La migration se fait dans un assistant en onze étapes, et chaque étape vous indique où trouver l'export correspondant dans UpperBee. Ce guide couvre l'ordre, ce que la migration reprend, et surtout ce qu'elle ne reprend pas.
Les onze étapes
- Configuration — les paramètres de base du syndicat.
- Fractions et unités — fractions, quotes-parts, stationnements et casiers.
- Copropriétaires — copropriétaires et indivision, rattachés à chaque unité.
- Charte comptable — vos comptes UpperBee, associés aux catégories de dépenses.
- Fournisseurs — vos fournisseurs et leurs contrats.
- États financiers — soldes d'ouverture et grand livre de l'exercice.
- Documents et règlements — les fichiers de votre registre.
- Obligations — chauffe-eau et assurances.
- Améliorations privatives — finitions standards et améliorations consignées.
- Requêtes de service — vos demandes, avec leur date d'origine.
- Vérification et validation — la relecture finale.
Toutes se sautent et se reprennent, sauf la onzième : c'est une relecture, elle ne s'importe pas.
Pourquoi les fournisseurs passent avant les états financiers
Cet ordre n'est pas cosmétique. Dans le grand livre d'UpperBee, le bénéficiaire d'une dépense est écrit dans la colonne « Description ». CondoAide le rattache au fournisseur correspondant — mais il ne peut le faire que si ce fournisseur existe déjà au moment où le grand livre est enregistré.
Importez les états financiers avant les fournisseurs et chaque dépense arrive sans bénéficiaire, avec une colonne à remplir à la main. Suivez l'ordre proposé.
Les fichiers et leur taille
La plupart des étapes attendent un classeur Excel exporté d'UpperBee, et l'écran vous donne le chemin exact : par exemple, pour les unités, « Registres → Propriété → Unités → Actions → Import / export d'unités ».
Une limite mérite d'être connue à l'avance : les étapes qui passent par un formulaire acceptent 4 Mo pour l'envoi complet, pas par fichier. L'étape des états financiers en attend quatre — deux balances de vérification, le grand livre et, facultativement, le budget — et les quatre doivent tenir ensemble dans ces 4 Mo.
Deux étapes échappent à cette limite parce que leurs fichiers vont directement au stockage : les documents (25 Mo par fichier, jusqu'à 500 par lot) et les requêtes (15 Mo par fichier, jusqu'à 200).
Pour les requêtes, prévoyez du volume : UpperBee produit cet export un résident à la fois, si bien qu'un syndicat arrive avec des dizaines de PDF plutôt qu'un seul.
Ce que la migration ne reprend pas
C'est la partie à lire avant de commencer.
Les véhicules ne sont pas importés. L'export d'UpperBee perd trop de détails; demandez plutôt aux copropriétaires de ressaisir le leur.
Le statut des requêtes. UpperBee suit bien un statut à l'écran, mais son export PDF ne le contient pas, pas plus que le suivi ou les pièces jointes. Chaque demande importée arrive donc marquée « Résolu », avec une note interne qui le rappelle : rouvrez celles qui sont encore en cours.
Les locataires et occupants, sauf si vous fournissez le second fichier de l'étape Copropriétaires. Sans lui, seuls les propriétaires sont repris.
Les finitions tronquées. UpperBee coupe certaines valeurs d'améliorations à la première apostrophe, et le texte complet n'est pas dans le fichier : il ne peut pas être récupéré. Relisez le registre des améliorations et complétez à la main.
Les indivisions de plus de deux personnes. UpperBee ne conserve que deux contacts par fraction; au-delà, la reconstitution demande une décision humaine.
Les invitations. Aucun message n'est envoyé aux copropriétaires pendant l'importation. Leur ouvrir le portail est une démarche distincte.
L'adoption du budget. Un budget arrive en brouillon et ne facture rien. C'est le conseil qui l'adopte ensuite, et c'est cette adoption qui génère les montants exigés.
Les états financiers sont archivés comme documents, non recalculés.
Un effet de bord à connaître : les certificats d'assurance
L'étape Obligations accepte un PDF de certificats d'assurance des copropriétaires, et l'importer active l'obligation « Preuve d'assurance habitation » pour toutes les unités. À partir de là, les copropriétaires dont l'unité n'a pas de preuve valide commencent à recevoir des rappels par courriel.
Ce n'est pas un défaut — c'est le but de l'obligation — mais ce n'est pas le moment de le découvrir. Importez ces certificats quand votre syndicat est prêt à ce que ces rappels partent.
À noter aussi : seules les pages qui établissent l'assurance sont conservées. Les pages portant des coordonnées bancaires, un mandat de prélèvement, une facture ou un historique de sinistres ne sont pas téléversées du tout.
Les quotes-parts : vérifiez, l'assistant n'arbitre pas
L'étape des unités additionne les valeurs relatives et vous dit ce qu'elle trouve. Si le total ne fait pas 100 %, elle affiche un avertissement — « Les quotes-parts ne totalisent pas 100 % » — et vous laisse importer quand même.
C'est voulu. Les actes réels arrondissent : 99,90 % et 100,02 % existent dans de vraies déclarations. Certaines copropriétés travaillent sur une autre échelle entièrement, en dix-millièmes par exemple. L'assistant ne rééquilibre jamais rien : les valeurs relatives se lisent à la déclaration de copropriété, elles ne se recalculent pas. Est d'ailleurs « sans effet » toute décision du syndicat qui, à l'encontre de la déclaration, imposerait à un copropriétaire une modification de la valeur relative de sa fraction (art. 1102 CCQ).
Traitez donc l'avertissement comme une invitation à comparer le fichier avec votre déclaration de copropriété. Si l'écart vient d'un arrondi de l'acte, importez. S'il vient du fichier, corrigez le fichier.
La dernière étape reprend la vérification une fois tout importé, et signale aussi les cas légitimes — un lot détenu par le syndicat, par exemple, ne se rattache à aucune unité et n'est pas facturé.