Politique de confidentialité

1. Renseignements que nous recueillons

Nous recueillons les types de renseignements suivants :

• Renseignements de compte : nom, adresse courriel, numéro de téléphone et adresse postale lors de l'inscription
• Renseignements sur la copropriété : informations sur votre syndicat, bâtiments, unités et équipements
• Données d'utilisation : informations sur votre utilisation de la plateforme, pages consultées et fonctionnalités utilisées
• Renseignements de paiement de l'abonnement : pour le paiement de votre abonnement CondoAide, nous recueillons soit des informations de carte de crédit (Visa, Mastercard, American Express) que vous nous fournissez vous-même expressément, soit les coordonnées bancaires (numéro d'institution, numéro de transit, numéro de compte) que vous nous fournissez vous-même expressément si vous choisissez le prélèvement automatique (PAD/ACSS Debit). Ces renseignements sont traités directement par notre fournisseur de paiement Stripe, certifié PCI DSS niveau 1 (la norme la plus élevée) pour les données de carte de paiement ; les coordonnées bancaires, qui ne relèvent pas de cette norme, sont protégées par les mesures de sécurité de Stripe et encadrées par son entente de traitement des données (DPA). CondoAide ne stocke jamais vos numéros de carte ou de compte bancaire bruts — uniquement un jeton sécurisé qui ne permet pas de reconstituer le numéro original. La collecte automatique des charges des copropriétaires par les syndicats est également traitée par Stripe (Stripe Payments Canada, Ltd.) : les copropriétaires qui activent le prélèvement autorisent expressément un mandat PAD/ACSS et leurs coordonnées bancaires sont traitées par Stripe, qui dépose les fonds directement dans le compte du syndicat. CondoAide ne détient jamais ces fonds ni ne conserve les numéros de compte bruts.
• Mandat PAD pour l'abonnement : si vous payez votre abonnement par PAD, le mandat lui-même — autorisation signée, identifiants et statut du mandat, y compris les révocations — est conservé par Stripe pour notre compte. Dans nos propres systèmes, nous conservons uniquement nos références de facturation Stripe (identifiant client et identifiant d'abonnement) et l'historique de facturation, et non le document du mandat. Ces données de facturation sont conservées 7 ans après la fin de l'abonnement à des fins fiscales, comptables et de conformité légale.
• Historique des transactions d'abonnement : montants, dates, statuts (réussis, échoués, retournés), motifs d'échec le cas échéant — pour la facturation et la conformité comptable
• Communications : messages échangés via notre service de support ou par courriel le cas échéant
• Suivi de consultation des communications : lorsque votre syndicat publie une communication officielle dans CondoAide et vous en avise par courriel, nous enregistrons le moment où vous la consultez dans l'application. Ce renseignement est communiqué à l'administration de votre syndicat, dans le seul but de confirmer que les avis importants ont été reçus. Aucun pixel de suivi n'est utilisé dans les courriels.
• Documents téléversés : tous les documents que vous téléversez dans le Service (registres, attestations, rapports, photos, etc.)
• Adresse IP : votre adresse IP est traitée lors de votre navigation sur le site public et dans la plateforme — journaux de sécurité et anti-abus de nos hébergeurs, et détermination momentanée de la ville par notre analytique agrégée, après quoi elle est immédiatement supprimée. Elle n'est transmise ni à notre télémétrie produit ni à notre suivi des erreurs.

2. Utilisation des renseignements

Nous utilisons vos renseignements pour :

• Fournir et améliorer nos services de gestion de copropriété
• Traiter vos paiements et gérer votre abonnement
• Vous envoyer des communications importantes concernant votre compte
• Vous informer des mises à jour et nouvelles fonctionnalités (avec possibilité de vous désinscrire pour les communications non essentielles)
• Assurer la conformité à la Loi visant principalement l'encadrement des inspections en bâtiment et de la copropriété divise (L.Q. 2019, chapitre 28, communément appelée « Loi 16 »), au règlement adopté par le décret 991-2025, et aux autres réglementations applicables
• Répondre à vos demandes de support
• Détecter et prévenir la fraude, les abus, et les violations de nos Conditions d'utilisation

3. Partage des renseignements

Nous ne vendons pas vos renseignements personnels. Nous partageons certains renseignements avec les sous-traitants suivants, qui agissent en notre nom et sont liés par un contrat de traitement de données :

• Supabase — Hébergement de la base de données et stockage de fichiers. Catégories : toutes les données de l'application. Localisation : Canada (région ca-central-1, Montréal).
• Vercel — Hébergement de l'application web. Catégories : trafic de l'application, pas de stockage permanent. Localisation : Canada (région Montréal / yul1) — l'exécution de l'application et ses journaux demeurent au Québec. Vercel Inc. est une société américaine ; le traitement est encadré par son entente de traitement des données (DPA).
• Stripe — Traitement des paiements de l'abonnement (cartes de crédit + prélèvements bancaires PAD/ACSS Debit du syndicat à CondoAide) et de la collecte automatique des charges par prélèvement bancaire (PAD/ACSS) des copropriétaires vers le compte du syndicat. Catégories : nom du payeur, courriel, adresse de facturation, mode de paiement, renseignements bancaires des copropriétaires ayant activé le prélèvement, historique des transactions d'abonnement et de charges. Localisation : Canada et États-Unis.
• Amazon Web Services (Amazon SES) — Envoi des courriels transactionnels du Service (confirmations, avis, rappels) et des courriels d'authentification (confirmation de compte, lien de connexion, réinitialisation de mot de passe). Catégories : adresse courriel et nom du destinataire, objet et contenu du courriel, journaux de livraison (remises, rebonds, plaintes). Localisation : Canada (région ca-central-1, Montréal). Les courriels et leurs journaux de livraison sont traités au Québec. Amazon Web Services, Inc. est une société américaine ; le traitement demeure au Canada et est encadré par l'entente de traitement des données (DPA) d'AWS. Il s'agit du même lien que celui qui existe déjà indirectement, puisque l'infrastructure de Supabase repose elle aussi sur AWS au Canada.
• Brevo — Courriels marketing et gestion de nos listes de contacts (infolettre, communications non essentielles). Sert aussi de relais de secours pour les courriels transactionnels lorsque l'envoi principal échoue. Catégories : adresses courriel, nom, préférences de communication, contenu des courriels. Localisation : Union européenne.
• Anthropic — Assistant d'intelligence artificielle (fonctionnalités opt-in seulement). Catégories : requêtes utilisateur sur les fonctionnalités IA opt-in. Localisation : États-Unis.
• OVHcloud (vectorisation de documents auto-hébergée) — Hébergement de notre modèle de vectorisation (bge-m3) auto-hébergé : le texte des documents du registre partagés avec l'ensemble des copropriétaires est converti en vecteurs numériques afin que l'assistant IA puisse les rechercher. Catégories : texte extrait des documents du registre en accès « tous les copropriétaires ». Localisation : Canada (Beauharnois, Québec). Logiciel auto-hébergé — aucune donnée ne quitte le Québec ; le sous-traitant opérationnel est OVHcloud.
• OVHcloud (OpenReplay auto-hébergé) — Hébergement de notre installation OpenReplay : télémétrie produit + enregistrement de session pour le support technique. Catégories : identifiant utilisateur pseudonymisé, événements d'interaction (pages consultées, fonctionnalités utilisées), métadonnées techniques (navigateur, OS), reconstitution visuelle de la navigation avec masquage automatique des champs et des écrans sensibles. Localisation : Canada (Montréal, Québec). Logiciel auto-hébergé — OpenReplay Inc. n'est pas sous-traitant ; le sous-traitant opérationnel est OVHcloud (hébergement et stockage).
• OVHcloud (GlitchTip auto-hébergé) — Hébergement de notre installation GlitchTip : suivi des erreurs et exceptions applicatives et journalisation. Catégories : trace d'exception, messages de journal applicatif, identifiant utilisateur pseudonymisé, URL de la page où l'erreur s'est produite, métadonnées techniques. Le contenu des requêtes (corps de formulaire, en-têtes d'authentification, témoins) est automatiquement supprimé avant l'enregistrement. Localisation : Canada (Montréal, Québec). Logiciel auto-hébergé — l'équipe GlitchTip n'est pas sous-traitante ; le sous-traitant opérationnel est OVHcloud.
• OVHcloud (Plausible auto-hébergé) — Hébergement de notre installation Plausible : analytique web agrégée sans témoins (nombre de visiteurs, pages consultées, sources de trafic, ville et pays) sur les pages publiques du site. Aucun renseignement personnel direct n'est capté : pas de témoins, pas d'identifiant persistant de visiteur, pas d'empreinte d'appareil. L'adresse IP est utilisée momentanément pour déterminer la ville puis immédiatement supprimée ; elle n'est jamais conservée. Les statistiques sont agrégées. Localisation : Canada (Montréal, Québec). Logiciel auto-hébergé — le sous-traitant opérationnel est OVHcloud.
• Analytique web agrégée — sans témoins. Pour mesurer le trafic global sur nos pages publiques (nombre de visiteurs, pages les plus consultées, sources de trafic, répartition par ville et par pays), nous utilisons une installation Plausible auto-hébergée sur la même infrastructure OVHcloud à Montréal. Plausible ne dépose aucun témoin sur votre appareil, ne stocke aucun identifiant persistant, et ne capte aucun renseignement personnel direct. L'adresse IP est utilisée momentanément pour déterminer la ville puis immédiatement supprimée ; elle n'est jamais conservée. Les statistiques sont agrégées et ne sont pas liées à un visiteur identifiable. Cette mesure agrégée fonctionne pour tous les visiteurs (acceptation ou refus de la bannière de témoins sans effet), car aucun renseignement personnel n'est en jeu. Rétention : 24 mois.
• Cette liste est mise à jour lorsque nous ajoutons ou retirons un sous-traitant. Les changements importants seront communiqués via cette politique et par courriel.
• Membres de votre syndicat : selon les permissions configurées dans votre compte, certains renseignements peuvent être visibles à d'autres membres de votre syndicat (par exemple, votre nom et votre statut de paiement peuvent être visibles aux administrateurs et au trésorier).
• Autorités légales : nous pouvons divulguer vos renseignements personnels si requis par la loi, par une ordonnance d'un tribunal, ou pour protéger nos droits, votre sécurité, ou celle d'autrui.
• Transaction commerciale : si une autre entreprise acquiert ou envisage d'acquérir nos activités ou nos actifs, ou si nous faisons l'objet d'une réorganisation ou d'un financement, il se pourrait que nous devions partager vos renseignements avec les autres parties concernées. Bien que peu probable, nous devons vous le mentionner.

4. Sécurité des données

Nous prenons la sécurité de vos données au sérieux :

• Chiffrement en transit : TLS 1.3 entre votre navigateur et nos serveurs
• Chiffrement au repos : AES-256 sur la base de données, les sauvegardes et les fichiers stockés
• Mots de passe : hachés avec bcrypt (jamais stockés en clair, jamais réversibles)
• Jetons d'authentification : signés cryptographiquement avec HMAC-SHA256 pour garantir leur intégrité
• Authentification : authentification sécurisée avec options d'authentification à deux facteurs
• Hébergement au Québec : application servie par Vercel (région Montréal / yul1) ; base de données et fichiers stockés par Supabase (région ca-central-1 / Montréal). Vos données de copropriété ne sont pas transférées hors du Canada dans le cadre de l'exploitation normale du Service. Les exceptions (paiements d'abonnement, fonctionnalités IA opt-in) sont décrites à la section 9.
• Contrôles d'accès : permissions strictes basées sur les rôles, journalisation de toutes les actions sensibles
• Sauvegardes au Québec : sauvegardes Supabase avec récupération à un point dans le temps (7 jours) et instantanés quotidiens ; sauvegardes additionnelles conservées chez deux fournisseurs distincts au Québec (Montréal et Beauharnois), rétention de 30 jours, avec test de restauration automatisé chaque semaine
• Tokenisation : les renseignements bancaires et de carte de crédit ne sont jamais stockés en clair sur nos serveurs — ils sont tokenisés par Stripe (certifié PCI DSS niveau 1 pour les données de carte)
• Sous-traitants certifiés : Supabase, Vercel et Amazon Web Services sont certifiés SOC 2 Type 2 ; Stripe est certifié SOC 2 Type 2 et PCI DSS niveau 1
• Nous nous engageons à un test annuel d'intrusion (« pentest ») par un tiers indépendant à compter de la fin 2026.

5. Conservation des données

Nous conservons vos renseignements aussi longtemps que votre compte est actif ou selon les exigences légales. Délais de conservation spécifiques :

• Données générales du compte — 90 jours après la fermeture du compte, sauf obligation légale contraire.
• Documents de copropriété (registres, carnet, attestations) — Selon les délais prescrits par la Loi visant principalement l'encadrement des inspections en bâtiment et de la copropriété divise (L.Q. 2019, chapitre 28, « Loi 16 ») et le Code civil du Québec.
• Mandat PAD pour le paiement de l'abonnement (métadonnées chez nous ; document signé conservé par Stripe pour notre compte) — 7 ans après la résiliation du mandat, à des fins fiscales, comptables et de conformité légale.
• Données de transaction d'abonnement (paiements à CondoAide) — 7 ans à des fins fiscales, comptables et de conformité réglementaire.
• Mandat PAD de collecte des charges des copropriétaires (Service de paiement — métadonnées chez nous ; document signé conservé par Stripe pour le compte du syndicat) — 7 ans après la résiliation du mandat, à des fins fiscales, comptables et de conformité légale.
• Données de transaction de charges (prélèvements des copropriétaires via le Service de paiement) — 7 ans à des fins fiscales, comptables et de conformité réglementaire.
• Clavardage de séance d'assemblée (canal d'appoint pendant une séance virtuelle) — Conservés avec le dossier de l'assemblée, aussi longtemps que celui-ci existe — au minimum au-delà du délai de contestation de 90 jours de l'art. 1103 CCQ. Ces messages ne sont jamais reproduits au procès-verbal ni versés au registre du syndicat ; l'auteur d'un message peut en demander le retrait en tout temps.
• Journal de présence de séance d'assemblée (connexions et déconnexions des participants) — Conservé avec le dossier de l'assemblée, aussi longtemps que celui-ci existe — au minimum au-delà du délai de contestation de 90 jours de l'art. 1103 CCQ. Ce journal constitue une preuve corroborante de la présence réelle en séance ; il ne remplace pas la feuille de présence officielle du procès-verbal (art. 1102/1103 CCQ). Hébergé au Québec (Supabase, région canadienne).
• Journaux d'audit (actions sensibles) — 7 ans à des fins de conformité.
• Communications de support — 3 ans après la dernière interaction.
• Après les délais ci-dessus, les données sont définitivement supprimées de nos systèmes en production. Des copies peuvent persister dans les sauvegardes pour une période additionnelle (jusqu'à 30 jours) avant rotation et destruction.

6. Vos droits

Conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec (« Loi 25 »), à la PIPEDA, et aux lois applicables, vous avez le droit de :

• Accéder à vos renseignements personnels
• Rectifier des renseignements inexacts ou incomplets
• Demander la suppression de vos données (sous réserve de nos obligations légales de conservation, par exemple les mandats PAD conservés 7 ans)
• Retirer votre consentement à certains traitements (les fonctionnalités IA opt-in peuvent être désactivées en tout temps)
• Recevoir vos données dans un format structuré et portable (export JSON ou CSV)
• Vous opposer à un traitement (notamment les communications marketing)
• Décision automatisée : être informé des renseignements personnels et des principaux critères utilisés, ainsi que des coordonnées de la personne qui peut réviser la décision et à qui vous pouvez présenter vos observations, si vous faites l'objet d'une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé (art. 12.1)
• Révoquer votre mandat PAD pour l'abonnement à tout moment, sans frais, conformément à la règle H1 de Paiements Canada
• Déposer une plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec (cai.gouv.qc.ca) ou du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (priv.gc.ca) pour les utilisateurs hors Québec
• Pour exercer un de ces droits, contactez notre Personne responsable de la protection des renseignements personnels (voir section 7).

7. Personne responsable de la protection des renseignements personnels

Conformément à l'article 3.1 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, CondoAide a désigné une Personne responsable de la protection des renseignements personnels. Cette personne est votre point de contact pour toute question relative au traitement de vos renseignements personnels, pour exercer vos droits, ou pour signaler une préoccupation, un incident ou déposer une plainte.

• Nom : Nicolae Racovita
• Titre : Président de CondoAide et Personne responsable de la protection des renseignements personnels
• Courriel : privacy@condoaide.ca
• Adresse postale : 4143 chemin Ste-Angélique, Saint-Lazare (Québec) J7T 2N5, Canada
• Nos politiques et pratiques de gouvernance des renseignements personnels sont publiées à la page Gouvernance, conformément à l'article 3.2 de la loi.

8. Notification d'incident de confidentialité

Conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé et à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (Canada), en cas d'incident de confidentialité présentant un risque qu'un préjudice sérieux soit causé à une personne concernée, nous nous engageons à :

• Prendre les mesures nécessaires pour gérer l'incident, limiter le préjudice et empêcher la récurrence.
• Informer les personnes concernées sans délai indu, par courriel ou tout autre moyen approprié.
• Informer la Commission d'accès à l'information du Québec dans des délais raisonnables. Notre cible interne est de notifier dans les 72 heures suivant la confirmation de l'incident.
• Documenter chaque incident dans un registre interne, incluant la nature, les causes, les mesures correctives et les leçons apprises.
• Coopérer pleinement avec les autorités de protection des renseignements personnels en cas d'enquête.

9. Transferts internationaux de données

Certains de nos sous-traitants traitent des renseignements personnels en dehors du Québec ou du Canada (voir la liste à la section 3). Pour les transferts hors du Québec et du Canada :

• Nous évaluons l'adéquation des protections législatives offertes dans la juridiction de destination
• Nous mettons en place des protections contractuelles appropriées avec chaque sous-traitant (Data Processing Agreements)
• Nous limitons les transferts à ce qui est nécessaire à la prestation du Service
• Pour les fonctionnalités IA (Anthropic), les requêtes ne sont envoyées que si vous activez explicitement les fonctionnalités opt-in concernées
• Pour les paiements (Stripe — Canada et États-Unis), le transfert transfrontalier vise l'exécution de l'abonnement et la collecte des charges du Service de paiement, que vous autorisez expressément. Cela inclut les coordonnées bancaires des copropriétaires (renseignements de nature financière). Ce flux est encadré par l'entente de traitement des données (DPA) de Stripe ; les numéros de compte ne sont jamais conservés en clair par CondoAide. Une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée nous permet de nous assurer que le risque résiduel lié à ce transfert est minime et gérable.
• Si vous avez des questions sur un transfert spécifique ou si vous souhaitez vous opposer à un traitement particulier, contactez privacy@condoaide.ca.

10. Témoins (cookies), télémétrie et enregistrement de session

Bannière de témoins. Pour les visiteurs non authentifiés du site public et des pages de connexion, la télémétrie OpenReplay ne s'active que si vous l'acceptez via la bannière qui apparaît à votre première visite. Votre choix est conservé localement (localStorage) et modifiable à tout moment via le lien « Réinitialiser mes préférences de témoins » au bas de chaque page. Refuser la télémétrie n'affecte en rien votre utilisation du Service — les témoins nécessaires (session, sécurité, langue) restent actifs. Enregistrement de session OpenReplay. Lorsque vous êtes authentifié, OpenReplay enregistre une reconstitution de votre navigation (clics, défilements, changements de page) pour aider notre équipe de support à reproduire un problème quand vous nous le signalez. Activé par défaut, désactivable à tout moment via Profil → Enregistrement de session pour le support. Les champs de formulaire et les écrans contenant des renseignements sensibles (PAD, attestation, registre, états financiers, preuves d'assurance, conformité, membres du syndicat, paiements) sont masqués automatiquement. Suivi des erreurs GlitchTip. Reste actif indépendamment de votre choix car strictement nécessaire à la qualité du service. Configuration minimisée : identifiant utilisateur pseudonymisé, contenu des requêtes (corps de formulaire, en-têtes d'authentification, témoins) automatiquement supprimé, adresse IP non transmise. Rétention : 30 jours pour tous les flux — événements et enregistrements de session côté OpenReplay ; journaux applicatifs et événements d'erreur côté GlitchTip. Les groupes d'erreurs GlitchTip résolus sont conservés 90 jours pour la détection de régression. Pour plus d'informations, consultez notre Politique sur les témoins.

11. Renseignements concernant les enfants

Le Service n'est pas destiné aux personnes de moins de 14 ans. Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements personnels d'enfants. Si vous croyez qu'un enfant a fourni des renseignements personnels à CondoAide, contactez privacy@condoaide.ca afin que nous procédions à la suppression.

12. Modifications

Nous pouvons modifier cette politique de temps à autre. Nous vous informerons des changements importants par courriel ou via la plateforme. La date de dernière mise à jour est indiquée en haut de cette page. L'utilisation continue du Service après une modification constitue votre acceptation de la version mise à jour.

13. Nous contacter

Pour toute question concernant cette politique ou pour exercer vos droits :

Annexe — Historique des modifications

Historique des versions de cette politique :

• Version 1.0 — 1 février 2025 — Version initiale.
• Version 1.1 — 7 mai 2026 — Ajout du paiement par PAD/ACSS Debit ; désignation publique de la Personne responsable ; expansion de la liste des sous-traitants ; ajout de la section sur la notification d'incident ; ajout de la section sur les transferts internationaux ; ajout des références PIPEDA et Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.
• Version 1.2 — 2 juin 2026 — Lancement de la collecte automatique des cotisations par prélèvement bancaire (PAD/ACSS) : Stripe (Stripe Payments Canada, Ltd.) traite désormais aussi les prélèvements de cotisations des copropriétaires vers le compte du syndicat. Mise à jour des sections 1 et 3 et de la liste des sous-traitants en conséquence.
• Version 1.3 — 13 juin 2026 — Précisions sur le traitement Stripe des cotisations : ajout de délais de conservation distincts pour le mandat et les transactions de cotisation des copropriétaires (section 5) et description du transfert transfrontalier des coordonnées bancaires des copropriétaires via Stripe, encadré par une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (section 9).
• Version 1.4 — 12 juillet 2026 — Ajout du clavardage de séance d'assemblée : délai de conservation des messages (section 5). Les messages sont hébergés au Québec (Supabase, région canadienne) — aucun nouveau transfert transfrontalier.
• Version 1.5 — 13 juillet 2026 — Ajout du journal de présence de séance d'assemblée : délai de conservation du journal des connexions et déconnexions des participants (section 5). Le journal est hébergé au Québec (Supabase, région canadienne) — aucun nouveau transfert transfrontalier.
• Version 1.6 — 23 juillet 2026 — Retrait d'OpenAI de la liste des sous-traitants : la vectorisation des documents du registre est désormais assurée par un modèle auto-hébergé (bge-m3) au Québec, chez OVHcloud (Beauharnois). Anthropic demeure le seul fournisseur d'intelligence artificielle, uniquement pour les fonctionnalités opt-in. Mise à jour de la section 3.
• Version 1.7 — 30 juillet 2026 — Ajout d'Amazon Web Services (Amazon SES) à la liste des sous-traitants : les courriels transactionnels et d'authentification sont désormais envoyés depuis le Québec (région ca-central-1, Montréal). Brevo est reclassé aux courriels marketing, à la gestion des listes de contacts et au rôle de relais de secours pour les courriels transactionnels (Union européenne). Mise à jour des sections 3 et 4.
• Version 1.8 — 30 juillet 2026 — Intégration de la révision de notre conseil juridique externe : la loi est désignée par son nom officiel (Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé), ajout de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l'information et de la Loi 16 sous son titre officiel ; précision sur la portée de la certification PCI DSS de Stripe (données de carte) ; divulgation du traitement de l'adresse IP et de la manière dont les renseignements de paiement sont recueillis ; ajout du partage possible en cas de transaction commerciale (section 3) ; reformulation du droit lié aux décisions automatisées (section 6) et de la démarche en cas d'incident (section 8) ; précision que les transferts visés à la section 9 sont ceux hors Québec.