Sécurité et hébergement au Québec

1. Où sont vos données

Toute l'infrastructure qui traite ou héberge les données de votre syndicat est située au Québec :

• Application web : servie par Vercel depuis la région Montréal (yul1).
• Base de données et fichiers stockés : Supabase, région ca-central-1 (Montréal).
• Envoi et réception des courriels : Amazon SES, région ca-central-1 (Montréal).
• Analyse des documents importés (carnet d'entretien, étude du fonds de prévoyance, relevé bancaire, facture d'un fournisseur) : service auto-hébergé chez OVHcloud, à Beauharnois (Québec).
• Sauvegardes principales : conservées au Québec, à Montréal.
• Sauvegardes secondaires : conservées au Québec, à Beauharnois, chez un fournisseur distinct.
• Vérification de la licence RBQ d'un entrepreneur : VériBât, un autre service de Solutions Nicvi inc. (la même entreprise que CondoAide), exécuté dans la région Montréal (yul1).
• Vos données de copropriété (registre, finances, documents, communications, procès-verbaux) ne sont pas transférées hors du Canada dans le cadre de l'exploitation normale du service. Les exceptions limitées (paiement de votre abonnement via Stripe, courriels marketing et relais de secours des courriels transactionnels via Brevo en Union européenne, fonctionnalités d'intelligence artificielle activées explicitement) sont décrites à la section 6 ci-dessous et dans la section 9 de la Politique de confidentialité.

2. Chiffrement

Le chiffrement intervient à plusieurs niveaux, chacun avec un rôle précis :

• Données au repos — AES-256 sur la base de données, les sauvegardes et les fichiers stockés. Géré par l'infrastructure sous-jacente (AWS, qui héberge la région ca-central-1 de Supabase).
• Données en transit — TLS 1.3 entre votre navigateur, notre application et nos services internes.
• Mots de passe — Hachés avec bcrypt. Le hachage est à sens unique — vos mots de passe ne sont jamais hébergés en clair, jamais réversibles, et personne chez CondoAide (incluant les administrateurs) ne peut les consulter. Il s'agit d'une des meilleures pratiques recommandées en protection des données, et CondoAide en fait une partie intégrante de son programme de sécurité.
• Jetons d'authentification (JWT) — Signés cryptographiquement avec ECDSA sur courbe P-256 (ES256). La signature est asymétrique : la clé qui signe les jetons n'est jamais partagée avec les services qui les vérifient, et un jeton ne peut pas être altéré sans être détecté.

3. Conformité à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé

Depuis 2023, la Loi 25 (Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels) impose des obligations directes aux syndicats de copropriété, qui sont responsables des renseignements personnels de leurs copropriétaires. Ces obligations sont maintenant intégrées à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé. CondoAide est conçu pour vous aider à les respecter sans paperasse supplémentaire :

• Personne responsable de la protection des renseignements personnels désignée publiquement chez CondoAide — voir la section 7 de notre Politique de confidentialité.
• Politiques et pratiques de gouvernance adoptées le 30 juillet 2026 — procédure de réponse aux incidents, registre des incidents, procédure de traitement des plaintes et calendrier de conservation. Le résumé public est à la page Gouvernance.
• Registre des incidents de confidentialité tenu à l'interne, avec engagement de notification à la Commission d'accès à l'information du Québec dans les meilleurs délais suivant la confirmation d'un incident à risque. Notre cible interne est de notifier dans les 72 heures.
• Politique de conservation et de destruction des données, avec délais précis par catégorie de donnée — voir la section 5 de notre Politique de confidentialité.
• Droit d'accès, de rectification et autres droits légaux : chaque copropriétaire peut consulter et corriger ses renseignements personnels via la plateforme ou en contactant la personne responsable.
• Hébergement au Québec : selon notre évaluation, l'hébergement québécois de l'application, de la base de données et de l'envoi des courriels ne constitue pas un transfert hors Québec au sens de la Loi 25. Les flux encadrés par contrat qui sortent du Québec (paiement de votre abonnement, courriels marketing et relais de secours des courriels transactionnels, fonctionnalités IA activées explicitement) sont listés à la section 6.

4. Accès et journalisation

L'accès aux données de votre syndicat est strictement contrôlé :

• Permissions granulaires : administrateurs du conseil, copropriétaires et résidents ont des niveaux d'accès distincts définis par votre déclaration de copropriété.
• Authentification forte : authentification à deux facteurs (2FA) disponible pour tous les comptes.
• Journal d'audit : toutes les actions sensibles (consultation de documents financiers, modification du registre, génération d'attestations) sont journalisées et horodatées.
• Accès du personnel CondoAide : limité aux personnes ayant un besoin opérationnel précis (soutien technique, dépannage), journalisé, et soumis à des ententes de confidentialité.

5. Sauvegardes et continuité

Votre syndicat ne peut pas se permettre de perdre son registre, ses procès-verbaux ou son carnet d'entretien. Notre stratégie de sauvegarde suit le principe industriel 3-2-1 (trois copies, deux supports, une copie hors site) :

• Sauvegardes Supabase : récupération à un point dans le temps sur 7 jours et instantanés quotidiens.
• Sauvegardes additionnelles au Québec — Montréal : sauvegardes de la base de données toutes les 4 heures et des fichiers de stockage quotidiennement, conservées 30 jours.
• Sauvegardes additionnelles au Québec — Beauharnois : copie miroir quotidienne chez un second fournisseur québécois distinct, pour résilience géographique.

6. Sous-traitants

CondoAide s'appuie sur un petit nombre de fournisseurs spécialisés. Tous sont liés par contrat à des obligations de confidentialité et de protection des renseignements personnels équivalentes à celles qu'exige la loi québécoise. Pour les sous-traitants principaux :

• Vercel — Hébergement de l'application web, région Montréal (yul1). Certifié SOC 2 Type 2.
• Supabase — Base de données PostgreSQL, authentification, stockage de fichiers. Région ca-central-1 (Montréal). Certifié SOC 2 Type 2.
• Stripe — Deux usages : (1) le paiement de votre abonnement à CondoAide (carte de crédit, PAD) et (2) la collecte automatique des charges par prélèvement bancaire (PAD/ACSS) — les renseignements bancaires des copropriétaires qui activent le prélèvement sont traités par Stripe, qui dépose ensuite les fonds directement dans le compte du syndicat (Stripe Payments Canada, Ltd., encadré par les règles de Paiements Canada). Certifié SOC 2 Type 2, et PCI DSS niveau 1 pour les données de carte. Données traitées aux États-Unis, encadrées par une entente de traitement des données (DPA).
• Amazon Web Services (Amazon SES) — Envoi des courriels transactionnels du Service (confirmations, avis, rappels) et des courriels d'authentification (confirmation de compte, lien de connexion, réinitialisation de mot de passe). Région ca-central-1 (Montréal) : les courriels et leurs journaux de livraison sont traités au Québec. Certifié SOC 2 Type 2. Amazon Web Services, Inc. est une société américaine ; le traitement demeure au Canada et est encadré par l'entente de traitement des données (DPA) d'AWS. Il s'agit du même lien que celui qui existe déjà indirectement, puisque l'infrastructure de Supabase repose elle aussi sur AWS au Canada. Amazon assure aussi la réception des courriels adressés aux boîtes de syndicat, lorsque cette option est active : il reçoit le message, l'analyse à la recherche de pourriel et de maliciel, et le dépose temporairement, au plus 30 jours, dans un espace de stockage chiffré de la même région, avant que nous le versions dans notre propre base au Québec. Amazon transmet aussi à la boîte d'exploitation de CondoAide, dans la même région, les courriels adressés à postmaster@ et à abuse@ d'une adresse de syndicat.
• Brevo — Courriels marketing et gestion de nos listes de contacts ; sert aussi de relais de secours pour les courriels transactionnels lorsque l'envoi principal échoue. Entreprise européenne, données encadrées par une DPA conforme au RGPD.
• Anthropic — Modèle d'intelligence artificielle utilisé uniquement pour les fonctionnalités IA opt-in (assistant Loi 16, extraction de polices d'assurance). Aucune donnée n'est envoyée à ce fournisseur si vous n'activez pas ces fonctionnalités. Voir la section 9 de notre Politique de confidentialité.
• OVHcloud (vectorisation de documents auto-hébergée) — Hébergement de notre modèle de vectorisation (bge-m3) auto-hébergé : le texte des documents du registre, à tous les niveaux d'accès, est converti en vecteurs numériques pour permettre la recherche autorisée. L'accès demeure régi par le niveau du document source; l'assistant IA recherche uniquement les documents en accès « tous les copropriétaires ». Région Beauharnois (Québec). Logiciel auto-hébergé; aucune donnée ne quitte le Québec.
• OVHcloud (analyse de documents auto-hébergée) — Hébergement de notre service d'analyse des fichiers importés (carnet d'entretien, étude du fonds de prévoyance, relevé de compte bancaire du syndicat, facture d'un fournisseur jointe à un dossier de travaux), qui en extrait les données à vérifier avant de les retenir. Il lit les PDF et, pour une facture, les images numérisées par reconnaissance optique de caractères. Le fichier est lu pendant l'analyse puis écarté par ce service. Région Beauharnois (Québec). Logiciel auto-hébergé.
• OVHcloud (OpenReplay auto-hébergé) — Hébergement de notre installation OpenReplay : télémétrie produit et enregistrement de session pour le soutien technique. Région Beauharnois (Québec). Logiciel auto-hébergé — aucune donnée ne quitte le Québec.
• OVHcloud (GlitchTip auto-hébergé) — Hébergement de notre installation GlitchTip : suivi des erreurs, exceptions et journaux applicatifs. Région Beauharnois (Québec). Logiciel auto-hébergé — aucune donnée ne quitte le Québec.
• OVHcloud (Plausible auto-hébergé) — Hébergement de notre installation Plausible : analytique web agrégée sans témoins (visiteurs, pages consultées, sources de trafic, ville et pays) sur les pages publiques du site. L'adresse IP est utilisée momentanément pour déterminer la ville puis immédiatement supprimée ; elle n'est jamais conservée. Région Beauharnois (Québec). Logiciel auto-hébergé — aucune donnée ne quitte le Québec.
• OVHcloud (serveur de visioconférence auto-hébergé) — Hébergement de notre serveur de visioconférence (LiveKit), qui relaie l'audio et la vidéo des séances d'assemblée tenues en ligne. Le flux transite en temps réel et n'est pas enregistré : aucune séance n'est conservée, ni par nous ni par l'hébergeur. Catégories : image et voix des participants pendant la séance, nom affiché, horodatage des connexions. Localisation : Canada (Beauharnois, Québec). Logiciel auto-hébergé — LiveKit Inc. n'est pas sous-traitante ; le sous-traitant opérationnel est OVHcloud.
• iDrive e2 (sauvegardes hors site) — Conservation de nos sauvegardes : copie de la base de données toutes les quatre heures et copie quotidienne des fichiers téléversés (documents du registre, pièces jointes). Les sauvegardes conservent les renseignements confiés au Service. Les index de recherche vectorielle et leur file de traitement ne sont pas copiés, puisqu'ils sont recréés à partir des fichiers source après une restauration. Catégories : toutes les catégories décrites ci-dessus. Rétention : 30 jours. Localisation : Canada (Montréal, Québec).
• OVHcloud (copie secondaire des sauvegardes) — Deuxième copie des mêmes sauvegardes, synchronisée une fois par jour depuis iDrive e2, afin que la défaillance d'un seul fournisseur ne fasse pas disparaître les sauvegardes. Catégories et rétention identiques à celles d'iDrive e2. Localisation : Canada (Beauharnois, Québec).
• OVHcloud (production des sauvegardes) — Hébergement de la tâche qui produit nos sauvegardes : elle lit la base de données toutes les quatre heures et les fichiers téléversés une fois par jour, chiffre la copie de la base de données sur ce serveur, puis transmet les copies à iDrive e2 et à la copie secondaire. Aucune sauvegarde n'y est conservée. Région Beauharnois (Québec). Logiciel auto-hébergé.
• En cas d'incident seulement : notre assureur et les fournisseurs de son groupe agréé d'intervention peuvent recevoir des renseignements aux fins de l'enquête, de la défense et des avis. Ils ne sont pas des sous-traitants du Service et ne reçoivent rien dans le cours normal.
• La liste complète et à jour des sous-traitants se trouve à la section 3 de notre Politique de confidentialité.

7. Témoins et consentement

À votre première visite sur le site public ou sur une page de connexion, une bannière vous demande si vous acceptez les témoins de télémétrie produit. Si vous refusez, aucun outil d'analytique n'est chargé. Les témoins strictement nécessaires (session, sécurité, langue) restent actifs indépendamment de votre choix — ils sont indispensables au fonctionnement du service. Votre choix est conservé localement (localStorage) et modifiable à tout moment via le lien « Réinitialiser mes préférences de témoins » au bas de chaque page.

8. Télémétrie et enregistrement de session

Notre télémétrie produit et notre suivi des erreurs applicatives sont des installations que nous opérons nous-mêmes sur l'infrastructure OVHcloud à Montréal. Aucune donnée de télémétrie ou d'erreur ne quitte le Québec.

• OpenReplay auto-hébergé sur OVHcloud Montréal — télémétrie produit (événements d'usage) et enregistrement de session pour le soutien technique.
• GlitchTip auto-hébergé sur OVHcloud Montréal — capture des erreurs, exceptions et journaux applicatifs pour corriger les bogues et tracer les incidents.
• Pseudonymisation : l'identifiant utilisateur transmis est un jeton opaque dérivé par hachage ; jamais votre courriel, votre nom ni votre identifiant Supabase.
• Masquage agressif (OpenReplay) : les champs de formulaire sont masqués automatiquement ; les écrans contenant des renseignements sensibles (PAD, attestation, registre, états financiers, preuves d'assurance, conformité, membres du syndicat, paiements) sont masqués intégralement.
• Minimisation (GlitchTip) : le contenu des requêtes (corps de formulaire, en-têtes d'authentification, témoins) est automatiquement supprimé avant l'enregistrement. Seules la trace d'exception, l'URL et les métadonnées techniques sont conservées.
• Adresse IP : non transmise à OpenReplay ni à GlitchTip.
• Rétention : 30 jours pour tous les flux — événements et enregistrements de session côté OpenReplay ; journaux applicatifs et événements d'erreur côté GlitchTip. Les groupes d'erreurs GlitchTip résolus sont conservés 90 jours pour la détection de régression.
• Vous pouvez désactiver l'enregistrement de session OpenReplay à tout moment depuis Profil → Enregistrement de session pour le support. GlitchTip reste actif indépendamment, étant strictement nécessaire à la qualité du service et configuré sans renseignements personnels directs.
• Analytique agrégée (Plausible). Pour mesurer le trafic global de nos pages publiques (visiteurs, pages, sources, ville et pays), nous utilisons une installation Plausible auto-hébergée sur la même infrastructure OVHcloud à Montréal. Plausible ne dépose aucun témoin, ne stocke aucun identifiant persistant, et ne capte aucun renseignement personnel direct. L'adresse IP est utilisée momentanément pour déterminer la ville puis immédiatement supprimée ; elle n'est jamais conservée. Cette mesure fonctionne pour tous les visiteurs indépendamment de votre choix sur la bannière, car aucun renseignement personnel n'est en jeu. Rétention : 24 mois. Voir §3 de notre Politique de confidentialité pour les détails.

9. Questions ou plainte

Pour toute question sur la sécurité ou la confidentialité de vos données, pour exercer un de vos droits ou pour déposer une plainte, vous pouvez vous adresser à :

• Personne responsable de la protection des renseignements personnels : Nicolae Racovita
• Courriel : privacy@condoaide.ca
• Adresse postale : CondoAide, 4143 chemin Ste-Angélique, Saint-Lazare (Québec) J7T 2N5, Canada
• Si vous n'êtes pas satisfait de notre traitement de votre demande ou de votre plainte, vous avez aussi le droit de déposer une plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec : cai.gouv.qc.ca.