Peut-on être à la fois responsable du compte et copropriétaire?

Oui, sous une seule fiche. Le rôle d'accès et la propriété d'une unité sont deux choses distinctes dans CondoAide : le rôle définit les accès à l'application, la propriété se gère dans la colonne « Unités ». Il n'y a pas de deuxième compte à créer, et pas de choix à faire entre les deux.

Comment inscrire un copropriétaire qui n'a pas de courriel?

Avec « Ajouter sans invitation ». La personne rejoint le syndicat sans courriel et sans qu'aucun message ne lui soit envoyé. Elle porte une vraie quote-part, compte pour le vote et le quorum, et peut siéger au conseil. Ce qu'elle ne peut pas faire, c'est se connecter et recevoir des courriels : sa fiche affiche « Sans compte ».

J'ai voulu m'inviter moi-même et le système dit que le courriel est déjà utilisé.

Le bouton « Inviter » sert à faire venir une personne qui n'est pas encore dans le syndicat. Si l'adresse est déjà la vôtre, il n'y a rien à inviter : attribuez-vous simplement une unité avec « Modifier les unités » dans la liste des membres.

Que se passe-t-il quand la personne qui gère le syndicat est remplacée?

« Transférer la responsabilité du compte » passe le rôle de responsable du compte à un autre membre, qui doit déjà faire partie du syndicat. Le transfert ne touche à aucune unité : la personne sortante conserve sa fiche et les unités qu'elle possède, elle cesse simplement d'être la responsable du compte.

Rôle, propriété d'une unité et siège au conseil : trois choses distinctes

« Pourquoi est-il impossible d'avoir deux rôles, copropriétaire et responsable du compte ? » C'est la question la plus fréquente au démarrage, et la réponse est qu'il n'y a rien à choisir : ce ne sont pas deux rôles, ce sont deux axes différents. Il y en a même trois.

Les trois axes

Le rôle d'accès décide de ce qu'une personne peut faire dans l'application. Il se choisit dans la fenêtre « Modifier », au champ « Rôle d'accès ».

Les unités décrivent ce qu'elle possède ou occupe. Cela se gère dans la colonne « Unités » de la liste des membres, ou depuis la fiche d'une unité.

Le siège au conseil dit si elle administre le syndicat, et à quel titre. C'est indépendant du rôle d'accès, et — c'est le point que tout le monde manque — cela n'accorde aucune permission. Le rôle d'accès seul détermine ce que la personne peut ouvrir dans l'application.

Une même personne porte les trois sous une seule fiche. Vous êtes propriétaire du 596, vous avez le rôle d'accès qui vous permet de gérer, et vous siégez au conseil : une seule ligne dans la liste des membres.

Une précision utile : vous ne pouvez pas modifier votre propre rôle d'accès. C'est délibéré — sinon le responsable du compte pourrait se verrouiller hors de son propre syndicat.

Le message « courriel déjà utilisé »

Il apparaît quand vous essayez d'inviter une adresse qui appartient déjà à un compte — très souvent la vôtre.

Le bouton Inviter sert à faire venir quelqu'un qui n'est pas encore là. Vous n'avez pas besoin de vous inviter vous-même : pour vous rattacher une unité, utilisez Modifier les unités dans la liste des membres.

Deux cas voisins valent la peine d'être distingués, parce qu'ils ne produisent pas le même résultat :

L'adresse appartient à quelqu'un déjà membre de ce syndicat : rien à inviter, attribuez-lui l'unité.
L'adresse a un compte CondoAide dans un autre syndicat : l'invitation part normalement. La personne la reçoit et rejoint votre syndicat depuis son compte existant — elle n'a pas à en créer un second.

Un copropriétaire sans courriel

Tout le monde n'a pas d'adresse courriel, et personne n'est obligé d'utiliser le portail. Ajouter sans invitation existe pour cela.

La personne est créée à partir de son nom seul, et aucun courriel ne lui est envoyé. Sa fiche porte la mention « Sans compte ».

Ce qu'elle peut faire, malgré l'absence de compte : porter une vraie quote-part, compter pour le vote et le quorum, figurer au registre, siéger au conseil. Autrement dit, tout ce qui relève de la copropriété.

Ce qu'elle ne peut pas faire : se connecter, et recevoir un courriel. Le syndicat continue donc de la joindre par les moyens habituels.

Le chemin de retour existe : Inviter à rejoindre remplace plus tard la fiche sans compte par un véritable accès, sans rien perdre.

Quel courriel utiliser pour administrer

CondoAide n'impose rien ici, et il faut le dire franchement : rien dans le produit ne préfère une adresse à une autre. C'est une décision d'organisation, pas une contrainte technique.

Ce que le produit garantit, en revanche, rend la question moins lourde qu'elle en a l'air. Transférer la responsabilité du compte passe le rôle de responsable du compte à un autre membre — qui doit déjà faire partie du syndicat — et ce transfert ne touche à aucune unité. La personne sortante conserve sa fiche, ses unités et sa quote-part; elle cesse simplement d'être la responsable du compte.

Autrement dit, un compte personnel n'est pas un piège : l'accès se transmet proprement sans déranger la propriété. Utiliser une adresse partagée du syndicat reste possible et évite une manipulation le jour du changement, mais ce n'est pas ce qui protège le syndicat — le transfert l'est.

Le contact d'une unité

Chaque unité qui a des copropriétaires a un contact de l'unité qui reçoit les avis et la correspondance. Cette désignation ne change ni le vote, ni la quote-part, ni les droits.

Si vous retirez le contact d'une unité comptant d'autres copropriétaires, CondoAide vous prévient avant de confirmer : le copropriétaire le plus ancien devient le nouveau contact. Chaque indivisaire continue d'exercer ses droits dans la proportion de sa quote-part (art. 1090 CCQ).