L'attestation du syndicat de copropriété est un document signé par le conseil d'administration. Trois questions distinctes : qui la prépare, qui la signe, et qui en porte la responsabilité juridique. Les réponses suivent l'article 1068.1 du Code civil du Québec et la déclaration de copropriété de chaque syndicat.
Le conseil d'administration prépare l'attestation
C'est le conseil d'administration — élu par l'assemblée des copropriétaires — qui est responsable de produire l'attestation. Le conseil rassemble les huit catégories d'informations prescrites par l'article 10 du règlement adopté par le décret 991-2025 (fonds de prévoyance, contributions sur 3 ans, liquidités, surplus/déficit, budget, assurance et auto-assurance, inspections et sinistres, travaux récents et prévus, litiges en cours, modifications à la déclaration), valide leur exactitude, et adopte le document.
Dans la pratique, un membre du conseil — souvent le secrétaire ou le trésorier — coordonne la préparation, en s'appuyant sur les états financiers du syndicat, les procès-verbaux récents, l'étude du fonds de prévoyance, le carnet d'entretien et les polices d'assurance en vigueur.
Le président du conseil signe l'attestation
La signature engage le syndicat. La règle générale :
- Si la déclaration de copropriété précise une autorité de signature (par exemple « le président peut signer seul les attestations »), suivez-la.
- À défaut, deux administrateurs signent conjointement — généralement le président et le secrétaire, ou le président et le trésorier.
Une attestation signée par un seul administrateur sans habilitation explicite peut être contestée par l'acheteur ou son notaire. Vérifiez votre déclaration avant chaque vente.
Le rôle du gestionnaire (s'il y en a un)
Un syndicat assisté d'un gestionnaire peut déléguer la préparation matérielle de l'attestation à celui-ci. C'est même la pratique courante — le gestionnaire connaît les chiffres et a les documents en main.
Cependant :
- Le gestionnaire ne peut pas signer seul l'attestation. La signature reste celle du conseil.
- Le conseil doit réviser et approuver le contenu avant signature, idéalement par une résolution consignée au procès-verbal de la prochaine réunion.
- Le gestionnaire reste lié par son obligation de véracité envers le syndicat — une attestation incorrecte préparée par lui peut engager sa responsabilité contractuelle envers le syndicat.
Cas particulier : pas de conseil constitué
Certaines petites copropriétés ou copropriétés en transition fonctionnent temporairement sans conseil élu. Dans ce cas :
- Aucune attestation valide ne peut être émise tant que le conseil n'est pas reconstitué.
- Le syndicat doit convoquer une assemblée extraordinaire des copropriétaires pour élire un conseil intérimaire.
- Le nouveau conseil produit ensuite l'attestation, en mentionnant la situation de transition si elle est récente.
Une vente ne peut pas progresser sans attestation — le notaire de l'acheteur l'exigera.
Responsabilité juridique de la signature
Signer une attestation engage le syndicat et les administrateurs signataires personnellement, dans la mesure où :
- Le contenu est factuel et non spéculatif.
- Toute omission volontaire d'un fait connu (litige, non-conformité, défaut structural) peut justifier un recours en responsabilité civile.
- L'assurance responsabilité des administrateurs (D&O) couvre les erreurs de bonne foi, mais ne couvre généralement pas une déclaration volontairement fausse ou incomplète.
C'est pourquoi le conseil ne signe qu'après vérification : étude du fonds en main, procès-verbaux des assemblées récentes consultés, polices d'assurance examinées, et — si un doute persiste — avis d'un notaire ou d'un avocat consulté.
Recommandation pratique
Adoptez en début de mandat une résolution-type précisant :
- Qui prépare l'attestation (typiquement le gestionnaire ou un administrateur désigné).
- Qui révise (le conseil au complet, ou un comité de deux administrateurs).
- Qui signe (selon la déclaration ou, à défaut, président + secrétaire).
- Le délai interne de production (typiquement 7 jours après la demande, pour respecter le délai légal de 15 jours).
Cette résolution évite les ambiguïtés à chaque demande de vente et accélère la production.