Réponse rapide : non, aucune loi québécoise n'oblige un syndicat de copropriétaires à tenir un « carnet des pompiers ». Mais tout bâtiment muni d'un système d'alarme incendie doit avoir un plan de sécurité incendie, et une liste à jour des occupants - qui habite où, qui a besoin d'aide pour évacuer - fait gagner de précieuses minutes aux premiers répondants. C'est une bonne pratique de prévention, encadrée par la Loi 25 dès qu'on y consigne des renseignements sensibles.
Qu'est-ce qu'un carnet des pompiers?
Le carnet des pompiers (aussi appelé « registre des occupants » ou « cahier d'intervention ») est un document, souvent imprimé et déposé à un endroit convenu avec le service de sécurité incendie, qui répond aux questions que se posent les pompiers en arrivant sur les lieux :
- Qui habite chaque partie privative, incluant les enfants et les autres membres du ménage?
- Qui a besoin d'aide pour évacuer (mobilité réduite, incapacité, personne âgée)?
- Qui joindre en cas d'urgence si l'occupant est absent ou injoignable?
- Y a-t-il des animaux dans l'unité?
Dans une intervention de nuit, ces réponses changent la donne : les pompiers savent immédiatement quelles unités prioriser et qui pourrait encore se trouver à l'intérieur.
Ce que la loi exige (vraiment)
Trois niveaux, du plus contraignant au moins contraignant :
1. Le plan de sécurité incendie est obligatoire dans la plupart des immeubles en copropriété. Le chapitre Bâtiment du Code de sécurité (B-1.1, r. 3) exige un plan de sécurité incendie notamment « dans tout bâtiment muni d'un système d'alarme incendie, qu'il soit exigé ou installé volontairement » (modification québécoise à l'art. 2.8.1.1 du CNPI). La plupart des immeubles en copropriété de plus de 8 unités sont donc visés. Une copie réservée à l'usage du service d'incendie doit être conservée à un endroit déterminé en collaboration avec lui (art. 2.8.2.12).
2. La liste des occupants avec besoins d'évacuation n'est obligatoire que dans les résidences supervisées. Depuis les modifications de 2025 au Code de sécurité, « la liste complète des occupants ainsi que la localisation de ceux qui ont des besoins particuliers en cas d'évacuation » doit être disponible à un endroit déterminé avec le service d'incendie - mais cette exigence vise les résidences supervisées (art. 2.8.2.12, par. 4), pas les copropriétés résidentielles ordinaires.
3. Pour un syndicat de copropriétaires, c'est une bonne pratique, pas une obligation. Le syndicat a pour objet la conservation de l'immeuble et les opérations d'intérêt commun (art. 1039 CCQ). Tenir un carnet des occupants s'inscrit dans cette mission de prévention, au même titre que les exercices d'évacuation - sans qu'aucune disposition ne l'impose. Plusieurs services de sécurité incendie municipaux recommandent d'ailleurs aux immeubles résidentiels de préparer ce genre d'outil; informez-vous auprès du vôtre.
Pourquoi le tenir quand même
- Les interventions se font souvent la nuit. Savoir qu'un enfant dort au 3e étage ou qu'une personne à mobilité réduite habite le 201 oriente les recherches immédiatement.
- Les besoins d'évacuation sont invisibles de l'extérieur. Sans déclaration volontaire des occupants, personne ne sait qui aura besoin d'assistance.
- Le conseil d'administration exerce sa diligence. Un carnet à jour, remis aux premiers répondants, est un geste concret de prévention que le CA peut documenter.
- Les locataires aussi. Dans bien des copropriétés, une partie des unités est louée : le syndicat est souvent le seul à pouvoir consolider l'information sur l'ensemble des occupants, propriétaires comme locataires.
La Loi 25 encadre ces renseignements
Un carnet des pompiers contient des renseignements personnels, et certains sont sensibles au sens de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (P-39.1, telle que modifiée par la Loi 25) : un besoin d'aide à l'évacuation ou une incapacité relève de la santé. Quatre conséquences pratiques pour le syndicat :
- Déclaration volontaire. L'occupant déclare lui-même ses besoins particuliers, avec un consentement manifeste, libre et éclairé (art. 12 et 14, P-39.1). Le syndicat ne peut pas exiger un dossier médical.
- Collecte minimale. On consigne le nécessaire pour une évacuation - pas le diagnostic, pas l'historique médical.
- Accès limité. Le carnet est réservé au conseil d'administration et aux premiers répondants. Il ne circule pas par courriel et ne s'affiche pas aux autres copropriétaires.
- Copie imprimée sous contrôle. La copie déposée à l'entrée ou dans la boîte prévue pour le service d'incendie demeure sous la responsabilité du syndicat : endroit convenu, remplacement des versions périmées.
Comment CondoAide s'en occupe
CondoAide génère maintenant le carnet des pompiers automatiquement à partir des dossiers d'occupants du syndicat :
- Chaque occupant déclare ses propres renseignements dans sa fiche : contact d'urgence, besoin d'aide à l'évacuation (déclaration volontaire), membres du ménage - les enfants sont listés en premier - et animaux, photo à l'appui.
- Le carnet PDF se génère sur demande, en français et en anglais, prêt à imprimer et à déposer à l'entrée de l'immeuble. Le document n'est jamais conservé sur les serveurs : il est produit à chaque ouverture, avec les données du moment.
- L'accès est réservé au conseil. Les notifications n'incluent jamais les renseignements eux-mêmes - seulement un lien vers la page sécurisée.
- Le suivi des changements est automatique. Quand des occupants arrivent, partent ou modifient leur fiche, le conseil reçoit au plus une fois par semaine un rappel d'imprimer une copie à jour, avec la liste des unités modifiées depuis la dernière impression.
Le carnet est inclus dans l'abonnement, sans module supplémentaire. CondoAide est un outil de gestion : il aide le conseil à préparer et à tenir à jour son carnet, sans se substituer au plan de sécurité incendie ni aux exigences de votre service municipal.
Ce qui n'est PAS dans la loi
- « Le carnet des pompiers est obligatoire en copropriété » - faux. Aucune disposition ne l'impose aux copropriétés résidentielles ordinaires; l'exigence de liste d'occupants vise les résidences supervisées.
- « Le syndicat peut exiger les renseignements médicaux des occupants » - faux. La déclaration des besoins d'évacuation est volontaire et repose sur le consentement (P-39.1).
- « Une liste d'occupants remplace le plan de sécurité incendie » - faux. Le plan de sécurité incendie est une exigence distincte du Code de sécurité; le carnet la complète.
- « Une fois imprimé, c'est réglé » - incomplet. Un carnet périmé peut envoyer les pompiers chercher quelqu'un qui a déménagé. La mise à jour fait partie de la pratique.
Questions fréquentes
Le carnet des pompiers est-il obligatoire au Québec? Non, pas pour une copropriété résidentielle ordinaire. Le Code de sécurité impose un plan de sécurité incendie dans tout bâtiment muni d'un système d'alarme incendie, et il n'exige une liste complète des occupants que dans les résidences supervisées. Pour un syndicat, le carnet demeure une bonne pratique de prévention.
Qui devrait avoir accès au carnet? Le conseil d'administration et les premiers répondants, personne d'autre. Le carnet contient des renseignements sensibles au sens de la Loi 25 (besoins d'évacuation, incapacités) : accès limité, pas d'envoi par courriel, copie imprimée sous la responsabilité du syndicat.
Un copropriétaire est-il obligé de déclarer ses besoins d'évacuation? Non. La déclaration est volontaire et repose sur un consentement manifeste, libre et éclairé. Le syndicat peut expliquer l'intérêt du carnet et inviter les occupants à remplir leur fiche, mais il ne peut pas l'exiger.
Où placer la copie imprimée? À un endroit convenu avec votre service de sécurité incendie : entrée principale, boîte prévue pour le service d'incendie ou local technique identifié. C'est la même logique que la copie du plan de sécurité incendie réservée au service d'incendie (art. 2.8.2.12 du Code de sécurité).
À quelle fréquence le mettre à jour? À chaque changement d'occupant ou de besoin déclaré. En pratique, réimprimez dès qu'une unité change et faites une révision complète au moins une fois par année, par exemple avant l'assemblée annuelle.
Pour aller plus loin
- Code de sécurité, B-1.1, r. 3, chapitre Bâtiment - plan de sécurité incendie
- Code civil du Québec, art. 1039 - objet du syndicat
- Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (P-39.1) - renseignements sensibles
- Conformité copropriétaire au Québec - 5 obligations à suivre
- Le carnet d'entretien en copropriété - guide pratique
- Registre du syndicat vs Google Drive
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