La loi demande à toute entreprise, y compris un syndicat de copropriétaires, de publier sa politique de gouvernance des renseignements personnels et de désigner une personne responsable. Elle prévoit aussi le cas de celle qui n'a pas de site web : l'information doit alors être rendue accessible par tout autre moyen approprié. La plupart des petites copropriétés sont dans ce cas, et c'est le trou que cette page vient combler.
Trois documents, rédigés par le conseil
Le conseil rédige et publie jusqu'à trois documents depuis les réglages du syndicat :
- la politique de gouvernance des renseignements personnels;
- la politique de confidentialité;
- le règlement de l'immeuble.
Chacun s'écrit en français et en anglais, avec de la mise en forme, et une aide à la traduction propose une première version dans l'autre langue que vous relisez avant d'enregistrer. Aucun n'est obligatoire dans l'outil : un document que vous n'avez pas rédigé reste inactif.
Vous choisissez à qui chacun s'adresse
Un document actif s'adresse à un ou plusieurs groupes : copropriétaires, locataires et occupants, conseil d'administration, gestionnaire, et les comptes externes comme le comptable, l'assurance ou les fournisseurs. Chaque groupe voit, sur son tableau de bord, les documents qui le visent, la personne responsable désignée, et le texte libre que le conseil souhaite lui adresser.
Un accusé de lecture, jamais un consentement
La case dit « Je confirme avoir lu ce document ». Elle ne dit pas « j'accepte », et ce n'est pas une question de style.
Aucun des trois documents n'est un instrument de consentement. Les deux politiques sont publiées parce que la loi demande qu'elles le soient. Le règlement de l'immeuble, lui, lie déjà les copropriétaires : la déclaration de copropriété produit ses effets envers eux à compter de son inscription (art. 1062 C.c.Q.), et le règlement est opposable au locataire ou à l'occupant dès qu'un exemplaire lui est remis (art. 1057 C.c.Q.). Une signature n'y change rien.
Demander un consentement là où la loi n'en demande pas transformerait une formalité en piège. Une confirmation de lecture, non : elle constate un fait, et elle laisse le refus possible.
Rien n'est bloqué pour qui est déjà là
Une personne déjà membre du syndicat voit un avis sur son tableau de bord, lit le document et confirme quand elle le veut. Son accès n'est pas suspendu en attendant, et signer ne lui ouvre aucune porte de plus.
Une personne qui vient d'être invitée, elle, lit les documents qui visent son rôle sur l'écran d'invitation et en confirme la lecture avant d'accepter. Refuser est une issue à part entière : elle n'est pas ajoutée au syndicat, rien n'est enregistré, et son invitation demeure valide jusqu'à son échéance. Un syndicat qui n'a activé aucun document conserve exactement le parcours d'avant.
Des versions, et une preuve qui reste
Chaque enregistrement crée une version. Publier une nouvelle version réinvite à lire celles et ceux qui avaient confirmé la précédente, parce qu'un accusé porte sur un texte précis et non sur un titre.
Le registre des accusés indique qui a lu, quelle version, et quand. Ces lignes ne se modifient pas après coup, y compris par le conseil : une preuve qui se réécrit n'en est pas une. Désactiver un document conserve les accusés déjà recueillis.
La personne responsable, publiée comme la loi le demande
Le conseil désigne la personne responsable de la protection des renseignements personnels et publie son titre et ses coordonnées. Le nom demeure facultatif, parce que la loi demande le titre et les coordonnées. Vous pouvez publier une adresse commune du syndicat plutôt que les coordonnées personnelles de la personne désignée.
CondoAide ne rédige pas ces documents et ne rend aucun syndicat conforme. Le contenu, la désignation et les décisions de conservation appartiennent au conseil. Ce que l'outil fournit, c'est le moyen de publier et la preuve d'avoir transmis.