Un copropriétaire déneige, fait la conciergerie ou tond la pelouse, et le montant est porté contre sa cotisation. La situation est courante dans les petits syndicats, et jusqu'ici CondoAide en gardait les deux moitiés sans jamais les relier : une dépense d'un côté, un crédit à la partie privative de l'autre. Personne ne pouvait totaliser ce que cette personne avait réellement reçu.
Lier le prestataire à la personne
La fiche du prestataire comporte maintenant un champ « Copropriétaire lié ». Le lien porte sur la personne, pas sur la partie privative : les parties privatives qu'elle détient sont déduites du registre à la date voulue, de sorte qu'une vente met fin au rattachement d'elle-même. Ce lien n'accorde aucun accès au portail des prestataires.
La compensation, plafonnée par la loi
Lorsque deux personnes sont réciproquement débitrices l'une de l'autre, leurs dettes s'éteignent par compensation jusqu'à concurrence de la moindre (art. 1672, al. 1 C.c.Q.). Encore faut-il que ces dettes coexistent et soient l'une et l'autre certaines, liquides et exigibles (art. 1673, al. 1 C.c.Q.). CondoAide applique exactement cette règle.
Le panneau de compensation affiche, côte à côte, le solde encore dû au prestataire et la cotisation exigible de la partie privative, puis le montant qui peut réellement être compensé. Ce qui dépasse ce plafond n'est pas porté au crédit de la partie privative : il demeure dû au prestataire et se retrouve aux comptes fournisseurs, là où il appartient.
Une compensation ne fait bouger aucun compte bancaire. Elle n'ajoute ni revenu ni nouvelle dépense : la somme due au prestataire était déjà inscrite, et la compensation ne fait que l'éteindre en réduisant du même coup la cotisation à recevoir. Une compensation comptabilisée par erreur se renverse, avec un motif inscrit à l'historique.
La partie liée est nommée
Lorsque le prestataire est un copropriétaire, sa fiche le signale : c'est une partie liée, et l'analyse financière du syndicat doit pouvoir la reconnaître.
Lorsque cette même personne siège au conseil d'administration, la fiche rappelle l'art. 325 C.c.Q. : un administrateur peut contracter avec la personne morale, mais il doit signaler aussitôt le fait en indiquant la nature et la valeur des droits qu'il acquiert, demander que le fait soit consigné au procès-verbal des délibérations du conseil et, sauf nécessité, s'abstenir de délibérer et de voter sur la question. La règle ne vise toutefois pas les questions portant sur sa rémunération ou ses conditions de travail.
CondoAide signale la situation et tient les chiffres. Il n'établit pas si le contrat est opportun, ni comment la somme versée doit être traitée sur le plan fiscal : ces questions appartiennent au conseil et à son comptable.