Les données d'un syndicat lui appartiennent : le registre, les copropriétaires, les finances, les procès-verbaux. Le conseil doit pouvoir les emporter en tout temps, sans demander la permission à personne et sans dépendre de CondoAide pour les relire. Un nouvel onglet « Archives », dans « Paramètres du syndicat », le permet de deux façons.
Télécharger toutes les données
« Télécharger toutes les données » prépare un seul fichier ZIP, pendant que votre navigateur l'enregistre. Il contient :
- le registre et ses documents : chaque document tel que téléversé, son empreinte SHA-256 et le journal du registre;
- les copropriétaires, les unités et les finances : les personnes et leurs coordonnées, les unités et leurs occupants, le budget, les cotisations et les paiements;
- les demandes, les travaux et les assemblées : les votes et les procès-verbaux, les sinistres et les litiges;
- le courriel et les fichiers : le courriel du syndicat au format .eml, avec ses pièces jointes, et les autres fichiers téléversés.
Les formats sont ouverts (JSON, Excel, courriels .eml) : tout tableur, logiciel de courriel ou navigateur les ouvre. Les empreintes permettent de vérifier, sans CondoAide, qu'aucun document n'a été modifié.
Avant de lancer le téléchargement, la fenêtre indique la taille approximative de l'archive et offre d'y inclure les enregistrements des séances, des appels et des messages vocaux. Un téléchargement direct est limité à 300 Mo; au-delà, écrivez-nous et nous vous remettrons l'archive autrement.
Une copie chaque semaine dans OneDrive
« Connecter OneDrive » fait copier les documents et les données du syndicat, chaque semaine, dans un dossier réservé à CondoAide du OneDrive que le conseil connecte. Cette copie s'ajoute à celle que CondoAide conserve au Québec; elle ne la remplace pas.
Avant la connexion, une fenêtre explique ce qui change pour le syndicat : Microsoft décide où les fichiers sont hébergés, peut-être à l'extérieur du Québec, et les renseignements copiés deviennent la responsabilité du syndicat. La personne qui connecte OneDrive inscrit la date de la décision du conseil qui autorise cette copie, et confirme l'avoir lue.
Le registre, ses documents, les copropriétaires, les finances, les demandes et les assemblées sont toujours copiés. Le courriel du syndicat et les enregistrements sont exclus, sauf si le conseil les inclut : le courriel parle de personnes qui ne sont pas membres du syndicat, et les enregistrements peuvent occuper plusieurs gigaoctets. « Copier maintenant » lance une copie sans attendre la semaine suivante, et le tableau « Dernières copies » montre chaque copie, sa date, le nombre de fichiers envoyés et ce qui a échoué.
CondoAide ne supprime rien dans votre OneDrive. Chaque copie comprend plutôt la liste des documents arrivés au terme de leur durée de conservation, que le syndicat détruit lui-même.
Qui peut le faire
L'onglet « Archives » s'affiche pour les administrateurs qui gèrent les documents du syndicat. Seule la personne propriétaire du compte du syndicat peut télécharger l'archive ou connecter OneDrive, et seulement après la vérification en deux étapes, puisque l'archive contient des renseignements personnels. Chaque téléchargement est inscrit au journal du registre, avec la date et le nom de la personne.
Si cette archive est téléchargée ou conservée à l'extérieur du Québec, le syndicat doit d'abord évaluer les facteurs relatifs à la vie privée (art. 17 LPRPSP).
L'archive est offerte à tous les syndicats, quel que soit le forfait.
Ce que CondoAide s'engage à faire si le service devait cesser un jour : Continuité du service.