C'est l'ordre qui manque le plus souvent au démarrage, et il n'était écrit nulle part. Une administratrice nous l'a dit exactement comme il faut : « je commence peut-être par l'étape 2 avant de faire l'étape 1 ».
L'étape 1, c'est le budget.
L'ordre à suivre
- Créez l'exercice financier, dans la barre d'outils de Comptabilité (Opérations → Finances).
- Créez le budget de cet exercice, sous Opérations → Finances → Budget.
- Approuvez-le. C'est l'approbation, et non la création, qui génère les montants dus.
- Saisissez ensuite les transactions.
Les étapes 1, 2 et 4 se font dans n'importe quel ordre sans rien casser. C'est l'étape 3 qui change ce que le logiciel sait de votre copropriété.
Ce que l'approbation du budget déclenche
Au moment où le budget passe à Approuvé, CondoAide génère les montants exigés de chaque unité, pour les douze mois de l'exercice, avec leur date d'échéance. De là découlent :
- l'avis de cotisation envoyé à chaque copropriétaire;
- le solde du compte de chaque unité, et donc les arriérés;
- un crédit automatique pour une unité qui a payé plus que ce qui lui était exigé;
- la charge à recevoir que la clôture d'exercice peut constater;
- la colonne « contributions exigées » de l'attestation du syndicat.
Aucun de ces montants ne peut être saisi à la main ailleurs. Ils sont dérivés du budget, et seulement de lui.
Sans budget, CondoAide ne dit pas zéro : il dit qu'il ne sait pas
C'est une règle que le produit s'impose. Un écran qui afficherait « 0 $ d'arriérés » alors qu'aucun budget n'existe mentirait : il présenterait comme une mesure ce qui n'a jamais été mesuré.
Vous verrez donc plutôt, aux endroits concernés, « Aucun budget approuvé pour cet exercice ». C'est une information, pas une erreur. La clôture d'exercice le dit elle aussi, à l'étape du résumé : sans budget, l'écart entre le solde que vous saisissez et la position calculée ne deviendra pas une charge à recevoir.
Pourquoi c'est construit ainsi
Une copropriété tient en réalité deux comptabilités qui ne répondent pas à la même question.
Ce que le syndicat détient est de l'argent réellement encaissé. C'est ce que le fonds de prévoyance et le fonds d'autoassurance doivent être : l'article 1071 CCQ exige que le fonds de prévoyance soit « en partie liquide, disponible à court terme ».
Ce que chaque copropriétaire doit est une créance, et elle existe indépendamment du moment où l'argent entre. L'article 1072 al. 3 CCQ le formule ainsi : « Le syndicat avise, sans délai, chaque copropriétaire du montant de ses contributions et de la date où elles sont exigibles. » La contribution est due à sa date d'exigibilité, que le paiement arrive ou non.
Cette distinction n'est pas théorique. L'article 2729 CCQ grève la fraction du copropriétaire « en défaut, pendant plus de 30 jours, de payer sa quote-part des charges communes ». Elle ne s'acquiert pas d'elle-même au 31e jour — le même article précise qu'« elle n'est acquise qu'à compter de l'inscription d'un avis » au registre foncier — mais ce sur quoi elle repose est la charge due, pas la charge encaissée. Une créance qui disparaîtrait faute de paiement détruirait l'assise de cette hypothèque.
Le budget est ce qui fait exister le deuxième système. C'est pour cela qu'il vient en premier.
Qui fixe le budget
L'article 1072 al. 1 CCQ est précis sur ce point : « Annuellement, le conseil d'administration fixe, après consultation de l'assemblée des copropriétaires, la contribution de ceux-ci aux charges communes. »
C'est donc le conseil qui fixe la contribution. L'assemblée est consultée, elle ne l'adopte pas. Dans CondoAide, cela correspond aux deux actions de la page Budget : « Soumettre au conseil pour adoption », puis « Approuver ».
Si vous avez déjà saisi une année sans budget
Rien n'est perdu et il n'y a rien à ressaisir. Vos transactions décrivent l'argent réellement entré et sorti; elles restent exactes.
Créez le budget de l'exercice concerné et approuvez-le. Les montants exigés sont générés pour les douze mois de l'année du budget, quelle que soit la date d'aujourd'hui : approuver aujourd'hui un budget 2024 remplit bien 2024. Les comptes des copropriétaires, les arriérés et les crédits apparaissent alors d'eux-mêmes.