerie, à son gestionnaire et aux personnes qui font des travaux pour lui, ainsi que ses demandes de signature électronique. Si vous répondez à un tel message, votre réponse arrive dans cette même boîte, accessible aux mêmes personnes et conservée selon le même délai. Chaque envoi fait depuis cette adresse est inscrit à un journal des envois (adresse d’envoi, adresse du destinataire, date et heure), tenu par CondoAide pour le compte du syndicat. Lorsque l’adresse n’est pas en service, ces courriels partent de l’adresse de CondoAide au nom du syndicat, et leur pied de page indique si une réponse parvient au syndicat. Le conseil peut aussi écrire depuis cette boîte un nouveau courriel, à toute adresse ; les réponses qu’on y fait arrivent dans cette même boîte et sont conservées avec lui. Le conseil peut adresser une réponse ou un nouveau courriel envoyé depuis cette boîte à plusieurs personnes, en « À », en « Cc » ou en copie conforme invisible (« Cci ») : le nom et l’adresse de chacune sont conservés avec le message, et une personne en copie conforme invisible n’est jamais nommée dans le message que reçoivent les autres destinataires. Le conseil peut joindre à ce courriel des fichiers de son ordinateur (PDF, images, ou documents Word, Excel, PowerPoint et OpenDocument sans macros) : chaque fichier part comme un lien, valide 30 jours et révocable par le conseil, que les destinataires ouvrent sans compte CondoAide ; le fichier lui-même n’est jamais joint au courriel. Chaque ouverture d’un lien est consignée avec sa date et son heure seulement, sans adresse IP ni navigateur, et le conseil la voit dans la conversation ; comme le même lien va à tous les destinataires du courriel, cette trace ne dit pas qui l’a ouvert. Le conseil peut aussi importer dans cette boîte l’historique de l’ancienne adresse du syndicat (par exemple une adresse Gmail), en déposant une exportation de cette boîte : les courriels qu’on y écrivait, et ceux que le syndicat en envoyait, rejoignent alors cette correspondance, accessibles aux mêmes personnes et conservés selon le même délai, compté à partir de leur date de réception dans l’ancienne boîte ; un courriel de plus de 36 mois n’est pas importé. Le fichier d’exportation déposé est détruit à la fin de l’importation. Avant de pouvoir être ouverte, chaque pièce jointe importée est analysée par notre antivirus.
• Étiquettes du courrier : les membres du conseil d’administration peuvent classer les conversations de la boîte du syndicat à l’aide d’étiquettes qu’ils nomment eux-mêmes. Lors de l’importation de l’historique du courriel, le nom des dossiers ou des libellés de l’ancienne boîte devient une étiquette, sauf si la personne qui importe décoche cette option. Une étiquette peut nommer une personne. Les étiquettes sont visibles par les personnes qui ont accès à la boîte du syndicat ; elles ne servent à aucune décision automatisée et n’entraînent aucun avis.
• Formulaire de contact de la page publique d’un syndicat : lorsqu’un syndicat l’active, sa page publique offre un formulaire où une personne, avec ou sans compte, inscrit son nom, son adresse courriel et son message ; la page Contact de CondoAide est la page publique de notre équipe de soutien et fonctionne de la même façon. Le message est déposé dans la boîte du syndicat décrite ci-dessus et suit les mêmes règles d’accès et de conservation. L’adresse inscrite n’est pas vérifiée : elle est présentée comme telle au conseil d’administration, n’est jamais rapprochée d’un copropriétaire ni d’un dossier et ne déclenche aucune règle de classement. Pour limiter les abus, nous comptons les envois par une empreinte irréversible de l’adresse IP et par syndicat, sans garder l’adresse IP en clair. La même page peut afficher un numéro de téléphone et un lien de prise de rendez-vous que le conseil d’administration choisit de publier.
• Courriels adressés à `postmaster@` ou à `abuse@` d’une adresse de syndicat : ces deux adresses servent à signaler un problème de remise ou un usage abusif d’une adresse de syndicat. Ce que vous y écrivez (le message, ses pièces jointes et l’adresse d’où il provient) n’est pas versé au dossier du syndicat concerné, et son conseil d’administration n’y a pas accès : le message est transmis à la boîte d’exploitation de CondoAide, hébergée sur notre propre infrastructure au Québec, et seule notre personne responsable de la protection des renseignements personnels (voir section 7) la consulte.
• Suivi de consultation des communications : lorsque votre syndicat publie une communication officielle dans CondoAide et vous en avise par courriel, nous enregistrons le moment où vous la consultez dans l’application. Ce renseignement est communiqué à l’administration de votre syndicat, dans le seul but de confirmer que les avis importants ont été reçus. Aucun pixel de suivi n’est utilisé dans les courriels.
• Documents téléversés : tous les documents que vous téléversez dans le Service (registres, attestations, rapports, photos, etc.)
• Imports temporaires de preuves d’assurance : lorsqu’une personne autorisée importe en lot les certificats d’assurance des copropriétaires, le fichier PDF agrégé et son texte extrait sont conservés temporairement afin de produire un aperçu et de séparer les preuves par unité. Seules les preuves par unité nécessaires sont conservées après l’import ; le fichier agrégé n’est jamais versé au registre du syndicat.
• Dossiers de sinistre : lorsque le conseil consigne un sinistre survenu dans l’immeuble (par exemple un dégât d’eau), le dossier peut indiquer les parties privatives endommagées et celle où le sinistre a pris naissance. Le lien entre un sinistre et une partie privative, et son rôle, ne sont visibles que des administrateurs et des copropriétaires actuels de cette partie privative ; les autres copropriétaires voient seulement qu’une partie privative est touchée. Le copropriétaire actuel d’une partie privative liée à un sinistre en voit le titre, la date et l’état, ainsi que le rôle de sa propre partie privative, même lorsque le conseil n’a pas rendu le dossier visible aux copropriétaires ; s’il s’agit d’une partie endommagée, il apprend seulement que le sinistre a pris naissance dans une autre partie privative, sans savoir laquelle. Indiquer où un sinistre a pris naissance ne constitue pas une détermination de responsabilité. Lorsque le syndicat réclame à un copropriétaire une part du coût d’un sinistre parce qu’il en serait responsable (art. 1074.2 du Code civil du Québec), le dossier indique aussi la partie privative visée, la base de la réclamation, les faits notés par le conseil, son état, les montants réclamés et, le cas échéant, les frais portés au compte de cette partie privative. Ces renseignements ne sont visibles que des administrateurs qui gèrent les sinistres et ont accès aux finances du syndicat ; le copropriétaire visé voit seulement les frais portés à son compte.
• Identité de la personne qui active le prélèvement automatique des charges : lorsqu’un administrateur de syndicat active le prélèvement automatique des charges de copropriété, nous enregistrons qui l’a activée et à quel moment. Ce renseignement est présenté aux autres administrateurs du même syndicat lorsqu’ils sont appelés à approuver un prélèvement, et sert à exiger qu’une seconde personne autorise un prélèvement d’importance : celle qui l’a activé ne peut pas approuver elle-même le prélèvement qui en découle. Il répond aussi à l’obligation, sous la Règle H1 de Paiements Canada, de pouvoir identifier la partie derrière un mandat de prélèvement. Il ne sort jamais du syndicat. À l’intérieur de celui-ci, il n’est pas réservé au conseil : il fait partie de la fiche du syndicat, que consultent les personnes rattachées à l’immeuble — copropriétaires et locataires — et il est également lisible par les personnes autorisées à consulter les paiements du syndicat, dont le comptable. Les autres intervenants externes (fournisseurs, professionnels du bâtiment, assureurs, conseillers juridiques) n’y ont pas accès.
• Identité de la personne qui autorise le mandat PAD d’une partie privative : lorsqu’une personne autorise ou remplace le mandat de prélèvement des charges d’une partie privative, nous conservons dans CondoAide son identifiant de compte et le fait qu’elle était ou non copropriétaire à la date de l’autorisation. Ces renseignements servent à empêcher tout nouveau prélèvement si une personne qui a signé comme copropriétaire ne détient plus la partie privative. Le conseil et le gestionnaire autorisés à gérer les paiements voient alors un avertissement, sans voir l’identité du signataire. L’identifiant de cette personne n’est transmis à aucun fournisseur de paiement : Zūm Rails reçoit, à sa place, un identifiant technique aléatoire qui relie le payeur au mandat, en plus du nom et du courriel du payeur (section 3).
• Dossier de transfert de propriété d’une partie privative : lorsque le conseil d’administration inscrit la vente ou la cession d’une partie privative, nous conservons un dossier de transfert daté : les copropriétaires qui quittent et ceux qui arrivent, leur part, la date de clôture, la date à laquelle le syndicat a reçu l’avis que l’acquéreur doit lui donner (art. 1065 du Code civil du Québec) et la personne du conseil qui a inscrit le transfert. Si l’acheteur était locataire de la partie privative, son inscription de locataire prend fin à la clôture et il devient copropriétaire. Seuls les membres du conseil autorisés à gérer les membres voient ce dossier. Lorsque le conseil le choisit, le mandat de prélèvement du copropriétaire qui quitte est révoqué : nous conservons la preuve de la révocation, l’avis envoyé au payeur et, pour chaque prélèvement postérieur à la clôture, l’unique demande d’annulation transmise au fournisseur de paiement et sa réponse. Le nouveau copropriétaire peut aussi recevoir une invitation à autoriser le prélèvement des charges ; nous conservons la personne invitée, la personne du conseil qui l’invite, la partie privative, la date et l’état de la livraison.
• Identité de la personne qui déclare ce que prévoit la déclaration de copropriété au sujet des contributions versées avant l’adoption du budget : lorsqu’une personne autorisée à gérer les paramètres d’un syndicat indique que la déclaration de copropriété traite ces versements comme des acomptes sur la cotisation annuelle, nous enregistrons qui l’a déclaré, à quel moment et l’article de la déclaration qui est cité. Chaque changement de cette réponse est inscrit au journal d’audit du syndicat avec le nom et l’adresse courriel de la personne qui l’a fait. L’identifiant de la personne fait partie de la fiche du syndicat, lisible par les membres du syndicat dans l’application ; son nom n’est présenté qu’aux personnes autorisées à gérer les paramètres du syndicat. Ce renseignement ne sort jamais du syndicat et ne sert à aucun calcul de cotisation.
• Adresse IP : votre adresse IP est traitée lors de votre navigation sur le site public et dans la plateforme — journaux de sécurité et anti-abus de nos hébergeurs, et détermination momentanée de la ville par notre analytique agrégée, après quoi elle est immédiatement supprimée. Elle n’est transmise ni à notre télémétrie produit ni à notre suivi des erreurs. Une exception : lorsque vous signez électroniquement — une procuration, une entente d’accès ou un accusé de lecture d’un document du syndicat — l’adresse IP et le navigateur utilisés sont consignés durablement avec la signature, parce qu’ils en sont la preuve au sens de l’article 39 de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information. Ces mentions sont conservées selon la section 5.
• Calculateurs utilisés depuis un assistant d’intelligence artificielle (connecteur CondoAide pour ChatGPT et Claude) : si vous utilisez nos calculateurs de frais de condo, de cotisation spéciale ou de fonds de prévoyance depuis ChatGPT (OpenAI) ou Claude (Anthropic), c’est votre assistant qui nous transmet les données du calcul : montants (budget, coût des travaux, solde du fonds), numéros des parties privatives et leurs valeurs relatives, années de construction ou de réfection, taux. Ce connecteur ne demande ni compte, ni nom, ni adresse courriel, et ses champs n’acceptent que des nombres et des choix prédéfinis : il n’a besoin d’aucun renseignement personnel, n’en inscrivez pas dans votre demande. Nous ne conservons pas ces données : le calcul est fait, le résultat est renvoyé à votre assistant, et nous ne gardons qu’une ligne de journal technique (nom de l’outil, réussite ou échec, durée), sans les données du calcul ni l’adresse IP. L’adresse IP de l’appel, le plus souvent celle des serveurs de l’assistant et non la vôtre, sert uniquement à limiter le nombre de requêtes par minute ; elle n’est gardée que dans la mémoire vive de notre serveur, le temps de cette fenêtre d’une minute, puis effacée à la requête suivante ou au redémarrage du serveur, et elle n’est écrite ni dans une base de données ni dans nos journaux, en dehors des journaux de sécurité de nos hébergeurs décrits ci-dessus. OpenAI et Anthropic ne sont pas nos sous-traitants pour ce service : c’est vous qui avez choisi votre assistant, et ce que vous y écrivez, comme la réponse du calculateur qu’il reçoit, est régi par la politique de confidentialité de son fournisseur, qui peut traiter ces données hors du Québec. Le lien vers le calculateur complet contient les données du calcul (montants, numéros des parties privatives et leurs valeurs relatives, années, taux) et une mention de sa provenance (le connecteur), pour que la page s’ouvre avec vos chiffres. Si vous l’ouvrez, ces données figurent dans l’adresse de la page, donc dans l’historique de votre navigateur.
• Assistant d’intelligence artificielle que vous connectez à votre compte (connecteur MCP) : si vous siégez au conseil d’administration d’un syndicat ou en êtes le gestionnaire, vous pouvez connecter l’assistant de votre choix (par exemple Claude, ChatGPT, Cursor ou Claude Code) aux syndicats où vous avez ce rôle, au moyen d’un jeton d’accès personnel que vous créez dans « Profil et signatures › Connexions IA » ou d’une autorisation que vous donnez depuis l’assistant. Les copropriétaires et les locataires n’y ont pas accès. L’assistant ne lit que ce que vous pouvez lire dans l’application, avec les mêmes permissions : la fiche du syndicat, les parties privatives, les membres (nom, adresse courriel et rôle), les cotisations, les états financiers, le budget, l’état des obligations, ainsi que la liste et le journal des documents du registre, avec un lien qui exige votre connexion ; il ne reçoit jamais le contenu des fichiers. Si vous cochez l’option des importations, il peut aussi créer en lot des parties privatives, des bâtiments, des espaces et des personnes occupantes, et mettre à jour l’identification du syndicat, sans qu’aucun courriel soit envoyé. Chaque appel de l’assistant est inscrit dans un journal : la personne, l’outil, le syndicat, la date et l’heure, et les valeurs simples transmises à l’outil, coupées à 200 caractères ; les lignes d’une importation en lot n’y sont jamais copiées. Nous conservons avec chaque jeton son nom, ses premiers caractères, son étendue et ses dates de création, de dernière utilisation et d’expiration ; le jeton lui-même n’est conservé que sous forme d’empreinte et ne peut pas être relu. Vous pouvez révoquer un jeton ou une application connectée dans le même écran : l’accès cesse dès la requête suivante. Vous pouvez obtenir une copie du journal de vos appels en écrivant à privacy@condoaide.ca. Le fournisseur de votre assistant reçoit ce que l’assistant demande et ce que nos outils lui répondent : c’est vous qui l’avez choisi, il n’est pas notre sous-traitant et il traite ces renseignements selon sa propre politique de confidentialité, possiblement hors du Québec (sections 3 et 9). L’équipe de CondoAide utilise aussi ce connecteur avec un jeton interne de « brouillons de soutien », réservé à son personnel et qui exige la vérification en deux étapes : son assistant lit les signalements reçus au soutien et y propose des brouillons de réponse. Ce jeton ne permet d’envoyer aucun message : une personne de l’équipe relit chaque brouillon, le modifie au besoin et l’envoie elle-même. Avec une permission distincte, cochée à la création du jeton, cet assistant peut aussi marquer un signalement en cours, répondu ou résolu, et y laisser une note interne que seule l’équipe lit ; il ne peut ni rouvrir un signalement ni envoyer de texte à la personne qui l’a fait.
• Renseignements sur une personne sans compte : lorsqu’un syndicat migre son historique depuis un autre logiciel, une demande de service peut nommer la personne qui l’a déposée alors qu’elle n’a jamais eu de compte CondoAide — par exemple un ancien copropriétaire ayant vendu depuis. Nous conservons alors son nom, et lui seul, afin que la demande reste attribuable ; aucune adresse courriel ni aucun numéro de téléphone n’est repris de l’export à cette fin.
• Contact d’urgence désigné par une personne occupante : une personne qui remplit sa fiche d’occupation peut désigner un contact à joindre en cas d’urgence et inscrire son nom, le lien qui les unit, son numéro de téléphone et, facultativement, son adresse courriel. Cette personne n’a pas de compte CondoAide et ces renseignements ne sont visibles que par la personne qui les a inscrits et par le conseil d’administration de son syndicat. Nous ne lui envoyons aucun courriel : ces coordonnées servent uniquement à permettre au syndicat de la joindre lors d’une urgence touchant la partie privative, et elles peuvent apparaître dans le carnet remis aux services d’incendie.
• Membres du foyer : la personne occupante d’une partie privative (copropriétaire résident ou dont la résidence n’est pas indiquée, locataire, occupant) peut inscrire, dans « Ma propriété », les personnes qui vivent avec elle dans la partie privative, avec leur catégorie (conjoint, enfant ou autre), leur tranche d’âge (adulte ou enfant de moins de 18 ans) et, si elle le souhaite, leur prénom ; le conseil d’administration peut aussi en inscrire, en indiquant avec quelle personne occupante elles vivent, et ne peut leur donner un nom de famille facultatif que s’il ne les rattache à personne. Ces personnes n’ont pas de compte CondoAide. Les membres du foyer d’une personne copropriétaire, qu’elle les inscrive elle-même ou que le conseil d’administration les rattache à elle, appartiennent à la partie privative : tous les copropriétaires actuels de la partie privative les voient, ceux qui ne sont pas inscrits comme résidant ailleurs peuvent aussi les modifier, les retirer et en ajouter, et le conseil d’administration de leur syndicat les voit. Les membres du foyer d’une personne locataire ou occupante ne sont visibles que par elle et par le conseil d’administration ; les locataires et les occupants ne voient pas les membres du foyer des autres. Les membres qu’une personne copropriétaire a inscrits avant la version 1.98 de la présente politique, sous l’avis qu’elle et le conseil d’administration étaient seuls à les voir, restent privés jusqu’à ce qu’elle les partage elle-même avec les copropriétaires de la partie privative, et le conseil d’administration ne peut pas le faire à sa place ; ceux que le conseil d’administration avait lui-même inscrits en les rattachant à une personne copropriétaire ne sont visibles que par elle et par le conseil, jusqu’à ce que le conseil les partage. Ce partage ne peut pas être retiré par la suite. Une personne que le conseil d’administration inscrit sans la rattacher à personne n’est visible que par lui. Ces renseignements ne figurent pas au registre de la copropriété que consultent les copropriétaires. Ils servent uniquement à repérer les personnes présentes lors d’une urgence et figurent au carnet que le syndicat met à la disposition du service de sécurité incendie. Nous n’envoyons rien à ces personnes.
• Mention d’une personne dans un message : lorsqu’une personne autorisée vous nomme au moyen d’un « @ » dans le fil d’une demande de service ou dans un commentaire de travaux, nous conservons le lien entre ce message et vous, afin de savoir qui devait être avisé. Ce lien n’est pas une autorisation d’accès : il est filtré à l’écriture selon qui peut déjà lire le message, et il est revalidé à chaque lecture.
• Demande déposée par une personne locataire : lorsqu’une personne locataire dépose une demande de service, nous enregistrons, au moment du dépôt, qu’elle l’a déposée à titre de locataire, ainsi que la partie privative qu’elle occupe et à laquelle la demande se rattache. La demande, son contenu, ses pièces jointes et les réponses publiques du conseil d’administration, avec leurs pièces jointes, peuvent alors être consultés par les copropriétaires de cette partie privative, pour les demandes déposées depuis le début de leur propriété ; ils ne peuvent pas y répondre. Lorsque le conseil d’administration redirige la demande vers le copropriétaire, nous conservons ce motif de fermeture avec la demande.
• Désignation, par un syndicat, de sa propre personne responsable de la protection des renseignements personnels : un syndicat de copropriété est lui-même une entreprise au sens de la loi, et il lui revient de désigner cette personne et d’en publier le titre et les coordonnées. Lorsqu’il le fait dans CondoAide, nous conservons ce qu’il publie : le titre, les coordonnées qu’il choisit de rendre accessibles — courriel, téléphone ou adresse postale — et, s’il décide de l’inscrire, le nom, qui demeure facultatif. Les coordonnées publiées peuvent être celles du syndicat plutôt que celles de la personne. Il s’agit de la désignation du syndicat envers ses propres membres ; la nôtre est à la section 7.
• Demande d’accès ou de rectification adressée à un syndicat (Loi 25) : lorsque vous demandez à votre syndicat, dans l’application, de consulter les renseignements personnels qu’il détient à votre sujet ou de les faire corriger, nous enregistrons la nature de la demande, son contenu, sa date de réception et la date à laquelle la réponse écrite est due. Lorsque la personne responsable de la protection des renseignements personnels du syndicat ou son conseil d’administration consigne une demande reçue par la poste, par courriel ou en personne, nous enregistrons aussi le nom de la personne qui l’a faite et l’adresse courriel ou postale qu’elle a donnée pour la réponse. La personne responsable ou le conseil peut inscrire comment l’identité de la personne a été vérifiée ; cette note n’est lue que par eux. La réponse écrite, sa date et, en cas de refus, ses motifs et la disposition de la loi invoquée sont conservés avec la demande. Ces renseignements sont lus par la personne qui a fait la demande, par la personne responsable désignée par le syndicat et par son conseil d’administration, et non par le gestionnaire, sauf s’il est lui-même la personne responsable.
• Registre des incidents de confidentialité d’un syndicat (Loi 25) : lorsque le conseil d’administration d’un syndicat consigne un incident de confidentialité dans son registre, nous enregistrons ce qu’exige l’article 7 du Règlement sur les incidents de confidentialité : la description des renseignements personnels visés, les circonstances de l’incident, la date ou la période où il a eu lieu et celle où le syndicat en a pris connaissance, le nombre de personnes concernées, l’évaluation du risque de préjudice sérieux, les dates des avis transmis à la Commission d’accès à l’information et aux personnes concernées, l’avis public et sa raison, et les mesures prises, ainsi que l’auteur et la date de l’inscription et de sa dernière modification. Le conseil rédige ces descriptions lui-même ; elles peuvent mentionner des personnes. Ces renseignements ne sont lus que par le conseil d’administration du syndicat, et non par le gestionnaire ni par les copropriétaires. Une inscription ne peut pas être supprimée dans l’application, puisque la loi exige de la conserver au moins cinq ans après que le syndicat a pris connaissance de l’incident.
• Renseignements pratiques inscrits par le conseil d’administration : texte libre qu’un conseil adresse à ses copropriétaires, à ses locataires ou aux comptes externes, et qui peut contenir des coordonnées de tiers — concierge, fournisseur — selon ce que le conseil choisit d’y inscrire.
• Facture d’un fournisseur jointe à un dossier de travaux : lorsqu’une personne autorisée joint une facture à des travaux, l’application peut en lire le texte afin de lui proposer la date de la facture, son numéro, le nom et les coordonnées du fournisseur, ses numéros d’inscription à la TPS et à la TVQ et les montants facturés. Ces propositions ne s’enregistrent jamais d’elles-mêmes : la personne retient une à une celles qu’elle veut conserver. Les numéros d’inscription à la TPS et à la TVQ retenus sont conservés à la fiche du fournisseur ; lorsque le fournisseur est une personne physique en affaires, ils la concernent. La lecture est faite au Québec par notre propre service d’analyse de documents ; ni le fichier ni son texte ne sont transmis à un service externe ou à un modèle d’intelligence artificielle.
• Photos de la plaque signalétique d’un chauffe-eau : lorsqu’un membre du conseil d’administration autorisé à gérer les preuves des copropriétaires importe les chauffe-eau de l’immeuble, il dépose une photo de la plaque signalétique de chaque appareil. Le copropriétaire qui inscrit le chauffe-eau de sa partie privative, ou le membre du conseil qui l’inscrit pour elle, peut aussi joindre la photo de sa plaque : elle est alors lue dès qu’elle est choisie, pour remplir les champs que la personne n’a pas déjà saisis. Le navigateur réduit la photo et en retire les métadonnées (position, appareil photo) avant de l’envoyer. La photo est lue par intelligence artificielle (section 3) pour proposer la marque, le modèle, le numéro de série, la date de fabrication, la capacité et la source d’énergie ; rien n’est conservé à cette étape. À l’importation, le membre du conseil vérifie, corrige et associe chaque photo à sa partie privative avant d’enregistrer ; pour une seule partie privative, la personne vérifie et corrige les champs remplis avant d’envoyer. À l’enregistrement ou à l’envoi seulement, les caractéristiques retenues sont inscrites au chauffe-eau de la partie privative, et la photo est classée au registre du syndicat dans la catégorie « Preuves de chauffe-eau », réservée au conseil d’administration, comme toute photo de chauffe-eau déposée pour une partie privative. Une plaque ne montre normalement aucune personne, mais la photo est rattachée à une partie privative et peut montrer une partie de son intérieur.
• Déclaration de copropriété du syndicat : lorsqu’une personne autorisée du conseil d’administration le demande, ou que notre équipe de soutien le fait pour vérifier la configuration du syndicat, l’application lit la déclaration de copropriété versée au registre du syndicat afin de la comparer avec ce que le syndicat a enregistré (fractions et valeurs relatives, structure, exercice financier, espaces et parties communes à usage restreint). La déclaration peut nommer des personnes, notamment les copropriétaires d’origine, le déclarant et le notaire. Le texte des pages n’est conservé que le temps de la lecture, et il est détruit dès qu’elle se termine. Seule la proposition qui en résulte est conservée : chaque valeur lue, avec la page et le passage d’où elle vient, les noms de personnes en étant retirés. Le conseil décide lui-même de chaque correction, et chaque décision est consignée avec la personne qui l’a prise. La lecture est faite au Québec par notre propre service d’analyse de documents. Lorsque ses règles ne suffisent pas à lire un élément, l’application peut envoyer, sans autre geste de votre part, le texte de pages ciblées de la déclaration à un modèle d’intelligence artificielle d’Anthropic, aux États-Unis, pour qu’il propose l’élément manquant : l’application retire les noms de personnes qu’elle détecte avant l’envoi, les pages qu’elle reconnaît comme celles qui en concentrent (comparution devant le notaire, signatures, interventions) ne sont pas envoyées, un envoi où il reste un nom apparent est annulé, et le fichier lui-même n’est jamais transmis (section 3). Si le tableau des fractions reste illisible malgré ces règles, une personne autorisée du conseil d’administration peut, depuis l’écran où elle saisit le tableau, demander qu’un modèle d’Anthropic lise l’image d’une page de ce tableau. Notre service d’analyse, au Québec, découpe la page pour n’en garder que la région du tableau, en niveaux de gris, réduite et sans métadonnées ; la personne voit l’image exacte avant de l’envoyer, une page à la fois et au plus quatre pages par lecture. L’envoi est annulé si notre lecture de l’image y trouve un nom de personne, mais une image peut montrer ce que cette lecture n’a pas reconnu : un nom imprimé dans le tableau, un paraphe ou une signature. L’image n’est conservée ni par CondoAide ni par notre service d’analyse ; les valeurs proposées ne font que préremplir le tableau, et le conseil confirme chacune d’elles (section 3).
• Document déposé dans le lecteur gratuit de la déclaration de copropriété : une personne qui n’a pas de compte peut déposer une déclaration de copropriété en PDF dans l’outil public gratuit. L’application en lit le texte par des règles fixes, sans aucun service d’intelligence artificielle, pour lui montrer le tableau des fractions, les espaces, les parties communes à usage restreint, l’exercice financier et le nombre d’administrateurs, chacun avec sa page. Le document peut nommer des personnes, notamment les copropriétaires d’origine, le déclarant et le notaire. Aucun compte, nom ni courriel n’est demandé ; seule la personne qui détient le jeton remis à son navigateur au dépôt peut consulter ou supprimer le résultat. L’adresse IP sert, sous une forme brouillée par une clé secrète qui change de valeur à chaque période, à limiter le nombre de lectures ; elle n’est pas conservée en clair. Si elle choisit ensuite « Créer mon syndicat avec ces données », puis s’inscrit et crée son syndicat, une copie du document et le résultat de la lecture sont classés au registre de ce syndicat, sous les règles d’accès de la catégorie « Déclaration de copropriété » ; aucune valeur lue n’est reprise dans les données du syndicat sans qu’un membre du conseil l’accepte. Le lien qui transporte ce choix jusqu’à l’inscription ne contient pas le jeton de la personne ; il ne sert qu’une fois et expire avec la lecture. Quiconque détient ce lien pourrait l’utiliser ; ouvert dans un autre navigateur que celui où la personne a cliqué, il mène à une confirmation où le conseil choisit de classer ou non le document.
• Réponse du registre de la RBQ sur la licence d’un prestataire : lorsqu’un prestataire du syndicat a un numéro de licence de la Régie du bâtiment du Québec, nous conservons à sa fiche ce que le registre public en dit : le nom du titulaire inscrit au registre, la présence de la licence au registre, l’existence d’une restriction, la date à laquelle la licence a quitté le registre le cas échéant, et la date de la vérification. Nous y conservons aussi ce que VériBât relie à cette licence dans trois registres publics de Données Québec : l’inscription au Registre des entreprises non admissibles aux contrats publics (RENA) de l’Autorité des marchés publics, avec sa date et la fin de la période d’inadmissibilité, une correspondance possible au Registre des sanctions administratives pécuniaires du ministère de l’Environnement, et le nombre et le montant publié des contrats publics adjugés au Système électronique d’appel d’offres (SEAO), avec la date de chaque source ; jamais le nom inscrit à ces registres ni le contenu d’une inscription. Lorsque le prestataire est une personne physique en affaires, ce nom la concerne. La vérification est faite auprès de VériBât lorsque le numéro est inscrit ou modifié, puis refaite automatiquement tous les deux jours environ. La réponse est lue par les personnes du syndicat qui gèrent ses prestataires, ses travaux ou ses finances, sert à les avertir d’une licence absente du registre ou restreinte, disparaît avec la fiche du prestataire et est remplacée dès que son numéro change.
• Demande d’état des charges communes dues d’une partie privative : lorsqu’une personne qui se propose d’acquérir une partie privative, son notaire ou son courtier demande au syndicat l’état des charges communes dues (art. 1069 du Code civil du Québec), le conseil d’administration inscrit le nom de cette personne, sa qualité, le nom de l’acheteur qu’elle représente, son adresse courriel, la date de la demande, l’avis donné au propriétaire (moyen, date et note) et la date à laquelle l’état lui a été transmis. Lorsque le conseil transmet l’état par courriel, la personne reçoit un lien vers le document, valide 30 jours ; chaque consultation de ce lien est consignée avec sa date et son heure, le réseau d’origine (adresse IP tronquée, qui ne permet ni d’identifier ni de localiser une personne) et le type de navigateur, afin d’établir que l’état a été fourni. L’état produit indique les charges communes exigibles et impayées de la partie privative, sa contribution selon le dernier budget adopté et les versements à venir des cotisations spéciales adoptées ; il ne nomme pas le propriétaire.
• Demande de certificat d’information d’une association condominiale de l’Ontario : lorsqu’une personne demande à une association condominiale de l’Ontario un certificat d’information sur une partie privative (Loi de 1998 sur les condominiums de l’Ontario, art. 76), par exemple un acquéreur, un créancier hypothécaire ou leur avocat, le conseil d’administration inscrit le nom de cette personne, sa qualité, son adresse courriel lorsqu’elle la fournit, la date de la demande, les frais exigés et la date de leur paiement, puis la date et le moyen de la remise du certificat. Le certificat produit, en PDF sur la formule de l’Office ontarien du secteur des condominiums, indique notamment les dépenses communes en défaut de paiement de la partie privative et les noms et adresses aux fins de signification des administrateurs et dirigeants ; il ne nomme pas le propriétaire et ne nomme pas la personne qui l’a demandé.
• Certificats de renseignements d’une association condominiale de l’Ontario : la loi ontarienne oblige une association condominiale à envoyer à ses propriétaires un certificat de renseignements périodique deux fois par année, une mise à jour lorsque certains renseignements changent, et un certificat à chaque nouveau propriétaire qui l’avise par écrit de son nom et de sa partie privative (Loi de 1998 sur les condominiums de l’Ontario, art. 26.3 ; Règlement de l’Ontario 48/01, art. 11.1 à 11.3). Pour une association ontarienne, le conseil d’administration prépare ces certificats dans CondoAide sur les formules de l’Office ontarien du secteur des condominiums, préremplies à partir des dossiers de l’association. Un certificat nomme les administrateurs et dirigeants avec leur adresse aux fins de signification et indique, comme la loi l’exige, si l’un d’eux est partie à une poursuite contre l’association, a des dépenses communes en souffrance depuis 60 jours ou plus, ou n’a pas suivi la formation prescrite ; il décrit aussi les poursuites et jugements visant l’association. Le certificat périodique et la mise à jour sont versés aux documents de l’association, où tous ses propriétaires (et non les locataires) peuvent les ouvrir ; le certificat au nouveau propriétaire est réservé au conseil, et le nom du nouveau propriétaire et la date de son avis sont inscrits pour le conseil seulement, sans être imprimés sur le certificat. CondoAide n’envoie aucun de ces certificats : le conseil inscrit la date et le moyen de l’envoi.
• Formation obligatoire des administrateurs d’une association condominiale de l’Ontario : la loi ontarienne oblige chaque administrateur à suivre la formation de l’Office ontarien du secteur des condominiums dans les six mois qui suivent son élection ou sa nomination, sauf exceptions (Loi de 1998 sur les condominiums de l’Ontario, al. 29 (2) e) ; Règlement de l’Ontario 48/01, art. 11.7 et 11.8). Pour une association ontarienne, le conseil d’administration inscrit, pour chaque administrateur de son conseil, la date de son élection ou de sa nomination, la date où il a quitté le conseil le cas échéant, la date de réussite de la formation et l’attestation de réussite que l’administrateur lui a transmise. CondoAide affiche l’échéance qui en découle ; il n’atteste aucune formation et ne retire personne du conseil. Ces renseignements et l’attestation ne sont accessibles qu’au conseil.
• Études du fonds de réserve d’une association condominiale de l’Ontario : la loi ontarienne oblige une association condominiale à faire réaliser une étude du fonds de réserve au moins tous les trois ans et, après chaque étude, à proposer un plan de financement et à en aviser ses propriétaires (Loi de 1998 sur les condominiums de l’Ontario, art. 94 ; Règlement de l’Ontario 48/01, art. 27 à 33). Pour une association ontarienne, le conseil d’administration inscrit, pour chaque étude, sa catégorie, le nom de la personne ou de la firme qui l’a réalisée et la catégorie professionnelle prescrite à laquelle elle appartient, ses dates, la date du plan proposé et celles de l’envoi de l’avis aux propriétaires et au vérificateur, et y joint l’étude, le plan et l’avis. CondoAide affiche les dates prévues par la loi ; il ne réalise aucune étude, n’envoie aucun avis et ne surveille aucun délai. L’étude est accessible au conseil ; les dates, le plan et l’avis le sont aussi aux propriétaires.
• Demandes de consultation ou de copie des dossiers d’une association condominiale de l’Ontario : la loi ontarienne permet au propriétaire d’une partie privative d’examiner les dossiers de l’association ou d’en obtenir copie (Loi de 1998 sur les condominiums de l’Ontario, par. 55 (3) ; Règlement de l’Ontario 48/01, art. 13.3). Pour une association ontarienne, le propriétaire dépose sa demande dans CondoAide sur la formule de l’Office ontarien du secteur des condominiums : son nom, sa partie privative, son adresse postale en Ontario, son adresse courriel et son numéro de téléphone s’il les fournit, le moyen par lequel il préfère être joint et les dossiers demandés. Le conseil d’administration y inscrit sa réponse pour chaque dossier (accès et frais estimés, ou refus avec son motif, qui peut se rapporter à une partie privative ou à un propriétaire précis), la date de réception des frais et chaque remise avec son coût réel. Seuls le propriétaire qui a fait la demande et le conseil y ont accès. CondoAide avise le conseil d’une nouvelle demande ou d’une confirmation, et le propriétaire d’une réponse, par une notification dans l’application qui ne contient qu’un lien ; il n’envoie aucun courriel. La réponse du conseil en PDF est produite à chaque consultation et n’est pas conservée comme document.
• Procurations et bulletins d’une association condominiale de l’Ontario : pour une assemblée d’une association ontarienne, le formulaire de procuration prescrit, signé par la majorité des propriétaires de la partie privative (Loi de 1998 sur les condominiums de l’Ontario, art. 52), avec le nom des signataires et leur signature, la date et l’heure de la signature, le titulaire de la procuration et son suppléant, les consignes de vote, les préférences de candidatures, la copie numérisée d’un formulaire signé à la main et la personne du conseil qui l’a vérifié ; et les bulletins de vote. Le conseil autorisé, le mandant et les titulaires nommés peuvent lire le formulaire ; le titulaire suppléant peut en lire les détails avant d’exercer la procuration. Ces renseignements ne sont recueillis qu’une fois CondoAide ouvert aux associations condominiales de l’Ontario.
• Obligations des propriétaires d’une association condominiale de l’Ontario : pour suivre les obligations que la loi, la déclaration ou les règlements de l’association imposent aux propriétaires, le conseil peut recevoir et conserver les avis de location, de renouvellement et de fin du bail que la loi oblige le propriétaire à lui transmettre (Loi de 1998 sur les condominiums de l’Ontario, art. 83), avec le nom des locataires, l’adresse du propriétaire et une copie du bail ou du résumé de location ; les certificats d’assurance (assureur, numéro de police, garanties) ; les animaux et les véhicules ; les coordonnées de personnes à joindre en cas d’urgence ; et, à titre de preuve d’une obligation seulement, des photographies prises dans une partie privative. Lorsqu’une photographie est demandée, l’écran de téléversement en dit la fin, et seul le conseil peut la consulter. Ces renseignements ne sont recueillis qu’une fois CondoAide ouvert aux associations condominiales de l’Ontario.
• Besoins d’évacuation et besoins particuliers (Ontario) : avec le consentement exprès de l’occupant ou de son représentant autorisé (tuteur, mandataire en vertu d’une procuration ou autre représentant autorisé), l’association condominiale peut consigner si l’occupant a besoin d’aide pour évacuer, ses besoins particuliers (par exemple mobilité réduite, audition ou vision) et une courte note facultative. Ces renseignements servent uniquement à planifier l’aide en cas d’urgence et à les transmettre aux pompiers et aux autres intervenants d’urgence. Dans CondoAide, seuls l’occupant et le conseil, y compris les personnes que le conseil autorise à gérer les dossiers des occupants, peuvent les consulter. Les fournir est facultatif et un refus ne change rien d’autre. Le consentement peut être retiré en tout temps, dans l’application ou en le demandant au conseil ; les renseignements sont alors supprimés immédiatement. CondoAide conserve la preuve du consentement et de son retrait (qui a consenti, en quelle qualité, qui l’a consigné, quand, et la version du texte présenté), sans aucun renseignement de santé. Ces renseignements ne sont recueillis qu’une fois CondoAide ouvert aux associations condominiales de l’Ontario.
• Facture émise par le syndicat : lorsque le conseil d’administration facture des frais à une personne au nom du syndicat (par exemple les frais de production d’une attestation ou d’un état des charges), il inscrit le nom de cette personne, le nom de l’intermédiaire par qui elle la reçoit (« a/s de », par exemple son courtier ou son notaire), son adresse postale, son adresse courriel lorsqu’elle est fournie, la partie privative concernée à titre de simple référence, le détail et le montant de la facture, ses dates et, une fois payée, la date et le mode du paiement. Cette personne peut être un copropriétaire ou une personne qui n’utilise pas le Service. Lorsque le conseil envoie la facture par courriel, la personne reçoit un lien vers le document, valide 30 jours ; chaque consultation de ce lien est consignée avec sa date et son heure, le réseau d’origine (adresse IP tronquée, qui ne permet ni d’identifier ni de localiser une personne) et le type de navigateur. La facture n’est jamais portée au compte de la partie privative.
• Demande et transmission d’une attestation du syndicat : lorsqu’une attestation est demandée en vue de la vente d’une partie privative (art. 1068.1 du Code civil du Québec), le conseil conserve le nom de la personne qui la demande, le fait qu’elle agit ou non comme mandataire du vendeur, son rôle lorsqu’elle est mandataire (courtier, notaire ou autre), le nom du mandataire, le motif de la demande et l’adresse courriel choisie pour recevoir l’attestation signée. L’attestation peut notamment contenir les renseignements financiers et administratifs que la loi exige au sujet de la partie privative et du syndicat. Elle indique aussi, lorsque le conseil l’a choisi parmi les prestataires du syndicat ou l’a inscrit lui-même, le nom du courtier d’assurances du syndicat et, s’ils sont inscrits à sa fiche, son numéro de téléphone et son adresse courriel professionnels, tels qu’ils étaient au moment où l’attestation a été enregistrée. Elle est remise aux copropriétaires actuels dans le Service et, lorsque cette adresse courriel est inscrite, à la personne demanderesse ou mandataire par un lien valide 30 jours, sans attendre le paiement de frais. Chaque consultation de ce lien est consignée avec sa date et son heure, le réseau d’origine tronqué et le type de navigateur. Si le règlement de l’immeuble permet des frais, la facture adressée au vendeur, « a/s de » son mandataire, peut accompagner l’attestation par un second lien ; elle n’est jamais portée au compte de la partie privative.
• Dossier de vente d’une partie privative : lorsqu’une vente est annoncée, ou dès qu’une attestation ou un état des charges est demandé pour une partie privative, le conseil d’administration tient un dossier qui suit la vente jusqu’à l’arrivée de l’acheteur. Il y inscrit, lorsqu’il les connaît, le nom et l’adresse courriel du promettant acheteur, du courtier immobilier et du notaire, la date de la promesse d’achat et la date de signature prévue ; ces champs sont d’abord repris de la demande d’attestation ou d’état des charges. Le dossier consigne aussi la demande de documents faite par le promettant acheteur (art. 1068.2 du Code civil du Québec) : sa date, la date de leur transmission, la date de la copie remise au propriétaire et une note, ainsi que le motif d’un dossier abandonné. Il nomme le ou les vendeurs à partir du registre des copropriétaires, même après leur départ du syndicat. Seuls les membres du conseil, ou le gestionnaire, autorisés à gérer les attestations voient ce dossier.
• Demande d’autorisation de travaux dans une partie privative : lorsqu’un copropriétaire demande au conseil d’administration l’autorisation de faire des travaux dans sa partie privative, ou que le conseil enregistre cette demande en son nom, nous recueillons la description des travaux prévus, leur emplacement dans la partie privative et les dates de début et de fin prévues, avec le statut de la demande (soumise ou retirée), la date d’un retrait et la personne qui l’a fait. Ces renseignements sont lus par le conseil et par la personne qui a déposé la demande, et servent à l’examen de celle-ci. Lorsque les travaux seront faits par un entrepreneur, nous recueillons aussi le nom de l’entreprise, son numéro de licence de la Régie du bâtiment du Québec et, si la personne les indique, le nom et l’adresse courriel d’une personne-ressource. Pour que le conseil sache si la licence est en vigueur, nous vérifions ce numéro auprès de VériBât, qui consulte le registre public de la Régie : seul le numéro de licence lui est transmis, et nous conservons sa réponse (le nom du titulaire inscrit au registre, la présence de la licence au registre, l’existence d’une restriction et la date de la vérification, ainsi que ce que VériBât relie à cette licence dans trois registres publics de Données Québec, soit l’inscription au RENA de l’Autorité des marchés publics, une correspondance possible au registre des sanctions administratives pécuniaires du ministère de l’Environnement et l’historique des contrats publics publiés au SEAO, sans le nom inscrit à ces registres). Ces renseignements sont lus par les mêmes personnes que la demande. Une fois les travaux autorisés, le copropriétaire, ou le conseil en son nom, peut transmettre à l’entrepreneur les consignes pour les travaux que le conseil a rédigées, par un lien personnel envoyé à l’adresse courriel qu’il indique ; rien n’est envoyé à l’entrepreneur sans ce geste. Le courriel nomme le copropriétaire et l’immeuble, et les réponses de l’entrepreneur sont adressées au copropriétaire. Lorsque l’entrepreneur ouvre le lien, nous conservons la date, le réseau d’origine tronqué (IPv4 /24, IPv6 /48) et la famille de navigateur. S’il signe son engagement à respecter le règlement, nous conservons le nom qu’il saisit, l’adresse à laquelle le lien a été envoyé, le numéro de licence, la version signée et son empreinte, la date et l’heure, l’adresse IP et le navigateur utilisés, comme le prévoit l’article 39 de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information. Ces renseignements sont lus par le conseil et par la personne qui a déposé la demande ; l’adresse IP et le navigateur de la signature ne sont pas affichés. Lorsque le conseil autorise les travaux, nous ouvrons l’entrée de votre partie privative au registre des améliorations du syndicat (art. 1070 du Code civil du Québec) et y recopions la description et l’emplacement des travaux, la date de début prévue, la référence de la décision et ses conditions, ainsi que le nom de l’entreprise et son numéro de licence ; le nom et l’adresse courriel de la personne-ressource ne sont jamais recopiés. Cette entrée n’est lue que par les copropriétaires de la partie privative, par le conseil d’administration et, le cas échéant, par le gestionnaire de la copropriété, avant comme après la fin des travaux ; elle n’est pas visible des autres copropriétaires. Vous pouvez y ajouter vous-même des photos prises avant et après les travaux, la facture et une valeur approximative, puis indiquer que les travaux sont terminés ; le conseil confirme cette fin de travaux et retient la catégorie de l’amélioration. Aucune de ces pièces n’est exigée. Les photos, la facture et la valeur approximative ne sont lues que par les copropriétaires de votre partie privative, par le conseil d’administration et, le cas échéant, par le gestionnaire de la copropriété ; elles ne sont pas visibles des autres copropriétaires. Nous conservons aussi qui a indiqué la fin des travaux et quand, et qui l’a confirmée. Deux jours avant la date de début prévue, puis après la date de fin prévue, nous vous envoyons un rappel par courriel et une notification dans l’application ; le rappel nomme la demande et votre partie privative, et ne bloque rien.
• Clé d’appareil utilisée comme deuxième facteur (Touch ID, Face ID, clé de sécurité) : si vous ajoutez une clé d’appareil à votre compte pour confirmer votre identité, nous conservons l’identifiant de la clé, sa clé publique, son compteur de signatures, les moyens de connexion que déclare l’appareil, la date et la session de son ajout, le nom que vous lui donnez, le cas échéant, et la date de sa dernière utilisation. Lorsque vous vous en servez, nous consignons aussi, pour la seule session concernée, que la clé a été vérifiée et à quel moment. Aucune donnée biométrique ne nous est transmise : votre empreinte ou votre visage ne quitte jamais votre appareil, et nous ne recevons qu’une clé publique et une signature. Si vous n’avez encore aucun deuxième facteur, un code à usage unique vous est envoyé par courriel, par le service de courriel décrit à la section 3, avant l’ajout de votre première clé ; sinon, l’ajout exige une session déjà confirmée par votre deuxième facteur. Le même code par courriel est exigé avant l’ajout d’une première application d’authentification. Si vous ajoutez ensuite une application d’authentification, nous consignons son approbation au moyen de votre clé (moment et session). Si vous perdez votre appareil, notre équipe de soutien peut retirer une clé après vérification ; ce retrait est journalisé et vous en êtes avisé par courriel. Si votre clé est synchronisée par un gestionnaire de mots de passe que vous avez choisi (trousseau iCloud, Google, 1Password), ce fournisseur en conserve aussi une copie chiffrée pour la transmettre à vos appareils, possiblement hors du Québec ; CondoAide ne lui communique rien, ne choisit pas ce fournisseur et ne connaît jamais la clé privée.
• Codes de récupération du deuxième facteur : lorsque vous ajoutez votre premier deuxième facteur, et chaque fois que vous en demandez de nouveaux, nous créons dix codes à usage unique. Ils ne vous sont affichés qu’une fois ; nous n’en conservons qu’une empreinte irréversible par code, avec la date de leur création et, pour un code utilisé, le moment et la session où il a servi. Un code utilisé termine la seule connexion en cours. Nous comptons aussi les codes erronés : après cinq essais en une heure, les codes sont bloqués pendant une heure. Nous conservons la date de la dernière utilisation d’un code, qui sert à protéger les opérations financières de votre compte après une récupération. Chaque création de codes, chaque utilisation et chaque blocage vous est signalé par courriel, par le service de courriel décrit à la section 3 ; aucun code n’y figure.
• Accueil de la personne qui achète une partie privative : lorsque le conseil d’administration inscrit la vente d’une partie privative, il peut inscrire, pour chaque personne qui achète, son statut de résidence, son adresse postale lorsqu’elle ne réside pas dans la partie privative et, si elle n’a pas encore de compte CondoAide, un courriel de contact pour l’inviter à en créer un. L’invitation peut contenir le mot de bienvenue que le syndicat a rédigé, ou un texte écrit pour cet envoi seulement. Après la vente, la personne qui achète reçoit un avis des obligations à remplir pour sa partie privative, par exemple la preuve d’assurance. Les preuves que la personne qui quitte avait déposées sont remises à zéro : leurs anciennes valeurs sont inscrites au journal d’activité du syndicat, que seules les personnes autorisées à gérer les preuves peuvent lire, et la personne qui arrive ne voit ni ces preuves ni les documents qui les accompagnent. Les procurations de la personne qui quitte sont révoquées et les membres de son ménage qui lui sont rattachés sont désactivés.
• Choix d’inscrire votre courriel et votre numéro de téléphone au registre de la copropriété : le registre que le syndicat tient à la disposition des copropriétaires contient le nom et l’adresse postale de chaque copropriétaire ; il ne peut contenir d’autres renseignements personnels sur un copropriétaire ou un autre occupant que si celui-ci y consent expressément (art. 1070 du Code civil du Québec). Si vous avez un compte, vous décidez, pour chaque syndicat dont vous êtes membre et séparément pour votre courriel et pour votre numéro de téléphone, de les y inscrire ou non. Ce choix est facultatif et rien n’est coché par défaut. Nous conservons chacune de vos décisions (consentement, refus ou retrait), sa date et la version du texte qui vous a été présenté, sans recopier votre courriel ni votre numéro ; un retrait s’ajoute à l’historique sans effacer les décisions précédentes et vaut pour l’avenir. Sans votre consentement, votre courriel et votre numéro de téléphone demeurent lus par le conseil d’administration et, le cas échéant, par le gestionnaire du syndicat, pour l’administrer ; ils voient aussi la date de votre consentement lorsque vous l’avez donné. Une autre personne copropriétaire de la partie privative que vous occupez ou détenez ne voit votre courriel ou votre numéro que si vous avez consenti à l’inscrire au registre de ce syndicat. Vos décisions sont lues par vous et par les personnes autorisées à gérer les membres du syndicat, et chaque changement est inscrit au journal d’activité du syndicat sans votre courriel ni votre numéro.
• Préférences de réception des courriels du syndicat : pour chaque syndicat dont vous êtes membre, vous choisissez dans votre profil les rappels facultatifs que vous recevez par courriel (rappels d’assemblée et de vote, d’obligations, de travaux et de paiement, nouveaux documents au registre) ; un lien « Ne plus recevoir ce type de rappel », au bas de chaque rappel facultatif, permet aussi d’en désactiver un après une confirmation, et votre logiciel de courriel peut offrir le même bouton. Nous conservons la liste des rappels que vous avez désactivés, la date et l’auteur de chaque changement. Le conseil d’administration ne voit pas cette liste, ni qu’un rappel ne vous a pas été envoyé parce que vous l’avez désactivé. Si vous acceptez de recevoir les avis du syndicat à votre adresse courriel, nous conservons la date de votre accord et l’adresse à laquelle il s’applique. Si vous êtes copropriétaire, vous pouvez aussi demander à recevoir les avis officiels du syndicat (convocations, avis de cotisation, procès-verbaux) par la poste plutôt que par courriel : ces avis ne vous sont alors plus envoyés par courriel, et les membres du conseil qui gèrent les paramètres du syndicat voient votre nom dans la liste des personnes qui ont fait ce choix, ainsi que dans celle des copropriétaires non joignables numériquement au moment d’envoyer un avis, afin de vous les faire parvenir par la poste. Ce choix figure dans l’archive du syndicat. Les avis liés à un mandat de prélèvement préautorisé continuent d’être transmis par courriel. Le lien de désactivation porte un code signé qui désigne votre compte, le syndicat et le type de rappel, sans votre adresse courriel, et cesse d’être valide après 90 jours ; ouvrir le lien ne change rien tant que vous n’avez pas confirmé.
• Visioconférence d’une séance ou d’une réunion : lorsque vous participez en ligne à une séance d’assemblée, à une réunion du conseil d’administration ou à une réunion tenue dans CondoAide, l’image de votre caméra, votre voix et l’écran que vous partagez sont transmis en temps réel, avec votre nom affiché, aux personnes admises dans la même séance ou réunion. Votre micro est fermé à votre arrivée, vous pouvez rejoindre sans caméra, et vous choisissez à tout moment ce que vous diffusez. Ce flux passe par notre propre serveur de visioconférence, au Québec (section 3), et n’est pas conservé, sauf ce que partagent les personnes qui consentent à un enregistrement décidé par le conseil d’administration (paragraphe « Enregistrement d’une séance ou d’une réunion tenue en ligne » ci-dessous). Pour une séance d’assemblée, nous consignons l’heure de vos connexions et de vos déconnexions (journal de présence) et conservons les messages du clavardage (section 5).
• Réunion tenue dans CondoAide : une personne qui entre dans une réunion par le lien d’invitation (/reunion) donne le nom affiché aux autres participants ; nous conservons ce nom, la décision de l’admettre ou non et la personne qui l’a prise. Lorsque cette personne est connectée à CondoAide et membre du syndicat (copropriétaire, locataire, administrateur ou gestionnaire), nous associons son compte à sa participation. Lorsqu’un membre du conseil d’administration invite une personne par courriel depuis la réunion, l’adresse qu’il indique sert seulement à lui envoyer le lien, au nom du syndicat, avec le message facultatif du conseil ; nous ne la conservons pas, sauf au journal des envois lorsque le courriel part de l’adresse du syndicat. Lorsque le conseil le permet, une personne admise à la réunion peut aussi copier son propre lien d’invitation ou l’envoyer par courriel à au plus trois adresses à la fois ; ce courriel part de l’adresse de CondoAide, avec seulement le lien, le nom qu’elle a donné et celui du syndicat, et nous ne conservons pas ces adresses. La personne qui entre par ce lien attend d’être admise comme toute autre, et le conseil voit sur sa demande le nom de la personne qui l’a invitée. L’image et la voix des participants sont relayées en temps réel par notre serveur de visioconférence (section 3).
• Nom inscrit sur une invitation : lorsqu’un membre du conseil d’administration ou un gestionnaire invite une personne à rejoindre le syndicat (copropriétaire, occupant, administrateur, fournisseur, professionnel ou mandataire), il peut inscrire son prénom et son nom de famille avec son adresse courriel. Ce nom ne sert qu’à préremplir le formulaire où la personne confirme elle-même son nom lorsqu’elle signe pour la première fois ; il ne devient jamais le nom de son compte sans qu’elle l’enregistre. Le nom de la personne-ressource d’un fournisseur, celui d’un mandataire et celui d’une fiche créée par le conseil servent au même préremplissage. Il n’est lu que par les traitements internes de CondoAide et par la personne invitée ; les membres du syndicat ne le voient pas.
• Prise de rendez-vous avec le conseil d’administration : un membre du conseil peut indiquer ses heures disponibles chaque semaine et ses règles (durées, pause, préavis, horizon, maximum par jour) et obtenir un lien de rendez-vous qu’il transmet à qui il veut. La personne externe qui ouvre ce lien voit seulement les heures libres, jamais le titre ni le détail des événements du membre. Pour réserver, elle donne son nom, son courriel, et, si elle le souhaite, son numéro de téléphone et le motif de la rencontre ; nous conservons aussi l’heure de la rencontre et le membre attendu. La réservation crée une réunion prévue dans CondoAide et un événement « Rendez-vous » au calendrier du conseil, sans le nom, le téléphone ni le motif, et l’invitation est envoyée à son courriel par le service de courriel décrit à la section 3. Le formulaire demande de ne pas inscrire de renseignements sensibles dans le motif. Les heures et les règles qu’un membre indique ne sont modifiées que par lui ; elles servent seulement à calculer les heures libres montrées à la personne qui ouvre un lien où il est attendu, et au conseil qui déplace un rendez-vous où il est attendu. Si la personne qui a réservé refuse l’invitation depuis son agenda avant le début de la rencontre, son agenda envoie un courriel à l’adresse du conseil ; nous y lisons ce refus, qui annule le rendez-vous comme si elle l’avait annulé elle-même, et le membre attendu en est avisé. Le refus n’est retenu que si le domaine de l’expéditeur est authentifié et que l’expéditeur est la personne qui a réservé ; une fois la rencontre commencée, il est seulement inscrit avec son invitation.
• Démonstration de CondoAide réservée avec l’équipe CondoAide : la personne qui réserve une démonstration par un lien de rendez-vous de l’équipe CondoAide donne son nom, son courriel et, si elle le souhaite, son numéro de téléphone et le motif de la rencontre ; nous conservons aussi l’heure de la rencontre. CondoAide recueille alors ces renseignements pour son propre compte, et non pour un syndicat. Si l’équipe CondoAide enregistre la démonstration, chaque participant est invité, avant d’entrer, à consentir ou non à l’enregistrement de sa voix et, séparément, au résumé produit par l’intelligence artificielle ; refuser n’empêche pas de participer. Pour chaque personne qui consent, nous enregistrons sa voix sur une piste distincte, le nom affiché, l’heure de son consentement et la version de l’avis qu’elle a lu, puis la transcription de ce qu’elle a dit.
• Enregistrement d’une séance ou d’une réunion tenue en ligne : lorsque le conseil d’administration décide d’enregistrer une séance d’assemblée, une réunion du conseil ou une réunion tenue dans CondoAide, chaque participant est invité, avant d’entrer, à consentir ou non à l’enregistrement. Refuser n’empêche ni d’assister, ni de parler, ni de voter. Pour chaque personne qui consent, nous enregistrons sa voix sur une piste distincte, le nom affiché, l’heure de son consentement et la version de l’avis qu’elle a lu, puis la transcription de ce qu’elle a dit. Pour une séance d’assemblée, une réunion du conseil ou une réunion tenue dans CondoAide, lorsque le forfait du syndicat le prévoit et que l’avis lu par la personne le nomme, nous enregistrons aussi, sur des pistes distinctes à son nom, l’image de sa caméra lorsqu’elle est ouverte et l’écran qu’elle partage ; garder sa caméra fermée suffit à ne pas être filmé, et sa voix est alors enregistrée seule. Une personne qui a consenti sous l’avis précédent, qui ne visait que la voix, n’est filmée qu’après avoir accepté le nouvel avis. L’écran partagé n’est jamais enregistré pendant un vote secret : la piste s’arrête deux secondes avant l’ouverture du vote, et une image ou un écran ne peut être revu qu’une fois cette coupure faite. Aucune analyse des visages n’est faite (ni reconnaissance, ni empreinte, ni utilisation par le résumé produit par l’intelligence artificielle). Lorsque le syndicat a choisi les résumés produits par l’intelligence artificielle, chaque personne enregistrée choisit en plus, séparément, si ses paroles peuvent y servir, et nous consignons ce choix. Dans une assemblée tenue à la fois en salle et en ligne, le micro de la salle, qui capte toutes les personnes présentes sur une seule piste nommée « Salle », n’est enregistré que si le président atteste, après leur avoir lu un avis, que chacune y consent ; nous consignons cette attestation et le nom du président. Une personne qui refuse le dit au président, qui ne démarre pas le micro de la salle, ou sort de la salle. Nous consignons aussi les grandes étapes de la séance (début de chaque point, ouverture et fermeture d’un vote avec ses seuls totaux, pauses), qui servent de chapitres, et chaque écoute d’un enregistrement. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment pendant la séance ; l’enregistrement de votre voix, de votre image et de votre écran s’arrête alors, et ce qui a été enregistré avant le retrait est conservé selon le délai de la section 5. Lorsqu’une personne connectée à CondoAide entre dans une réunion par le lien d’invitation et qu’elle est membre du syndicat (copropriétaire, locataire, administrateur ou gestionnaire), nous associons son compte à sa participation, afin qu’elle puisse réécouter la réunion où sa voix a été enregistrée. Le conseil d’administration peut rattacher l’enregistrement d’une réunion au fournisseur, à la partie privative, aux travaux ou à la demande dont elle a traité ; ce rattachement ne change ni qui peut l’écouter, ni le délai de conservation. Le conseil peut verser la transcription et le résumé d’une réunion au dossier des travaux ou de la demande dont elle a traité ; ils sont alors conservés jusqu’à trois ans après la fermeture de ce dossier, sans que l’enregistrement audio le soit. Les enregistrements qu’une personne peut écouter sont réunis sous « Enregistrements » dans l’application ; lorsqu’un enregistrement est prêt, le conseil d’administration et, pour une réunion, les membres du syndicat dont la voix a été enregistrée en sont avisés dans l’application.
• Application mobile CondoAide : l’application pour iPhone et Android affiche les renseignements que le site vous montre déjà, avec les mêmes droits d’accès. Votre session y est conservée chiffrée, et sa clé dans le trousseau protégé du téléphone ; l’application garde aussi sur le téléphone votre choix de verrou par Face ID ou par empreinte, le dernier syndicat et la dernière unité ouverts, la langue et le thème. Elle ne garde sur le téléphone aucune copie des renseignements affichés, sauf la copie temporaire d’un document que vous ouvrez, supprimée à la fermeture de l’écran, et tout est effacé à la déconnexion. La reconnaissance du visage ou de l’empreinte est faite par le téléphone : nous ne recevons aucune donnée biométrique. Une photo que vous prenez ou choisissez pour une demande ou pour une preuve d’assurance est envoyée comme depuis le site. Les erreurs de l’application sont transmises à notre installation GlitchTip (section 3), avec le modèle et le système du téléphone et un identifiant d’installation aléatoire, sans lien avec votre compte. L’application ne contient aucun outil d’analyse ni de publicité.
• Notifications de l’application mobile : si vous autorisez les notifications de l’application mobile, nous recevons le jeton de notification qu’Expo attribue à votre téléphone, un identifiant d’installation aléatoire, la plateforme (iOS ou Android) et la version de l’application, rattachés à votre compte et à la session de connexion qui a inscrit le téléphone. Nous conservons aussi vos préférences de notification par catégorie et, pour chaque avis, l’identifiant technique du reçu de remise qu’Expo nous renvoie. Nous ne recueillons ni le numéro de téléphone ni la position de l’appareil.
• Agendas connectés : un membre du conseil d’administration ou une personne du personnel d’un gestionnaire peut, s’il le souhaite, connecter un ou plusieurs de ses propres agendas Google ou Microsoft depuis son profil ; rien n’est connecté par défaut. Nous recueillons alors l’adresse courriel et l’identifiant du compte connecté, le nom des agendas de ce compte (pour qu’il choisisse lesquels comptent) et ses choix, l’état de la connexion et l’heure de la dernière vérification, un jeton d’autorisation conservé chiffré, et les plages où il est occupé au cours des 90 prochains jours (début et fin et, pour un agenda Microsoft, s’il s’agit d’un événement provisoire ou d’une journée entière). Nous ne recevons ni le titre, ni le lieu, ni la description, ni les participants de ses événements, et rien au sujet d’une autre personne.
• Calendrier du syndicat : le conseil d’administration et le personnel du gestionnaire du syndicat y inscrivent des événements (titre, description, lieu, lien de visioconférence facultatif, horaire et récurrence), et nous conservons l’auteur de chacun. Chaque événement porte un niveau qui décide qui le lit : « Tout l’immeuble » (toute personne liée à une partie privative du syndicat, ainsi que le conseil et le personnel du gestionnaire), « Copropriétaires » (les copropriétaires, le conseil et le personnel du gestionnaire), « Conseil » (les membres du conseil et le personnel du gestionnaire) ou « Moi seulement » (le membre du conseil qui l’a créé ; les autres membres du conseil voient à ces heures un bloc « Occupé », sans titre ni détail, et le personnel du gestionnaire n’en voit rien). Un événement peut viser certaines parties privatives : il n’est alors montré qu’à ceux de leurs occupants qui lisent déjà ce niveau, ainsi qu’au conseil et au personnel du gestionnaire. Aux niveaux « Tout l’immeuble » et « Copropriétaires », un événement ne peut contenir ni le numéro d’une partie privative ni le nom complet d’une personne de la liste des membres. Le calendrier montre aussi, sans les copier, les dates des assemblées, des travaux, de l’entretien, des échéances de cotisation, des assurances, de la conformité et des documents du syndicat ; à ces deux niveaux, un titre ou un lieu qui contient un numéro de partie privative ou le nom complet d’une personne de la liste des membres n’est pas montré, et les échéances de cotisation ne portent aucun montant.
• Abonnement au calendrier et calendrier du conseil sur un appareil : si vous créez un lien d’abonnement au calendrier de votre syndicat, nous conservons seulement une empreinte de ce lien, avec votre identifiant et sa date de création. L’application d’agenda que vous choisissez (Apple, Google, Microsoft ou une autre) télécharge alors elle-même, selon les conditions de l’entreprise qui l’offre, les événements des niveaux « Tout l’immeuble » et « Copropriétaires » qui vous sont destinés, y compris ceux qui visent votre propre partie privative ; chacun est réduit à son titre, son horaire, son lieu et un lien vers le calendrier. Leur contenu ne vous nomme pas, mais la présence d’un tel événement indique à cette entreprise qu’un avis vous concerne. Le lien ne porte jamais les événements du conseil ni ceux marqués « Moi seulement ». Si vous êtes membre du conseil et ajoutez le calendrier du conseil à un iPhone ou à un iPad, nous créons pour cet appareil un accès dont nous ne conservons le mot de passe que sous forme d’empreinte, avec un identifiant aléatoire, le nom que vous lui donnez, le type d’appareil, ses dates de création et de dernière synchronisation et une empreinte du réseau de cette synchronisation. Nous tenons aussi un journal d’au plus une ligne par heure : l’heure, le type d’appareil, le nombre de synchronisations et une empreinte du réseau d’origine, jamais l’adresse IP elle-même, pour vous avertir si l’accès semble utilisé à deux endroits. Nous vous écrivons à la première synchronisation d’un appareil, et si un accès semble utilisé à deux endroits ; ces avis ne contiennent qu’un lien. L’appareil télécharge lui-même le calendrier auprès de CondoAide, sans passer par iCloud.
• Planification des réunions du conseil : si vous êtes membre du conseil et répondez à un sondage pour fixer la date d’une réunion, votre réponse à chaque créneau est visible par les autres membres du conseil et par le personnel du gestionnaire du syndicat ; les membres qui n’ont pas répondu reçoivent un seul rappel, qui ne contient qu’un lien. Si le conseil invite une personne externe à une rencontre, nous conservons son adresse courriel et, s’il l’indique, son nom, pour lui envoyer l’invitation, ses mises à jour et son annulation, depuis l’adresse du conseil du syndicat ou celle de CondoAide, par le service de courriel décrit à la section 3. Chaque personne invitée reçoit sa propre invitation, sans la liste des autres personnes invitées ni la description de la rencontre. Lorsque la personne invitée répond depuis son agenda (accepter, peut-être, refuser), son agenda envoie un courriel à l’adresse du conseil ; nous y lisons sa réponse, que nous conservons avec sa date dans l’invitation, et le conseil la voit dans la liste des personnes invitées. Ce courriel est classé dans le courrier du conseil, sans l’en aviser, et regroupé avec les autres réponses à la même rencontre.
• Connexion d’un espace de stockage du syndicat (copie des archives) : lorsque la personne propriétaire du compte du syndicat connecte un compte OneDrive pour y recevoir chaque semaine la copie des archives, nous conservons l’adresse courriel et le type (personnel ou d’organisation) du compte Microsoft connecté, l’identifiant technique que Microsoft lui attribue, le jeton d’accès chiffré que Microsoft nous remet, la date de la décision du conseil d’administration, le nom de la personne qui l’atteste, la date de l’attestation et la version du texte qu’elle a lu, ainsi que ses choix d’inclure ou non le courriel et les enregistrements. Chaque copie, réussie ou non, et chaque changement de ces choix sont inscrits au journal d’audit du syndicat.
• Importation de l’historique du courriel du syndicat depuis un compte Microsoft : au lieu de déposer un fichier d’exportation, un membre du conseil d’administration peut connecter le compte Outlook.com, Hotmail ou Microsoft 365 de l’ancienne adresse du syndicat, puis choisir les dossiers à importer. Avec l’autorisation que cette personne donne à Microsoft (lecture seule du courriel), CondoAide lit la liste des dossiers du compte, pour qu’elle les choisisse, puis les courriels des 36 derniers mois dans les dossiers cochés ; ils sont versés dans la boîte du syndicat comme ceux d’une exportation déposée, accessibles aux mêmes personnes et conservés selon le même délai, compté à partir de la date de réception que Microsoft indique. CondoAide ne lit aucun courriel d’un dossier qui n’a pas été coché, et ne modifie, ne déplace ni ne supprime rien dans le compte connecté. Nous conservons, avec le résumé de l’importation, l’adresse courriel et le type (personnel ou d’organisation) du compte Microsoft connecté, ainsi que le nom des dossiers importés, tel que Microsoft l’affiche, pendant 36 mois après la fin de l’importation (section 5). Le jeton d’autorisation que Microsoft nous remet, conservé chiffré, les identifiants des dossiers choisis et la liste des courriels à importer ne sont conservés que le temps de l’importation (section 5).

2. Utilisation des renseignements

Nous utilisons vos renseignements pour :

• Fournir et améliorer nos services de gestion de copropriété
• Prévisualiser les imports de certificats d’assurance, vérifier leur intégrité et produire les preuves minimisées par unité
• Lire, à la demande d’une personne autorisée, une facture jointe à un dossier de travaux afin de lui proposer les données à inscrire, et en verser une copie au registre du syndicat sous la catégorie « Factures », accessible au seul conseil d’administration
• Lire, à la demande d’une personne autorisée, le relevé de compte bancaire du syndicat importé en format PDF afin d’en inscrire les opérations et de rapprocher chaque compte bancaire avec son relevé, et en verser une copie au registre du syndicat sous la catégorie « Relevés bancaires », accessible au seul conseil d’administration
• Traiter vos paiements et gérer votre abonnement
• Préparer, au nom du syndicat, le dossier que Zūm Rails exige pour vérifier le syndicat avant d’activer la collecte des charges par prélèvement préautorisé, et le lui transmettre ; recevoir pour le syndicat, à une adresse courriel que CondoAide gère, la correspondance de Zūm Rails sur ce dossier et la transmettre au membre du conseil désigné
• Vous envoyer des communications importantes concernant votre compte
• Établir, à la demande du syndicat ou d’un copropriétaire, qu’un avis ou une convocation a bien été transmis, et à quelle adresse
• Respecter vos choix de réception : ne vous envoyer par courriel que les rappels facultatifs que vous gardez actifs, faire parvenir par la poste, par l’entremise du conseil d’administration, les avis officiels du syndicat si vous le demandez, et conserver la preuve de votre accord à recevoir les avis du syndicat par courriel
• Vous informer des mises à jour et nouvelles fonctionnalités, et vous envoyer l’infolettre de CondoAide seulement si vous l’avez demandée : la case du formulaire d’inscription n’est jamais cochée d’avance, et l’abonnement ne commence qu’une fois votre adresse confirmée. Vous pouvez vous désabonner en tout temps dans votre profil ou par le lien inclus dans chaque infolettre
• Vous écrire au sujet de CondoAide en Ontario si vous vous êtes inscrit à la liste d’attente pour l’Ontario, et utiliser le rôle et le nombre d’unités que vous avez indiqués pour décider quoi bâtir en premier pour l’Ontario. L’inscription ne commence qu’une fois votre adresse confirmée par le lien que nous vous envoyons ; ces courriels sont distincts de l’infolettre, et chacun contient un lien pour vous désabonner
• Vous aviser lorsqu’une personne autorisée vous nomme dans le fil d’une demande de service ou d’un travaux : l’avis est transmis dans la plateforme et par courriel et, pour une demande de service, par une notification de l’application mobile si vous l’avez autorisé ; le courriel reprend un extrait d’au plus 500 caractères du message afin que vous sachiez de quoi il s’agit sans avoir à ouvrir la plateforme. L’extrait n’est envoyé qu’aux personnes qui peuvent déjà lire ce message.
• Vous avertir sur votre téléphone, si vous l’avez autorisé dans l’application mobile, qu’une action vous attend ou qu’une activité vous concerne dans votre syndicat : un paiement à approuver, un nouveau message du conseil d’administration, une nouvelle demande à traiter, une réponse ou une mention dans une demande, un nouveau courriel dans la boîte du syndicat. Ces avis s’ajoutent aux courriels et aux avis dans la plateforme, sans les remplacer. Vous pouvez refuser chaque catégorie dans Profil > Notifications de l’application, ou retirer l’autorisation dans les réglages du téléphone. Les renseignements du téléphone ne servent à aucune autre fin.
• Aviser les copropriétaires d’une partie privative qui l’étaient déjà le jour du dépôt lorsque la personne locataire de cette partie dépose une demande de service, et aviser la personne locataire et ces copropriétaires lorsque le conseil d’administration redirige la demande vers le copropriétaire : l’avis est transmis dans la plateforme et par courriel.
• Publier, pour le compte d’un syndicat et auprès des membres qu’il vise, la désignation de sa propre personne responsable de la protection des renseignements personnels, les documents que son conseil leur adresse et les renseignements pratiques qu’il y ajoute
• Permettre à un syndicat de recevoir et de suivre les demandes d’accès et de rectification que lui adressent les personnes concernées, et d’y répondre par écrit (art. 27 à 35 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé), puis transmettre la réponse par courriel à la personne qui a fait la demande lorsqu’elle a donné une adresse courriel
• Permettre à un syndicat de tenir son registre des incidents de confidentialité, de le mettre à jour et d’en produire une copie à la demande de la Commission d’accès à l’information (art. 3.8 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé)
• Assurer la conformité à la Loi visant principalement l’encadrement des inspections en bâtiment et de la copropriété divise (L.Q. 2019, chapitre 28, communément appelée « Loi 16 »), au règlement adopté par le décret 991-2025, et aux autres réglementations applicables
• Répondre à vos demandes de support et, à partir de l’avis facultatif donné sur un signalement résolu, améliorer notre soutien et publier sur notre site un taux de satisfaction global, calculé sur au moins 20 avis, qui ne nomme ni ne permet de reconnaître une personne ou un syndicat
• Configurer le syndicat dans le Service à partir des fichiers que le conseil d’administration nous confie pour une configuration accompagnée, uniquement à cette fin et avec son autorisation expresse, qu’un membre du conseil peut retirer en tout temps
• Aperçu d’un copropriétaire : permettre à un membre du conseil d’administration qui gère les membres d’afficher, en lecture seule, l’application telle qu’un copropriétaire la voit, pour l’aider à s’y retrouver. Aucune action ne peut être faite au nom du copropriétaire, rien ne lui est montré que le conseil ne peut déjà lire, et chaque ouverture de l’aperçu est inscrite au journal du syndicat, lu par le seul conseil.
• Détecter et prévenir la fraude, les abus, et les violations de nos Conditions d’utilisation
• Produire, à la demande d’une personne qui se propose d’acquérir une partie privative, l’état des charges communes dues que le syndicat est autorisé à lui fournir après en avoir avisé le propriétaire (art. 1069 du Code civil du Québec), aviser ce propriétaire par courriel ou consigner l’avis donné autrement, transmettre l’état à la personne qui l’a demandé par un lien envoyé par courriel et consigner ses consultations pour établir qu’il a été fourni, et verser l’état au registre du syndicat, accessible au conseil d’administration et, pour sa partie privative, au propriétaire avisé
• Produire, à la demande d’une personne qui le demande à une association condominiale de l’Ontario, le certificat d’information que la loi ontarienne oblige l’association à remettre (Loi de 1998 sur les condominiums de l’Ontario, art. 76), afficher les dates prévues par la loi à partir des dates inscrites, et verser le certificat aux documents de l’association, accessibles à son conseil d’administration
• Préparer, pour une association condominiale de l’Ontario, les certificats de renseignements que la loi ontarienne l’oblige à envoyer à ses propriétaires (Loi de 1998 sur les condominiums de l’Ontario, art. 26.3), afficher leurs échéances, les rendre accessibles aux propriétaires dans les documents de l’association et inscrire leur envoi
• Permettre au conseil d’une association condominiale de l’Ontario d’inscrire la formation obligatoire de ses administrateurs (Loi de 1998 sur les condominiums de l’Ontario, al. 29 (2) e)), d’en afficher l’échéance et de conserver l’attestation de réussite parmi ses documents
• Permettre au conseil d’une association condominiale de l’Ontario d’inscrire chaque étude du fonds de réserve, le plan de financement proposé et l’avis aux propriétaires (Loi de 1998 sur les condominiums de l’Ontario, par. 94 (8) à (10)), d’en afficher les dates prévues par la loi et de conserver ces documents parmi les siens
• Permettre au propriétaire d’une partie privative d’une association condominiale de l’Ontario de demander à examiner les dossiers de l’association ou à en obtenir copie, et au conseil d’y répondre sur les formules prescrites, d’en calculer les frais et les délais prévus par la loi et d’inscrire les remises (Loi de 1998 sur les condominiums de l’Ontario, art. 55 ; Règlement de l’Ontario 48/01, art. 13.3 à 13.10)
• Permettre au conseil d’une association condominiale de l’Ontario de recevoir et de vérifier les procurations sur la formule prescrite, d’établir le quorum, de compter les voix et de remettre au mandant et aux titulaires une copie du formulaire (Loi de 1998 sur les condominiums de l’Ontario, art. 52)
• Permettre au conseil d’une association condominiale de l’Ontario de suivre les obligations que la loi, la déclaration ou les règlements imposent aux propriétaires, et de recevoir les avis que l’article 83 de la Loi de 1998 sur les condominiums de l’Ontario oblige le propriétaire à lui transmettre
• Planifier l’aide à l’évacuation des occupants d’une association condominiale de l’Ontario qui y consentent expressément, et transmettre ces renseignements aux pompiers et aux autres intervenants d’urgence
• Facturer des frais à une personne au nom du syndicat, lui transmettre la facture par un lien envoyé par courriel, consigner ses consultations pour établir qu’elle a été transmise, et inscrire son paiement aux revenus du syndicat
• Produire l’attestation du syndicat demandée en vue de la vente d’une partie privative (art. 1068.1 du Code civil du Québec), la faire signer électroniquement, la remettre aux copropriétaires actuels et à la personne demanderesse ou au mandataire désigné par un lien envoyé par courriel, consigner les consultations de ce lien pour établir sa transmission et, lorsque le règlement de l’immeuble le permet, joindre la facture des frais sans retarder l’attestation
• Suivre la vente d’une partie privative dans un seul dossier : ordonner les étapes que la loi prévoit (attestation, état des charges communes dues, documents demandés par le promettant acheteur, changement de propriétaire, mandat de prélèvement et arrivée de l’acheteur), montrer les échéances de 15 jours calculées à partir des dates inscrites, et consigner la transmission des documents demandés par le promettant acheteur ainsi que la copie remise au propriétaire (art. 1068.2 du Code civil du Québec).
• Tenir le registre des copropriétaires lors d’un changement de propriétaire (art. 1065 et 1070 du Code civil du Québec) : consigner le transfert et l’avis reçu de l’acquéreur, aviser le nouveau copropriétaire, révoquer au besoin le mandat de prélèvement du copropriétaire qui quitte en avisant le payeur et en demandant l’annulation des prélèvements postérieurs à la clôture, et inviter le nouveau copropriétaire à autoriser le prélèvement des charges
• Recevoir et traiter les signalements d’usage abusif et les avis de non-remise adressés à postmaster@ et à abuse@ d’une adresse de syndicat, afin de préserver la capacité de ces adresses à envoyer et à recevoir du courrier
• Offrir à une personne connectée une copropriété de démonstration, remplie de données fictives, pour essayer le Service avant d’y inscrire son syndicat : les courriels qu’elle produit n’en partent pas (ils sont conservés comme « simulés » et affichés dans la démonstration), aucun paiement n’y est prélevé et rien n’en est copié vers un syndicat réel. Les fonctions d’intelligence artificielle offertes dans la démonstration transmettent du contenu à Anthropic comme le décrivent les sections 3 et 9. Nous vous invitons à y utiliser les données fictives fournies ; tout renseignement que vous y inscrivez, y compris sur d’autres personnes, est détruit avec la démonstration
• Accueillir la personne qui achète une partie privative : l’inscrire au registre des copropriétaires du syndicat (art. 1070 du Code civil du Québec), l’inviter à créer son compte, lui transmettre le mot de bienvenue du syndicat et l’aviser des obligations à remplir pour sa partie privative, sans lui laisser voir les preuves de la personne qui quitte
• Tenir le registre de la copropriété (art. 1070 du Code civil du Québec) : n’y inscrire votre courriel ou votre numéro de téléphone qu’avec votre consentement exprès, donné séparément pour chacun et pour chaque syndicat, ne les montrer à une autre personne copropriétaire de votre partie privative qu’avec ce consentement, et conserver la preuve de votre décision et de son retrait
• Inscription facultative : permettre au conseil d’administration de dresser, avec le consentement de chaque copropriétaire qui inscrit sa partie privative, la liste qu’il remet lui-même au destinataire qu’il a nommé (par exemple son entrepreneur en déneigement), pour la seule finalité indiquée dans le texte du consentement. L’inscription est facultative, et la personne peut modifier ou retirer sa réponse en tout temps ; le retrait supprime la réponse. CondoAide ne transmet rien à ce destinataire et n’envoie aucun texto : la communication de la liste est faite par le syndicat, qui en est responsable.
• Préparer, pour le syndicat, le carnet des pompiers qu’il met à la disposition du service de sécurité incendie, et permettre au conseil d’administration de savoir qui chercher dans chaque partie privative lors d’une urgence, à partir des fiches d’occupation, des contacts d’urgence et des membres du foyer ; les membres du foyer ne servent à aucune autre fin
• Permettre au conseil de répartir le coût d’un sinistre entre le syndicat, son assureur et un copropriétaire, de consigner la réclamation que le syndicat adresse à un copropriétaire responsable du préjudice (art. 1074.2 du Code civil du Québec), avec sa base, les faits et son état, et d’en facturer le montant accepté au compte de sa partie privative
• Tenir le registre des espaces du syndicat (qui utilise un espace, à quel titre et jusqu’à quand) et, lorsque le conseil d’administration le choisit, refacturer à la partie privative qui utilise un espace le loyer que le syndicat paie lui-même pour cet espace
• Tenir à distance ou en mode hybride les séances d’assemblée, comme le permet l’article 1088.1 du Code civil du Québec, ainsi que les réunions du conseil d’administration et les réunions tenues dans CondoAide, en permettant aux participants de se voir, de s’entendre et de communiquer immédiatement entre eux.
• Aider le secrétaire d’une séance d’assemblée ou d’une réunion du conseil d’administration à rédiger un procès-verbal fidèle, et permettre aux personnes que le conseil d’administration autorise de la réécouter pendant le délai où ses décisions peuvent être contestées ; lorsque le syndicat l’a choisi, proposer un résumé de chaque point au conseil d’administration et, s’il y en a un, au gestionnaire du syndicat, qui le revoient avant de s’en servir dans le procès-verbal. Pour une réunion tenue dans CondoAide, permettre au conseil d’administration et aux personnes enregistrées de la retrouver, notamment depuis le dossier du fournisseur, des travaux ou de la demande dont elle a traité ; lorsque le syndicat l’a choisi, remettre un résumé de la réunion au conseil d’administration et, s’il y en a un, au gestionnaire du syndicat, à eux seuls. Ces enregistrements ne servent à aucune autre fin : ni à l’entraînement d’un modèle, ni au profilage, ni à la reconnaissance de la voix ou du visage.
• Agendas connectés : éviter de proposer une rencontre à un membre du conseil d’administration au moment où il est occupé. Les autres membres du conseil des syndicats où il siège voient, dans le calendrier du conseil, des blocs « Occupé » sans titre ni détail ; les copropriétaires, les autres syndicats et le personnel du gestionnaire n’en voient rien. Ces plages ne servent à aucune autre fin.
• Prise de rendez-vous : organiser la rencontre qu’une personne externe réserve avec un membre du conseil d’administration, lui en envoyer l’invitation et permettre au conseil de s’y préparer. Le nom, le courriel, le téléphone et le motif sont lus par le conseil d’administration du syndicat, et ne servent à aucune autre fin.
• Démonstration de CondoAide : organiser la démonstration qu’une personne réserve avec l’équipe CondoAide, lui en envoyer l’invitation, et communiquer avec elle par la suite au sujet de CondoAide, ce qu’elle peut faire cesser en tout temps en nous l’écrivant. Lorsque la démonstration est enregistrée avec son consentement, permettre à l’équipe CondoAide de revoir ses questions et ses besoins afin de lui répondre avec justesse ; l’enregistrement ne sert à aucune autre fin et n’est jamais publié. Ces renseignements ne sont lus que par l’équipe CondoAide.
• Calendrier du syndicat : informer chaque personne de la vie de l’immeuble qui la concerne (interruptions, travaux, assemblées, échéances), au niveau qui est le sien ; permettre au conseil d’administration de planifier ses réunions et ses rencontres, d’en fixer la date par un sondage et d’y inviter des personnes externes. Le lien d’abonnement et l’accès d’un appareil servent uniquement à porter ces événements dans l’application d’agenda que la personne choisit ; le journal de synchronisation sert uniquement à afficher la dernière synchronisation et à avertir la personne quand un accès semble utilisé à deux endroits. Ces renseignements ne servent à aucune autre fin.
• Remettre au syndicat, à la demande de la personne propriétaire de son compte, l’archive complète de ses données (registre et documents, copropriétaires et occupants, finances et paiements, demandes et travaux, assemblées et votes, courriel du syndicat et fichiers), dans des formats ouverts ; chaque téléchargement est inscrit au journal du registre du syndicat, avec la date et la personne
• Copier chaque semaine, pour le compte du syndicat et sur l’instruction de son conseil d’administration, l’archive complète de ses données dans l’espace de stockage qu’il a connecté (section 3) ; le courriel du syndicat et les enregistrements n’y sont copiés que si le conseil l’a choisi, et les numéros de compte bancaire n’y figurent qu’en partie

3. Partage des renseignements

Nous ne vendons pas vos renseignements personnels. Nous partageons certains renseignements avec les fournisseurs suivants. Ceux qui agissent en notre nom sont des sous-traitants liés par un contrat de traitement de données ; la description d’un fournisseur qui n’agit pas en notre nom le précise :

• Supabase — Hébergement de la base de données et stockage de fichiers. Catégories : toutes les données de l’application. Localisation : Canada (région ca-central-1, Montréal).
• Vercel — Hébergement de l’application web. Catégories : trafic de l’application, pas de stockage permanent. Localisation : Canada (région Montréal / yul1) — l’exécution de l’application et ses journaux demeurent au Québec. Vercel Inc. est une société américaine ; le traitement est encadré par son entente de traitement des données (DPA).
• Stripe — Traitement des paiements de l’abonnement (cartes de crédit et prélèvements bancaires PAD/ACSS Debit du syndicat à CondoAide). Stripe conserve aussi, pour le compte des syndicats, les mandats et l’historique des prélèvements de charges établis chez Stripe avant que la collecte des charges passe à Zūm Rails. Catégories : nom du payeur, courriel, adresse de facturation, mode de paiement, historique des transactions d’abonnement ; pour ces prélèvements de charges antérieurs, renseignements bancaires des copropriétaires, identifiant technique du compte qui a autorisé le mandat, identifiant de la partie privative et historique des transactions. Localisation : Canada et États-Unis.
• Zūm Rails — Collecte des charges de copropriété par prélèvement préautorisé (PAD) : prélèvement sur le compte du copropriétaire, dépôt dans le portefeuille du syndicat chez Zūm Rails et versement dans le compte bancaire du syndicat, traitement des prélèvements refusés ou retournés et des contestations, et rapprochement des transactions. Catégories : nom et courriel du copropriétaire payeur, adresse de l’immeuble, identifiant technique aléatoire qui le relie au mandat ; nom et adresse du syndicat, courriel de la personne qui lie le compte bancaire du syndicat ; montants, dates, statuts, motifs de refus, identifiants des transactions, libellé du prélèvement sur le relevé bancaire (nom du syndicat) et description des frais saisie par le conseil d’administration. Pour la vérification du syndicat, CondoAide transmet à Zūm Rails, au nom du syndicat, le dossier réuni dans CondoAide (section 1) : nom officiel, NEQ, adresse, date de publication de la déclaration de copropriété, nom déclaré à l’Agence du revenu du Canada, nombre d’employés et téléphone du syndicat, volumes prévus, nom, fonction et courriel des administrateurs et de la personne-ressource (ce courriel peut être une adresse que CondoAide gère pour le syndicat : l’équipe de CondoAide reçoit alors la correspondance de Zūm Rails sur le dossier, la conserve dans son courrier comme tout message reçu, et peut la transmettre, avec ses pièces jointes, au membre du conseil désigné, par Amazon SES à Montréal), réponse du conseil sur les personnes politiquement exposées, entente de services signée par les dirigeants, la pièce d’identité avec photo de la personne signataire, lorsqu’elle l’a téléversée dans CondoAide, et les documents du dossier, dont les relevés bancaires du syndicat, qui peuvent faire voir le nom de copropriétaires et le montant de leurs paiements ; la personne qui signe pour le syndicat fournit elle-même à Zūm Rails, dans son formulaire, ses autres renseignements personnels, et sa pièce d’identité si elle ne l’a pas téléversée dans CondoAide. Le copropriétaire saisit ses coordonnées bancaires directement dans Zūm Connect ; CondoAide ne les reçoit pas. Pour ces coordonnées bancaires, Zūm Rails n’agit pas en notre nom : il les recueille en sa qualité de fournisseur de services de paiement, en est responsable et les conserve, avec les registres de paiement, conformément à ses propres obligations légales, notamment en matière de lutte contre le blanchiment d’argent, et aux règles de Paiements Canada, selon sa propre politique de confidentialité. Le consentement au mandat est recueilli et conservé par CondoAide (section 1). Localisation : Québec (Montréal) ; notre entente écrite interdit tout transfert, stockage ou traitement hors du Québec des renseignements que nous lui transmettons, sans notre accord écrit préalable.
• Zūm Rails, mandat signé sur papier : pour un mandat signé sur papier, le copropriétaire ne passe pas par Zūm Connect : CondoAide transmet à Zūm Rails les numéros d’institution, de transit et de compte qu’il a écrits sur le mandat, sans les enregistrer dans ses systèmes (section 1). Ni la copie numérisée du mandat ni celle du chèque annulé ou de la lettre de l’institution financière ne sont transmises à Zūm Rails.
• Amazon Web Services (Amazon SES) — Envoi des courriels transactionnels du Service (confirmations, avis, rappels) et des courriels d’authentification (confirmation de compte, lien de connexion, réinitialisation de mot de passe). Catégories : adresse courriel et nom du destinataire, objet et contenu du courriel, journaux de livraison (remises, rebonds, plaintes). Localisation : Canada (région ca-central-1, Montréal). Les courriels et leurs journaux de livraison sont traités au Québec. Amazon Web Services, Inc. est une société américaine ; le traitement demeure au Canada et est encadré par l’entente de traitement des données (DPA) d’AWS. Il s’agit du même lien que celui qui existe déjà indirectement, puisque l’infrastructure de Supabase repose elle aussi sur AWS au Canada. Amazon assure aussi la réception des courriels adressés aux boîtes de syndicat, lorsque cette option est active : il reçoit le message, l’analyse à la recherche de pourriel et de maliciel, et le dépose temporairement, au plus 30 jours, dans un espace de stockage chiffré de la même région, avant que nous le versions dans notre propre base au Québec. Amazon transmet aussi à la boîte d’exploitation de CondoAide, dans la même région, les courriels adressés à postmaster@ et à abuse@ d’une adresse de syndicat.
• Brevo — Courriels marketing et gestion de nos listes de contacts (infolettre, liste d’attente pour l’Ontario, communications non essentielles). Sert aussi de relais de secours pour les courriels transactionnels lorsque l’envoi principal échoue. Catégories : adresses courriel, nom, préférences de communication, contenu des courriels. Localisation : Union européenne ; l’entité avec laquelle nous contractons est SIB Inc., aux États-Unis.
• Cloudflare (vérification antirobot Turnstile) — Vérification antirobot des formulaires publics : la connexion, l’inscription, la réinitialisation du mot de passe, le formulaire de contact de CondoAide et celui des pages publiques des syndicats, la demande à un professionnel, les témoignages, l’inscription à l’infolettre et à la liste d’attente pour l’Ontario, le rapport du calculateur du fonds de prévoyance et le lecteur gratuit de la déclaration de copropriété. Le navigateur transmet à Cloudflare des données techniques (adresse IP, caractéristiques du navigateur et de l’appareil, signaux d’interaction) pour distinguer une personne d’un robot ; Cloudflare nous renvoie seulement un jeton de validation. Aucun contenu de formulaire ni aucun document ne lui est transmis. Catégories : adresse IP et données techniques du navigateur. Localisation : réseau mondial de Cloudflare, hors du Québec ; conditions à la section 9.
• Anthropic (assistant IA) — Modèle d’intelligence artificielle qui rédige les réponses de l’assistant IA. Chaque question est envoyée avec les derniers échanges de la conversation, le nom du syndicat, le rôle de la personne dans le syndicat (par exemple « Copropriétaire »), afin qu’il ne lui indique que les écrans auxquels elle a accès, et des extraits des documents du registre du syndicat que la personne peut lire, retrouvés pour la question ; ces extraits ne sont pas caviardés et peuvent nommer des personnes. Catégories : question, conversation, rôle, extraits de documents. Localisation : États-Unis ; conditions à la section 9.
• Anthropic (polices d’assurance du syndicat) — Lecture d’une police d’assurance du syndicat, à la demande. Lorsqu’une personne choisit « Analyser un PDF avec l’IA » pour une police d’assurance du syndicat, les pages du fichier qui portent les conditions particulières et les emplacements assurés (au plus 40, choisies d’après leur texte ; à défaut, les 15 premières pages) et son nom sont envoyés afin d’en extraire les champs du formulaire et le montant d’assurance de chaque immeuble, que la personne vérifie avant d’enregistrer. Les preuves d’assurance des copropriétaires ne lui sont pas envoyées pour être lues : elles sont lues au Québec par notre service d’analyse de documents auto-hébergé (ci-dessous). Catégories : police d’assurance du syndicat, qui peut nommer un administrateur ou un signataire. Localisation : États-Unis ; conditions à la section 9.
• Anthropic (analyse, rédaction et traduction) — Fonctionnalités qu’une personne déclenche elle-même. « Analyser avec l’IA » envoie jusqu’à 8 000 caractères du texte d’un document du registre, ou les données d’un document produit dans l’application, sans caviardage ; « Générer avec l’IA » et « Améliorer avec l’IA » envoient le nom du syndicat, la consigne choisie et le texte déjà saisi ; les boutons de traduction envoient le texte à traduire (annonce, message, question de sondage et ses choix, obligation, entente d’accès, document du syndicat ou carte du tableau de bord). Pour une communication envoyée avec « Notifier et suivre la lecture », dont le contenu reste dans CondoAide, seules les questions de sondage et leurs choix peuvent être traduits par IA, et l’écran de rédaction l’indique à côté du bouton ; la traduction du message et la rédaction par IA n’y sont pas offertes. Elles le sont lorsque le contenu complet est envoyé par courriel. Ces textes peuvent nommer des personnes. Catégories : textes et documents du registre, qui peuvent nommer des personnes. Localisation : États-Unis ; conditions à la section 9.
• Anthropic (lecture de la déclaration de copropriété) — Lecture de secours de la déclaration de copropriété (section 1), lorsque ses règles ne suffisent pas à lire un élément : le texte de pages ciblées (au plus 8 par envoi, 12 pour le tableau des fractions), dont l’application retire les noms de personnes qu’elle détecte avant l’envoi ; les pages qu’elle reconnaît comme le préambule, la comparution devant le notaire, les signatures, les interventions ou un acte modificatif ne sont pas envoyées, et un envoi où il reste un nom apparent est annulé. L’envoi n’exige aucun geste de l’utilisateur : il a lieu pendant la lecture que le conseil d’administration ou notre équipe de soutien a demandée. Le journal de chaque envoi ne contient que le modèle utilisé, les éléments demandés, les pages envoyées et le nombre de noms retirés, jamais le texte ; seuls les passages caviardés qui appuient une valeur proposée sont conservés avec la proposition. Lecture de l’image du tableau des fractions, lorsque nos règles ne parviennent pas à le lire : à la demande d’une personne autorisée du conseil d’administration, qui voit l’image exacte avant de l’envoyer, l’image d’une page du tableau, recadrée au Québec sur la seule région du tableau, en niveaux de gris, réduite et sans métadonnées (une page par envoi, au plus 4 par lecture) ; l’envoi est annulé si notre lecture de l’image y trouve un nom de personne, mais l’image peut montrer un nom, un paraphe ou une signature que cette lecture n’a pas reconnus. Cet envoi exige toujours le geste de cette personne : ni la lecture demandée par notre équipe de soutien ni l’outil public gratuit ne le font. Le journal de chaque envoi ne contient que la page, la région découpée, la taille de l’image et le modèle utilisé, jamais l’image, que CondoAide ne conserve nulle part. Catégories : texte de pages de la déclaration, noms de personnes retirés de ce texte ; image recadrée d’une page du tableau des fractions, qui peut montrer un nom, un paraphe ou une signature. Localisation : États-Unis ; conditions à la section 9.
• Anthropic (brouillons de réponse du soutien) — Lorsque l’équipe de CondoAide prépare la réponse à un signalement reçu au soutien, son assistant (Claude, d’Anthropic) peut lire l’objet et le texte du signalement et les messages de son fil, y compris les notes internes de l’équipe, ainsi que l’avis que la personne a donné sur la réponse et son commentaire, pour proposer un brouillon. Il ne reçoit ni le nom du syndicat, ni l’identité des auteurs des messages, ni les renseignements techniques joints au signalement (pages, navigateur, enregistrement de session) ; le texte peut toutefois nommer des personnes. Le brouillon est conservé dans CondoAide, et une personne de l’équipe le relit et l’envoie elle-même. Catégories : texte du signalement et des messages, qui peut nommer des personnes ; avis sur la réponse et commentaire. Localisation : États-Unis ; conditions à la section 9.
• Anthropic (lecture de la plaque d’un chauffe-eau) — Lorsqu’un membre du conseil d’administration importe les chauffe-eau de l’immeuble à partir de photos de leur plaque signalétique, ou qu’une personne joint la photo de la plaque du chauffe-eau d’une partie privative (section 1), chaque photo, réduite et sans ses métadonnées, est envoyée seule, sans le nom du fichier, le numéro de la partie privative, le nom du syndicat ni celui d’une personne, afin d’en lire la marque, le modèle, le numéro de série, la date de fabrication, la capacité et la source d’énergie. Le résultat n’est conservé que si la personne l’enregistre après l’avoir vérifié. Le journal de chaque lecture ne contient que le modèle utilisé, la durée, le nombre de jetons et, en cas d’échec, la nature de l’erreur, jamais l’image ni les valeurs lues. Catégories : photo de la plaque d’un appareil situé dans une partie privative, qui peut montrer une partie de son intérieur. Localisation : États-Unis ; conditions à la section 9.
• OVHcloud (vectorisation de documents auto-hébergée) — Hébergement de notre modèle de vectorisation (bge-m3) auto-hébergé : le texte des documents du registre, à tous les niveaux d’accès, est converti en vecteurs numériques pour permettre la recherche autorisée. L’accès demeure régi par le niveau du document source; l’assistant IA recherche uniquement les documents en accès « tous les copropriétaires ». Catégories : texte extrait des documents du registre. Localisation : Canada (Beauharnois, Québec). Logiciel auto-hébergé; aucune donnée ne quitte le Québec et le sous-traitant opérationnel est OVHcloud.
• OVHcloud (analyse de documents auto-hébergée) — Hébergement de notre service d’analyse de documents auto-hébergé : il lit les fichiers PDF qu’une personne autorisée importe, et les images numérisées d’une facture par reconnaissance optique de caractères (carnet d’entretien, étude du fonds de prévoyance, relevé de compte bancaire du syndicat, facture d’un fournisseur jointe à un dossier de travaux et déclaration de copropriété du syndicat) pour en extraire les tâches, les données de l’étude, les transactions ou les données de la facture que la personne vérifie avant de les retenir. Le fichier est lu pendant l’analyse puis écarté par ce service; seules les données que la personne retient sont enregistrées dans l’application. Il lit aussi chaque preuve d’assurance déposée pour une unité, par le copropriétaire ou par le conseil, ou importée en lot, y compris une photo, afin d’en extraire l’assureur, le numéro de police, les dates de couverture et les montants de garantie, que le conseil vérifie ; le fichier lui est transmis sans son nom, et le texte lu n’est pas conservé. Pour la déclaration de copropriété, lue à la demande du conseil d’administration, le texte des pages est conservé dans l’application le temps de la lecture, puis détruit ; seule la proposition qui en résulte, dont les noms de personnes sont retirés, demeure tant que le document est au registre (section 5). Pour un mandat de prélèvement signé sur papier, il lit aussi les numéros d’institution, de transit et de compte imprimés au bas du chèque annulé, qu’il propose à la personne qui enregistre le mandat, laquelle les compare avec le chèque et les confirme ; le fichier lui est transmis sans son nom, et les numéros lus ne sont pas conservés. Catégories : contenu des documents importés, dont, pour un relevé bancaire, les dates, montants et libellés des transactions, qui peuvent nommer un copropriétaire, un fournisseur ou un autre bénéficiaire, et, pour une facture, sa date, son numéro, le nom et les coordonnées du fournisseur, ses numéros d’inscription à la TPS et à la TVQ et les montants facturés, et, pour une preuve d’assurance, le nom et l’adresse de l’assuré, l’assureur, le numéro de police, les dates et les garanties, et, pour un chèque annulé, le nom et l’adresse qui y sont imprimés et les numéros d’institution, de transit et de compte. Localisation : Canada (Beauharnois, Québec). Logiciel auto-hébergé; le sous-traitant opérationnel est OVHcloud.
• OVHcloud (antivirus auto-hébergé) — Hébergement de notre antivirus auto-hébergé (ClamAV), qui analyse chaque pièce jointe d’un courriel importé dans la boîte du syndicat depuis son ancienne adresse avant qu’elle puisse être ouverte. Le fichier est lu pendant l’analyse puis écarté par ce service ; seul le résultat (sain, infecté avec le nom de la signature détectée, ou impossible à analyser) est enregistré dans l’application. Catégories : contenu des pièces jointes des courriels importés, qui peut contenir tout renseignement qu’un correspondant y a mis. Localisation : Canada (Beauharnois, Québec). Logiciel auto-hébergé; le sous-traitant opérationnel est OVHcloud.
• OVHcloud (OpenReplay auto-hébergé) — Hébergement de notre installation OpenReplay : télémétrie produit + enregistrement de session pour le soutien technique. Catégories : identifiant utilisateur pseudonymisé, événements d’interaction (pages consultées, fonctionnalités utilisées), métadonnées techniques (navigateur, OS), reconstitution visuelle de la navigation avec masquage automatique des champs et des écrans sensibles. Localisation : Canada (Montréal, Québec). Logiciel auto-hébergé — OpenReplay Inc. n’est pas sous-traitant ; le sous-traitant opérationnel est OVHcloud (hébergement et stockage).
• OVHcloud (GlitchTip auto-hébergé) — Hébergement de notre installation GlitchTip : suivi des erreurs et exceptions applicatives et journalisation. Catégories : trace d’exception, messages de journal applicatif, identifiant utilisateur pseudonymisé, URL de la page où l’erreur s’est produite, métadonnées techniques. Le contenu des requêtes (corps de formulaire, en-têtes d’authentification, témoins) est automatiquement supprimé avant l’enregistrement. Localisation : Canada (Montréal, Québec). Logiciel auto-hébergé — l’équipe GlitchTip n’est pas sous-traitante ; le sous-traitant opérationnel est OVHcloud.
• OVHcloud (Plausible auto-hébergé) — Hébergement de notre installation Plausible : analytique web agrégée sans témoins (nombre de visiteurs, pages consultées, sources de trafic, ville et pays) sur les pages publiques du site. Aucun renseignement personnel direct n’est capté : pas de témoins, pas d’identifiant persistant de visiteur, pas d’empreinte d’appareil. L’adresse IP est utilisée momentanément pour déterminer la ville puis immédiatement supprimée ; elle n’est jamais conservée. Les statistiques sont agrégées. Localisation : Canada (Montréal, Québec). Logiciel auto-hébergé — le sous-traitant opérationnel est OVHcloud.
• OVHcloud (serveur de visioconférence auto-hébergé) — Hébergement de notre serveur de visioconférence (LiveKit), qui relaie l’audio et la vidéo des séances d’assemblée, des réunions du conseil d’administration et des réunions tenues en ligne dans CondoAide. Une séance ou une réunion n’est enregistrée que si le conseil d’administration l’a décidé pour celle-ci, et seules les personnes qui y consentent sont enregistrées, chacune sur ses propres pistes : leur voix et, lorsque le forfait du syndicat le prévoit, leur image et leur écran partagé ; une personne qui refuse n’est dans aucun fichier (section 1). Dans une réunion tenue en ligne, il relaie aussi les messages du clavardage de la réunion, en temps réel et sans les conserver. Catégories : image et voix des participants pendant la séance, nom affiché, horodatage des connexions, messages du clavardage d’une réunion, pendant leur transit ; pour une séance enregistrée, voix et, le cas échéant, image et écran partagé des personnes qui y ont consenti. Localisation : Canada (Beauharnois, Québec). Logiciel auto-hébergé - LiveKit Inc. n’est pas sous-traitante ; le sous-traitant opérationnel est OVHcloud.
• OVHcloud (enregistrement, transcription et résumé des séances, auto-hébergés) — Hébergement, sur le même serveur que la visioconférence, de l’enregistrement des séances et des réunions, de leur transcription et de leur résumé facultatif. Après la séance, les pistes des personnes qui ont consenti sont réunies en un seul fichier d’écoute, puis transcrites par un modèle de reconnaissance de la parole (Whisper) que nous exploitons nous-mêmes ; chaque passage est attribué à la personne connectée dont il provient, jamais par la reconnaissance de sa voix. Aucune empreinte vocale n’est calculée ni conservée. Les pistes d’image et d’écran ne sont jamais analysées (ni reconnaissance, ni détection, ni extraction de leur contenu) : elles sont seulement réencodées, c’est-à-dire décodées puis compressées de nouveau, pour permettre de se déplacer à tout moment de la lecture, et coupées avant un vote secret ou après un retrait de consentement. Lorsque le syndicat a choisi les résumés produits par l’intelligence artificielle, un modèle de langue à poids ouverts que nous exploitons sur ce même serveur rédige un résumé de chaque point d’une séance d’assemblée ou d’une réunion du conseil d’administration, ou un résumé d’une réunion tenue dans CondoAide, à partir des seules paroles des personnes qui l’ont accepté séparément ; le micro d’une salle n’y sert jamais, et seuls les totaux d’un vote lui sont fournis. Seuls le conseil d’administration et, s’il y en a un, le gestionnaire du syndicat lisent ces résumés ; ils revoient celui d’une séance avant de s’en servir dans le procès-verbal. Catégories : voix et, le cas échéant, image et écran partagé des personnes qui ont consenti, texte de ce qu’elles ont dit, nom affiché, résumé. Localisation : Canada (Beauharnois, Québec). Logiciel auto-hébergé - aucune donnée ne quitte le Québec.
• OVHcloud Object Storage (fichiers des enregistrements) — Conservation des fichiers audio et, le cas échéant, vidéo (image et écran partagé) des séances et des réunions enregistrées, dans des espaces de stockage privés. Un fichier n’est lu que par un lien de courte durée, émis après la vérification que la personne peut l’écouter, et chaque écoute est consignée (une ligne chaque fois qu’une personne lance l’écoute depuis la page, même si l’écoute reprend plusieurs fois). Les fichiers sont détruits selon les délais de la section 5 et ne sont pas copiés dans nos sauvegardes. Catégories : voix et, le cas échéant, image et écran partagé des personnes qui ont consenti à l’enregistrement. Localisation : Canada (Beauharnois, Québec).
• Expo, avec Apple et Google (notifications de l’application mobile) — Acheminement des notifications de l’application mobile, si vous les avez autorisées. Expo (650 Industries, Inc.) reçoit le jeton de votre téléphone et l’avis, puis le remet au service de notification d’Apple (Apple Push Notification service) ou de Google (Firebase Cloud Messaging), selon le téléphone ; Apple et Google interviennent comme sous-traitants d’Expo pour cette remise. L’avis n’est pas chiffré de bout en bout : Expo, Apple et Google peuvent le lire. C’est pourquoi il ne contient qu’un texte générique (par exemple « Nouveau message dans votre syndicat ») et trois identifiants techniques : la catégorie de l’avis, l’identifiant du syndicat et celui de l’élément visé. Il ne contient jamais de nom, d’adresse courriel, de montant, de vote, d’objet de demande ni de contenu de message, et une demande d’accès ou de rectification de renseignements personnels y est désignée comme toute autre demande. Catégories : jeton du téléphone, avis générique et identifiants techniques. Localisation : États-Unis ; conditions à la section 9.
• Google (agendas Google connectés) — Seulement si un membre du conseil d’administration ou une personne du personnel d’un gestionnaire connecte son propre agenda Google (section 1) : CondoAide interroge Google, au nom de cette personne et avec son autorisation, pour connaître les plages où elle est occupée. Google reçoit le jeton d’autorisation, l’identifiant des agendas que la personne a choisis et la période à vérifier (au plus les 90 prochains jours) ; il ne reçoit rien au sujet d’une autre personne. Les autorisations demandées se limitent à la lecture des plages occupées et de la liste des agendas. Google n’agit pas en notre nom : c’est le fournisseur que la personne a choisi pour son propre agenda, et il traite ces renseignements comme responsable indépendant, selon ses propres conditions et sa propre politique de confidentialité ; aucun contrat de traitement de données ne le lie à CondoAide. Les conditions d’utilisation de ses API encadrent ce que CondoAide fait des renseignements qu’il lui transmet. Catégories : adresse courriel du compte Google, identifiants des agendas, plages occupées. Localisation : États-Unis. Entreprise établie aux États-Unis.
• Microsoft (agendas Outlook et Microsoft 365 connectés) — Seulement si un membre du conseil d’administration ou une personne du personnel d’un gestionnaire connecte son propre agenda Microsoft (section 1) : CondoAide interroge Microsoft, au nom de cette personne et avec son autorisation, pour connaître les plages où elle est occupée. Microsoft n’offre pas d’autorisation limitée aux plages occupées : l’autorisation demandée permet de lire les événements sans leur description ni leurs pièces jointes, et chaque demande ne réclame que le début, la fin et l’état de chaque événement (occupé, provisoire, journée entière) ; le titre, le lieu et les participants ne sont jamais transmis à CondoAide. Microsoft reçoit le jeton d’autorisation, l’identifiant des agendas choisis et la période à vérifier (au plus les 90 prochains jours) ; il ne reçoit rien au sujet d’une autre personne. Microsoft n’agit pas en notre nom : c’est le fournisseur que la personne a choisi pour son propre agenda, et il traite ces renseignements comme responsable indépendant, selon ses propres conditions et sa propre politique de confidentialité ; aucun contrat de traitement de données ne le lie à CondoAide. Les conditions d’utilisation de ses API encadrent ce que CondoAide fait des renseignements qu’il lui transmet. Catégories : adresse courriel du compte Microsoft, identifiants des agendas, plages occupées. Localisation : hors du Québec, aux États-Unis ou dans une autre région de Microsoft selon le compte de la personne. Entreprise établie aux États-Unis.
• Fournisseur de l’assistant que vous connectez (connecteur MCP) — Seulement si un membre du conseil d’administration ou un gestionnaire connecte son propre assistant d’intelligence artificielle à CondoAide (section 1) : l’assistant reçoit, à la demande de cette personne, ce qu’elle peut déjà lire dans l’application, selon les mêmes permissions, et ce qu’elle lui fait importer. Ce fournisseur (par exemple Anthropic pour Claude ou OpenAI pour ChatGPT) n’agit pas en notre nom : c’est la personne qui l’a choisi, et il traite ces renseignements comme responsable indépendant, selon ses propres conditions et sa propre politique de confidentialité ; aucun contrat de traitement de données ne le lie à CondoAide pour ce connecteur. Catégories : selon les outils utilisés, renseignements sur le syndicat, les parties privatives, les membres (nom, adresse courriel, rôle), les finances et le registre. Localisation : celle du fournisseur choisi, souvent les États-Unis.
• iDrive e2 (sauvegardes hors site) — Conservation de nos sauvegardes : copie de la base de données toutes les quatre heures et copie quotidienne des fichiers téléversés (documents du registre, pièces jointes). Les sauvegardes conservent les renseignements confiés au Service. Les index de recherche vectorielle et leur file de traitement ne sont pas copiés, puisqu’ils sont recréés à partir des fichiers source après une restauration. Catégories : toutes les catégories décrites ci-dessus. Rétention : 30 jours. Localisation : Canada (Montréal, Québec).
• OVHcloud (copie secondaire des sauvegardes) — Deuxième copie des mêmes sauvegardes, synchronisée une fois par jour depuis iDrive e2, afin que la défaillance d’un seul fournisseur ne fasse pas disparaître les sauvegardes. Catégories et rétention identiques à celles d’iDrive e2. Localisation : Canada (Beauharnois, Québec).
• OVHcloud (production des sauvegardes) — Hébergement de la tâche qui produit nos sauvegardes : toutes les quatre heures, elle lit la base de données et en chiffre la copie sur ce serveur avant de la transmettre à iDrive e2; une fois par jour, elle copie les fichiers téléversés vers iDrive e2, puis synchronise la copie secondaire. Les données ne font que transiter par ce serveur pendant chaque copie; aucune sauvegarde n’y est conservée. Catégories : toutes les catégories décrites ci-dessus. Localisation : Canada (Beauharnois, Québec). Logiciel auto-hébergé; le sous-traitant opérationnel est OVHcloud.
• VériBât, un autre service de Solutions Nicvi inc. VériBât est exploité par la même entreprise que CondoAide : ce n’est pas un sous-traitant, et les renseignements qui lui sont transmis ne quittent pas l’entreprise. Il ne s’en sert que pour répondre à la vérification demandée par CondoAide, jamais pour ses autres activités. Vérification du numéro de licence de la Régie du bâtiment du Québec d’un entrepreneur auprès du registre public de la Régie, lorsqu’un copropriétaire le désigne dans une demande d’autorisation de travaux ou que le conseil d’administration l’inscrit parmi ses prestataires, puis tous les deux jours environ pour les prestataires du syndicat. Catégories : le numéro de licence, ou le texte tapé pour le trouver (un début de numéro ou le nom d’une entreprise, qui peut être celui d’une personne en affaires) ; aucun autre renseignement n’est transmis. VériBât renvoie au plus dix inscriptions du registre public (numéro, nom du titulaire et autres noms, municipalité, état de la licence), jamais de coordonnées. Pour une licence, il renvoie aussi ce que trois registres publics de Données Québec publient sur son titulaire (RENA, sanctions administratives pécuniaires en environnement, contrats publics du SEAO) ; CondoAide n’en conserve que l’état, les dates et les totaux, jamais les noms. VériBât ne conserve pas ce texte ; il ne conserve le numéro que dans le journal d’une vérification qui a échoué. Localisation : Canada (région Montréal / yul1).
• Analytique web agrégée — sans témoins. Pour mesurer le trafic global sur nos pages publiques (nombre de visiteurs, pages les plus consultées, sources de trafic, répartition par ville et par pays), nous utilisons une installation Plausible auto-hébergée sur la même infrastructure OVHcloud à Montréal. Plausible ne dépose aucun témoin sur votre appareil, ne stocke aucun identifiant persistant, et ne capte aucun renseignement personnel direct. L’adresse IP est utilisée momentanément pour déterminer la ville puis immédiatement supprimée ; elle n’est jamais conservée. Les statistiques sont agrégées et ne sont pas liées à un visiteur identifiable. Cette mesure agrégée fonctionne pour tous les visiteurs (acceptation ou refus de la bannière de témoins sans effet), car aucun renseignement personnel n’est en jeu. Rétention : 24 mois.
• Cette liste est mise à jour lorsque nous ajoutons ou retirons un sous-traitant. Les changements importants seront communiqués via cette politique et par courriel.
• Membres de votre syndicat et gestionnaire mandaté : selon les permissions configurées dans votre compte, certains renseignements peuvent être visibles à d’autres membres de votre syndicat (par exemple, votre nom et votre statut de paiement peuvent être visibles aux administrateurs et au trésorier). Lorsque votre syndicat confie sa gestion à une entreprise de gestion et l’ajoute à son compte comme gestionnaire, cette personne a accès, pour l’exécution de son mandat, aux renseignements financiers du syndicat : budgets, écritures comptables, cotisations, renseignements de paiement des copropriétaires (mandats de prélèvement, historique des paiements, arrérages) et coordonnées de paiement des fournisseurs. Le gestionnaire ne peut pas adopter un budget, décider d’une cotisation spéciale ni approuver seul un paiement au-dessus du seuil fixé par le conseil d’administration.
• Autorités légales : nous pouvons divulguer vos renseignements personnels si requis par la loi, par une ordonnance d’un tribunal, ou pour protéger nos droits, votre sécurité, ou celle d’autrui.
• Assureur et intervenants en cas d’incident : nous détenons une assurance de responsabilité civile professionnelle et cyber auprès de CFC Underwriting Limited, pour le compte de souscripteurs du Lloyd’s. En cas d’incident de confidentialité seulement, des renseignements vous concernant peuvent être communiqués à l’assureur et aux fournisseurs de son groupe agréé d’intervention (CFC Response), aux fins de l’enquête technique, de la défense juridique, des communications de crise et de la préparation des avis exigés par la loi. Ces intervenants agissent sur mandat et sont tenus à la confidentialité. Ils opèrent depuis les États-Unis et le Royaume-Uni ; voir la section 9. Aucun renseignement ne leur est communiqué en dehors d’un incident.
• Transaction commerciale : si une autre entreprise acquiert ou envisage d’acquérir nos activités ou nos actifs, ou si nous faisons l’objet d’une réorganisation ou d’un financement, il se pourrait que nous devions partager vos renseignements avec les autres parties concernées. Bien que peu probable, nous devons vous le mentionner.
• Microsoft (OneDrive connecté par un syndicat pour la copie de ses archives) — Seulement si le conseil d’administration d’un syndicat décide de recevoir chaque semaine, dans un compte OneDrive qu’il connecte lui-même, la copie complète des archives du syndicat (section 1) : CondoAide écrit alors dans ce compte, pour le compte du syndicat et avec l’autorisation que la personne propriétaire du compte a donnée à Microsoft, et uniquement dans un dossier réservé à l’application (autorisation « Files.ReadWrite.AppFolder ») ; elle ne lit et ne modifie aucun autre fichier du compte. Catégories : tout ce que contient l’archive du syndicat (registre et documents, copropriétaires et occupants avec leurs coordonnées, finances et paiements avec les numéros de compte bancaire masqués, demandes et travaux, assemblées et votes), plus le courriel du syndicat et les enregistrements si le conseil les a inclus. Microsoft n’agit pas en notre nom : c’est le fournisseur que le syndicat a choisi pour conserver sa propre copie, et cette copie est sous la responsabilité du syndicat. Localisation : décidée par Microsoft selon le compte connecté, possiblement à l’extérieur du Québec (section 9). Ce flux n’a lieu que tant que le compte est connecté ; les copies déjà envoyées restent dans le compte après la déconnexion.
• Microsoft (compte connecté pour importer l’historique du courriel du syndicat) — Seulement si un membre du conseil d’administration connecte le compte Microsoft de l’ancienne adresse du syndicat pour en importer le courriel (section 1) : CondoAide interroge alors Microsoft, avec l’autorisation que cette personne donne à Microsoft (« Mail.Read », lecture seule du courriel, et « User.Read », lecture du profil de base du compte), pour lister les dossiers du compte et télécharger les courriels des 36 derniers mois dans les dossiers choisis. Microsoft n’offre pas d’autorisation limitée à certains dossiers : « Mail.Read » permet de lire tout le courriel du compte, mais CondoAide ne demande que la liste des dossiers et les courriels des dossiers choisis. Microsoft reçoit le jeton d’autorisation, les identifiants des dossiers et des courriels demandés et la date à partir de laquelle chercher ; CondoAide ne lui transmet rien d’autre. Microsoft n’agit pas en notre nom : c’est le fournisseur que le syndicat a choisi pour son ancienne adresse, et qui détient déjà ces courriels, selon les conditions qui le lient au syndicat ; aucun contrat de traitement de données ne le lie à CondoAide. Catégories : adresse courriel et type du compte Microsoft, identifiants des dossiers et des courriels. Localisation : décidée par Microsoft selon le compte connecté, possiblement à l’extérieur du Québec (section 9). Entreprise établie aux États-Unis. Ce flux n’a lieu que pendant l’importation.

4. Sécurité des données

Nous prenons la sécurité de vos données au sérieux :

• Chiffrement en transit : TLS 1.3 entre votre navigateur et nos serveurs
• Chiffrement au repos : AES-256 sur la base de données, les sauvegardes et les fichiers stockés
• Mots de passe : hachés avec bcrypt (jamais stockés en clair, jamais réversibles)
• Jetons d’authentification : signés cryptographiquement avec ECDSA sur courbe P-256 (ES256) ; la clé de signature n’est jamais partagée avec les services qui vérifient les jetons
• Authentification : authentification sécurisée, avec un deuxième facteur au choix : une application d’authentification ou une clé d’appareil (Touch ID, Face ID, clé de sécurité), et des codes de récupération à usage unique si vous perdez votre appareil
• Hébergement au Québec : application servie par Vercel (région Montréal / yul1) ; base de données et fichiers stockés par Supabase (région ca-central-1 / Montréal). Vos données de copropriété sont hébergées au Canada. Certaines sont transmises hors du Canada, notamment pour le paiement de l’abonnement et pour les fonctionnalités d’intelligence artificielle ; ces cas sont décrits à la section 9. La visioconférence des séances et des réunions passe par notre propre serveur, chez OVHcloud à Beauharnois (Québec), et non par un service de visioconférence externe.
• Contrôles d’accès : permissions strictes basées sur les rôles, journalisation de toutes les actions sensibles
• Sauvegardes au Québec : instantanés quotidiens de la base de données chez Supabase ; sauvegardes additionnelles chiffrées, dont une copie de la base de données toutes les 4 heures, conservées chez deux fournisseurs distincts au Québec (Montréal et Beauharnois), rétention de 30 jours
• Tokenisation : les numéros de carte de crédit et de compte bancaire ne sont jamais enregistrés en clair dans nos bases de données. Ceux de l’abonnement sont tokenisés par Stripe (certifié PCI DSS niveau 1 pour les données de carte) ; ceux des copropriétaires sont saisis directement dans Zūm Connect, chez Zūm Rails. Seule exception : la copie numérisée d’un mandat signé sur papier, qui porte ces numéros de la main du copropriétaire ; elle est conservée dans un espace de stockage privé au Québec (section 1).
• Sous-traitants certifiés : Supabase, Vercel et Amazon Web Services sont certifiés SOC 2 Type 2 ; Stripe est certifié SOC 2 Type 2 et PCI DSS niveau 1
• Nous nous engageons à un test annuel d’intrusion (« pentest ») par un tiers indépendant.

5. Conservation des données

Nous conservons vos renseignements aussi longtemps que votre compte est actif ou selon les exigences légales. Délais de conservation spécifiques :

• Données générales du compte personnel et du compte d’un syndicat — Le compte personnel (connexion et profil) est supprimé dès que vous le supprimez, sauf obligation légale contraire ; le compte d’un syndicat, 90 jours après sa fermeture. Des copies chiffrées peuvent subsister dans nos sauvegardes jusqu’à 30 jours. Les étapes et le détail de ce qui est conservé sont à la page Suppression de compte.
• Preuve d’acceptation des conditions — Conservée tant que votre compte personnel existe et supprimée avec lui. La suppression d’un syndicat retire seulement le lien vers ce syndicat ; la date, la version et le contexte de votre acceptation sont conservés avec votre compte.
• Copropriété de démonstration et tout ce que vous y inscrivez — Détruite, avec les renseignements et les fichiers que vous y avez inscrits ou téléversés, dès que vous la réinitialisez ou la supprimez, ou 30 jours après la dernière activité dans la démonstration, selon la première éventualité. Compte comme activité l’ouverture de son tableau de bord dans une nouvelle session de navigation, ou une action enregistrée dans la démonstration. La date prévue est affichée dans la bannière de la démonstration. Des copies résiduelles chiffrées peuvent persister dans les sauvegardes pendant une période additionnelle maximale de 30 jours avant leur rotation et leur destruction.
• Compteurs d’utilisation quotidienne d’une démonstration — Le nombre de requêtes d’intelligence artificielle et de créations de démonstration que vous faites chaque jour, conservé pour appliquer les plafonds quotidiens de la démonstration, est détruit 7 jours après le jour compté.
• Documents de copropriété (registres, carnet, attestations) — Selon les délais prescrits par la Loi visant principalement l’encadrement des inspections en bâtiment et de la copropriété divise (L.Q. 2019, chapitre 28, « Loi 16 ») et le Code civil du Québec.
• Lecture de la déclaration de copropriété (texte des pages, proposition, décisions du conseil) — Le texte des pages est détruit dès que la lecture se termine. La proposition qui en résulte (les valeurs lues, avec la page et le passage cités, dont les noms de personnes sont retirés) est conservée tant que la déclaration demeure au registre du syndicat ; elle est détruite lorsque le document est mis à la corbeille ou supprimé, et lorsqu’une nouvelle lecture du même document la remplace, sauf si une décision du conseil la cite. Les décisions du conseil (correction appliquée ou écartée, passage cité, personne qui a décidé) sont conservées aussi longtemps que le dossier du syndicat existe et détruites avec lui ; l’identifiant de la personne est retiré lorsque son compte est supprimé. L’image recadrée d’une page du tableau des fractions, envoyée à Anthropic à la demande du conseil, n’est conservée ni par CondoAide ni par notre service d’analyse : elle est produite pour l’envoi et détruite dès qu’il se termine, et le journal de l’envoi n’en garde que la page, la région, la taille et le modèle utilisé. Des copies résiduelles chiffrées peuvent persister dans les sauvegardes pendant une période additionnelle maximale de 30 jours avant leur rotation et leur destruction.
• Lecteur gratuit de la déclaration de copropriété (fichier déposé, texte des pages, résultat) — Le texte des pages est détruit dès que la lecture se termine. Le fichier déposé et le résultat sont supprimés 24 heures après le dépôt, ou dès que la personne choisit « Supprimer maintenant ». Un fichier refusé (trop volumineux, illisible, de plus de 100 pages) est supprimé aussitôt. Rien n’est indexé ni réutilisé. Lorsque la personne classe la lecture au registre d’un syndicat qu’elle crée, la copie de l’outil est supprimée au transfert ou, au plus tard, à l’expiration de la lecture ; le document classé suit ensuite les durées de conservation des documents du registre.
• PDF agrégé temporaire d’un import de preuves d’assurance — Jusqu’à la réussite ou à l’échec terminal de l’import, son annulation ou son remplacement, ou pendant trois heures au maximum, selon la première éventualité. Le fichier agrégé et son texte extrait sont alors supprimés des systèmes en production. Des copies résiduelles chiffrées peuvent persister dans les sauvegardes pendant une période additionnelle maximale de 30 jours avant leur rotation et leur destruction.
• Preuves d’assurance habitation des copropriétaires (certificat, assureur, numéro de police, dates et montants de couverture) — Trois ans après la fin de la couverture que la preuve atteste, soit le délai pendant lequel un recours lié à un sinistre survenu pendant cette couverture peut encore être exercé (art. 2925 C.c.Q.). Tant que la fin de la couverture n’a pas été confirmée par le conseil d’administration, le délai court à compter du dépôt de la preuve.
• Dossiers de sinistre (description, parties privatives touchées, suivi, liens vers les documents, travaux et transactions, réclamations adressées à un copropriétaire) — Cinq ans après la date du sinistre ou trois ans après sa résolution, selon la date la plus tardive ; lorsque le dossier a été modifié après sa résolution, les trois ans courent à compter de sa dernière modification. Le sinistre doit figurer pendant cinq ans à l’attestation du syndicat (Décret 991-2025, art. 10), et ce délai couvre la prescription de trois ans des recours qui peuvent en découler (arts. 2925 et 2926 C.c.Q.). Un dossier supprimé par le conseil est détruit 90 jours après sa suppression, quel que soit son état. Hors ce cas, un dossier encore ouvert, ou visé par une réclamation à un copropriétaire qui n’est pas réglée, n’est jamais détruit. Les documents liés suivent le délai de leur propre catégorie et les transactions de charges sont conservées 7 ans ; à la destruction du dossier, le titre du sinistre est retiré de la description des frais de réclamation facturés. Une tâche planifiée assure la destruction chaque nuit. Des copies résiduelles chiffrées peuvent persister dans les sauvegardes pendant une période additionnelle maximale de 30 jours avant leur rotation et leur destruction.
• Mandat PAD pour le paiement de l’abonnement (métadonnées chez nous ; document signé conservé par Stripe pour notre compte) — 7 ans après la résiliation du mandat, y compris la preuve de l’autorisation d’un changement de forfait et de la renonciation au préavis qui l’accompagne, à des fins fiscales, comptables et de conformité légale, notamment à la Règle H1 de Paiements Canada.
• Données de transaction d’abonnement (paiements à CondoAide) — 7 ans à des fins fiscales, comptables et de conformité réglementaire.
• Mandat PAD de collecte des charges des copropriétaires (Service de paiement : preuve de l’acceptation du mandat et métadonnées chez nous ; pour un mandat établi chez Stripe avant le passage à Zūm Rails, document signé conservé par Stripe pour le compte du syndicat) — 7 ans après la résiliation du mandat, y compris l’identité de la personne qui l’a autorisé et le fait qu’elle était ou non copropriétaire à cette date, à des fins fiscales, comptables et de conformité légale. Zūm Rails conserve les coordonnées bancaires et les registres de paiement qu’il recueille lui-même, à titre de responsable distinct, pendant la durée qu’exigent ses propres obligations légales (notamment la lutte contre le blanchiment d’argent et la Règle H1 de Paiements Canada), selon sa propre politique de confidentialité.
• Copie numérisée du mandat signé sur papier et du chèque annulé ou de la lettre de l’institution financière, et quatre derniers chiffres du compte — 7 ans après la résiliation du mandat, comme le mandat lui-même. Les numéros complets saisis à partir du mandat ne sont pas enregistrés dans nos systèmes ; seules les copies numérisées du mandat et du chèque annulé ou de la lettre les portent. Ils sont transmis à Zūm Rails et ne sont enregistrés nulle part ailleurs. Si l’enregistrement d’un mandat papier n’aboutit pas, ces copies numérisées sont détruites automatiquement dans les deux jours, et l’utilisateur créé chez Zūm Rails avec ces numéros y est supprimé.
• Dossier de vérification du syndicat pour Zūm Rails — Le spécimen de chèque ou la lettre de l’institution financière, les relevés bancaires et la preuve d’adresse sont détruits 90 jours après la décision de Zūm Rails d’approuver ou de refuser le syndicat, ou 90 jours après la dernière activité au dossier lorsque Zūm Rails n’a rendu aucune décision ; aucun document n’est détruit pendant que Zūm Rails examine le dossier. Tout document remplacé, quel qu’il soit, est détruit 30 jours après son remplacement, et un téléversement inachevé après 24 heures. De ces documents détruits, nous ne gardons que leur type, leurs dates, leur empreinte numérique et le résultat de leur vérification. Par exception, la pièce d’identité de la personne signataire est détruite 24 heures après sa transmission à Zūm Rails et au plus tard 30 jours après son téléversement ; elle l’est aussi dès qu’elle est remplacée, ou dès que cette personne n’est plus la personne-ressource et signataire du syndicat. Elle n’est jamais copiée dans nos sauvegardes. Nous n’en gardons que son nombre de pages, ses dates, la version du consentement donné et son empreinte numérique. La liste des administrateurs, l’attestation de la composition du conseil et l’état de renseignements du Registraire des entreprises sont conservés tant que le compte du syndicat existe, et supprimés avec lui. Zūm Rails conserve ce qu’il reçoit selon ses propres obligations légales, notamment en matière de lutte contre le blanchiment d’argent.
• Tentatives d’autorisation d’un mandat PAD d’une partie privative (personne qui ouvre l’autorisation et sa qualité de copropriétaire ; sur Zūm Rails, compte qui accepte le mandat et heure de l’acceptation) — 30 jours lorsque l’autorisation n’aboutit pas ; sur Zūm Rails, l’identité de la personne qui a accepté et l’heure de l’acceptation sont alors supprimées. Sept ans après son utilisation lorsqu’elle aboutit, soit le délai du mandat qu’elle a servi à établir. Une tâche planifiée retire chaque nuit les tentatives abandonnées depuis plus de 30 jours.
• Preuve de la révocation d’un mandat PAD d’une partie privative (révocation, avis au payeur et demandes d’annulation des prélèvements visés) — Sept ans après la révocation, soit le délai du mandat lui-même, à des fins fiscales, comptables et de conformité à la Règle H1 de Paiements Canada. L’identité de la personne du conseil qui a révoqué le mandat est conservée 12 mois.
• Invitations à autoriser le prélèvement des charges envoyées à un nouveau copropriétaire — 12 mois après l’envoi. La destruction est faite chaque nuit par une tâche planifiée.
• Dossier de transfert de propriété d’une partie privative (parties, parts, date de clôture, date de réception de l’avis de l’acquéreur) — Conservé avec le dossier du syndicat, dont il constitue le registre des copropriétaires au fil du temps (art. 1070 du Code civil du Québec), et détruit avec lui. La personne du conseil qui a inscrit le transfert est retirée du dossier si son compte est supprimé.
• Données de transaction de charges (prélèvements des copropriétaires via le Service de paiement) — 7 ans à des fins fiscales, comptables et de conformité réglementaire.
• Clavardage de séance d’assemblée (canal d’appoint pendant une séance virtuelle) — Conservés avec le dossier de l’assemblée, aussi longtemps que celui-ci existe — au minimum au-delà du délai de contestation de 90 jours de l’art. 1103 CCQ. Ces messages ne sont jamais reproduits au procès-verbal ni versés au registre du syndicat ; l’auteur d’un message peut en demander le retrait en tout temps.
• Journal de présence de séance d’assemblée (connexions et déconnexions des participants) — Conservé avec le dossier de l’assemblée, aussi longtemps que celui-ci existe — au minimum au-delà du délai de contestation de 90 jours de l’art. 1103 CCQ. Ce journal constitue une preuve corroborante de la présence réelle en séance ; il ne remplace pas la feuille de présence officielle du procès-verbal (art. 1102/1103 CCQ). Hébergé au Québec (Supabase, région canadienne).
• Identité de la personne ayant activé le prélèvement automatique des charges — Le champ inscrit à la fiche du syndicat demeure tant que le syndicat utilise le Service, y compris après la désactivation du prélèvement automatique — la désactivation ne rend pas faux le fait qu’elle a été activée. Il est remplacé dès qu’une autre personne le réactive. L’inscription correspondante au journal d’audit, et l’autorisation rattachée aux prélèvements déjà effectués, suivent le délai de 7 ans des journaux d’actions sensibles et des registres de paiement : c’est ce délai qui gouverne, car tant que ces registres sont conservés, l’identité de la personne qui a autorisé ces prélèvements l’est aussi.
• Identité de la personne ayant déclaré ce que prévoit la déclaration de copropriété sur les contributions versées avant l’adoption du budget — L’identifiant de la personne, la date et l’article cité inscrits à la fiche du syndicat demeurent tant que cette réponse reste en vigueur, et sont effacés dès qu’une autre réponse est enregistrée. La suppression du compte de connexion de la personne n’efface pas l’identifiant : il atteste qui a fait la déclaration au nom du syndicat, et il disparaît avec le dossier du syndicat. Les inscriptions correspondantes au journal d’audit, qui portent le nom et l’adresse courriel de la personne, suivent le délai de 7 ans des journaux d’actions sensibles.
• Procurations versées au registre du syndicat (mandat de représentation à une assemblée et, le cas échéant, consignes de vote qu’il contient) - Québec — Conservées en permanence au registre du syndicat, avec les procès-verbaux de l’assemblée dont elles établissent le quorum et le décompte des voix. La loi ne prescrit aucun délai pour ces documents ; nous suivons la pratique recommandée par le Regroupement des gestionnaires et copropriétaires du Québec (RGCQ), qui les conserve en permanence. Une procuration permanente peut aussi demeurer en vigueur pendant plusieurs années.
• Journal d’enregistrement d’une procuration (mandat de représentation à une assemblée) - Québec — Conservé aussi longtemps que le dossier du syndicat existe, et détruit avec lui. Ce journal consigne l’enregistrement électronique du mandat : le moment de la signature, l’adresse IP et le navigateur utilisés, comme le prévoit l’article 39 de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information pour une signature électronique. Il subsiste désormais à la suppression de la procuration elle-même, ce qui allonge sa conservation par rapport au comportement antérieur : auparavant, effacer un mandat effaçait du même coup la preuve qu’il avait existé, et c’est précisément au moment où une procuration disparaît que cette preuve compte. Le lien vers le mandat est alors rompu, mais la ligne demeure rattachée au syndicat concerné et lisible par son conseil.
• Accusés de lecture et ententes d’accès signés (documents du syndicat, ententes de rôle) — Conservés aussi longtemps que le dossier du syndicat existe, et détruits avec lui. Chaque ligne atteste qu’une personne a pris connaissance d’une version précise d’un document — politique de gouvernance, politique de confidentialité, règlement de l’immeuble, entente d’accès — et consigne le moment de la signature, l’adresse IP et le navigateur utilisés, comme le prévoit l’article 39 de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information. La ligne est en ajout seul : elle ne peut être ni modifiée ni supprimée isolément, sans quoi elle ne prouverait plus rien. Désactiver un document ne supprime pas les accusés déjà recueillis, puisque la lecture a bien eu lieu. Le conseil d’administration du syndicat peut consulter qui a signé quoi et quand ; un copropriétaire ne voit que les siens.
• Approbations de la composition du conseil (administrateurs et leurs fonctions, personne signataire et sa fonction, date, empreinte du document signé) — Conservées aussi longtemps que le dossier du syndicat existe, et détruites avec lui, y compris celles qu’un changement de la composition a remplacées, parce qu’elles forment l’historique du conseil. Le document signé est classé au registre du syndicat, dans la catégorie « Composition du conseil », où il est conservé en permanence, comme les procès-verbaux du conseil : personne ne peut l’en supprimer. Seuls le conseil d’administration et la personne qui a signé les consultent, sur la page Membres comme au registre ; personne ne peut les modifier.
• Journaux d’audit (actions sensibles) — 7 ans à des fins de conformité. L’historique des modifications d’une écriture du grand livre du syndicat (champs modifiés, anciennes valeurs, auteur et moment) est conservé aussi longtemps que l’écriture et détruit avec elle.
• Communications de support — 3 ans après la dernière interaction. Un fichier joint à un message de support est supprimé trois ans après l’envoi du message ; un fichier téléversé pour un message qui n’est finalement pas envoyé est supprimé au plus tard quatre heures après son téléversement. L’avis donné sur un signalement résolu, et son commentaire, suivent la même conservation que le signalement et sont supprimés avec lui.
• Fichiers d’une configuration accompagnée — 60 jours après la fin de la configuration, c’est-à-dire la résolution du suivi ; si le suivi est rouvert, le délai recommence à sa résolution suivante. Lorsqu’un membre du conseil d’administration supprime les fichiers, ils sont retirés du suivi immédiatement, puis détruits, normalement dans l’heure qui suit. Un document que notre équipe verse au registre du syndicat pendant la configuration devient un document du syndicat et suit la conservation de son registre. La preuve d’autorisation et de retrait suit la conservation des communications de support ; le journal des téléchargements du personnel suit celle des journaux d’audit.
• File d’envoi des courriels (avis, convocations, rappels) — 90 jours après l’envoi. La file porte l’adresse du destinataire et les données qui servent à composer le message : nom d’appel, numéro de partie privative, éléments propres à l’avis. Le message rendu n’y est pas conservé, à une exception près : pour une convocation à une assemblée ou à une séance du conseil et pour un ajout à l’ordre du jour, CondoAide conserve une copie exacte de chaque document joint au courriel dans son stockage privé, au Québec, et en note le nom, la taille et l’empreinte numérique (SHA-256), afin que le syndicat puisse établir ce que chaque destinataire a reçu. L’empreinte est supprimée avec la dernière ligne de l’envoi ; la copie l’est après un délai de grâce de sept jours, lorsqu’aucun envoi n’y renvoie plus. Un même document envoyé à plusieurs destinataires n’est conservé qu’une fois. Ce délai en est un d’exploitation : il couvre le suivi de la livraison et le traitement des rebonds. Pour la plupart des avis, le relevé de l’envoi figure aussi au dossier auquel l’avis se rattache. Il en va autrement des convocations à une assemblée ou à une séance du conseil, de leurs mises à jour, des ajouts à l’ordre du jour et des rappels : pour ceux-là, la file est aujourd’hui le seul endroit où figure le détail des destinataires. Les lignes qui s’y rapportent sont conservées jusqu’à 90 jours après l’assemblée ou la séance visée, puis supprimées ; ce terme est celui dont dispose un copropriétaire pour demander l’annulation d’une décision de l’assemblée (art. 1103 CCQ). Une ligne dont l’envoi a définitivement échoué est supprimée 30 jours après ce dernier échec.
• Courriels reçus dans la boîte du syndicat (message, pièces jointes, adresse de l’expéditeur et autres destinataires nommés) — 36 mois à compter de la réception, ou 30 jours après la suppression de la conversation par un membre du conseil si cela survient avant ; pendant ces 30 jours, la conversation est dans la corbeille du conseil et peut être restaurée. Le texte du courriel recopié ailleurs dans le dossier du syndicat, notamment dans une demande de service, dans une réponse à un sondage ou dans une réponse à un message, est retiré au même moment, et la demande ou la réponse demeure en affichant une mention datée à la place du texte. Une copie d’un courriel envoyé par CondoAide pour le syndicat ou en son nom, revenue dans la boîte (par exemple par le transfert automatique d’une autre adresse du syndicat), n’est pas une correspondance reçue : elle est détruite à la tâche quotidienne de destruction qui suit sa réception. Un courriel classé à un dossier (bon de travail, contrat, litige) ou visé par une mesure de conservation juridique est conservé tant que ce classement ou cette mesure dure, et ne peut pas être supprimé.
• Message envoyé par le formulaire de contact de la page publique d’un syndicat (nom, adresse courriel non vérifiée, message) — Mêmes règles que les courriels reçus dans la boîte du syndicat : 36 mois à compter de la réception, ou 30 jours après la suppression de la conversation par un membre du conseil si cela survient avant. Le compteur anti-abus des envois (empreinte irréversible de l’adresse IP, calculée avec une clé du serveur, et identifiant du syndicat) expire après une heure.
• Courriels importés de l’ancienne adresse du syndicat (message, pièces jointes, adresse de l’expéditeur et autres destinataires nommés, résultat de l’analyse antivirus) — 36 mois à compter de la réception du courriel dans l’ancienne boîte, selon la date que celle-ci a inscrite dans l’exportation, et jamais au-delà de 36 mois après l’importation ; un courriel déjà plus ancien n’est pas importé. Les mêmes règles que pour les courriels reçus s’appliquent ensuite : corbeille de 30 jours, classement à un dossier et mesure de conservation juridique. Le fichier d’exportation déposé pour l’importation est détruit à la fin de l’importation, ou 7 jours après son dépôt si elle n’aboutit pas.
• Importation depuis un compte Microsoft (jeton d’autorisation, dossiers choisis, liste des courriels à importer ; adresse courriel et type du compte connecté, nom des dossiers importés) — Le jeton d’autorisation, les dossiers choisis et la liste des courriels à importer sont détruits dès que l’importation se termine, échoue ou est annulée, 24 heures après la connexion si aucun dossier n’a été choisi, après 7 jours sans avancement, ou dès que la personne qui a connecté le compte n’a plus accès à la boîte du syndicat. L’adresse courriel et le type du compte connecté, ainsi que le nom des dossiers importés, sont conservés avec le résumé de l’importation pendant 36 mois après la fin de l’importation, puis effacés ; le résumé lui-même (nombre de courriels importés et résultat) demeure aussi longtemps que le dossier du syndicat existe. Les courriels importés suivent la ligne « Courriels importés de l’ancienne adresse du syndicat », à compter de la date de réception que Microsoft indique.
• Étiquettes du courrier (nom et couleur de l’étiquette, conversations qui la portent, personne qui l’a créée ou appliquée) — Le lien entre une étiquette et une conversation est détruit lorsque le conseil le retire ou supprime l’étiquette, et avec le dernier courriel et la dernière réponse de la conversation. L’étiquette elle-même reste dans le dossier du syndicat jusqu’à ce que le conseil la supprime, et au plus tard jusqu’à la destruction de ce dossier.
• Réponse ou nouveau courriel du conseil envoyé depuis la boîte du syndicat — 36 mois à compter de l’envoi, ou 30 jours après la suppression de la conversation par un membre du conseil si cela survient avant, avec les mêmes exceptions que le courriel auquel elle répond. Un nouveau courriel du conseil est conservé tant qu’une réponse reçue dans la même conversation l’est. Le nom et l’adresse de ses destinataires, y compris en copie conforme invisible, sont conservés avec elle et détruits avec elle. Une mesure de conservation juridique visant une personne s’applique aussi aux courriels où elle figurait en copie.
• Journal des envois faits depuis l’adresse du syndicat (adresse d’envoi, adresse du destinataire, date et heure) — 7 ans à compter de l’envoi. Le journal ne contient pas le message lui-même ; il établit qu’un avis, une convocation ou une réponse est parti de l’adresse du syndicat, à qui et quand.
• Fichiers joints à un courriel du conseil envoyé depuis la boîte du syndicat (fichier, lien et journal des ouvertures) — Le fichier est conservé avec le courriel qu’il accompagne, soit 36 mois à compter de l’envoi avec les mêmes exceptions, et détruit avec lui. Le secret du lien n’est jamais conservé ; son condensé cryptographique, son échéance et son état de révocation sont conservés avec le fichier. Le lien cesse de fonctionner 30 jours après son envoi, ou plus tôt si le conseil le révoque. Le journal des ouvertures (date et heure seulement) est conservé avec le courriel et détruit avec lui.
• Courriels adressés à `postmaster@` ou à `abuse@` d’une adresse de syndicat (message, pièces jointes et adresse de l’expéditeur) — 36 mois à compter de la réception, dans la boîte d’exploitation de CondoAide. Ils ne sont jamais versés au dossier du syndicat concerné.
• Courriel mis en quarantaine (pourriel ou maliciel détecté) — 30 jours à compter de la réception.
• Copie brute du message chez le fournisseur de réception — 30 jours. Il s’agit d’un tampon de transport, non d’une archive.
• État de suppression d’une adresse courriel (rebond permanent ou plainte) — Conservé aussi longtemps que l’adresse demeure supprimée. Lorsqu’un courriel transactionnel rebondit de façon permanente ou qu’une plainte est reçue, l’adresse est inscrite à une liste de suppression afin que le Service cesse de lui écrire ; c’est la finalité même de l’inscription, et elle subsiste tant que l’adresse demeure injoignable. L’inscription est retirée lorsque l’adresse redevient joignable, après correction et vérification de la livraison, ou à la suite d’une demande d’effacement valide lorsqu’aucun autre motif n’en commande la conservation ; vous pouvez en demander le retrait en écrivant à privacy@condoaide.ca. La ligne contient l’adresse, le motif, le fournisseur, l’identifiant technique du message et les horodatages du premier et du plus récent événement ; aucun contenu de courriel n’y est conservé. Cette inscription porte sur la livraison et non sur le consentement : elle ne retire aucun consentement à l’infolettre et ne modifie pas les listes de mise en marché, qui demeurent régies séparément.
• Inscription confirmée à la liste d’attente pour l’Ontario (adresse courriel, rôle, nombre d’unités, date de confirmation) — Conservée jusqu’à ce que vous vous désabonniez, par le lien inclus dans chaque courriel ou en écrivant à privacy@condoaide.ca. Au désabonnement, nous cessons aussitôt de vous écrire ; l’inscription reste dans notre base, marquée comme retirée, jusqu’à la mise en place de sa destruction, qui ne gardera que l’adresse et la date du retrait. Comme notre fournisseur de courriels désabonne une adresse et non une liste, vous désabonner des courriels au sujet de l’Ontario met aussi fin à l’infolettre, si vous y êtes abonné. Une inscription non confirmée est supprimée 30 jours après l’envoi du courriel de confirmation, avec le rôle et le nombre d’unités indiqués. L’adresse n’est transmise à Brevo qu’une fois l’inscription confirmée ; le rôle et le nombre d’unités ne lui sont pas transmis.
• Demande d’abonnement à l’infolettre non confirmée — Supprimée 30 jours après l’envoi du courriel de confirmation si personne n’a confirmé. Lorsqu’une adresse est inscrite à l’infolettre depuis notre site (ou depuis le calculateur, si la case prévue est cochée), nous conservons l’adresse, la langue, le formulaire d’origine et la date d’envoi du courriel de confirmation, sans tenir l’abonnement pour consenti. Le lien de confirmation expire après 7 jours, et une même adresse reçoit au plus trois courriels de confirmation. L’adresse n’est transmise à Brevo qu’une fois l’abonnement confirmé.
• Clé d’appareil utilisée comme deuxième facteur (identifiant et clé publique, compteur, moyens de connexion, date et session d’ajout, nom facultatif, dernière utilisation) — Jusqu’à son retrait, par vous depuis vos paramètres ou par notre équipe de soutien, ou jusqu’à la suppression de votre compte ; aucune durée fixe. La clé n’a d’utilité que tant que vous vous en servez pour vous authentifier. Une clé synchronisée par votre gestionnaire de mots de passe y demeure selon les règles de ce fournisseur, possiblement hors du Québec, jusqu’à ce que vous l’y supprimiez ; CondoAide ne lui communique rien.
• Preuve de la vérification d’une clé dans une session — Jusqu’à la fin de la session (déconnexion, révocation ou expiration) ou jusqu’au retrait de la clé, selon la première éventualité.
• Défi de vérification d’une clé en attente — Cinq minutes. Un défi répondu est détruit aussitôt, et les défis échus sont supprimés chaque heure.
• Approbation d’une application d’authentification au moyen d’une clé — Conservée aussi longtemps que l’application d’authentification approuvée ou votre compte, et détruite avec le premier des deux.
• Codes de récupération du deuxième facteur (empreinte de chaque code, date de création, moment et session d’utilisation) — Jusqu’à leur remplacement par de nouveaux codes, jusqu’au retrait de votre dernier deuxième facteur ou au retrait d’un facteur par notre équipe de soutien, ou jusqu’à la suppression de votre compte ; aucune durée fixe. La preuve qu’un code a servi dans une session disparaît avec cette session.
• Essais de codes de récupération (nombre d’essais erronés, fin du blocage, date de la dernière utilisation d’un code) — Le nombre d’essais est remis à zéro par le prochain code valide ou après une heure, et le blocage prend fin après une heure. La date de la dernière utilisation d’un code est conservée jusqu’à la suppression de votre compte.
• Compteurs anti-abus de l’inscription, de la connexion et de la réinitialisation du mot de passe (empreinte irréversible de l’adresse IP et de l’adresse courriel d’un compte existant) — Lorsqu’une personne tente de créer un compte avec une adresse déjà associée à un compte, le titulaire de ce compte en est avisé par courriel, une fois par période de 24 heures au plus. Pour limiter les tentatives et cet avis, nous ne gardons ni l’adresse IP ni l’adresse courriel en clair, seulement une empreinte irréversible, calculée avec une clé du serveur : celle de l’adresse IP (pour une adresse IPv6, son préfixe /64) expire après 15 minutes, celle de l’adresse courriel après 24 heures. Les tentatives de connexion par mot de passe et les demandes de réinitialisation sont limitées de la même façon, par une empreinte irréversible de l’adresse IP qui expire après 15 minutes.
• Compteurs anti-abus des codes d’invitation et de liaison (empreinte irréversible de l’adresse IP, identifiant interne de l’utilisateur et du compte) — Pour limiter les essais de codes d’invitation par code QR et de codes de liaison d’un gestionnaire ou d’une phase, nous comptons les essais, sans garder ni l’adresse IP en clair ni le code essayé : l’empreinte irréversible de l’adresse IP qui a essayé un code erroné, calculée avec une clé du serveur (pour une adresse IPv6, son préfixe /64), expire après 10 minutes ; l’identifiant interne de l’utilisateur qui accepte une invitation, après 10 minutes ; l’identifiant interne de l’utilisateur et celui du compte qui saisissent un code de liaison erroné, après 24 heures.
• Trace d’une invitation acceptée (empreinte irréversible du lien d’invitation, syndicat rejoint, personne qui l’a acceptée, date) — Lorsqu’une personne accepte une invitation à rejoindre un syndicat, l’invitation est supprimée ; nous gardons seulement une empreinte irréversible de son lien, jamais le lien lui-même, avec le syndicat rejoint, l’identifiant interne de la personne et la date. Elle sert uniquement à dire à la personne qui rouvre ce lien que l’invitation a déjà été acceptée et à la mener à son syndicat. Détruite 90 jours après l’acceptation par une tâche planifiée quotidienne, et plus tôt avec le compte de la personne ou celui du syndicat.
• Statut de résidence, adresse postale et courriel de contact de la personne qui achète une partie privative — Le statut de résidence et l’adresse postale sont conservés avec l’inscription de la personne au registre des copropriétaires, tenu avec le dossier du syndicat. Le courriel de contact d’une personne sans compte est détruit dès qu’elle réclame son compte, ou avec son inscription si celle-ci est supprimée. L’inscription de la vente au journal d’activité du syndicat, que seules les personnes autorisées à gérer les membres peuvent lire, en garde une copie, qui suit le délai des journaux d’audit.
• Mot de bienvenue du syndicat — Conservé tant qu’il est en vigueur ; le remplacer ou le vider détruit l’ancien texte, et il est détruit avec le compte du syndicat. Un texte écrit pour une seule invitation n’est pas enregistré : il ne subsiste que dans le courriel envoyé, selon le délai de la file d’envoi des courriels.
• Anciennes valeurs d’une preuve remise à zéro lors d’une vente — Inscrites au journal d’activité du syndicat, puis détruites de la remise temporaire aussitôt après l’inscription de la vente, ou au plus tard dans les 25 heures ; au journal, elles suivent le délai des journaux d’audit. Une remise qui ne peut pas être inscrite au journal est reprise chaque jour, signalée à notre équipe, puis détruite au plus tard 31 jours après l’inscription de la vente sans avoir été inscrite ; une trace qui ne contient aucune de ces valeurs consigne alors sa perte.
• Membres du foyer d’une partie privative (catégorie, tranche d’âge, prénom facultatif) — Détruits 30 jours après la fin de l’occupation à laquelle ils sont rattachés (vente ou fin du bail), et aussitôt si cette occupation est retirée du registre du syndicat. Une personne retirée du foyer est détruite aussitôt. Un membre du foyer d’une personne copropriétaire reste avec la partie privative tant qu’un copropriétaire l’occupe : au départ d’un copropriétaire, il est rattaché à un autre copropriétaire actuel, et il est détruit 30 jours après le départ du dernier. Une personne que le conseil d’administration a inscrite sans la rattacher à une occupation est conservée tant que le conseil la garde ; au changement de propriétaire, CondoAide lui propose de la retirer.
• Décisions d’inscrire votre courriel et votre numéro de téléphone au registre de la copropriété — Conservées tant que vous êtes membre du syndicat visé, et détruites avec votre adhésion à ce syndicat, avec votre compte ou avec le compte du syndicat. L’inscription de chaque changement au journal d’activité du syndicat, qui ne contient ni votre courriel ni votre numéro, suit le délai des journaux d’audit.
• Préférences de réception des courriels du syndicat (rappels désactivés, accord à recevoir les avis par courriel et adresse visée, choix de l’envoi postal des avis officiels) — Conservées tant que vous êtes membre du syndicat visé, et détruites avec votre adhésion à ce syndicat, avec votre compte ou avec le compte du syndicat. La copie du choix de l’envoi postal qui figure dans une archive téléchargée par le syndicat suit le délai de cette archive. Dans la file d’envoi des courriels, le motif pour lequel un courriel n’est pas parti (rappel désactivé par le conseil, rappel désactivé par vous, envoi postal demandé) et le lien avec votre compte suivent le délai de la file ; le lien avec votre compte est effacé en même temps que l’adresse du destinataire.
• Locations d’espaces inscrites par le conseil d’administration — Conservées jusqu’à leur suppression par le conseil d’administration, et détruites avec l’espace, avec la partie privative concernée ou avec le compte du syndicat. Une location terminée reste affichée au conseil 12 mois après sa fin, puis n’est plus affichée. Les mois refacturés à une partie privative sont des écritures comptables du syndicat et sont conservés avec ses livres.
• Après les délais ci-dessus, les données sont définitivement supprimées de nos systèmes en production. Des copies peuvent persister dans les sauvegardes pour une période additionnelle (jusqu’à 30 jours) avant rotation et destruction.
• Demandes de service (incluant l’historique migré depuis un autre logiciel) — Conservées tant que le syndicat est actif, puis 90 jours après la fermeture du compte, au même titre que les données générales du compte. Une demande migrée conserve sa date d’origine : elle peut donc être bien antérieure à votre arrivée sur CondoAide.
• Brouillons de réponse à une demande de service — Visibles seulement par la personne qui les rédige. Supprimés dès l’envoi de la réponse, avec la demande ou avec le compte de cette personne, et au plus tard 90 jours après leur dernière modification.
• Liens de partage d’un document du registre dans une demande — Le secret du lien n’est jamais conservé. Son condensé cryptographique, le document et la demande visés, l’échéance et l’état de révocation sont conservés jusqu’à l’expiration du lien. Chaque lien expire après 30 jours et peut être révoqué plus tôt par le conseil. Le journal des consultations externes est conservé 36 mois après chaque consultation, même si le lien ou le document est supprimé entre-temps.
• Jetons d’accès d’un assistant connecté (connecteur MCP) et journal de ses appels — Le nom, les premiers caractères, l’étendue et les dates du jeton, ainsi que le journal des appels (personne, outil, syndicat, date et valeurs simples transmises), sont conservés tant que votre compte existe et supprimés avec lui ; une ligne du journal qui vise un syndicat est aussi supprimée avec le compte de ce syndicat. Un jeton révoqué ou expiré demeure affiché comme tel, avec son journal, mais ne donne plus aucun accès. Le jeton lui-même n’est jamais conservé, seulement son empreinte. Aucun délai plus court ne s’applique pour l’instant.
• Trace de l’envoi d’une réponse rédigée à partir d’un brouillon proposé par l’assistant de l’équipe CondoAide — Les identifiants du message, du jeton et de la personne qui a envoyé la réponse, les dates du brouillon et le fait qu’il a été modifié avant l’envoi sont conservés avec le message, et détruits avec lui ou avec le compte du syndicat. Cette trace ne contient aucun texte.
• Désignation, par un syndicat, de sa personne responsable, et cartes d’information de son tableau de bord — Conservées tant qu’elles demeurent en vigueur. Le retrait de la désignation par le conseil supprime l’enregistrement ; vider le texte d’une carte le supprime. La fermeture du compte du syndicat emporte les deux.
• Réponses aux questions d’une annonce — Conservées avec l’annonce à laquelle elles se rattachent, et détruites avec le compte du syndicat selon la règle générale ci-dessus. Un délai propre à cette catégorie est à l’étude : une réponse portant sur une disponibilité n’a pas de raison de survivre aux travaux qu’elle a servi à planifier, contrairement à une demande. Le calendrier de conservation sera mis à jour lorsque ce délai sera adopté.
• Réponses à une inscription facultative et journal des téléchargements de la liste — Une réponse est supprimée dès que la personne la retire ou que le conseil d’administration supprime le formulaire, et toutes les réponses d’un formulaire sont supprimées le lendemain de sa date de fin, qui ne peut dépasser deux ans. À la vente d’une partie privative, la réponse d’une personne qui quitte la partie est supprimée ; celle d’une personne copropriétaire qui reste est conservée. Le journal des téléchargements de la liste est détruit un an après la date de fin du formulaire, ou un an après sa suppression lorsque le conseil le supprime. Les réponses détruites demeurent dans les sauvegardes et dans les archives du syndicat déjà produites, pour la durée de conservation propre à celles-ci. La liste que le conseil a remise à son destinataire est hors de CondoAide : sa conservation relève du syndicat et de ce destinataire.
• Pièce jointe à un message du syndicat (fichier ajouté par le conseil, image insérée dans le corps du message) — Conservée avec le message auquel elle appartient, et détruite avec lui. Le fichier n’a pas de délai propre : son existence est celle du message, et la suppression du message emporte celle du fichier. Depuis septembre 2026, le conseil peut joindre à un message soit un document du registre, soit un fichier qui appartient au message seul ; seul le second est visé ici. Ce fichier n’est pas versé au registre du syndicat, ne porte pas de niveau d’accès qui lui soit propre et n’est lisible que par les destinataires du message  — un cercle qui peut être plus étroit que ce que le registre sait exprimer, par exemple lorsque le message ne vise qu’une seule partie privative. Une image insérée dans le corps du message suit la même règle : elle est affichée dans l’application et n’est jamais transmise par courriel, conformément à la règle voulant que nos avis contiennent un lien plutôt qu’un fichier. Seuls les avis de convocation font exception : le courriel qui convoque une assemblée ou une réunion du conseil d’administration joint l’avis en PDF et, pour une assemblée des copropriétaires, les documents qui doivent l’accompagner selon l’article 1087 du Code civil du Québec ; l’avis mis à jour après l’ajout d’une question à l’ordre du jour est joint de la même façon.
• Fichiers téléversés puis jamais enregistrés (image d’une signature, photo d’un animal) — Une image de signature téléversée dans vos paramètres, ou la photo d’un animal ajoutée à vos renseignements d’occupant, est conservée dès son choix, avant que vous enregistriez. Si vous ne l’enregistrez pas, elle est supprimée par une tâche quotidienne au plus tard 48 heures après son téléversement (auparavant, sept jours pour une photo d’animal et aucun délai pour une image de signature). Une signature ou une photo enregistrée n’est pas visée : elle suit le délai de votre compte ou de vos renseignements d’occupant.
• Demande d’état des charges communes dues et état produit — La demande (identité, qualité et courriel de la personne qui la fait, nom de l’acheteur, avis au propriétaire et transmission) est conservée aussi longtemps que le dossier du syndicat existe et détruite avec lui ; une demande retirée n’est pas supprimée, afin que la trace de l’avis donné au propriétaire demeure. Le lien de transmission cesse de fonctionner 30 jours après son envoi. Le journal de ses consultations (date et heure, adresse IP tronquée, type de navigateur) est conservé trois ans, la durée du recours en recouvrement, puis supprimé. L’état produit est versé au registre du syndicat et suit la règle de conservation des documents de copropriété.
• Demande de certificat d’information (Ontario) et certificat produit — La demande (identité, qualité et courriel de la personne qui la fait, frais et dates) est conservée aussi longtemps que le dossier de l’association existe et détruite avec lui ; une demande retirée n’est pas supprimée. Le certificat produit est conservé au moins sept ans après sa remise, comme l’exige le Règlement de l’Ontario 48/01 (par. 13.1 (2), disp. 5).
• Certificats de renseignements (Ontario) — Le certificat produit (périodique, mise à jour ou au nouveau propriétaire) est conservé au moins sept ans après sa délivrance ; le Règlement de l’Ontario 48/01 ne fixe pas de durée pour ces certificats (par. 13.1 (2), disp. 23), et un certificat qui se rapporte à un propriétaire est conservé sept ans (disp. 8). Le nom du nouveau propriétaire inscrit pour le conseil suit le dossier de l’association et est détruit avec lui.
• Formation des administrateurs (Ontario) — L’attestation de réussite transmise à l’association est conservée au moins sept ans après sa réception (Règlement de l’Ontario 48/01, par. 13.1 (1), disp. 3, et (2), disp. 7). Les dates inscrites pour chaque mandat suivent le dossier de l’association et sont détruites avec lui ; le conseil peut supprimer un mandat inscrit par erreur.
• Études du fonds de réserve (Ontario) — Les études, les plans proposés et les avis, avec les dates et le nom de la personne ou de la firme qui a réalisé chaque étude, sont conservés en tout temps, comme l’exige le Règlement de l’Ontario 48/01 (par. 13.1 (2), disp. 2), aussi longtemps que le dossier de l’association existe, et détruits avec lui. Le conseil peut supprimer une étude inscrite par erreur ; ses documents restent alors aux documents de l’association.
• Demandes de consultation des dossiers (Ontario) — La demande, la réponse du conseil, les frais et les remises sont conservés aussi longtemps que le dossier de l’association existe et détruits avec lui ; ni le propriétaire ni le conseil ne peut les supprimer, puisque le Règlement de l’Ontario 48/01 exige de conserver au moins sept ans les dossiers qui se rapportent à un propriétaire précis (par. 13.1 (1), disp. 7, et (2), disp. 8). Si le compte de connexion du propriétaire est supprimé, la demande demeure, avec le nom et l’adresse qui y ont été copiés.
• Dossier de vente d’une partie privative — Le dossier (noms et adresses courriel du promettant acheteur, du courtier et du notaire, dates de la promesse et de la signature prévue, demande de documents du promettant acheteur et sa note, motif d’abandon) est conservé aussi longtemps que le dossier du syndicat existe et détruit avec lui, comme les demandes d’attestation et d’état des charges dont il reprend les renseignements. Un dossier abandonné ou conclu n’est pas supprimé : il demeure la trace des étapes accomplies pour la vente.
• Facture émise par le syndicat — La facture (identité, intermédiaire, adresse et courriel du débiteur, détail, montant et paiement) suit la règle de conservation des pièces justificatives du syndicat : six ans après la fin de l’exercice auquel elle se rapporte, la durée imposée par les lois fiscales. Une facture annulée est conservée de la même façon, avec son numéro ; un brouillon est détruit dès que le conseil le supprime. À l’échéance, rien n’est détruit automatiquement : un membre du conseil d’administration peut détruire les renseignements sur le débiteur, et il ne reste alors de la facture que son numéro, ses dates et ses montants. Le lien de transmission cesse de fonctionner 30 jours après son envoi. Le journal de ses consultations (date et heure, adresse IP tronquée, type de navigateur) est conservé trois ans, puis supprimé.
• Relevé de compte bancaire importé par le syndicat — Le relevé (opérations de chaque compte, dont les libellés qui peuvent nommer un copropriétaire ou un fournisseur, et soldes) suit la règle de conservation des pièces justificatives du syndicat : six ans après la fin de l’exercice auquel il se rapporte, la durée imposée par les lois fiscales. Il est classé au registre dans la catégorie « Relevés bancaires », accessible au seul conseil d’administration. À l’échéance, rien n’est détruit automatiquement : un membre du conseil d’administration peut alors le supprimer du registre. Le rapport de rapprochement en PDF est produit à la demande et n’est conservé nulle part.
• Demande, attestation signée et lien de transmission de l’attestation du syndicat — Les renseignements sur la demande et sa personne demanderesse ou mandataire sont conservés avec l’attestation dans le dossier du syndicat, puis détruits avec celui-ci. L’attestation signée suit la règle de conservation des documents de copropriété. Le lien de transmission cesse de fonctionner 30 jours après son envoi et son secret est alors effacé. Le journal de ses consultations (date et heure, adresse IP tronquée, type de navigateur) est conservé trois ans, puis supprimé.
• Consignes pour les travaux transmises à un entrepreneur (lien, ouvertures et signature) — Le secret du lien n’est jamais conservé ; son condensé cryptographique est effacé dès que le lien expire (30 jours) ou est révoqué. Le lien envoyé et la signature de l’entrepreneur sont conservés aussi longtemps que la demande d’autorisation de travaux, et détruits avec elle. Les ouvertures du lien (date, réseau tronqué et famille de navigateur) sont conservées trois ans.
• Registre des améliorations d’une partie privative (entrée, photos avant et après, facture, valeur approximative déclarée) — Conservation permanente, comme le registre des améliorations du syndicat lui-même : l’art. 1070 du Code civil du Québec veut que les améliorations apportées par un copropriétaire demeurent identifiables par rapport à la description de sa partie privative. Les renseignements recopiés de la demande d’autorisation suivent ce délai et demeurent au registre même si la demande est supprimée.
• Demande de téléversement d’une pièce au registre des améliorations — Sept jours après le dépôt pour l’identifiant de la personne qui téléverse et le lien vers l’entrée ; la trace technique qui subsiste ensuite ne nomme plus personne.
• Requêtes envoyées à Anthropic (fonctionnalités d’intelligence artificielle) — Selon les pratiques publiées d’Anthropic, supprimées dans les 30 jours de leur réception, sauf si ses systèmes de sécurité les signalent comme contraires à sa politique d’utilisation (conservées jusqu’à 2 ans) ou si la loi exige de les conserver. Ce délai s’applique chez Anthropic ; ce que CondoAide conserve du résultat (conversation de l’assistant, analyse, valeurs retenues d’une police d’assurance du syndicat, proposition tirée de la déclaration, caractéristiques d’un chauffe-eau lues sur sa plaque) suit les délais qui le concernent dans la présente section.
• Image, voix et écran partagé pendant une séance ou une réunion en ligne — Non conservés : relayés en temps réel aux participants, puis écartés par notre serveur. Seul ce que partagent les personnes qui consentent à l’enregistrement d’une séance ou d’une réunion est conservé, selon les délais ci-dessous : leur voix et, lorsque le forfait du syndicat le prévoit, leur image et leur écran partagé, avec les mêmes délais que la voix.
• Enregistrement et transcription d’une séance d’assemblée — Détruits 90 jours après la séance, délai pour demander au tribunal d’annuler une décision de l’assemblée (art. 1103 du Code civil du Québec), ou à la transmission du procès-verbal si elle survient plus tard, et au plus tard 180 jours après la séance. Si le conseil d’administration l’a choisi en décidant d’enregistrer la séance, et l’a annoncé dans l’avis de convocation, ils sont conservés jusqu’à l’adoption du procès-verbal à l’assemblée suivante, pour régler un différend sur son exactitude, et au plus tard 13 mois après la séance. Une mesure de conservation décidée par le conseil d’administration en raison d’un litige suspend la destruction.
• Enregistrement et transcription d’une réunion du conseil d’administration — Détruits 90 jours après la réunion, délai pour demander au tribunal d’annuler une décision du conseil (art. 1086.2 du Code civil du Québec), sauf mesure de conservation en raison d’un litige.
• Enregistrement, transcription et résumé d’une réunion tenue dans CondoAide — Détruits 30 jours après la réunion, sauf mesure de conservation en raison d’un litige. Si le conseil d’administration verse la transcription et le résumé au dossier des travaux ou de la demande dont la réunion a traité, ils sont conservés jusqu’à trois ans après la fermeture de ce dossier ; l’enregistrement audio et, le cas échéant, vidéo est tout de même détruit 30 jours après la réunion. Le simple rattachement de la réunion à un fournisseur, à une partie privative, à des travaux ou à une demande ne prolonge pas ce délai.
• Résumé d’une séance d’assemblée ou d’une réunion du conseil d’administration produit par l’intelligence artificielle — Détruit dès la transmission du procès-verbal qu’il sert à rédiger, et jamais après l’enregistrement ; produit de nouveau sans les paroles d’une piste que le conseil supprime à la demande de la personne, ni celles d’une personne qui retire son consentement au résumé. Le texte que le secrétaire en reprend dans le procès-verbal devient partie du procès-verbal et suit son délai ; il y reste tel que le secrétaire l’a laissé. Le résumé d’une réunion tenue dans CondoAide suit plutôt le délai de son enregistrement, indiqué ci-dessus.
• Consentement à l’enregistrement et journal des écoutes — Conservés tant que l’enregistrement existe, puis un an après sa destruction, pour prouver qui a consenti et qui a écouté.
• Étapes d’une séance (chapitres) — Conservées avec le dossier de l’assemblée, comme le journal de présence. Elles ne contiennent que les totaux des votes.
• Inscription d’un téléphone aux notifications de l’application mobile (jeton de notification, identifiant d’installation, plateforme, version de l’application, session qui a inscrit le téléphone, dernière utilisation) — Supprimée quand l’application retire le téléphone, à la déconnexion de la session qui l’a inscrit, quand Expo déclare le téléphone désinscrit, quand la même personne inscrit un onzième appareil (le moins récemment utilisé est retiré), et avec le compte.
• Reçu de remise d’une notification de l’application mobile — Supprimé dès son traitement, au plus tard 24 heures après l’envoi.
• Préférences de notification de l’application mobile — Conservées jusqu’à leur modification ou à la suppression du compte.
• Nom d’un invité à une réunion tenue dans CondoAide — Le nom qu’un invité donne en entrant par le lien d’invitation, la décision de l’admettre et la personne qui l’a prise, ainsi que le compte d’un membre associé à sa participation, sont détruits 30 jours après la fin de la réunion (le consentement d’un membre à l’enregistrement suit son propre délai), sauf mesure de conservation en raison d’un litige sur un enregistrement de cette réunion.
• Réservation d’une rencontre par une personne externe (nom, courriel, téléphone facultatif, motif, heure et membre attendu) — Détruite 12 mois après la fin de la rencontre, avec la copie de l’invitation qui s’y rattache, par une tâche planifiée quotidienne. Le message d’invitation suit le délai de la file d’envoi des courriels ; lorsqu’il part de l’adresse du syndicat, le journal des envois en garde la trace (adresse du destinataire, date et heure) pendant 7 ans.
• Démonstration réservée avec l’équipe CondoAide (réservation, enregistrement, transcription et résumé) — La réservation (nom, courriel, téléphone facultatif, motif et heure) est détruite 12 mois après la fin de la rencontre, comme toute réservation. L’enregistrement, sa transcription et le résumé sont détruits 30 jours après la rencontre, sauf mesure de conservation en raison d’un litige ; ils ne sont jamais versés à un dossier.
• Plages occupées d’un agenda connecté — Gardées environ 5 minutes, le temps d’afficher le calendrier, puis supprimées ; une tâche les purge toutes les 15 minutes. Seuls les 90 prochains jours sont lus, et aucune disponibilité passée n’est conservée.
• Connexion d’un agenda Google ou Microsoft (adresse et identifiant du compte, noms et choix des agendas, état, jeton d’autorisation chiffré) — Supprimée dès que la personne choisit « Déconnecter », dès qu’elle n’est plus membre du conseil d’aucun syndicat ni du personnel d’aucun gestionnaire, et avec son compte. La connexion est personnelle : elle n’est jamais transmise à la personne qui lui succède ni conservée par le syndicat.
• Événements du calendrier du syndicat et parties privatives qu’ils visent — Détruits 36 mois après la fin de l’événement ou, pour une série, après sa dernière occurrence, à tous les niveaux, y compris « Moi seulement », par une tâche planifiée quotidienne. Les dates que le calendrier montre à partir des assemblées, des travaux et des autres dossiers du syndicat ne sont pas copiées : elles disparaissent avec leur source.
• Invitation d’une personne externe à une rencontre planifiée du conseil (adresse courriel, nom facultatif, état, réponse et sa date) — Détruite avec la rencontre, 36 mois après sa fin. Le message d’invitation suit le délai de la file d’envoi des courriels ; lorsqu’il part de l’adresse du syndicat, le journal des envois en garde la trace (adresse du destinataire, date et heure) pendant 7 ans.
• Nom inscrit sur une invitation à rejoindre le syndicat (prénom et nom de famille facultatifs) — Supprimé avec l’invitation : lorsqu’elle est acceptée, annulée ou supprimée par le syndicat, et au plus tard avec le compte du syndicat. Une invitation expirée qui n’a pas été supprimée garde le nom jusque-là. Lorsqu’une personne externe accepte son invitation sans avoir encore inscrit son nom complet, et que son rôle exige une entente d’accès, le nom est reporté à son compte pour préremplir l’entente d’accès, puis supprimé dès qu’elle la signe, et au plus tard avec son compte.
• Lien d’abonnement au calendrier (empreinte du lien, personne, date de création) — Supprimé dès que vous le réinitialisez ou le supprimez, ou que vous perdez l’accès au calendrier (départ du syndicat, fin de votre dernière occupation sans rôle au conseil, fin de votre rattachement au personnel du gestionnaire) ; une tâche quotidienne supprime aussi tout lien qui ne donne plus droit à rien. Aucune durée fixe.
• Accès d’un appareil au calendrier du conseil (nom donné à l’appareil, empreinte du mot de passe, type d’appareil, dates de création et de dernière synchronisation, empreinte du réseau de la dernière synchronisation) — Supprimé dès que vous le retirez, au plus tard le lendemain de votre départ du conseil, et avec votre compte ou le syndicat ; un accès jamais utilisé est supprimé au plus tard deux jours après sa création. Le lien de téléchargement du profil d’installation expire après cinq minutes.
• Journal de synchronisation d’un appareil (heure, type d’appareil, empreinte du réseau d’origine, nombre de synchronisations et de changements de réseau dans l’heure) — Conservé 30 jours, et supprimé avec l’accès. Aucune adresse IP n’y est conservée.
• Sondage de date du conseil et réponses de ses membres — Détruits chaque nuit dès que le créneau retenu est terminé ou que la réunion liée est close, ou 7 jours après le dernier créneau si aucune date n’a été retenue ; détruits immédiatement si le sondage est retiré. La date retenue reste dans l’événement ou la réunion qu’elle a fixés.
• Disponibilités et liens de rendez-vous d’un membre du conseil (heures offertes, fuseau horaire, règles de réservation, liens) — Conservés jusqu’à leur modification ou leur suppression par le membre ou par le conseil, et au plus tard jusqu’au départ du membre du conseil : ils sont alors supprimés aussitôt. Si un rendez-vous déjà pris par son lien n’a pas encore eu lieu, ils sont gardés jusqu’à la fin du dernier de ces rendez-vous, pour que la personne invitée puisse encore l’annuler, puis supprimés dans la nuit qui suit. Ils sont aussi supprimés avec le compte du membre ou du syndicat. Les rendez-vous eux-mêmes suivent leur propre délai.
• Archive téléchargée par le syndicat — La copie que la personne propriétaire du compte télécharge est sous la responsabilité du syndicat et hors de ce calendrier ; CondoAide n’en garde aucune copie. Seule la trace du téléchargement (date, personne, taille) est conservée au journal du registre, avec le registre.
• Espace de stockage connecté par le syndicat (compte, jeton, attestation et choix) — Conservés tant que le compte est connecté. À la déconnexion, le jeton d’accès est détruit aussitôt ; le compte, l’attestation et les choix demeurent inscrits, marqués comme déconnectés, aussi longtemps que le dossier du syndicat existe, afin que le conseil puisse établir qui a connecté quoi et quand. Des copies résiduelles chiffrées peuvent persister dans les sauvegardes pendant une période additionnelle maximale de 30 jours avant leur rotation et leur destruction.
• Historique des copies vers l’espace de stockage du syndicat (date, résultat, nombre de fichiers, cause d’un échec) — Conservé 36 mois après chaque copie, puis supprimé. Le journal d’audit du syndicat en garde la trace selon sa propre durée.
• Copies des archives dans l’espace de stockage du syndicat — Hors de ce calendrier : elles sont dans le compte du syndicat, sous sa responsabilité, et CondoAide n’y supprime rien. Chaque copie comprend la liste des documents arrivés au terme de leur durée de conservation chez CondoAide, afin que le syndicat puisse les détruire.
• Formulaires de procuration et bulletins d’assemblée en Ontario (signataires, consignes, préférences de candidatures, copies numérisées et versions remplacées) — Conservés au moins 90 jours après la tenue ou la clôture réelle de l’assemblée, puis jusqu’à une destruction confirmée par le conseil. Aucun effacement automatique. Un avis écrit de litige réel ou envisagé relatif à ces dossiers, ou une demande de consultation ou de copie, y compris celle d’un gestionnaire, prolonge la conservation selon le par. 13.1 (2), dispositions 3 et 4, et les par. 13.1 (3) et (4) du Règl. de l’Ont. 48/01 : au moins six mois après la demande ou l’avis de litige envisagé si aucun avis écrit de litige réel ne suit et, en cas de litige réel, jusqu’à l’ordonnance définitive d’un tribunal ou d’un arbitre ou à l’entente de règlement, avec tout délai supplémentaire qu’ils imposent. Le conseil consigne la portée, les preuves et les résolutions. CondoAide impose aussi sept jours d’attente après l’enregistrement d’une ordonnance ou d’un règlement de litige. La suppression d’un compte de connexion détache ses liens d’identité tout en conservant l’unité, les choix et le poids de chaque bulletin ainsi que les noms inscrits aux formulaires. Une unité ayant des procurations ou des bulletins conservés ne peut pas être supprimée avant leur destruction autorisée par le conseil. Les procès-verbaux, résultats certifiés, preuves conservées à une autre fin et journal de destruction (auteur, moment et quantités) demeurent au dossier de l’association condominiale. Les preuves individuelles détruites ne sont plus recalculables. Les règles permanentes du Québec demeurent inchangées.
• Besoins d’évacuation et besoins particuliers (Ontario), et preuve du consentement — Les besoins d’évacuation et besoins particuliers sont conservés aussi longtemps que le dossier de l’occupant, et supprimés dès le retrait du consentement ou dès que la personne quitte l’association condominiale. La preuve du consentement et de son retrait est conservée aussi longtemps que le dossier de l’occupant dans l’association condominiale.
• Avis de location, de renouvellement et de fin du bail (Ontario) — Conservés en permanence, aussi longtemps que le dossier de l’association existe, et détruits avec lui, comme l’exigent la Loi de 1998 sur les condominiums de l’Ontario (par. 55 (1), disp. 6) et le Règlement de l’Ontario 48/01 (par. 13.1 (2), disp. 2) ; ni le propriétaire ni le conseil ne peut les supprimer.

6. Vos droits

Conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec (« Loi 25 »), à la PIPEDA, et aux lois applicables, vous avez le droit de :

• Accéder à vos renseignements personnels
• Rectifier des renseignements inexacts ou incomplets
• Demander la suppression de vos données (sous réserve de nos obligations légales de conservation, par exemple les mandats PAD conservés 7 ans)
• Retirer votre consentement à un traitement qui repose sur lui, par exemple l’infolettre
• Recevoir vos données dans un format structuré et portable (export JSON ou CSV)
• Vous opposer à un traitement (notamment les communications marketing)
• Décision automatisée : être informé des renseignements personnels et des principaux critères utilisés, ainsi que des coordonnées de la personne qui peut réviser la décision et à qui vous pouvez présenter vos observations, si vous faites l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé (art. 12.1)
• Vérification du chèque d’un mandat papier : une différence entre un numéro saisi et un numéro lu automatiquement sur le chèque empêche l’enregistrement du mandat, à moins que la personne qui gère les paiements du syndicat confirme les numéros inscrits sur le mandat signé. Le message indique le champ concerné. Vous pouvez faire vérifier le chèque et corriger les renseignements avec la personne qui gère les paiements de votre syndicat, ou demander un examen à notre responsable de la protection des renseignements personnels (section 7).
• Révoquer votre mandat PAD pour l’abonnement à tout moment, sans frais, conformément à la règle H1 de Paiements Canada
• Enregistrement d’une séance ou d’une réunion : retirer votre consentement à l’enregistrement, ou seulement au résumé produit par l’intelligence artificielle, à tout moment pendant la séance, sans que cela touche votre participation ; obtenir, tant que l’enregistrement existe, une copie de l’enregistrement de votre voix, de votre image ou de votre écran, ou sa transcription écrite, en vous adressant au syndicat (les paroles d’autres personnes en sont retirées lorsque leur communication risquerait de leur nuire sérieusement) ; et demander au conseil d’administration de supprimer toutes vos pistes (voix, image et écran), avec leur transcription et vos paroles dans le résumé (un passage ne peut pas être coupé seul).
• Déposer une plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec (cai.gouv.qc.ca) ou du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (priv.gc.ca) pour les utilisateurs hors Québec
• Délai de réponse : nous répondons par écrit à une demande d’accès ou de rectification dans les 30 jours de sa réception.
• Pour exercer un de ces droits, contactez notre Personne responsable de la protection des renseignements personnels (voir section 7).

7. Personne responsable de la protection des renseignements personnels

Conformément à l’article 3.1 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, CondoAide a désigné une Personne responsable de la protection des renseignements personnels. Cette personne est votre point de contact pour toute question relative au traitement de vos renseignements personnels, pour exercer vos droits, ou pour signaler une préoccupation, un incident ou déposer une plainte. Cette personne répond aussi de notre conformité à la LPRPDE (annexe 1, principe 4.1).

• Nom : Nicolae Racovita
• Titre : Président de CondoAide et Personne responsable de la protection des renseignements personnels
• Courriel : privacy@condoaide.ca
• Adresse postale : 4143 chemin Ste-Angélique, Saint-Lazare (Québec) J7T 2N5, Canada
• Nos politiques et pratiques de gouvernance des renseignements personnels sont publiées à la page Gouvernance, conformément à l’article 3.2 de la loi.

8. Notification d’incident de confidentialité

Conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé et à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (Canada), en cas d’incident de confidentialité présentant un risque qu’un préjudice sérieux soit causé à une personne concernée, nous nous engageons à :

• Prendre les mesures nécessaires pour gérer l’incident, limiter le préjudice et empêcher la récurrence.
• Mobiliser notre assureur et son groupe agréé d’intervention dès la découverte de l’incident. L’enquête technique, la défense juridique et la préparation des avis peuvent être confiées à ces intervenants, et les renseignements qui leur sont communiqués se limitent à ce que l’intervention exige. Cette étape ne retarde pas les avis prévus ci-dessous.
• Informer les personnes concernées sans délai indu, par courriel ou tout autre moyen approprié.
• Informer la Commission d’accès à l’information du Québec dans des délais raisonnables. Notre cible interne est de notifier dans les 72 heures suivant la confirmation de l’incident.
• Déclarer au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada, dès que possible, toute atteinte aux mesures de sécurité qui touche les renseignements d’une personne qui se trouve hors du Québec, lorsqu’il est raisonnable de croire qu’elle présente un risque réel de préjudice grave, et en aviser directement les personnes concernées (LPRPDE, art. 10.1). Nous consignons chaque atteinte, et conservons cette trace au moins 24 mois.
• Documenter chaque incident dans un registre interne, incluant la nature, les causes, les mesures correctives et les leçons apprises.
• Coopérer pleinement avec les autorités de protection des renseignements personnels en cas d’enquête.

9. Transferts internationaux de données

Certains de nos sous-traitants traitent des renseignements personnels en dehors du Québec ou du Canada (voir la liste à la section 3). Pour les transferts hors du Québec et du Canada :

• Nous évaluons l’adéquation des protections législatives offertes dans la juridiction de destination
• Nous mettons en place des protections contractuelles appropriées avec chaque sous-traitant (Data Processing Agreements)
• Nous limitons les transferts à ce qui est nécessaire à la prestation du Service
• Pour les fonctionnalités d’intelligence artificielle (Anthropic, États-Unis), une requête est envoyée lorsqu’une personne utilise l’une des fonctionnalités nommées à la section 3. La lecture des preuves d’assurance des copropriétaires ne fait pas appel à Anthropic : elles sont lues au Québec (section 3). La lecture de la déclaration de copropriété l’envoie sans aucun geste de l’utilisateur, après avoir retiré les noms de personnes qu’elle détecte. Lorsque le tableau des fractions reste illisible, une personne autorisée du conseil d’administration peut envoyer, après en avoir vu l’aperçu, l’image d’une page de ce tableau, recadrée au Québec sur la région du tableau, en niveaux de gris, réduite et sans métadonnées ; cette image peut montrer un nom, un paraphe ou une signature, et le fichier de la déclaration n’est jamais transmis. L’importation des chauffe-eau, ou la photo jointe au chauffe-eau d’une partie privative, envoie la photo de chaque plaque signalétique, sans ses métadonnées ni aucun nom. Aucun identifiant d’utilisateur ni métadonnée de compte n’est transmis à Anthropic avec une requête ; le contenu envoyé, lui, peut nommer le syndicat ou des personnes (section 3). Les conditions commerciales d’Anthropic lui interdisent d’utiliser ces requêtes pour entraîner ses modèles ; selon ses pratiques publiées, Anthropic les supprime dans les 30 jours de leur réception, sauf celles que ses systèmes de sécurité signalent comme contraires à sa politique d’utilisation, conservées jusqu’à 2 ans, et sauf obligation légale de les conserver.
• Pour le paiement de l’abonnement (Stripe, Canada et États-Unis), le transfert transfrontalier vise l’exécution de l’abonnement, que vous autorisez expressément. Les mandats et l’historique des prélèvements de charges établis chez Stripe avant le passage de la collecte des charges à Zūm Rails y demeurent conservés pour le compte des syndicats ; ils comprennent les coordonnées bancaires des copropriétaires concernés (renseignements de nature financière) et l’identifiant technique de la partie privative. Ce flux est encadré par l’entente de traitement des données (DPA) de Stripe ; les numéros de compte de ces mandats ne sont jamais conservés en clair par CondoAide. Une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée nous permet de nous assurer que le risque résiduel lié à ce transfert est minime et gérable. La collecte des charges par Zūm Rails, elle, est traitée au Québec (section 3).
• Pour l’intervention en cas d’incident (CFC Underwriting Limited et les fournisseurs de son groupe agréé, CFC Response), le transfert n’a lieu qu’en cas d’incident de confidentialité et vise l’enquête, la défense et l’envoi des avis. Les entités concernées sont établies au Royaume-Uni et aux États-Unis (Londres et Austin, Texas). Aucun renseignement ne leur est communiqué dans le cours normal du Service.
• Pour la vérification antirobot des formulaires publics (Cloudflare Turnstile, réseau mondial), le navigateur transmet des données techniques (adresse IP, caractéristiques du navigateur et de l’appareil) au moment où le formulaire est rempli, afin d’en écarter les robots ; aucun contenu de formulaire ni aucun document n’est transmis. Ce flux est encadré par les conditions de traitement des données de Cloudflare.
• Pour les agendas connectés (Google ou Microsoft, entreprises établies aux États-Unis), CondoAide transmet au fournisseur que la personne a elle-même choisi le jeton d’autorisation, l’identifiant de ses agendas et la période à vérifier, et ne reçoit en retour que les plages où elle est occupée ; rien au sujet d’une autre personne n’est transmis. Ce flux n’a lieu que si la personne connecte son agenda, et cesse dès qu’elle le déconnecte.
• Pour un assistant d’intelligence artificielle que vous connectez vous-même à CondoAide (connecteur MCP, section 1), le fournisseur que vous avez choisi reçoit ce que l’assistant demande et ce que nos outils lui répondent, souvent hors du Canada ; CondoAide ne choisit pas ce fournisseur et ne lui transmet rien d’autre. Pour les brouillons de réponse du soutien, l’assistant de l’équipe de CondoAide (Anthropic, États-Unis) reçoit le texte du signalement et de son fil, ainsi que l’avis donné sur la réponse et son commentaire, sans le nom du syndicat ni l’identité des auteurs des messages.
• Pour la copie des archives dans un espace de stockage que le syndicat connecte (Microsoft OneDrive, section 3), la communication est celle du syndicat : c’est lui qui choisit le compte et qui confie à Microsoft la conservation de sa copie, et CondoAide y écrit sur son instruction. Microsoft décide du lieu d’hébergement, qui peut être à l’extérieur du Québec, et CondoAide ne le contrôle pas. L’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée et l’entente écrite prévues à l’article 17 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé reviennent alors au syndicat, que l’écran de connexion en informe ; la personne qui connecte le compte atteste la décision du conseil d’administration et ce qu’elle a lu, et cette attestation est conservée (section 1). Le courriel du syndicat et les enregistrements, qui concernent souvent des personnes extérieures au syndicat, ne sont copiés que si le conseil l’a expressément choisi.
• Pour l’importation de l’historique du courriel du syndicat depuis un compte Microsoft (section 3), les courriels se trouvent déjà chez Microsoft, que le syndicat a choisi pour son ancienne adresse ; CondoAide les rapatrie dans la boîte du syndicat, hébergée au Québec. Seuls le jeton d’autorisation, les identifiants des dossiers et des courriels demandés et la date à partir de laquelle chercher sont transmis à Microsoft, là où il héberge le compte, possiblement à l’extérieur du Québec, le temps de l’importation.
• Si vous autorisez les notifications de l’application mobile, chaque avis transite par Expo, aux États-Unis, puis par le service de notification d’Apple ou de Google, hors du Québec. Il ne contient qu’un texte générique et trois identifiants techniques (catégorie, syndicat, élément visé), jamais un nom ni le contenu d’un message. Aucun autre renseignement affiché dans l’application ne sort du Québec par ce flux.
• Un renseignement traité hors du Canada est soumis aux lois du pays où il se trouve : les tribunaux et les autorités chargées de l’application de la loi ou de la sécurité nationale de ce pays peuvent y avoir accès selon ces lois. Nos contrats ne peuvent pas écarter ces lois ; ils limitent l’usage que le fournisseur peut faire des renseignements et l’obligent à les protéger.
• Si vous avez des questions sur un transfert spécifique ou si vous souhaitez vous opposer à un traitement particulier, contactez privacy@condoaide.ca.

10. Témoins (cookies), télémétrie et enregistrement de session

Bannière de témoins. Pour les visiteurs non authentifiés du site public et des pages de connexion, la télémétrie OpenReplay ne s’active que si vous l’acceptez via la bannière qui apparaît à votre première visite. Votre choix est conservé localement (localStorage) et modifiable à tout moment via le lien « Réinitialiser mes préférences de témoins » au bas de chaque page. Refuser la télémétrie n’affecte en rien votre utilisation du Service — les témoins nécessaires (session, sécurité, langue) restent actifs. Enregistrement de session OpenReplay. Lorsque vous êtes authentifié, OpenReplay enregistre une reconstitution de votre navigation (clics, défilements, changements de page) pour aider notre équipe de support à reproduire un problème quand vous nous le signalez. Activé par défaut, désactivable à tout moment via Profil → Enregistrement de session pour le support. Les champs de formulaire et les écrans contenant des renseignements sensibles (PAD, attestation, registre, états financiers, preuves d’assurance, conformité, membres du syndicat, paiements) sont masqués automatiquement. Suivi des erreurs GlitchTip. Reste actif indépendamment de votre choix car strictement nécessaire à la qualité du service. Configuration minimisée : identifiant utilisateur pseudonymisé, contenu des requêtes (corps de formulaire, en-têtes d’authentification, témoins) automatiquement supprimé, adresse IP non transmise. Rétention : 30 jours pour tous les flux — événements et enregistrements de session côté OpenReplay ; journaux applicatifs et événements d’erreur côté GlitchTip. Les groupes d’erreurs GlitchTip résolus sont conservés 90 jours pour la détection de régression. Pour plus d’informations, consultez notre Politique sur les témoins.

11. Renseignements concernant les enfants

Le Service n’est pas destiné aux personnes de moins de 14 ans, et nous ne recueillons pas sciemment de renseignements personnels auprès d’enfants. Un parent, ou une autre personne occupante avec l’accord du parent, peut toutefois inscrire un enfant de son foyer parmi les membres du foyer décrits à la section 1 (catégorie, tranche d’âge et, facultativement, prénom), à la seule fin de repérer les personnes présentes lors d’une urgence ; pour un enfant de moins de 14 ans, le consentement est donné par le titulaire de l’autorité parentale ou par le tuteur (art. 14 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé). Si vous croyez qu’un enfant a lui-même fourni des renseignements personnels à CondoAide, contactez privacy@condoaide.ca afin que nous procédions à la suppression.

12. Modifications

Nous pouvons modifier cette politique de temps à autre. Nous vous informerons des changements importants par courriel ou via la plateforme. La date de dernière mise à jour est indiquée en haut de cette page. L’utilisation continue du Service après une modification constitue votre acceptation de la version mise à jour.

13. Nous contacter

Pour toute question concernant cette politique ou pour exercer vos droits :

14. Si vous êtes en Ontario

La présente section résume ce qui concerne une personne qui se trouve en Ontario.

• La LPRPDE s’applique aux renseignements que nous recueillons à votre sujet ; vous pouvez porter plainte au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (priv.gc.ca).
• Liste d’attente pour l’Ontario : section 1 (ce que nous recueillons), section 2 (pourquoi), section 5 (combien de temps).
• Association condominiale de l’Ontario : lorsqu’une association utilise CondoAide, c’est elle qui décide de ce que contiennent ses dossiers et de qui peut les consulter, selon la Loi de 1998 sur les condominiums de l’Ontario. Nous traitons les renseignements de ses dossiers pour son compte, seulement pour lui fournir le Service, selon l’annexe ontarienne de l’article 7 de nos Conditions d’utilisation. Pour consulter ou faire corriger un renseignement d’un dossier de votre association, adressez-vous d’abord à son conseil d’administration ; nous l’aidons à vous répondre. Si une atteinte touche ses dossiers, nous l’en avisons sans délai et l’aidons à vous aviser.
• Les procurations, les obligations des propriétaires et les besoins d’évacuation de l’Ontario sont décrits aux sections 1, 2 et 5.
• Les termes « syndicat » et « copropriétaire » de la présente politique désignent, pour une association de l’Ontario, l’association condominiale et le propriétaire d’une partie privative.

Annexe — Historique des modifications

Historique des versions de cette politique :

• Version 1.0 - 1 février 2025 — Version initiale.
• Version 1.1 - 7 mai 2026 — Ajout du paiement par PAD/ACSS Debit ; désignation publique de la Personne responsable ; expansion de la liste des sous-traitants ; ajout de la section sur la notification d’incident ; ajout de la section sur les transferts internationaux ; ajout des références PIPEDA et Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.
• Version 1.2 - 2 juin 2026 — Lancement de la collecte automatique des cotisations par prélèvement bancaire (PAD/ACSS) : Stripe (Stripe Payments Canada, Ltd.) traite désormais aussi les prélèvements de cotisations des copropriétaires vers le compte du syndicat. Mise à jour des sections 1 et 3 et de la liste des sous-traitants en conséquence.
• Version 1.3 - 13 juin 2026 — Précisions sur le traitement Stripe des cotisations : ajout de délais de conservation distincts pour le mandat et les transactions de cotisation des copropriétaires (section 5) et description du transfert transfrontalier des coordonnées bancaires des copropriétaires via Stripe, encadré par une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (section 9).
• Version 1.4 - 12 juillet 2026 — Ajout du clavardage de séance d’assemblée : délai de conservation des messages (section 5). Les messages sont hébergés au Québec (Supabase, région canadienne) — aucun nouveau transfert transfrontalier.
• Version 1.5 - 13 juillet 2026 — Ajout du journal de présence de séance d’assemblée : délai de conservation du journal des connexions et déconnexions des participants (section 5). Le journal est hébergé au Québec (Supabase, région canadienne) — aucun nouveau transfert transfrontalier.
• Version 1.6 - 23 juillet 2026 — Retrait d’OpenAI de la liste des sous-traitants : la vectorisation des documents du registre est désormais assurée par un modèle auto-hébergé (bge-m3) au Québec, chez OVHcloud (Beauharnois). Anthropic demeure le seul fournisseur d’intelligence artificielle, uniquement pour les fonctionnalités opt-in. Mise à jour de la section 3.
• Version 1.7 - 30 juillet 2026 — Ajout d’Amazon Web Services (Amazon SES) à la liste des sous-traitants : les courriels transactionnels et d’authentification sont désormais envoyés depuis le Québec (région ca-central-1, Montréal). Brevo est reclassé aux courriels marketing, à la gestion des listes de contacts et au rôle de relais de secours pour les courriels transactionnels (Union européenne). Mise à jour des sections 3 et 4.
• Version 1.8 - 30 juillet 2026 — Intégration de la révision de notre conseil juridique externe : la loi est désignée par son nom officiel (Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé), ajout de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information et de la Loi 16 sous son titre officiel ; précision sur la portée de la certification PCI DSS de Stripe (données de carte) ; divulgation du traitement de l’adresse IP et de la manière dont les renseignements de paiement sont recueillis ; ajout du partage possible en cas de transaction commerciale (section 3) ; reformulation du droit lié aux décisions automatisées (section 6) et de la démarche en cas d’incident (section 8) ; précision que les transferts visés à la section 9 sont ceux hors Québec.
• Version 1.9 - 12 août 2026 — Déclaration de trois sous-traitants qui opéraient déjà sans figurer à la liste : iDrive e2 (Montréal), qui conserve nos sauvegardes hors site, OVHcloud (Beauharnois), qui en conserve la copie secondaire, et OVHcloud (Beauharnois) pour le serveur de visioconférence auto-hébergé des séances d’assemblée, dont aucun flux n’est enregistré. Une sauvegarde contenant l’ensemble des catégories de renseignements confiés au Service, ces deux destinations sont désormais nommées. Correction de deux affirmations de sécurité inexactes : les jetons d’authentification sont signés avec ECDSA sur courbe P-256 (ES256) et non avec HMAC-SHA256, et la mention d’un test de restauration automatisé hebdomadaire est retirée, ce travail étant désactivé. L’engagement à un test annuel d’intrusion par un tiers indépendant est maintenu mais perd son échéance de fin 2026. Aucun nouveau traitement, aucune nouvelle catégorie et aucun transfert hors du Québec.
• Version 1.10 - 12 août 2026 — Prélèvement automatique des charges : ajout de l’identité de la personne qui l’active et du moment de l’activation (section 1), et de leur délai de conservation (section 5). Ce renseignement sert à exiger qu’une seconde personne autorise un prélèvement d’importance et à identifier la partie derrière le mandat, comme l’exige la Règle H1 de Paiements Canada. Aucun nouveau sous-traitant, aucune nouvelle finalité et aucun flux hors Québec.
• Version 1.11 - 13 août 2026 — Journal d’enregistrement des procurations : ajout de son délai de conservation (section 5). Ce journal consigne, pour chaque mandat de représentation signé électroniquement, le moment de la signature ainsi que l’adresse IP et le navigateur utilisés, comme l’exige l’article 39 de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information. Il était auparavant détruit en même temps que le mandat auquel il se rattachait ; il subsiste désormais jusqu’à la destruction du dossier du syndicat, ce qui allonge sa conservation. Le motif est que la preuve qu’une procuration a existé importe précisément au moment où celle-ci disparaît. Aucune nouvelle catégorie de renseignement n’est recueillie et aucun nouveau destinataire n’y a accès.
• Version 1.12 - 16 août 2026 — File d’envoi des courriels : ajout de son délai de conservation (section 5). Cette file achemine les avis, les convocations et les rappels ; elle porte l’adresse du destinataire et les données servant à composer le message, sans en conserver le rendu. Elle n’avait jusqu’ici aucun délai. Il est fixé à 90 jours après l’envoi, et à 30 jours après un échec définitif pour un message jamais parti. Ce délai est d’exploitation et non de preuve : la preuve qu’un avis a été envoyé est consignée au dossier auquel il se rattache, et non dans cette file.
• Version 1.13 - 16 août 2026 — File d’envoi des courriels : correction de la section 5. La version 1.12 indiquait que la preuve d’un envoi ne dépendait pas de cette file. C’était exact pour la plupart des avis, mais pas pour les convocations à une assemblée ou à une séance du conseil, leurs mises à jour, les ajouts à l’ordre du jour et les rappels : pour ceux-là, le détail des destinataires ne figure aujourd’hui nulle part ailleurs. Le délai applicable à ces lignes est porté à 90 jours après l’assemblée ou la séance visée ; le reste de la file demeure à 90 jours après l’envoi.
• Version 1.14 - 22 août 2026 — Imports de preuves d’assurance : ajout du traitement temporaire du PDF agrégé et de son texte extrait aux sections 1 et 2, et de leur délai maximal de trois heures à la section 5. Le fichier agrégé n’est jamais versé au registre du syndicat ; seules les preuves minimisées par unité y sont versées. Le traitement reste chez Supabase au Québec, sans nouveau sous-traitant ni transfert hors Québec.
• Version 1.15 - 22 août 2026 — État de suppression d’une adresse courriel : ajout d’une ligne à la section 5. Lorsqu’un courriel transactionnel rebondit de façon permanente ou qu’une plainte est reçue, l’adresse est inscrite à une liste de suppression afin que le Service cesse de lui écrire. Cette inscription porte sur la livraison, non sur le consentement : elle ne retire aucun consentement à l’infolettre et ne modifie pas les listes de mise en marché, qui demeurent régies séparément. La ligne contient l’adresse, le motif, le fournisseur, les horodatages du premier et du plus récent événement et l’identifiant technique du message ; aucun contenu de courriel n’y est conservé. Aucun nouveau sous-traitant et aucun nouveau flux hors du Québec : Amazon (SES, Montréal) figure déjà à la section 3.
• Version 1.16 - 24 août 2026 — État de suppression d’une adresse courriel : la ligne annoncée à la version 1.15 est effectivement ajoutée à la section 5, avec sa durée de conservation. La version 1.15 annonçait cette ligne sans l’inscrire, et sans indiquer de durée ; la correction est consignée plutôt qu’effacée. La conservation n’est pas un nombre de jours mais une condition : l’inscription demeure tant que l’adresse est injoignable, et elle est retirée lorsque la livraison est rétablie et vérifiée, ou à la suite d’une demande d’effacement valide. Aucun renseignement nouvellement recueilli, aucun nouveau sous-traitant et aucun nouveau flux hors du Québec.
• Version 1.17 - 27 août 2026 — Une annonce du conseil d’administration peut désormais poser une question à laquelle le copropriétaire répond dans l’application : ajout de cette catégorie à la section 1, y compris le commentaire libre et la pièce jointe que le copropriétaire fournit lui-même, et ajout du délai de conservation correspondant à la section 5, dont la durée propre est à l’étude. Une réponse est nominative par conception et ne constitue pas un vote. Aucun nouveau sous-traitant et aucun nouveau transfert hors Québec.
• Version 1.18 - 28 août 2026 — Souscription d’une assurance de responsabilité professionnelle et cyber. L’assureur et les fournisseurs de son groupe agréé d’intervention deviennent des destinataires possibles de renseignements personnels, mais uniquement en cas d’incident de confidentialité. Nouvelle catégorie de destinataires à la section 3, précision à la section 8 et nouveau flux hors Québec à la section 9 (Royaume-Uni et États-Unis). Aucun nouveau sous-traitant dans le cours normal du Service.
• Version 1.19 - 1 septembre 2026 — Un message du syndicat peut de nouveau posséder ses propres fichiers, au lieu que toute pièce jointe soit versée au registre. Nouveau délai à la section 5 : la pièce jointe d’un message n’a pas de durée propre, elle est conservée avec le message et détruite avec lui. Le fichier n’est pas versé au registre et n’est lisible que par les destinataires du message  — un cercle parfois plus étroit que ce que les niveaux d’accès du registre savent exprimer. Une image insérée dans le corps d’un message suit la même règle et n’est jamais transmise par courriel. Aucun sous-traitant, aucune finalité, aucune localisation ni aucune décision automatisée nouvelle.
• Version 1.20 - 10 septembre 2026 — Ajout, à la section 1, de l’identité de la personne qui déclare ce que prévoit la déclaration de copropriété au sujet des contributions versées avant l’adoption du budget : qui l’a déclaré, à quel moment et l’article de la déclaration qui est cité, ainsi que l’inscription de chaque changement au journal d’audit du syndicat avec le nom et l’adresse courriel de la personne. Ajout du délai de conservation correspondant à la section 5. Aucun nouveau sous-traitant, aucune nouvelle sortie du Québec et aucune décision automatisée.
• Version 1.21 - 15 septembre 2026 — Demandes de service déposées par une personne locataire : ajout, à la section 1, de la qualité de locataire enregistrée au moment du dépôt, de la partie privative visée, du motif de fermeture « redirigée vers le copropriétaire » et de la consultation de la demande, de ses pièces jointes et des réponses publiques du conseil d’administration par les copropriétaires de cette partie privative, pour les seules demandes déposées depuis le début de leur propriété. Ajout, à la section 2, des avis transmis au copropriétaire qui reçoit les avis de la partie privative et à la personne locataire. Correction terminologique : « soutien technique » remplace « support technique ». Aucun nouveau sous-traitant, aucune nouvelle sortie du Québec, aucun nouveau délai de conservation et aucune décision automatisée.
• Version 1.22 - 15 septembre 2026 — Ajout, à la section 3, du service d’analyse de documents auto-hébergé chez OVHcloud à Beauharnois (Québec), qui lit les carnets d’entretien, les études du fonds de prévoyance et, désormais, les relevés de compte bancaire qu’une personne autorisée importe en format PDF. Les catégories visées sont précisées : contenu des documents importés, dont les dates, montants et libellés des transactions bancaires. Aucun nouveau délai de conservation, aucune nouvelle sortie du Québec et aucune décision automatisée.
• Version 1.23 - 15 septembre 2026 — Ajout, à la section 1, de la boîte courriel du syndicat : ce qui est écrit à une adresse CondoAide du syndicat est conservé dans le dossier du syndicat et lu par l’ensemble du conseil d’administration. Ajout, à la section 5, des délais du courrier reçu (36 mois à compter de la réception, le texte recopié ailleurs dans le dossier étant retiré au même moment, sauf classement à un dossier ou mesure de conservation juridique), de la réponse du conseil envoyée depuis cette boîte (36 mois après l’envoi), du courriel mis en quarantaine (30 jours) et de la copie brute chez le fournisseur de réception (30 jours). Précision, à la section 3 et sur la page Sécurité (sections 1 et 6), qu’Amazon SES assure aussi la réception et la conservation temporaire des messages dans la région ca-central-1 (Montréal). Aucune nouvelle sortie du Québec ni décision exclusivement automatisée.
• Version 1.24 - 15 septembre 2026 — Facture d’un fournisseur jointe à des travaux : ajout, à la section 1, du contenu de la facture lu à la demande d’une personne autorisée (date, numéro, nom et coordonnées du fournisseur, numéros d’inscription à la TPS et à la TVQ, montants) et de la conservation de ces numéros à la fiche du fournisseur. Ajout, à la section 2, de la finalité correspondante : proposer les données à inscrire et classer une copie de la facture au registre du syndicat, sous la catégorie « Factures », réservée au conseil d’administration. Précision, à la section 3, que le service d’analyse de documents auto-hébergé chez OVHcloud à Beauharnois lit aussi les factures, y compris par reconnaissance optique de caractères lorsqu’il s’agit d’une image. Aucun nouveau sous-traitant, aucune nouvelle sortie du Québec et aucune décision exclusivement automatisée : chaque valeur proposée est retenue ou écartée par une personne.
• Version 1.25 - 16 septembre 2026 — Ajout, à la section 1, de la réponse qu’une personne du conseil inscrit elle-même au nom d’une partie privative : lorsqu’une personne copropriétaire répond par téléphone ou par courriel à une question jointe à une annonce, le conseil peut consigner cette réponse dans l’application. Elle porte alors le nom de la personne du conseil qui l’a inscrite, elle est signalée comme telle et elle ne remplace jamais la réponse que la personne copropriétaire donne elle-même. Aucun nouveau sous-traitant, aucune sortie du Québec et aucune nouvelle durée de conservation.
• Version 1.26 - 16 septembre 2026 — Ajout, à la section 1, de la demande d’état des charges communes dues d’une partie privative (art. 1069 du Code civil du Québec) : le nom, la qualité et le courriel de la personne qui la fait, le nom de l’acheteur, l’avis donné au propriétaire, la transmission de l’état par un lien envoyé par courriel et le journal de ses consultations (date et heure, adresse IP tronquée, type de navigateur). Ajout, à la section 2, de la communication de cet état à la personne qui se propose d’acquérir la partie privative, après avis au propriétaire, et, à la section 5, de leurs délais de conservation, dont trois ans pour le journal des consultations. Aucun nouveau sous-traitant, aucun flux hors du Québec.
• Version 1.27 - 17 septembre 2026 — Ajout, à la section 1, des courriels adressés à postmaster@ et à abuse@ d’une adresse de syndicat : ils ne sont pas versés au dossier du syndicat, mais transmis à la boîte d’exploitation de CondoAide, que seule la personne responsable de la protection des renseignements personnels consulte. Ajout, à la section 2, de la finalité correspondante, à la section 3 et à la page Sécurité, de leur transmission par Amazon SES dans la même région, et, à la section 5, de leur délai de conservation de 36 mois. Aucun nouveau sous-traitant et aucune sortie du Québec.
• Version 1.28 - 17 septembre 2026 — Section 3 : lorsque le syndicat confie sa gestion à une entreprise de gestion et l’ajoute à son compte comme gestionnaire, ce gestionnaire a désormais accès, pour l’exécution de son mandat, aux renseignements financiers du syndicat, dont les renseignements de paiement des copropriétaires (mandats de prélèvement, historique des paiements, arrérages) et les coordonnées de paiement des fournisseurs. L’adoption d’un budget, la décision d’une cotisation spéciale et l’approbation d’un paiement au-dessus du seuil demeurent réservées au conseil d’administration. Aucun nouveau sous-traitant, aucune sortie du Québec et aucun nouveau délai de conservation.
• Version 1.29 - 17 septembre 2026 — Précision, à la section 1 : lorsque la boîte de courriel du syndicat est en service, le syndicat envoie aussi depuis cette adresse les avis et les annonces qu’il vous adresse, de sorte qu’une réponse à l’un de ces messages arrive dans cette même boîte, accessible aux mêmes personnes et conservée selon le même délai. L’adresse courriel du compte personnel d’une personne administratrice n’est plus transmise aux copropriétaires avec ces avis.
• Version 1.30 - 21 septembre 2026 — Sections 1 et 3 : lorsqu’un copropriétaire indique qu’un entrepreneur fera les travaux d’une demande d’autorisation, nous recueillons le nom de l’entreprise, son numéro de licence de la Régie du bâtiment du Québec et, s’il les indique, le nom et le courriel d’une personne-ressource. Nous vérifions ce numéro auprès d’un nouveau sous-traitant, VériBât, qui consulte le registre public de la Régie depuis Montréal : seul le numéro de licence lui est transmis. Aucune sortie du Québec et aucun nouveau délai de conservation : ces renseignements suivent la demande.
• Version 1.31 - 21 septembre 2026 — Sections 1 et 5 : une fois des travaux autorisés, le copropriétaire peut transmettre à son entrepreneur les consignes pour les travaux du syndicat, qu’il signe par un lien sans créer de compte. Nous conservons les ouvertures du lien (réseau tronqué et famille de navigateur, trois ans) et la preuve de la signature (nom saisi, adresse du lien, version signée, date et heure, adresse IP et navigateur), aussi longtemps que la demande. Aucun nouveau sous-traitant et aucune sortie du Québec.
• Version 1.32 - 22 septembre 2026 — Sections 1 et 5 : les fichiers joints au formulaire de support sont désormais conservés dans notre stockage privé au Québec (Supabase, région canadienne) au lieu d’être transmis par courriel, et seul le personnel autorisé de CondoAide peut les télécharger. Nouveaux délais : trois ans après l’envoi du message, et au plus tard quatre heures pour un fichier dont le message n’est pas envoyé. Aucun nouveau sous-traitant ni transfert hors du Québec.
• Version 1.33 - 22 septembre 2026 — Sections 1 et 5 : l’autorisation de travaux ouvre désormais l’entrée de votre partie privative au registre des améliorations du syndicat, où vous pouvez déposer vous-même des photos avant et après les travaux, la facture et une valeur approximative, puis indiquer la fin des travaux, que le conseil confirme. Ces pièces et cette valeur ne sont lues que par les copropriétaires de votre partie privative, par le conseil et, le cas échéant, par le gestionnaire ; la valeur approximative n’est plus visible des autres copropriétaires, et une entrée dont les travaux sont encore prévus leur est réservée jusqu’à ce que les travaux soient déclarés terminés. Nouveaux délais : conservation permanente de l’entrée et de ses pièces, y compris les renseignements recopiés de la demande, qui demeurent si celle-ci est supprimée ; sept jours pour l’identifiant porté par une demande de téléversement. Rappels par courriel et dans l’application avant le début et après la fin prévue des travaux. Aucun nouveau sous-traitant et aucune sortie du Québec.
• Version 1.34 - 22 septembre 2026 — Section 3 : pour trouver la licence d’un entrepreneur, vous pouvez maintenant taper le début de son numéro ou le nom de l’entreprise, dans une demande d’autorisation de travaux comme dans la liste des prestataires du conseil. Ce texte est transmis à VériBât, qui renvoie au plus dix inscriptions du registre public de la Régie du bâtiment du Québec ; auparavant, seul un numéro complet lui était transmis. Le nom d’une entreprise peut être celui d’une personne en affaires. CondoAide n’enregistre pas ces recherches dans votre dossier : seule la licence choisie l’est, comme avant. Aucun nouveau sous-traitant et aucune sortie du Québec.
• Version 1.35 - 22 septembre 2026 — Sections 1 et 3 : pour les prestataires qui ont un numéro de licence de la Régie du bâtiment du Québec, nous conservons désormais à leur fiche la réponse du registre public (nom du titulaire, présence au registre, restriction, date de départ du registre et date de la vérification), afin d’avertir le syndicat d’une licence absente ou restreinte. Le numéro est vérifié auprès de VériBât lorsqu’il est inscrit ou modifié, puis tous les deux jours environ. Seul le numéro de licence est transmis. La réponse disparaît avec la fiche du prestataire et est remplacée dès que son numéro change. Aucun nouveau sous-traitant et aucune sortie du Québec.
• Version 1.36 - 23 septembre 2026 — Section 1 : un signalement envoyé au soutien CondoAide depuis l’application comprend aussi les pages où il a été ouvert et d’où il a été envoyé, le rôle de la personne au syndicat, la version de l’application et le navigateur utilisé. Ces renseignements servent à reproduire le problème signalé et suivent la conservation des communications de support. Aucun nouveau sous-traitant, aucune nouvelle sortie du Québec, aucun nouveau délai de conservation et aucune décision automatisée.
• Version 1.37 - 24 septembre 2026 — Section 1 : les fichiers joints à un signalement au soutien CondoAide, y compris les captures d’écran collées dans une réponse, peuvent aussi être consultés par les membres du conseil d’administration du syndicat qui a envoyé le signalement, dans le suivi de ce signalement, au même titre que le texte qui les accompagne. Le personnel autorisé de CondoAide les télécharge toujours avec une authentification à double facteur. Aucun nouveau sous-traitant, aucune nouvelle sortie du Québec, aucun nouveau délai de conservation et aucune décision automatisée.
• Version 1.38 - 25 septembre 2026 — Section 1 : la boîte courriel du syndicat conserve aussi le nom et l’adresse des autres destinataires d’un courriel reçu (« À » et « Cc ») ; le conseil peut répondre à plusieurs personnes, en copie et en copie conforme invisible, et peut aussi écrire depuis la boîte un nouveau courriel à toute adresse, dont les réponses arrivent dans la même boîte. Section 5 : la ligne de la réponse du conseil couvre aussi le nouveau courriel, conservé tant qu’une réponse reçue dans la même conversation l’est ; les destinataires sont conservés et détruits avec le message.
• Version 1.39 - 25 septembre 2026 — Section 1 : le conseil peut joindre des fichiers à un courriel envoyé depuis la boîte du syndicat ; chaque fichier part comme un lien valide 30 jours et révocable, qui s’ouvre sans compte, et chaque ouverture est consignée avec sa date et son heure seulement. Section 5 : ajout de la conservation de ces fichiers, de leurs liens et du journal des ouvertures, qui suivent le courriel (36 mois). Aucun nouveau sous-traitant, aucune sortie du Québec et aucune décision automatisée.
• Version 1.40 - 26 septembre 2026 — Section 5 : ajout de la conservation d’une demande d’abonnement à l’infolettre non confirmée (30 jours). L’abonnement à l’infolettre depuis le site se confirme désormais par un lien envoyé à l’adresse inscrite ; l’adresse n’est transmise à Brevo qu’après cette confirmation. Aucun nouveau sous-traitant, aucun nouveau flux hors du Québec ni décision automatisée.
• Version 1.41 - 28 septembre 2026 — Section 1 : la boîte du syndicat sert désormais d’adresse d’expédition à tous les courriels que CondoAide produit au nom du syndicat, y compris les avis destinés au conseil d’administration, à la trésorerie, au gestionnaire et aux personnes qui font des travaux pour lui, et les demandes de signature électronique ; le gestionnaire mandaté par le syndicat est nommé parmi les personnes qui ont accès à la boîte ; chaque envoi est inscrit à un journal des envois. Section 5 : ajout de la conservation de ce journal (7 ans). Aucun nouveau sous-traitant, aucune sortie du Québec et aucune décision automatisée.
• Version 1.42 - 29 septembre 2026 — Section 1 : ajout de la lecture de la déclaration de copropriété du syndicat, à la demande du conseil d’administration ou de notre équipe de soutien, pour la comparer avec la configuration enregistrée ; le texte des pages n’est conservé que le temps de la lecture. Section 3 : le service d’analyse de documents lit aussi la déclaration de copropriété. Section 5 : ajout de la conservation du texte des pages, de la proposition qui en résulte et des décisions du conseil.
• Version 1.43 - 29 septembre 2026 — Sections 1, 2 et 5 : la personne qui a envoyé un signalement au soutien CondoAide peut donner, une fois le signalement résolu, un avis facultatif sur la réponse (« Super », « Correct » ou « Pas satisfaisant ») et un commentaire. Seul le personnel autorisé de CondoAide le lit ; il sert à améliorer notre soutien et suit la conservation des communications de support. Aucun nouveau sous-traitant, aucun nouveau flux hors du Québec ni décision automatisée.
• Version 1.44 - 29 septembre 2026 — Sections 1, 3, 4, 5, 6 et 9 : correction de la description d’Anthropic, présenté jusqu’ici comme réservé à des fonctionnalités d’intelligence artificielle activées au préalable (« opt-in »), alors qu’aucune activation préalable n’existe. La section 3 nomme désormais chaque usage : l’assistant IA, la lecture automatique des preuves et des polices d’assurance, l’analyse, la rédaction et la traduction de textes, et la lecture de secours de la déclaration de copropriété, qui envoie, sans geste de l’utilisateur, des pages dont elle retire les noms de personnes qu’elle détecte. La section 9 précise que les requêtes ne servent pas à l’entraînement des modèles et qu’Anthropic les supprime dans les 30 jours, sous deux exceptions ; la section 5 ajoute ce délai. Aucun nouveau sous-traitant ni nouvelle décision automatisée.
• Version 1.45 - 29 septembre 2026 — Sections 1, 3, 5, 6 et 9 : ajout de l’identité de la personne qui autorise le mandat PAD d’une partie privative et du fait qu’elle était ou non copropriétaire à cette date. Ces renseignements restent dans CondoAide et servent à bloquer tout nouveau prélèvement lorsque le signataire qui était copropriétaire ne détient plus la partie privative. Correction de la divulgation : Stripe recevait déjà l’identifiant technique de la partie privative dans les métadonnées du mandat, mais ne reçoit pas l’identifiant du signataire. Ces renseignements suivent la conservation du mandat, soit 7 ans après sa résiliation. Aucun nouveau sous-traitant ni nouvelle décision automatisée.
• Version 1.46 - 30 septembre 2026 — Sections 3, 4, 5 et 9 : les preuves d’assurance des copropriétaires ne sont plus envoyées à Anthropic pour être lues. Chaque preuve déposée ou importée est lue au Québec par notre service d’analyse de documents auto-hébergé, qui en extrait l’assureur, le numéro de police, les dates de couverture et les montants de garantie ; le fichier lui est transmis sans son nom, et le texte lu n’est pas conservé. Pour l’assurance, Anthropic ne reçoit plus que les 10 premières pages d’une police du syndicat, lorsqu’une personne choisit « Analyser un PDF ». Aucun nouveau sous-traitant ni nouvelle décision automatisée. Section 5 : ajout du délai de conservation de ces preuves, trois ans après la fin de la couverture qu’elles attestent (art. 2925 C.c.Q.) ; le produit appliquait jusqu’ici deux ans à compter du dépôt, sans que ce délai soit publié. Section 9 : chaque bouton qui envoie un contenu à Anthropic dit maintenant qu’il fait appel à l’intelligence artificielle, et la section ne dresse plus la liste des fonctionnalités qui ne le disaient pas.
• Version 1.47 - 30 septembre 2026 — Sections 2 et 5 : ajout de la copropriété de démonstration. Une personne connectée peut ouvrir une copropriété remplie de données fictives pour essayer le Service ; les courriels qu’elle produit n’en partent pas et aucun paiement n’y est prélevé. Tout ce qui y est inscrit, y compris sur d’autres personnes, est détruit à la réinitialisation, à la suppression demandée, ou 30 jours après la dernière activité ; les compteurs d’utilisation quotidienne sont détruits 7 jours après le jour compté. Les fonctions d’intelligence artificielle offertes dans la démonstration transmettent du contenu à Anthropic comme le décrivent les sections 3 et 9. Aucun nouveau sous-traitant, aucun nouveau flux hors du Québec ni décision automatisée.
• Version 1.48 - 30 septembre 2026 — Sections 1, 2 et 5 : ajout du dossier de transfert de propriété d’une partie privative, qui consigne les copropriétaires qui quittent et ceux qui arrivent, la date de clôture et la réception de l’avis de l’acquéreur (art. 1065 C.c.Q.), conservé avec le dossier du syndicat. Lors d’un transfert, le conseil peut révoquer le mandat de prélèvement du copropriétaire qui quitte, avec un avis au payeur et une demande d’annulation des prélèvements postérieurs à la clôture, et inviter le nouveau copropriétaire à autoriser le prélèvement des charges. Section 5 : ajout des délais de conservation de la preuve de révocation (sept ans après la révocation), des invitations (12 mois après l’envoi) et des tentatives d’autorisation d’un mandat PAD (30 jours si elles n’aboutissent pas, sept ans après leur utilisation sinon). Aucun nouveau sous-traitant, aucun nouveau flux hors du Québec ni décision automatisée.
• Version 1.49 - 1er octobre 2026 — Section 1 : ajout des calculateurs utilisés depuis un assistant d’intelligence artificielle (connecteur CondoAide pour ChatGPT et Claude). Les données du calcul ne sont pas conservées ; l’adresse IP de l’appel ne sert qu’à limiter le nombre de requêtes, en mémoire vive seulement ; OpenAI et Anthropic n’agissent pas comme sous-traitants de CondoAide pour ce service. Aucun nouveau sous-traitant ni nouveau transfert hors du Québec de notre part.
• Version 1.50 - 1er octobre 2026 — Sections 1, 4 et 5 : ajout de la clé d’appareil (Touch ID, Face ID, clé de sécurité ou clé synchronisée par un gestionnaire de mots de passe) comme deuxième facteur, des renseignements conservés pour elle et de leurs délais de conservation. Aucune donnée biométrique n’est transmise. Une clé synchronisée est aussi conservée par le fournisseur choisi par la personne, possiblement hors du Québec ; CondoAide ne lui communique rien. Aucun nouveau sous-traitant ni nouveau transfert hors du Québec de notre part.
• Version 1.51 - 1er octobre 2026 — Sections 1, 2 et 5 : ajout de l’accueil de la personne qui achète une partie privative (statut de résidence, adresse postale, courriel de contact, mot de bienvenue du syndicat et avis des obligations à remplir), de la remise à zéro des preuves de la personne qui quitte et des délais de conservation de ces renseignements. Aucun nouveau sous-traitant ni nouveau transfert hors du Québec.
• Version 1.52 - 1er octobre 2026 — Section 1 : le lien vers le calculateur complet, à la fin d’une réponse du connecteur CondoAide pour ChatGPT et Claude, contient désormais toutes les données du calcul (montants, années, taux) en plus des parties privatives et de leurs valeurs relatives, pour que la page s’ouvre avec les chiffres de la réponse. Ces données ne sont pas des renseignements personnels. Aucun nouveau renseignement recueilli, aucun nouveau sous-traitant ni nouveau transfert hors du Québec.
• Version 1.53 - 1er octobre 2026 — Sections 1, 2 et 5 : ajout du consentement exprès à l’inscription du courriel et du numéro de téléphone au registre de la copropriété (art. 1070 du Code civil du Québec), donné séparément pour chacun et pour chaque syndicat, de la preuve conservée de cette décision, de ses lecteurs et de son délai de conservation. Une personne copropriétaire de la même partie privative ne voit plus le courriel ni le numéro de téléphone d’une autre personne sans ce consentement. Aucun nouveau sous-traitant ni nouveau transfert hors du Québec.
• Version 1.54 - 1er octobre 2026 — Sections 1 et 2 : ajout de la réclamation que le syndicat peut adresser à un copropriétaire responsable d’un sinistre (art. 1074.2 du Code civil du Québec). Le dossier de sinistre indique alors la partie privative visée, la base de la réclamation, les faits notés par le conseil, son état, les montants réclamés et, le cas échéant, les frais portés au compte de la partie privative ; ces renseignements ne sont visibles que des administrateurs qui gèrent les sinistres et ont accès aux finances du syndicat. Nouvelle finalité : répartir le coût d’un sinistre entre le syndicat, son assureur et un copropriétaire, puis facturer le montant accepté. Aucun nouveau sous-traitant, aucune sortie du Québec.
• Version 1.55 - 2 octobre 2026 — Section 1 : le copropriétaire actuel d’une partie privative liée à un sinistre en voit désormais le titre, la date et l’état, ainsi que le rôle de sa propre partie privative, même lorsque le conseil n’a pas rendu le dossier visible aux copropriétaires. S’il s’agit d’une partie endommagée, il apprend seulement que le sinistre a pris naissance dans une autre partie privative, sans savoir laquelle. Aucun nouveau sous-traitant ni nouveau transfert hors du Québec.
• Version 1.56 - 2 octobre 2026 — Sections 1, 2 et 5 : ajout de la facture émise par le syndicat à une personne (copropriétaire ou personne qui n’utilise pas le Service) : les renseignements inscrits sur le débiteur, la transmission par un lien valide 30 jours et le journal de ses consultations, sa finalité et ses délais de conservation. La facture n’est jamais portée au compte de la partie privative. Aucun nouveau sous-traitant ni nouveau transfert hors du Québec.
• Version 1.57 - 2 octobre 2026 — Sections 1, 2 et 5 : ajout de la remise de l’attestation du syndicat à la personne qui l’a demandée, souvent un courtier ou un notaire agissant pour le copropriétaire vendeur : le rôle du mandataire et l’adresse courriel de remise inscrits sur l’attestation, la transmission de l’attestation signée par un lien valide 30 jours, accompagnée de la facture des frais d’attestation lorsque le règlement de l’immeuble en prévoit, et le journal des consultations de ce lien, conservé trois ans. Le paiement des frais ne conditionne jamais la remise de l’attestation.
• Version 1.58 - 2 octobre 2026 — Sections 1, 2 et 5 : ajout du dossier de vente d’une partie privative, tenu par le conseil d’administration pour suivre une vente jusqu’à l’arrivée de l’acheteur : les noms et adresses courriel du promettant acheteur, du courtier immobilier et du notaire, les dates de la promesse d’achat et de la signature prévue, la demande de documents du promettant acheteur (art. 1068.2 du Code civil du Québec) avec la date de leur transmission et de la copie remise au propriétaire, et le motif d’un dossier abandonné ; sa finalité et sa conservation, avec le dossier du syndicat. Aucun nouveau sous-traitant, aucune communication à un tiers ni aucune sortie du Québec.
• Version 1.59 - 2 octobre 2026 — Section 5 : ajout du délai de conservation des dossiers de sinistre (cinq ans après le sinistre ou trois ans après sa résolution, selon la date la plus tardive ; 90 jours après la suppression d’un dossier par le conseil) et du retrait du titre du sinistre des frais de réclamation facturés lorsque le dossier est détruit. Aucun nouveau sous-traitant ni nouveau transfert hors du Québec.
• Version 1.60 - 3 octobre 2026 — Sections 1, 4 et 5 : ajout des codes de récupération du deuxième facteur (une empreinte irréversible par code, la date de création, le moment et la session d’utilisation), du compte des essais erronés et de leur blocage, et de la date de la dernière utilisation d’un code ; leur finalité, les courriels de sécurité qui les accompagnent et leur conservation. Aucun nouveau sous-traitant, aucune communication à un tiers ni aucune sortie du Québec.
• Version 1.61 - 6 octobre 2026 — Section 2 : l’infolettre n’est envoyée qu’à la personne qui l’a demandée. La création d’un compte n’inscrit plus à l’infolettre ; le formulaire d’inscription offre une case qui n’est jamais cochée d’avance, et l’abonnement ne commence qu’à la confirmation de l’adresse. Les abonnements que la création d’un compte avait inscrits d’office sont retirés, sauf lorsque la personne avait aussi demandé l’infolettre par un formulaire. Section 3 : pour une communication envoyée avec « Notifier et suivre la lecture », la traduction du message et la rédaction par IA (Anthropic) ne sont plus offertes, et son contenu n’est alors pas transmis hors du Québec ; seules les questions de sondage et leurs choix peuvent encore être traduits, ce que l’écran de rédaction indique à côté du bouton. Aucun nouveau sous-traitant, aucune nouvelle catégorie, aucun nouveau flux hors du Québec ni décision automatisée.
• Version 1.62 - 6 octobre 2026 — Section 1 : ajout du lecteur gratuit de la déclaration de copropriété, un outil public où une personne sans compte peut déposer une déclaration en PDF ; il la lit par des règles fixes, sans service d’intelligence artificielle, et ne demande ni compte, ni nom, ni courriel. Section 3 : ajout de Cloudflare (Turnstile), qui vérifie que les formulaires publics sont remplis par une personne et non par un robot ; il est utilisé depuis avant cette version et n’était pas nommé. Section 5 : le fichier déposé dans le lecteur gratuit et son résultat sont supprimés 24 heures après le dépôt, ou plus tôt à la demande de la personne. Section 9 : ajout du flux vers Cloudflare, hors du Québec. Aucune autre catégorie, finalité ni durée de conservation ne change.
• Version 1.63 - 6 octobre 2026 — Sections 1 et 5 : la personne qui a lu sa déclaration dans le lecteur gratuit peut choisir de la classer, avec le résultat de la lecture, au registre du syndicat qu’elle crée ensuite ; la copie de l’outil est supprimée au transfert ou, au plus tard, à l’expiration de la lecture, et le document classé suit les durées de conservation du registre. Le lien qui transporte ce choix ne contient pas le jeton de la personne ; ouvert dans un autre navigateur, il mène à une confirmation du conseil.
• Version 1.64 - 7 octobre 2026 — Section 5 : une copie d’un courriel envoyé par CondoAide pour le syndicat ou en son nom, revenue dans la boîte du syndicat (par exemple par le transfert automatique d’une autre de ses adresses), n’est pas une correspondance reçue ; elle est détruite à la tâche quotidienne de destruction qui suit sa réception, au lieu d’être conservée 36 mois.
• Version 1.65 - 9 octobre 2026 — Sections 1 et 5 : ajout du nom donné par une personne qui entre dans une réunion tenue dans CondoAide par le lien d’invitation, de la décision de l’admettre et de son auteur, et de l’association du compte d’un membre connecté à sa participation, recueillis depuis août 2026 sans figurer à la politique ; ces renseignements sont détruits 30 jours après la fin de la réunion.
• Version 1.66 - 12 octobre 2026 — Sections 1 et 5 : lorsqu’un administrateur change le forfait d’un abonnement payé par prélèvement préautorisé, ajout de la preuve de son autorisation (identifiant de compte, moment, forfait choisi, montants et date des prélèvements autorisés, renonciation au préavis de 10 jours prévu par la Règle H1 de Paiements Canada, nom de l’institution financière, quatre derniers chiffres du compte et identifiants Stripe du mode de paiement et du mandat), conservée 7 ans après la résiliation du mandat comme le mandat lui-même. Aucun nouveau sous-traitant, aucun nouveau flux hors du Québec ni décision automatisée.
• Version 1.69 - 13 octobre 2026 — Sections 1, 2, 3, 5 et 9 : ajout des agendas connectés. Un membre du conseil d’administration ou une personne du personnel d’un gestionnaire peut, s’il le souhaite, connecter ses propres agendas Google ou Microsoft depuis son profil, pour que les autres membres du conseil voient dans le calendrier du conseil des blocs « Occupé », sans titre ni détail, aux moments où il est occupé. Nous conservons l’adresse et l’identifiant du compte connecté, le nom des agendas et les choix de la personne, et un jeton d’autorisation chiffré, jusqu’à la déconnexion ou la fin de son rôle au conseil ou chez le gestionnaire ; les plages occupées ne sont gardées qu’environ 5 minutes. Ajout de Google et de Microsoft comme sous-traitants pour cette fonction, avec un flux hors du Québec, vers les États-Unis. Aucune décision automatisée.
• Version 1.70 - 13 octobre 2026 — Sections 1, 2, 3 et 5 : ajout du dossier de vérification du syndicat pour Zūm Rails. Avant d’activer les prélèvements, la personne qui gère les paiements du syndicat réunit dans CondoAide les documents que Zūm Rails exige (spécimen de chèque ou lettre de l’institution financière, relevés bancaires des deux derniers mois, preuve d’adresse, état de renseignements du Registraire des entreprises), la liste des administrateurs et une attestation de la composition du conseil signée dans CondoAide ; CondoAide transmet ce dossier à Zūm Rails au nom du syndicat. Les relevés du syndicat peuvent faire voir le nom de copropriétaires et le montant de leurs paiements. Les documents financiers sont détruits 90 jours après la décision de Zūm Rails, ou 90 jours après la dernière activité au dossier sans décision ; tout document remplacé l’est 30 jours après son remplacement. CondoAide ne recueille ni la date de naissance, ni l’adresse personnelle, ni le numéro d’assurance sociale, ni la pièce d’identité des administrateurs. Aucun nouveau sous-traitant : Zūm Rails et notre service d’analyse de documents figuraient déjà à la section 3.
• Version 1.71 - 14 octobre 2026 — Sections 1, 2, 3, 5 et 6 : ajout de l’enregistrement des séances et des réunions tenues en ligne. Le conseil d’administration décide d’enregistrer une séance ou une réunion ; chaque participant consent ou non à l’enregistrement de sa voix, sans que son refus touche sa participation ; seule la voix des personnes qui consentent est enregistrée, chacune sur sa propre piste, et transcrite au Québec. Un membre du syndicat qui entre dans une réunion par le lien d’invitation en étant connecté est associé à sa participation, afin de pouvoir la réécouter ; le conseil peut rattacher une réunion au fournisseur, à la partie privative, aux travaux ou à la demande dont elle a traité, sans changer qui peut l’écouter ni le délai de conservation. Section 3 : la phrase selon laquelle aucune séance n’est conservée est remplacée ; ajout d’OVHcloud Object Storage (Beauharnois) pour les fichiers, et de l’enregistrement, de la transcription et du résumé facultatif sur notre serveur de Beauharnois ; aucun renseignement d’une séance ne quitte le Québec. Section 5 : délais de conservation des enregistrements, des transcriptions, des résumés, des consentements et du journal des écoutes, et du nom des invités d’une réunion tenue dans CondoAide. Section 6 : droit d’obtenir une copie de l’enregistrement de sa voix ou sa transcription, et de faire supprimer sa piste.
• Version 1.72 - 14 octobre 2026 — Sections 1, 3, 4 et 5 : ajout du mandat de prélèvement signé sur papier, que la personne qui gère les paiements du syndicat enregistre dans CondoAide lorsqu’un copropriétaire signe son mandat sur papier plutôt qu’en ligne : le copropriétaire signataire, la date du mandat, la copie numérisée du mandat et celle du chèque annulé ou de la lettre de l’institution financière, l’identité de la personne qui l’enregistre et les quatre derniers chiffres du compte. Les numéros d’institution, de transit et de compte sont transmis à Zūm Rails, avec le consentement exprès que le copropriétaire donne sur le mandat, sans être enregistrés dans nos systèmes ; seules les copies numérisées les portent. Elles sont conservées dans un espace de stockage privé au Québec, accessible aux seules personnes qui gèrent les paiements du syndicat et au copropriétaire concerné, pendant 7 ans après la résiliation du mandat, et détruites dans les deux jours si l’enregistrement n’aboutit pas. Notre service d’analyse de documents auto-hébergé au Québec lit les numéros imprimés au bas du chèque annulé pour les proposer à la personne qui enregistre le mandat, qui les compare avec le chèque et les confirme ; le résultat de cette lecture n’est pas conservé. Aucun nouveau sous-traitant : Zūm Rails et notre service d’analyse de documents figuraient déjà à la section 3.
• Version 1.73 - 14 octobre 2026 — Sections 1, 2 et 5 : ajout de la prise de rendez-vous avec un membre du conseil d’administration par un lien qu’il transmet. La personne externe donne son nom, son courriel et, si elle le souhaite, son téléphone et le motif de la rencontre ; le conseil d’administration les lit pour préparer la rencontre, et ils sont détruits 12 mois après celle-ci. La page de réservation ne montre que des heures libres. Aucun nouveau sous-traitant.
• Version 1.74 - 15 octobre 2026 — Sections 1 et 6 : à l’enregistrement d’un mandat signé sur papier, le serveur relit le chèque annulé et refuse un numéro saisi qui diffère d’un numéro lisible, sauf si la personne qui gère les paiements confirme les numéros inscrits sur le mandat signé. Le journal du mandat conserve le résultat de la vérification et les champs comparés, sans les numéros lus ; vous pouvez demander un examen d’un refus.
• Version 1.75 - 15 octobre 2026 — Sections 1, 2 et 5 : ajout du calendrier du syndicat, offert à tous les syndicats sauf ceux de démonstration. Chaque événement porte un niveau (« Tout l’immeuble », « Copropriétaires », « Conseil » ou « Moi seulement ») qui décide qui le lit, peut viser certaines parties privatives et est détruit 36 mois après sa fin. Ajout du lien d’abonnement, dont l’application d’agenda choisie par la personne reçoit les événements qui lui sont destinés, y compris ceux qui visent sa propre partie privative ; de l’accès d’un iPhone ou d’un iPad au calendrier du conseil et de son journal de synchronisation, conservé 30 jours ; du sondage de date du conseil et des invitations aux rencontres planifiées, conservées avec la rencontre. Les heures qu’un membre du conseil offre pour la prise de rendez-vous servent seulement à calculer les heures libres. Précision à la section 5 : le message d’invitation d’un rendez-vous suit le délai de la file d’envoi des courriels, et la trace de son envoi depuis l’adresse du syndicat, celui du journal des envois (7 ans). Aucun nouveau sous-traitant.
• Version 1.76 - 16 octobre 2026 — Sections 1, 2, 3, 4, 5 et 9 : mise en service de la collecte des charges de copropriété par prélèvement préautorisé et ajout de Zūm Rails à la liste des sous-traitants. Le copropriétaire lit et accepte dans CondoAide le mandat de prélèvement de sa partie privative : CondoAide recueille ce consentement pour le compte du syndicat et en conserve la preuve pendant 7 ans après la résiliation du mandat. Il lie ensuite son compte bancaire dans Zūm Connect, l’interface de Zūm Rails, sans que CondoAide reçoive ses numéros de compte. Notre entente avec Zūm Rails prévoit que les renseignements que nous lui transmettons sont traités au Québec (région AWS ca-central-1, Montréal). Les mandats et l’historique des prélèvements établis chez Stripe avant ce passage y demeurent conservés pour le compte des syndicats. Les passages relatifs à Zūm Rails annoncés aux versions précédentes s’appliquent à compter de cette date. Précision apportée à cette version avant sa mise en ligne : les sections 1 et 3 décrivent aussi les éléments ajoutés au dossier de vérification réuni pour Zūm Rails, soit le nom sous lequel le syndicat produit ses déclarations à l’Agence du revenu du Canada, son nombre d’employés et, s’il y a lieu, son numéro de téléphone, la personne-ressource et signataire choisie parmi les dirigeants du conseil, la réponse du conseil sur les personnes politiquement exposées, les volumes de paiements aux fournisseurs prévus et l’entente de services de Zūm Rails signée dans CondoAide.
• Version 1.77 - 16 octobre 2026 — Sections 1, 3 et 5 : ajout de la pièce d’identité avec photo de la personne signataire du syndicat, téléversée par elle seule dans CondoAide avec son consentement exprès et transmise à Zūm Rails pour la vérification de son identité. CondoAide n’en tire aucun renseignement et ne la copie jamais dans ses sauvegardes ; elle est détruite 24 heures après sa transmission, au plus tard 30 jours après son téléversement. Aucun nouveau sous-traitant.
• Version 1.79 - 20 octobre 2026 — Sections 2 et 5 : ajout du téléchargement, par la personne propriétaire du compte, de l’archive complète des données du syndicat, inscrit au journal du registre. Aucun nouveau sous-traitant ni flux hors du Québec.
• Version 1.80 - 21 octobre 2026 — Sections 1, 2, 3, 5 et 9 : ajout de la copie hebdomadaire des archives du syndicat dans un compte OneDrive que son conseil d’administration connecte lui-même. Microsoft n’est pas un sous-traitant de CondoAide : c’est le fournisseur que le syndicat choisit pour sa propre copie, possiblement hébergée à l’extérieur du Québec, et l’évaluation prévue à l’article 17 revient au syndicat. Le courriel et les enregistrements n’y sont copiés que sur choix exprès du conseil ; les numéros de compte bancaire y sont masqués. Les conditions d’utilisation (sections 2 et 14) nomment cette copie dans le mandat que le syndicat nous confie.
• Version 1.81 - 22 octobre 2026 — Sections 1 et 3 : avec la réponse du registre de la RBQ sur la licence d’un entrepreneur ou d’un prestataire, nous conservons désormais ce que VériBât relie à cette licence dans trois registres publics de Données Québec : l’inscription au Registre des entreprises non admissibles aux contrats publics (RENA), une correspondance possible au registre des sanctions administratives pécuniaires en environnement et l’historique des contrats publics publiés au SEAO. Seuls l’état, les dates et les totaux sont conservés, jamais le nom inscrit à ces registres ni le contenu d’une inscription. Le conseil les lit avant de décider. Toujours seul le numéro de licence est transmis à VériBât ; aucun nouveau sous-traitant, aucune sortie du Québec et aucun nouveau délai de conservation.
• Version 1.82 - 24 octobre 2026 — Liste d’attente pour l’Ontario (condoaide.ca/ontario) : section 1, nouvelle catégorie (adresse courriel, rôle et fourchette du nombre d’unités de la copropriété) ; section 2, nouvelle finalité (vous écrire au sujet de CondoAide en Ontario et planifier son lancement), distincte de l’infolettre et confirmée par un lien envoyé à l’adresse ; section 3, la vérification antirobot de Cloudflare et les listes de Brevo couvrent ce formulaire ; section 5, durée de conservation de l’inscription confirmée et suppression après 30 jours d’une inscription non confirmée. Aucun nouveau sous-traitant, aucun nouveau flux hors du Québec ni décision automatisée.
• Version 1.83 - 26 octobre 2026 — Sections 1, 3 et 5 : le conseil d’administration peut importer dans la boîte du syndicat l’historique de son ancienne adresse (par exemple une adresse Gmail), en déposant une exportation de cette boîte ; ces courriels sont conservés 36 mois à compter de leur réception dans l’ancienne boîte, un courriel plus ancien n’est pas importé, et le fichier déposé est détruit à la fin de l’importation. Ajout, à la section 3, de l’antivirus auto-hébergé chez OVHcloud à Beauharnois (Québec), qui analyse chaque pièce jointe importée avant qu’elle puisse être ouverte, sans la conserver. Offert d’abord à un syndicat pilote.
• Version 1.84 - 26 octobre 2026 — Sections 1, 2, 5 et 11 : la personne occupante d’une partie privative (copropriétaire résident ou dont la résidence n’est pas indiquée, locataire, occupant) peut inscrire elle-même, dans « Ma propriété », les membres de son foyer (catégorie, tranche d’âge et, facultativement, prénom) ; le conseil d’administration peut aussi rattacher les personnes qu’il inscrit à la personne occupante avec qui elles vivent ; ces renseignements ne sont visibles que par la personne occupante à laquelle ils sont rattachés et par le conseil d’administration, et figurent au carnet que le syndicat met à la disposition du service de sécurité incendie. La section 2 nomme cette finalité d’urgence, la seule. La section 5 fixe leur conservation : détruits 30 jours après la fin de l’occupation à laquelle ils sont rattachés. La section 11 précise qu’un enfant du foyer peut y être inscrit par son parent ou avec son accord. Aucun nouveau sous-traitant, aucun flux hors du Québec ni décision automatisée.
• Version 1.85 - 27 octobre 2026 — Sections 1, 2, 4 et 5 : description de la visioconférence des séances d’assemblée, des réunions du conseil d’administration et des réunions tenues dans CondoAide, qui était jusqu’ici décrite seulement pour les invités d’une réunion et, à la section 3, pour le serveur : ce qui est transmis (image, voix, écran partagé et nom affiché) et à qui, le micro fermé à l’arrivée et le choix de rejoindre sans caméra, la finalité (tenir une séance à distance, art. 1088.1 du Code civil du Québec), notre serveur auto-hébergé chez OVHcloud à Beauharnois (Québec), et l’absence de conservation du flux, sauf la voix des personnes qui consentent à un enregistrement. Aucun nouveau traitement, aucun nouveau sous-traitant et aucun transfert hors du Québec.
• Version 1.86 - 27 octobre 2026 — Sections 1, 2 et 5 : ajout de la démonstration de CondoAide réservée par un lien de rendez-vous de l’équipe CondoAide, qui remplace un service de prise de rendez-vous externe. CondoAide recueille alors pour son propre compte le nom, le courriel et, facultativement, le téléphone et le motif de la personne, pour organiser la démonstration et communiquer avec elle par la suite au sujet de CondoAide, ce qu’elle peut faire cesser en tout temps. Une démonstration n’est enregistrée qu’avec le consentement de chaque participant, sert seulement à lui répondre avec justesse, et son enregistrement, sa transcription et son résumé sont détruits 30 jours après la rencontre.
• Version 1.87 - 27 octobre 2026 — Sections 1, 2, 3, 5 et 6 : pour une séance d’assemblée ou une réunion du conseil d’administration enregistrée, lorsque le forfait du syndicat le prévoit (Pro, Fondateur et Gestionnaire), nous enregistrons aussi, pour chaque personne qui y consent, l’image de sa caméra lorsqu’elle est ouverte et l’écran qu’elle partage, sur des pistes distinctes à son nom. L’avis de consentement nomme désormais la voix, l’image et l’écran ; une personne qui a consenti sous l’avis précédent n’est filmée qu’après avoir accepté le nouveau. L’écran partagé n’est jamais enregistré pendant un vote secret, aucune analyse des visages n’est faite, et ces pistes suivent les délais de conservation, les droits d’accès et de suppression et la destruction de l’enregistrement audio. Une réunion tenue dans CondoAide n’enregistre toujours que la voix. Aucun nouveau sous-traitant et aucun nouveau flux hors du Québec.
• Version 1.88 - 28 octobre 2026 — Sections 2 et 5 : le relevé de compte bancaire qu’une personne autorisée importe en format PDF, jusqu’ici lu puis écarté, sert désormais aussi à rapprocher chaque compte bancaire du syndicat avec son relevé, et une copie en est versée au registre du syndicat dans la nouvelle catégorie « Relevés bancaires », accessible au seul conseil d’administration. Elle suit la règle de conservation des pièces justificatives du syndicat : six ans après la fin de l’exercice auquel elle se rapporte. Aucun nouveau sous-traitant, aucune nouvelle sortie du Québec et aucune décision exclusivement automatisée.
• Version 1.89 - 29 octobre 2026 — Sections 1, 2 et 5 : ajout de l’inscription facultative que le conseil d’administration peut ouvrir dans CondoAide (par exemple la liste d’alerte de son entrepreneur en déneigement). Le conseil nomme le destinataire de la liste, sa finalité et une date de fin qui ne peut pas dépasser deux ans après la création du formulaire, même s’il la modifie par la suite ; chaque copropriétaire actuel peut inscrire sa partie privative en donnant un consentement dont le texte nomme ce destinataire et cette finalité, puis modifier ou retirer sa réponse en tout temps. Le conseil télécharge la liste et la remet lui-même au destinataire : CondoAide ne lui transmet rien, et chaque téléchargement est consigné. Les réponses sont détruites au retrait, à la suppression du formulaire ou le lendemain de sa date de fin, et le journal des téléchargements un an après la date de fin. Aucun nouveau sous-traitant, aucune sortie du Québec et aucune décision exclusivement automatisée.
• Version 1.90 - 29 octobre 2026 — Section 3 : les pistes d’image et d’écran d’un enregistrement sont désormais réencodées (décodées puis compressées de nouveau, avec une image clé toutes les deux secondes) pour permettre de se déplacer dans la lecture sans attente ; elles ne sont toujours pas analysées, et leur coupure avant un vote secret ou après un retrait de consentement est inchangée.
• Version 1.91 - 30 octobre 2026 — Section 5 : le compte personnel est supprimé dès que la personne le supprime, et non 90 jours après sa fermeture, ce qui correspond au fonctionnement réel du Service ; le délai de 90 jours vaut pour le compte d’un syndicat fermé. Renvoi à la nouvelle page Suppression de compte.
• Version 1.92 - 30 octobre 2026 — Sections 2, 3 et 5 : les passages sur le résumé produit par l’intelligence artificielle nomment désormais chaque cas où le syndicat peut le choisir : la séance d’assemblée et la réunion du conseil d’administration, dont le conseil d’administration et, s’il y en a un, le gestionnaire du syndicat reçoivent un résumé de chaque point pour le procès-verbal, et la réunion tenue dans CondoAide, dont seuls le conseil d’administration et, s’il y en a un, le gestionnaire du syndicat reçoivent le résumé, conservé comme sa transcription (30 jours après la réunion, ou jusqu’à trois ans après la fermeture du dossier des travaux ou de la demande où le conseil la verse). Ces passages ne nommaient jusqu’ici que la séance ; le traitement lui-même est inchangé. Aucun nouveau sous-traitant, aucune sortie du Québec et aucune décision exclusivement automatisée.
• Version 1.93 - 30 octobre 2026 — Sections 2 et 3 : le courriel de la personne-ressource transmis à Zūm Rails peut être une adresse que CondoAide gère pour le syndicat. L’équipe de CondoAide reçoit alors la correspondance de Zūm Rails sur le dossier de vérification, la conserve dans son courrier comme tout message reçu, et peut la transmettre, avec ses pièces jointes, au membre du conseil désigné, par Amazon SES à Montréal. Aucun nouveau sous-traitant et aucune sortie du Québec.
• Version 1.95 - 4 novembre 2026 — Sections 1, 3, 5 et 9 : ajout de l’importation de l’historique du courriel du syndicat depuis un compte Microsoft (Outlook.com, Hotmail ou Microsoft 365). Un membre du conseil d’administration connecte le compte de l’ancienne adresse du syndicat et choisit les dossiers ; CondoAide y lit, en lecture seule, les courriels des 36 derniers mois dans ces dossiers et les verse dans la boîte du syndicat, avec les mêmes accès et la même durée de conservation que les courriels importés d’une exportation. Microsoft n’est pas un sous-traitant : c’est le fournisseur que le syndicat a choisi pour son ancienne adresse. Le jeton d’autorisation est détruit dès la fin de l’importation ou à l’une des échéances décrites à la section 5. L’adresse courriel et le type du compte connecté, ainsi que le nom des dossiers importés, sont conservés 36 mois après la fin de l’importation.
• Version 1.96 - 2 novembre 2026 — Sections 1 et 5 : ajout des étiquettes du courrier. Le conseil d’administration peut classer les conversations de la boîte du syndicat avec ses propres étiquettes, et les dossiers ou libellés de l’ancienne boîte deviennent des étiquettes lors d’une importation, sauf refus. Une étiquette peut nommer une personne. Le lien avec une conversation disparaît avec le dernier courriel de celle-ci ; l’étiquette reste jusqu’à sa suppression par le conseil. Aucun nouveau sous-traitant.
• Version 1.97 - 5 novembre 2026 — Sections 1 et 5 : ajout des locations d’espaces que le conseil d’administration inscrit (partie privative locataire, locateur, dates, loyer convenu à titre d’information seulement et note facultative), lues par le conseil et, tant qu’elles ne sont pas terminées, par les copropriétaires actuels des parties privatives concernées, jamais par une personne locataire. Une location ne change ni l’attribution de l’espace ni la répartition des charges ; seule une location consentie par le syndicat entraîne des frais d’espace. Aucun nouveau sous-traitant.
• Version 1.98 - 5 novembre 2026 — Sections 1, 2 et 5 : ajout des préférences de réception des courriels du syndicat. Pour chaque syndicat, une personne membre choisit les rappels facultatifs qu’elle reçoit par courriel et peut en désactiver un depuis le rappel lui-même ; le conseil d’administration ne voit pas ces choix. Elle peut accepter de recevoir les avis du syndicat par courriel (date et adresse conservées) ou demander les avis officiels par la poste, choix que voient les membres du conseil qui gèrent les paramètres du syndicat. Conservées tant que dure l’adhésion. Aucun nouveau sous-traitant.
• Version 1.99 - 5 novembre 2026 — Sections 1, 2 et 5 : refacturation du loyer d’un espace loué d’un tiers. Lorsque le syndicat loue lui-même un espace, par exemple du syndicat initial, le conseil d’administration peut refacturer ce loyer chaque mois à la partie privative qui l’utilise ; le loyer convenu n’est donc plus toujours inscrit à titre d’information seulement. Les mois refacturés sont lus par le conseil et par les copropriétaires actuels de cette partie, jamais par une personne locataire, et sont conservés avec les livres du syndicat. Aucun nouveau sous-traitant.
• Version 1.100 - 5 novembre 2026 — Sections 1 et 5 : les membres du foyer d’une personne copropriétaire, qu’elle les inscrive elle-même ou que le conseil d’administration les rattache à elle, appartiennent désormais à la partie privative. Tous ses copropriétaires actuels les voient, ceux qui ne sont pas inscrits comme résidant ailleurs peuvent les modifier, les retirer et en ajouter, et le conseil d’administration les voit toujours. Au départ d’un copropriétaire, ils sont rattachés à un autre copropriétaire actuel, et ils sont détruits 30 jours après le départ du dernier. Les membres inscrits avant cette version restent visibles seulement par la personne qui les a inscrits et par le conseil, jusqu’à ce qu’elle les partage elle-même ; ceux que le conseil avait rattachés à une personne copropriétaire, seulement par elle et par le conseil, jusqu’à ce que le conseil les partage. Ce partage ne peut pas être retiré. Les membres du foyer d’une personne locataire ou occupante restent visibles seulement par elle et par le conseil. Aucune nouvelle catégorie de renseignements et aucun nouveau sous-traitant.
• Version 1.101 - 6 novembre 2026 — Sections 1, 2, 3, 5 et 9 : ajout de l’application mobile CondoAide pour iPhone et Android (ce qu’elle garde sur le téléphone, le verrou par Face ID ou par empreinte sans donnée biométrique, les erreurs transmises à GlitchTip) et de ses notifications (paiement à approuver, message du conseil, nouvelle demande, réponse ou mention dans une demande, nouveau courriel dans la boîte du syndicat), des renseignements du téléphone et de leurs délais de conservation, et d’Expo, avec Apple et Google, comme nouveaux sous-traitants aux États-Unis. L’avis ne contient qu’un texte générique et trois identifiants techniques ; chaque catégorie peut être refusée dans l’application.
• Version 1.102 - 7 novembre 2026 — Sections 1, 3, 5 et 9 : ajout de la lecture de l’image du tableau des fractions de la déclaration de copropriété. Lorsque nos règles ne parviennent pas à lire ce tableau, une personne autorisée du conseil d’administration peut envoyer à Anthropic, aux États-Unis, l’image d’une page du tableau, après en avoir vu l’aperçu. Notre service d’analyse, au Québec, recadre la page sur la région du tableau, en niveaux de gris, réduite et sans métadonnées ; une page par envoi, au plus quatre par lecture ; l’envoi est annulé si notre lecture de l’image y trouve un nom de personne. L’image peut néanmoins montrer un nom, un paraphe ou une signature. Elle n’est conservée ni par CondoAide ni par notre service d’analyse, et le fichier de la déclaration n’est jamais transmis. Aucun nouveau sous-traitant.
• Version 1.103 - 7 novembre 2026 — Sections 1 et 5 : ajout de la preuve d’acceptation des Conditions d’utilisation et de la présente Politique (date, version, contexte et, le cas échéant, syndicat créé), recueillie à la création d’un syndicat ou avant le premier accès au Service, sans adresse IP ni donnée du navigateur, et de son délai de conservation. Les engagements de confidentialité envers les données du syndicat figurent désormais à la section 7 des Conditions d’utilisation. Aucun nouveau sous-traitant.
• Version 1.104 - 7 novembre 2026 — Sections 1, 2 et 5 : ajout de la configuration accompagnée, soit les fichiers que le conseil d’administration confie à notre équipe pour configurer le syndicat, la preuve de son autorisation et de son retrait, le journal des téléchargements du personnel, la finalité de ce traitement et la conservation des fichiers (60 jours après la fin de la configuration). Aucun nouveau sous-traitant ; les fichiers demeurent au Québec.
• Version 1.105 - 9 novembre 2026 — Section 1 : correction de la description des sauvegardes. Supabase conserve des instantanés quotidiens de la base de données, sans récupération à un point dans le temps ; la copie chiffrée de la base de données toutes les 4 heures, conservée au Québec, est inchangée. Aucun nouveau sous-traitant ni nouvelle donnée.
• Version 1.106 - 10 novembre 2026 — Section 3 : la description de l’hébergement de notre serveur de visioconférence (OVHcloud) nomme désormais les messages du clavardage d’une réunion tenue en ligne dans CondoAide. Ces messages sont relayés en temps réel entre les personnes présentes et ne sont pas conservés : ni CondoAide ni le serveur n’en gardent de copie, et ils disparaissent quand la personne quitte la réunion. Aucun nouveau sous-traitant ni nouvelle durée de conservation.
• Version 1.107 - 10 novembre 2026 — Section 5 : les deux lignes de conservation permanente des procurations versées au registre du syndicat et de leur journal d’enregistrement précisent qu’elles visent le Québec ; leur durée est inchangée. Une nouvelle ligne décrit la conservation des formulaires de procuration et des bulletins des assemblées d’une association condominiale de l’Ontario : au moins 90 jours après la tenue ou la clôture réelle de l’assemblée, prolongée par une demande de consultation ou un litige selon le Règl. de l’Ont. 48/01, puis jusqu’à une destruction confirmée par le conseil, jamais automatique. Ces formulaires ne sont recueillis qu’une fois CondoAide ouvert aux associations condominiales de l’Ontario. Aucun nouveau sous-traitant ni nouvelle donnée pour les syndicats du Québec.
• Version 1.108 - 10 novembre 2026 — Sections 1, 3 et 5 : une réunion tenue dans CondoAide peut désormais, lorsque le forfait du syndicat le prévoit (Pro, Fondateur et Gestionnaire), enregistrer aussi, pour chaque personne qui y consent, l’image de sa caméra lorsqu’elle est ouverte et l’écran qu’elle partage, sur des pistes distinctes à son nom, comme une séance d’assemblée ou une réunion du conseil. L’avis de consentement de la réunion nomme alors la voix, l’image et l’écran ; garder sa caméra fermée suffit à ne pas être filmé, et une personne qui a consenti sous l’avis qui ne nommait que la voix n’est pas filmée. Aucune analyse des visages n’est faite, et ces pistes suivent le délai de l’enregistrement audio de la réunion : détruites 30 jours après la réunion, même lorsque la transcription et le résumé sont versés à un dossier. Une démonstration de CondoAide n’enregistre toujours que la voix. Aucun nouveau sous-traitant et aucun nouveau flux hors du Québec.
• Version 1.109 - 10 novembre 2026 — Section 1 (« Planification des réunions du conseil ») : lorsqu’une personne invitée à une réunion planifiée du conseil répond à l’invitation par courriel, CondoAide lit sa réponse (acceptée, peut-être ou refusée) et sa date dans le courriel qu’elle envoie au syndicat, et les conserve avec l’invitation. Section 5 : la ligne de l’invitation d’une personne externe nomme cette réponse et sa date, détruites avec l’invitation 36 mois après la fin de la réunion ; le délai est inchangé. Aucune nouvelle finalité, personne qui lit, sous-traitant ni durée de conservation.
• Version 1.110 - 10 novembre 2026 — Introduction : la politique dit que, lorsque la loi québécoise et la LPRPDE s’appliquent toutes deux, nous respectons les deux. Sections 1 et 2 : les procurations et bulletins, les obligations des propriétaires (dont les avis de l’article 83 et les photographies prises dans une partie privative, à titre de preuve seulement et lues par le conseil seul) et, avec un consentement exprès, les besoins d’évacuation des occupants d’une association condominiale de l’Ontario ; ces renseignements ne sont recueillis qu’une fois CondoAide ouvert aux associations condominiales de l’Ontario. Section 3 : l’entité avec laquelle nous contractons pour Brevo, SIB Inc., aux États-Unis. Section 5 : la conservation des besoins d’évacuation, de la preuve du consentement et des avis de l’article 83 (en permanence), et ce qui se passe au désabonnement de la liste d’attente pour l’Ontario tant que sa destruction n’est pas en place. Section 6 : le délai de réponse de 30 jours. Section 7 : la personne responsable répond aussi de la LPRPDE. Section 8 : la déclaration au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada. Section 9 : l’accès possible des autorités d’un pays où un renseignement est traité. Nouvelle section 14 : ce qui concerne une personne qui se trouve en Ontario. Aucun nouveau sous-traitant ni nouvelle donnée pour les syndicats du Québec.