La situation revient souvent : un copropriétaire n'habite pas son condo, et un proche l'occupe en permanence. Cette personne n'est pas copropriétaire — elle ne figure pas à l'acte notarié — et elle n'est pas locataire, puisqu'il n'existe aucun bail.
Elle a pourtant un nom dans le Code civil : c'est une occupante.
Ce qu'il faut inscrire
Sur la personne, choisissez le profil Occupant.
Sur la fiche de l'unité, réglez le statut d'occupation sur Occupé sans bail, aux côtés de « Occupé par le propriétaire », « Loué » et « Vacant ».
Les deux vont ensemble : le premier décrit la personne, le second décrit l'unité.
Ce que le profil donne, et ce qu'il ne donne pas
Un occupant reçoit exactement les accès d'un locataire : c'est le même rôle d'accès dans l'application. Concrètement, les documents du registre qui lui sont destinés — à commencer par le règlement de l'immeuble —, les communications du syndicat, et l'assistant.
Il n'a rien de plus : sa quote-part est de 0 %, il n'a aucun droit de vote et aucun accès aux données financières du syndicat. La quote-part et le droit de vote du copropriétaire restent entièrement les siens — inscrire l'occupante ne retire rien au propriétaire de la fraction.
Pourquoi le syndicat doit la connaître
Ce n'est pas une commodité administrative, c'est une obligation, et elle vient de deux articles.
L'article 1057 CCQ rend le règlement de l'immeuble « opposable au locataire ou à l'occupant d'une partie privative, dès qu'un exemplaire du règlement ou des modifications qui lui sont apportées lui est remis par le copropriétaire ou, à défaut, par le syndicat ». La loi met les deux sur le même pied : elle ne distingue pas le locataire de l'occupant quant au règlement.
L'article 1066 al. 2 CCQ vise précisément ce cas. Lorsque la partie privative est « occupée autrement que par location », le syndicat donne à l'occupant « un avis écrit indiquant la nature des améliorations et des travaux non urgents, la date à laquelle ils débuteront et l'estimation de leur durée, ainsi que, s'il y a lieu, la période d'évacuation nécessaire ».
Autrement dit : pour un chantier non urgent, c'est la personne qui habite l'unité que le syndicat doit prévenir, et il doit donc savoir qui elle est et comment la joindre. Ni « Copropriétaire » ni « Locataire » ne permettait de l'inscrire sans dire quelque chose de faux.
Une unité a une seule place de non-propriétaire
C'est la limite à connaître avant de saisir : Locataire et Occupant se partagent une seule place sur une unité. Une unité ne peut donc pas avoir en même temps un locataire et un occupant actifs. Si vous tentez le second, CondoAide refuse : « Conflit : un autre membre occupe déjà ce rôle sur cette unité. »
Les copropriétaires, eux, ne sont pas limités : une fraction en indivision peut en compter autant que l'acte en prévoit.
Cette place unique a une conséquence pratique : les obligations rattachées à l'occupation — véhicule, animal, contact d'urgence — sont acheminées à la personne qui l'occupe, locataire ou occupant, dès qu'elle est attribuée.
Si votre unité est louée et qu'un proche du locataire y habite aussi, la seconde personne relève des membres du foyer, ci-dessous.
Occupant ou membre du foyer
Les deux existent, et ils ne répondent pas à la même question.
Le membre du foyer consigne un résident sans lui ouvrir d'accès à l'application, avec sa catégorie — conjoint(e), enfant, locataire ou autre — et s'il est adulte ou enfant. Aucun compte n'est créé, et cette inscription ne consomme pas la place de non-propriétaire : elle peut donc coexister avec un locataire.
Le profil Occupant est pour la personne qui a besoin de cet accès : celle à qui le syndicat doit remettre le règlement et adresser ses avis. Si vous aviez inscrit une occupante comme membre du foyer en attendant, vous pouvez maintenant lui créer son propre profil.