Le carnet d'entretien d'une copropriété divise au Québec, prévu à l'article 1070.2 du Code civil du Québec, ne peut pas être improvisé par le conseil d'administration ou par un gestionnaire. L'article 1 du règlement adopté par le décret 991-2025 encadre strictement la qualification du professionnel — quatre ordres techniques qui partiellement recoupent ceux autorisés pour l'étude du fonds de prévoyance.
Les quatre ordres professionnels autorisés
Le carnet d'entretien doit être établi et révisé par un professionnel autorisé, choisi parmi quatre catégories :
- Ingénieur membre de l'Ordre des ingénieurs du Québec (OIQ)
- Architecte membre de l'Ordre des architectes du Québec (OAQ)
- Technologue professionnel membre de l'Ordre des technologues professionnels du Québec (OTPQ)
- Évaluateur agréé membre de l'Ordre des évaluateurs agréés du Québec (OEAQ)
Ces quatre ordres imposent à leurs membres un code de déontologie, une assurance responsabilité professionnelle obligatoire, et une formation continue. La présence du professionnel sur le tableau de l'ordre est vérifiable publiquement sur le site web de chaque ordre.
Différence importante avec l'étude du fonds de prévoyance : un comptable professionnel agréé (CPA) peut produire l'étude du fonds (art. 7 du règlement), mais pas le carnet d'entretien. Le carnet exige une expertise du bâti — inventaire des composantes, état physique, durée de vie utile — que le législateur a voulu réserver aux quatre ordres techniques.
Condition de pratique principale
Le règlement ajoute une exigence : les activités professionnelles du professionnel mandaté doivent concerner principalement la gestion, la construction, la rénovation, l'évaluation ou l'inspection immobilière (Décret 991-2025, art. 1, par. 2°). Un membre d'un ordre qui exerce dans un domaine sans rapport avec le bâtiment ne remplit pas cette condition.
Carnet vs étude du fonds : deux livrables, mêmes ordres
Le carnet d'entretien et l'étude du fonds de prévoyance sont deux documents distincts, mais profondément liés :
| Carnet d'entretien | Étude du fonds de prévoyance | |
|---|---|---|
| Objet | Documenter l'état des composantes et planifier les travaux d'entretien | Calculer la contribution requise au fonds |
| Contenu principal | Inventaire des composantes, calendrier d'entretien, historique | Projection financière sur 25 ans, contribution recommandée |
| Horizon | Au moins 25 ans, ajusté à chaque révision | Au moins 25 ans, ajusté à chaque révision |
| Révision | Au moins tous les 5 ans — au moins tous les 10 ans pour certains petits immeubles (art. 5 du règlement) | Au moins tous les 5 ans |
| Ordres autorisés | OIQ, OAQ, OTPQ, OEAQ | OIQ, OAQ, OTPQ, OEAQ, CPA |
Le carnet alimente l'étude du fonds. L'étude chiffre ce que le carnet identifie comme travaux à venir. C'est pour cela que les deux livrables se coordonnent naturellement.
Le critère d'indépendance
Comme pour l'étude du fonds, le professionnel choisi pour le carnet ne peut pas avoir de lien d'intérêt avec le syndicat. Sont exclus :
- Tout administrateur actuel ou récent du conseil
- Le gestionnaire du syndicat
- Tout copropriétaire de l'immeuble, même qualifié professionnellement
- Tout résident ou locataire de l'immeuble
L'indépendance est ce qui donne au carnet sa crédibilité : un acheteur, un courtier hypothécaire ou un nouveau conseil doivent pouvoir s'y fier comme à un document d'audit objectif.
Avantage à mandater le même professionnel pour les deux
Dans la pratique, mandater le même professionnel pour le carnet ET l'étude du fonds offre trois avantages majeurs — à condition qu'il soit habilité pour les deux livrables (donc OIQ, OAQ, OTPQ ou OEAQ; pas un CPA, qui ne peut pas faire le carnet) :
- Économie financière — l'inventaire physique des composantes communes ne se fait qu'une fois, ce qui réduit la facture totale de 30 à 40 % par rapport à deux mandats séparés.
- Cohérence des chiffres — les durées de vie résiduelles, les coûts de remplacement et le calendrier des travaux sont identiques entre les deux documents. Pas de divergence à expliquer aux copropriétaires.
- Révision quinquennale simplifiée — la mise à jour combinée est plus efficace que deux révisions séparées avec deux professionnels différents.
Demandez aux soumissionnaires des forfaits combinés (carnet + étude). La majorité des professionnels actifs en copropriété divise au Québec offrent ce type de mandat.
Choisir le bon ordre selon la taille
Le règlement n'impose pas un ordre en particulier. Le choix dépend de la taille et de la complexité de l'immeuble :
- Copropriétés ≤ 20 unités sans systèmes mécaniques complexes : un technologue professionnel ou un évaluateur agréé suffit généralement et coûte moins cher.
- Copropriétés moyennes (20–80 unités, ascenseur, systèmes centralisés) : un architecte ou un technologue professionnel expérimenté en bâtiment.
- Copropriétés complexes (> 80 unités, ventilation centralisée, garage souterrain, piscine) : un ingénieur est généralement le meilleur choix pour les systèmes mécaniques et structuraux.
Cas particulier : très petites copropriétés
Le règlement s'applique à toutes les copropriétés divises, sans exception de taille pour l'obligation elle-même. Un duplex ou un triplex en conversion divisée — même avec seulement 2 ou 3 unités — doit aussi avoir son carnet d'entretien et son étude du fonds.
En revanche, le règlement prévoit une fréquence de révision allégée pour certains petits immeubles (Décret 991-2025, art. 5, al. 2) : la révision du carnet peut se faire tous les 10 ans au lieu de 5 ans lorsque l'immeuble respecte l'une des conditions suivantes :
- Il est constitué d'au plus 8 parties privatives, excluant celles qui sont accessoires (rangement, stationnement).
- Aucune partie commune de l'immeuble n'est située dans un bâtiment.
- Il a au plus 3 étages entièrement hors sol.
Pour ces très petites copropriétés, le coût total des deux livrables peut malgré tout représenter une charge proportionnellement lourde par unité. Trois pistes pratiques :
- Mandater un évaluateur agréé ou un technologue professionnel plutôt qu'un ingénieur.
- Choisir un forfait combiné carnet + étude.
- Mutualiser avec d'autres petites copropriétés du même promoteur ou du même quartier — certains professionnels offrent un tarif réduit pour des mandats groupés.
Les obligations s'appliquent depuis le 14 août 2025. Date limite pour avoir obtenu le premier carnet d'entretien et la première étude conformes à la Loi 16 : 15 août 2028 (Loi 16, art. 151). La planification commence maintenant.