Un fonds de prévoyance de 118 500 $ ne dit pas grand-chose à lui seul. Le conseil sait, lui, que 60 000 $ attendent déjà la réfection de la toiture prévue en 2028, et que 18 000 $ sont promis à la teinture du revêtement extérieur. Les affectations lui permettent de l'inscrire dans CondoAide.
Réserver une partie du fonds
La page « Fonds de prévoyance » a maintenant une carte « Affectations ». « Nouvelle affectation » réserve une partie du fonds sous un nom, par exemple « Teinture du revêtement extérieur », avec au besoin un montant visé, une année visée et des travaux du plan de travaux. Le conseil y transfère ensuite des montants avec « Affecter », ou les remet dans le fonds avec « Libérer ».
Une affectation ne déplace pas d'argent : le solde du fonds ne change pas. La carte montre le total affecté et la partie « Non affecté », et prévient le conseil quand les affectations dépassent le solde du fonds.
Imputer une dépense
Une dépense du fonds de prévoyance peut être imputée à une affectation, depuis le grand livre avec « Imputer à une affectation », ou au moment de terminer les travaux liés. Si la facture dépasse l'affectation, celle-ci tombe à zéro et le reste est pris dans la partie non affectée du fonds.
Une affectation qui n'a plus d'usage s'archive; son historique reste visible. Les copropriétaires qui ont accès au fonds voient la carte, sans pouvoir la modifier.
La décision d'utiliser le fonds reste celle du conseil (art. 1071 CCQ), qui s'appuie sur l'étude du fonds de prévoyance. CondoAide ne juge pas si des travaux relèvent du fonds de prévoyance ou de l'entretien.
Les études de Groupe Darheim
L'importation des études du fonds de prévoyance lit maintenant celles de Groupe Darheim. Elle signale les chiffres de l'étude qui ne concordent pas entre eux, et n'affiche les cotisations spéciales en rouge que lorsqu'il y en a à payer. Un syndicat de plusieurs immeubles n'a plus à choisir un immeuble avant d'importer son étude, qui couvre tout le syndicat.
Comment le conseil corrige ensuite l'année ou le coût d'un travail prévu à l'étude : Plan de travaux du fonds de prévoyance : le conseil le corrige sans perdre l'étude.