Gestionnaire sortant : récupérer les documents du syndicat

Réponse rapide : au Québec, la compagnie de gestion qui administrait un syndicat de copropriété doit, en partant, lui rendre compte et lui remettre tout ce qu'elle a reçu dans l'exécution de ses fonctions (art. 1366 et 2184 CCQ). Elle ne peut retenir quelque chose que si des sommes lui sont dues, et seulement jusqu'à leur paiement (art. 1369 et 2185 CCQ).

Le scénario revient régulièrement dans les groupes de copropriétaires. Un nouveau conseil d'administration veut reprendre les choses en main, la compagnie de gestion met fin au contrat, et les documents arrivent au compte-gouttes, incomplets, pendant que les courriels restent sans réponse. Parfois, c'est un ancien président qui refuse de remettre l'accès au compte courriel du syndicat, parce qu'il l'a ouvert à son nom.

Cet article répond aux trois questions que ces conseils se posent : que doit remettre la partie qui s'en va, que peut-elle légalement garder, et quels sont les recours du syndicat? Il suppose une copropriété à un seul syndicat. Dans une copropriété par phases, chaque syndicat est une personne morale distincte qui tient son propre registre, et une firme qui en gère plusieurs doit rendre à chacun ce qui lui revient.

Les documents sont ceux du syndicat, pas du gestionnaire

L'obligation de tenir le registre repose sur le syndicat lui-même. L'article 1070 CCQ prévoit que « le syndicat tient à la disposition des copropriétaires un registre », et en énumère notamment le contenu : le nom et l'adresse postale de chaque copropriétaire, les procès-verbaux des assemblées et du conseil d'administration, les résolutions écrites, le règlement de l'immeuble, les états financiers, la déclaration de copropriété, les copies des contrats auxquels le syndicat est partie, le plan cadastral, les plans et devis, les certificats de localisation s'ils sont disponibles, le carnet d'entretien, l'étude du fonds de prévoyance et tous les autres documents et renseignements relatifs à l'immeuble et au syndicat.

Le Code n'emploie pas le mot « propriétaire » pour parler de ces documents. Il fait plus simple : c'est au syndicat qu'il impose de les tenir, et c'est en présence d'un administrateur ou d'une personne désignée par le conseil que les copropriétaires doivent pouvoir les consulter (art. 1070.1 CCQ). Une compagnie de gestion qui conserve le registre le fait donc pour le compte du syndicat. Le jour où son contrat prend fin, le syndicat reste tenu de ses obligations envers les copropriétaires, et il ne peut pas les remplir sans ses documents.

Ce que la loi impose à la compagnie qui part

Le Code civil prévoit directement le cas du gestionnaire. Selon l'article 1085 CCQ, « l'administration courante du syndicat peut être confiée à un gérant », et ce gérant « agit à titre d'administrateur du bien d'autrui chargé de la simple administration ». Les règles de l'administration du bien d'autrui s'appliquent alors, et deux d'entre elles règlent la fin du contrat.

• Rendre un compte définitif. À la fin de son administration, l'administrateur rend un compte « suffisamment détaillé pour permettre d'en vérifier l'exactitude », et « les livres et les autres pièces justificatives se rapportant à l'administration peuvent être consultés par les intéressés » (art. 1363 CCQ).
• Tout remettre. L'administrateur « doit remettre tout ce qu'il a reçu dans l'exécution de ses fonctions » (art. 1366 CCQ).

Selon la façon dont le contrat de gestion est rédigé, les règles du mandat peuvent aussi s'appliquer. Elles disent la même chose : « à la fin du mandat, le mandataire est tenu de rendre compte et de remettre au mandant tout ce qu'il a reçu dans l'exécution de ses fonctions » (art. 2184 CCQ). Elles ajoutent que, lorsque le mandat prend fin, le mandataire doit encore faire « ce qui ne peut être différé sans risque de perte » (art. 2182 CCQ). Une police d'assurance à renouveler ou un paiement à un fournisseur qui arrive à échéance pendant la transition peuvent entrer dans cette catégorie.

Quand c'est la compagnie qui met fin au contrat. Un mandataire peut renoncer à son mandat. Il a droit à la rémunération gagnée jusqu'à ce jour, mais il doit réparer le préjudice causé par une renonciation faite « sans motif sérieux et à contretemps » (art. 2178 CCQ). Une firme qui part du jour au lendemain en laissant le syndicat sans les documents nécessaires pour fonctionner pourrait avoir à en répondre.

Relisez aussi votre contrat de gestion. Il peut prévoir un préavis, un délai de remise des documents ou un format d'exportation, et ces clauses s'ajoutent à ce que prévoit le Code.

Le droit de rétention : ce que la compagnie peut vraiment garder

On lit souvent qu'une compagnie de gestion peut tout garder tant qu'une facture reste impayée. Le Code est plus restrictif.

Trois conséquences pratiques en découlent.

• Pas de somme due, pas de rétention. Le droit de rétention garantit le paiement d'une somme. Un désaccord sur la qualité du service ne crée pas, à lui seul, une somme due.
• La rétention ne vise pas tout. Sous le régime du mandat, elle porte sur ce que le syndicat a confié à la firme, et non sur tout ce que la firme détient.
• Elle ne dure que jusqu'au paiement. Régler ce qui est réellement dû fait tomber le motif de rétention prévu par le Code. Si une facture est contestée en partie, payer la partie non contestée ramène le litige à sa vraie taille; faites valider cette stratégie par un avocat avant de retenir un paiement.

La compagnie peut aussi déduire ce qui lui est dû des sommes du syndicat qu'elle doit remettre (art. 1369 et 2185 CCQ, premier alinéa). Ce droit de déduction porte sur de l'argent, pas sur des documents.

Ce que le Code ne tranche pas. Aucun article ne dit si le droit de rétention peut s'exercer sur des documents que le syndicat est légalement tenu de mettre à la disposition des copropriétaires. Si une firme invoque la rétention pour garder le registre lui-même, c'est le moment de consulter un avocat plutôt que de trancher la question entre administrateurs.

Les recours du syndicat, dans l'ordre

1. Dresser la liste de ce qui manque

Partez de l'article 1070 : c'est la liste que la loi oblige le syndicat à tenir, donc la liste minimale à réclamer. Ajoutez ce qui permet au syndicat de fonctionner au quotidien :

• les livres comptables, les relevés bancaires et les pièces justificatives de l'exercice en cours et des exercices précédents;
• les contrats en vigueur avec les fournisseurs, les polices d'assurance et les soumissions reçues;
• la liste des copropriétaires et de leurs coordonnées;
• les clés, cartes d'accès, codes et accès aux comptes en ligne ouverts au nom du syndicat;
• les attestations délivrées au nom du syndicat et les demandes en cours.

Une liste écrite, datée et précise vaut mieux qu'une demande pour « tous nos documents ». Elle rend chaque oubli visible, point par point.

2. Faire une demande écrite, puis une mise en demeure

Commencez par une demande écrite qui joint la liste et fixe une date. Faites-la adopter par résolution du conseil, pour qu'elle engage clairement le syndicat.

Sans réponse, envoyez une mise en demeure. Elle « doit être faite par écrit » et doit « accorder au débiteur un délai d'exécution suffisant » (art. 1595 CCQ). Nommez les articles qui fondent la demande, réclamez le compte définitif en plus des documents, et conservez la preuve d'envoi. C'est l'étape qui coûte le moins cher, et c'est elle qui documente la demande si le dossier va plus loin.

3. Régler ce qui est réellement dû

Si la firme invoque une facture impayée, vérifiez-la. Payer ce qui est dû retire le motif de rétention prévu par le Code, et il ne reste alors que l'obligation de remettre.

4. S'adresser au tribunal

Si la mise en demeure reste sans effet, le créancier peut, dans les cas qui le permettent, demander que le débiteur soit forcé d'exécuter son obligation en nature (art. 1601 CCQ). Une reddition de compte qui ne peut pas se faire à l'amiable « a lieu en justice » (art. 1364 CCQ). Pour obtenir l'ordre de remettre des documents, la voie est l'injonction, une ordonnance de la Cour supérieure qui peut enjoindre d'accomplir un acte déterminé (art. 509 du Code de procédure civile), et qui peut être demandée en cours d'instance (art. 510). C'est une procédure qu'on mène avec un avocat, et qui se justifie surtout quand l'absence des documents paralyse le syndicat.

Et les petites créances? Cette voie vise le recouvrement d'une créance d'au plus 15 000 $, et la revendication d'un bien n'y est admise que lorsqu'elle est accessoire à une telle demande (art. 536 du Code de procédure civile). Une demande qui porte uniquement sur la remise de documents ne correspond donc pas à ce cadre.

Et quand c'est un ancien administrateur?

Un administrateur « est considéré comme mandataire de la personne morale » (art. 321 CCQ). Les règles du mandat s'appliquent donc à lui aussi : à la fin de ses fonctions, il remet au syndicat tout ce qu'il a reçu dans leur exécution (art. 2184 CCQ). Pendant son mandat, il ne pouvait ni « confondre les biens de la personne morale avec les siens », ni utiliser à son profit ou au profit d'un tiers « l'information qu'il obtient en raison de ses fonctions » (art. 323 CCQ).

Le compte courriel ouvert à titre personnel. Aucun article ne dit qu'un compte courriel créé au nom d'un administrateur appartient au syndicat. La correspondance reçue pour le syndicat est une autre affaire : l'article 2184 vise tout ce que le mandataire a reçu dans l'exécution de ses fonctions, ce qui peut englober les échanges avec les fournisseurs, l'assureur ou les copropriétaires. Une demande raisonnable consiste donc à obtenir l'exportation de ces échanges et le transfert des services inscrits à cette adresse, plutôt que le mot de passe d'un compte personnel. La vraie leçon est préventive : les comptes du syndicat s'ouvrent au nom du syndicat, avec des accès de récupération qui survivent au départ de n'importe quel administrateur.

L'attestation que la firme refuse de copier

Autre cas vu en groupe : la compagnie de gestion prépare l'attestation demandée par un copropriétaire vendeur, puis refuse d'en remettre une copie au conseil, parce que c'est le vendeur qui l'a payée. Or il s'agit d'« une attestation du syndicat », et c'est le syndicat que la loi oblige à la remettre dans les 15 jours (art. 1068.1 CCQ). La firme qui la prépare le fait pour le compte du syndicat, et on voit mal comment le paiement des frais par le vendeur en ferait un document de la firme. Aucun article ne règle expressément la question de la copie, et l'article 1070 ne nomme pas l'attestation parmi les documents du registre. Mais un syndicat qui ne garde aucune trace des attestations délivrées en son nom se prive de la preuve de ce qu'il a déclaré à un acheteur : exigez que chaque attestation soit versée au dossier du syndicat, et inscrivez-le dans le contrat de gestion.

Éviter que ça se reproduise

Une transition devient pénible quand les documents vivent chez la partie qui s'en va. Quatre précautions changent la donne.

• Le syndicat détient ses propres comptes. Le compte bancaire, le courriel, la plateforme de registre et les comptes des fournisseurs sont ouverts au nom du syndicat. Le gestionnaire y reçoit un accès, qu'on lui retire à la fin du contrat.
• Une clause de fin de contrat. Délai de remise, format numérique organisé, compte définitif et collaboration pendant la transition.
• Les documents au fur et à mesure. Chaque procès-verbal, contrat ou état financier est versé au registre du syndicat au moment où il est produit, et non à la fin du mandat.
• Une vérification annuelle. Une fois par année, le conseil vérifie que le registre est complet et en garde une copie qu'il contrôle lui-même.

Ce qu'un outil peut faire à la transition

Aucun logiciel ne remplace une mise en demeure, mais la bonne organisation évite d'en avoir besoin la fois suivante. Dans CondoAide, un comptable, un conseiller juridique ou un autre professionnel reçoit un accès limité à son mandat, que le conseil retire quand le mandat prend fin. Les documents en conservation permanente, comme la déclaration, les procès-verbaux, les états financiers, l'étude du fonds de prévoyance et le carnet d'entretien, ne peuvent pas être supprimés, même par un administrateur. Le registre complet s'exporte en un fichier ZIP organisé par catégorie, avec un index et un manifeste d'empreintes SHA-256, pour que le syndicat puisse tout reprendre lui-même, y compris s'il quitte CondoAide. Et si la firme sortante travaillait dans UpperBee, l'assistant d'importation reprend ses exportations : copropriétaires, charte comptable, états financiers, fournisseurs et documents.

Questions fréquentes

La compagnie de gestion peut-elle garder nos documents parce qu'une facture n'est pas payée?

Dans une mesure limitée seulement. Le Code lui permet de retenir le bien administré, ou ce que le syndicat lui a confié, jusqu'au paiement des sommes qui lui sont dues (art. 1369 et 2185 CCQ). Sans somme réellement due, il n'y a pas de rétention, et un désaccord sur la qualité du service n'en crée pas. Aucun article ne précise si ce droit peut viser les documents que le syndicat doit tenir à la disposition des copropriétaires : si la firme l'invoque pour garder le registre, consultez un avocat.

Qui est responsable du registre : le syndicat ou le gestionnaire?

Le syndicat. L'article 1070 CCQ impose au syndicat de tenir le registre à la disposition des copropriétaires. Le gestionnaire qui le conserve agit pour le compte du syndicat, et doit remettre à la fin de son contrat tout ce qu'il a reçu dans l'exécution de ses fonctions (art. 1366 et 2184 CCQ).

Peut-on aller aux petites créances pour récupérer nos documents?

Pas pour les documents seuls. Les petites créances visent le recouvrement d'une créance d'au plus 15 000 $, et la revendication d'un bien n'y est admise qu'en accessoire d'une telle demande (art. 536 du Code de procédure civile). Pour forcer la remise de documents, les voies sont la demande d'exécution en nature et l'injonction, qu'on mène avec un avocat.

Un ancien administrateur doit-il remettre les documents et les accès du syndicat?

Oui pour ce qu'il a reçu dans l'exercice de ses fonctions : l'administrateur est le mandataire du syndicat (art. 321 CCQ) et doit remettre tout ce qu'il a reçu dans l'exécution de son mandat (art. 2184 CCQ). Un compte courriel ouvert à son nom personnel est une question que la loi ne tranche pas. Demandez plutôt l'exportation de la correspondance du syndicat et le transfert des services inscrits à cette adresse.

Que faire en premier quand le gestionnaire ne répond plus?

Dresser la liste écrite de ce qui manque à partir de l'article 1070 CCQ, la transmettre par écrit avec une date limite, puis envoyer une mise en demeure si rien ne bouge. La mise en demeure doit être écrite et accorder un délai suffisant (art. 1595 CCQ).

Pour aller plus loin

• Pourquoi un registre de syndicat n'est pas un dossier Google Drive : ce que le registre doit contenir, et comment le protéger.
• Autogestion ou gestionnaire : ce qui change quand le conseil reprend la gestion.
• Donner accès au comptable et aux professionnels : un accès limité au mandat, qu'on retire à la fin.
• Un copropriétaire ne paie pas ses charges : l'autre dossier qui surgit quand les livres changent de mains.

Cet article présente de l'information juridique générale à jour au 14 septembre 2026. Il ne constitue pas un avis juridique et ne tient compte ni de la déclaration de copropriété ni du contrat de gestion de votre syndicat. Pour une situation qui engage votre copropriété, consultez un avocat ou un notaire.