Le quorum n'est pas atteint à l'heure d'ouverture : ce n'est ni une faute du conseil d'administration ni la fin de l'assemblée. Le Code civil prévoit exactement la suite, et cette suite change la règle du jeu pour la deuxième convocation.
L'assemblée est ajournée, jamais annulée
L'article 1089 du Code civil du Québec pose d'abord la règle d'ouverture : « Le quorum, à l'assemblée, est constitué par les copropriétaires détenant la majorité des voix. » Ces voix sont proportionnelles à la valeur relative de chaque fraction (art. 1090 CCQ), telle qu'inscrite à la déclaration de copropriété. On additionne des quotes-parts, pas des personnes.
Si cette majorité n'est pas réunie, présente ou représentée, le deuxième alinéa prend le relais : « Si le quorum n'est pas atteint, l'assemblée est alors ajournée à une autre date, dont avis est donné à tous les copropriétaires […] ». L'assemblée n'est donc ni annulée, ni reportée à l'an prochain : elle est ajournée, et le conseil doit la reconvoquer.
Ce que le président ne peut pas faire, c'est ouvrir quand même la séance et faire voter « à titre indicatif ». Sans quorum, l'assemblée ne délibère pas : la décision prise malgré tout n'a pas été adoptée par une assemblée valablement constituée et s'expose à être annulée, sans compter le recours de l'article 1103 CCQ lorsqu'une erreur s'est produite dans le calcul des voix, qui doit être exercé dans les 90 jours de l'assemblée.
L'avis de la nouvelle assemblée
Sur le délai, soyons précis : l'article 1089 n'en fixe aucun. Son texte exige une seule chose, que l'ajournement se fasse « à une autre date, dont avis est donné à tous les copropriétaires ». Tous, y compris ceux qui étaient absents le premier soir.
Le régime général des personnes morales, qui supplée au chapitre de la copropriété, encadre pour sa part l'avis de convocation de l'assemblée annuelle : « il est envoyé à chacun des membres habiles à y assister, au moins 10 jours, mais pas plus de 45 jours, avant l'assemblée » (art. 346 CCQ). L'article ne vise donc pas la reprise directement; c'est néanmoins la fenêtre que les syndicats lui appliquent par analogie, et c'est la position prudente. En revanche, la règle des « 30 jours » que l'on lit partout est une pratique, pas une disposition du Code. Rien n'empêche d'annoncer les deux dates dans le même avis, ce qui évite un second envoi.
Le quorum de la reprise se compte en membres, pas en voix
C'est ici que la lecture bascule, et c'est l'erreur la plus fréquente. À la nouvelle assemblée, « les trois quarts des membres présents ou représentés à la nouvelle assemblée y constituent le quorum ». La base n'est plus la valeur relative des fractions : c'est un décompte de membres, et ce décompte porte sur ceux qui se présentent à la reprise, pas sur l'ensemble des copropriétaires.
Concrètement, si 12 membres sont présents ou représentés à l'ouverture de la reprise, le quorum est de 9 (les trois quarts de 12, arrondis vers le haut). L'assemblée siège donc, en pratique, avec ceux qui s'y présentent. Deux nuances comptent :
- Si personne ne s'y présente, elle ne peut pas siéger. Il n'existe pas d'assemblée sans membre.
- Les membres se comptent par personne. Un copropriétaire détenant plusieurs fractions demeure un seul membre, pour ce décompte comme pour celui de l'article 1098.
Trois formulations circulent et sont fausses : la reprise siégerait « sans quorum » (c'est le régime français, pas le nôtre); le quorum serait des trois quarts de tous les membres; le quorum serait des trois quarts des voix. Aucune ne correspond au texte.
Le plancher de l'article 1097 s'applique toujours
Le même alinéa referme la porte aux décisions les plus lourdes : « Cependant, les décisions visées à l'article 1097 ne peuvent être prises à cette nouvelle assemblée que si ces membres représentent au moins la majorité des voix de tous les copropriétaires. »
Autrement dit, une poignée de présents peut expédier les affaires courantes, mais pas imposer à elle seule des travaux de transformation, d'agrandissement ou d'amélioration des parties communes, une acquisition ou une aliénation immobilière par le syndicat, ni une modification de l'acte constitutif de copropriété ou de l'état descriptif des fractions (art. 1097 CCQ).
Ce que la reprise peut décider, et ce qu'elle ne peut pas
- Décisions ordinaires, y compris la modification du règlement de l'immeuble : oui, à la majorité des voix des copropriétaires présents ou représentés (art. 1096 CCQ). La base étant les voix présentes, et non les voix exprimées, une abstention a l'effet arithmétique d'un vote contre.
- Décisions de l'article 1097 : seulement si les membres présents ou représentés représentent au moins la majorité des voix de tous les copropriétaires.
- Décisions de l'article 1098 : rien ne les interdit à la reprise, mais leurs deux seuils se mesurent sur tous les copropriétaires, si bien qu'une assemblée peu garnie ne les atteint pas arithmétiquement. Un absent y compte comme un vote contre.
La déclaration de copropriété, elle, ne peut pas réécrire ces seuils : toute stipulation qui modifie le nombre de voix requis pour prendre une décision prévue au chapitre est réputée non écrite (art. 1101 CCQ). Une déclaration qui promet un quorum « allégé » à la reprise ne vaut rien.
Quorum perdu en cours de séance
Le troisième alinéa vise un autre scénario, celui de la salle qui se vide : « L'assemblée où il n'y a plus quorum doit être ajournée si un copropriétaire le réclame. »
La disposition est souvent déformée, alors trois précisions. La demande d'un seul copropriétaire suffit. L'ajournement n'est alors pas facultatif : le texte dit « doit être ajournée ». Mais il n'est ni automatique ni laissé à la discrétion du président, si bien que la séance se poursuit tant que personne ne le réclame. Consignez au procès-verbal l'heure de la demande, son auteur et l'état des présences à ce moment.
Les gestes concrets, le soir même
- Constatez et chiffrez. Faites additionner les voix présentes et représentées, comparez au seuil de la majorité, et faites-le inscrire au procès-verbal avec l'heure.
- Retirez du calcul les copropriétaires privés de vote. Celui qui n'a pas acquitté sa quote-part des charges communes depuis plus de trois mois est privé de son droit de vote (art. 1094 CCQ); le total des voix est alors réduit d'autant, jamais redistribué aux autres (art. 1099 CCQ).
- Prononcez l'ajournement, annoncez si possible la date de la reprise séance tenante, puis envoyez l'avis à tous les copropriétaires, absents compris, avec l'ordre du jour.
- Relancez pour les procurations. Un copropriétaire représenté compte comme s'il était présent, pour le quorum comme pour le vote; c'est le levier le plus rapide entre les deux dates.
- Vérifiez d'avance. Le calculateur de quorum d'assemblée rend le verdict de première convocation et celui de la reprise pendant que vous entrez les présences, avec le plancher de l'article 1097.
Éviter la reprise la prochaine fois
La reprise coûte un second envoi, un second déplacement et, surtout, une assemblée décidée par une minorité. Les leviers connus : joindre un formulaire de procuration prérempli à l'avis de convocation, offrir la participation à distance, annoncer les deux dates dès le premier avis, et dire clairement ce qui se décide. Le guide complet du quorum à l'assemblée de copropriété détaille ces mesures et le calcul lui-même.
Une dernière note de prudence : le calculateur applique ce régime, il ne certifie rien et ne remplace pas la vérification faite à l'ouverture de l'assemblée. Le verdict qui compte est celui que le procès-verbal consigne.