Deux nombres différents portent le nom d'« encaisse » dans une copropriété, et les confondre est la première source de confusion à l'arrivée dans CondoAide. Ce guide traite du premier : le solde d'ouverture d'un fonds, c'est-à-dire ce que le fonds possédait au premier jour de l'exercice. Le second, ce que les comptes bancaires détiennent réellement, est traité à la fin.
Contrairement à ce que l'écran laisse parfois croire, ces soldes ne sont pas figés une fois saisis.
Modifier les soldes d'ouverture
- Ouvrez Comptabilité, sous Finances dans le menu de gauche.
- Vérifiez l'exercice affiché dans la barre d'outils, en haut de la page. Les soldes appartiennent à un exercice précis : corriger 2026 ne change rien à 2025.
- Cliquez sur Modifier les soldes d'ouverture. Sur un écran étroit, le bouton se replie dans le menu Actions sur l'exercice, sous les trois points.
- Saisissez les montants voulus : Solde d'ouverture — Fonds d'opérations, Fonds de prévoyance, Fonds d'autoassurance. Chaque champ attend le solde au premier jour de l'exercice.
- Enregistrez. Les cartes de la page et les états financiers se recalculent immédiatement.
Il n'y a pas de délai ni de verrou : tant que l'exercice est ouvert, cette fenêtre reste la bonne porte d'entrée, y compris après avoir saisi des centaines de transactions.
Un champ vide et un zéro ne disent pas la même chose
C'est la subtilité la plus facile à manquer, et elle est volontaire.
- Champ vide : le solde n'a pas encore été établi. CondoAide ne suppose rien et s'abstient d'afficher un chiffre qu'il ne connaît pas.
- Zéro : vous déclarez que le fonds était vide au premier jour de l'exercice. Ce zéro devient un point de départ réel dans le calcul.
Laissez le champ vide tant que vous cherchez encore l'information. Un zéro saisi « en attendant » est une affirmation, et elle se propage jusqu'aux états financiers.
N'inscrivez pas le montant de départ comme un revenu
C'est le réflexe le plus courant, et c'est celui qu'il faut éviter : un trésorier qui ne trouve pas où saisir l'encaisse initiale finit souvent par la comptabiliser comme une entrée d'argent.
Un montant que le syndicat détenait déjà n'est pas un produit de l'exercice. Comptabilisé ainsi, il gonfle tous les revenus de l'année, fausse chaque comparaison avec le budget adopté et rend l'état des résultats impossible à lire. Les soldes d'ouverture existent précisément pour donner à ce montant l'endroit qui lui revient.
Si le bouton n'apparaît pas
Trois causes possibles, dans l'ordre où il faut les vérifier.
L'exercice est clôturé. Un exercice fermé ne se modifie plus : c'est ce que la clôture signifie. Ouvrez le menu Actions sur l'exercice et choisissez Rouvrir l'exercice, corrigez, puis clôturez de nouveau. Attention : si l'exercice suivant existe déjà, son solde d'ouverture a été repris de la clôture, et le corriger en amont ne le met pas à jour rétroactivement — vérifiez les deux.
Aucun exercice n'existe encore. Les soldes d'ouverture appartiennent à un exercice; sans exercice, il n'y a rien à ouvrir. Créez-le d'abord depuis la même barre d'outils.
Votre rôle ne permet pas de gérer les finances. Le bouton n'est affiché qu'aux personnes autorisées à gérer les finances du syndicat. Un copropriétaire, même administrateur d'une autre copropriété, ne le voit pas. Demandez l'accès à un administrateur du syndicat.
L'autre encaisse : ce que les comptes détiennent
Le solde d'ouverture décrit ce que le fonds possède selon le grand livre. Il ne dit rien de l'endroit où l'argent se trouve réellement.
Pour cela, CondoAide tient un registre des comptes bancaires du syndicat, avec le fonds auquel chaque compte est rattaché et le solde constaté à une date donnée. La page Comptabilité compare alors les deux et affiche l'écart. Un fonds de prévoyance qui possède 200 000 $ alors que ses dépôts à terme n'en détiennent que 175 000 $ n'est pas nécessairement une erreur : c'est souvent de l'argent de prévoyance resté dans le compte d'opérations, ce que le conseil a intérêt à savoir.
Tant qu'aucun compte n'est inscrit, l'encaisse est inconnue, pas nulle : CondoAide affiche « — » plutôt qu'un écart accusateur calculé sur du vide.