Loi 25 en copropriété : obligations du syndicat au Québec

Réponse rapide : au Québec, la Loi 25 s'applique à votre syndicat de copropriétaires. Le syndicat est une entreprise au sens de la loi, même s'il ne poursuit aucun but lucratif. Depuis le 22 septembre 2022, il doit désigner une personne responsable de la protection des renseignements personnels et publier son titre et ses coordonnées. Depuis le 22 septembre 2023, il doit aussi adopter et publier une politique de gouvernance.

Cet article répond aux huit questions que les administrateurs posent le plus souvent, en citant l'article qui tranche chacune. Quand aucun article ne tranche, il le dit aussi : c'est le cas plus souvent qu'on le croit, et c'est une information utile.

La Loi 25 s'applique-t-elle vraiment à un syndicat?

Oui, et l'objection habituelle ne tient pas. « Nous ne faisons pas de profit » ne change rien, parce que la définition règle la question elle-même.

Le raisonnement tient en trois articles :

1. La Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé vise, à son article 1, les renseignements personnels recueillis « à l'occasion de l'exploitation d'une entreprise au sens de l'article 1525 du Code civil ».
2. L'article 1525 du Code civil définit cette exploitation comme « l'exercice, par une ou plusieurs personnes, d'une activité économique organisée, qu'elle soit ou non à caractère commercial, consistant dans la production ou la réalisation de biens, leur administration ou leur aliénation, ou dans la prestation de services ».
3. L'article 1039 du Code civil fait du syndicat une personne morale dont l'objet comprend « l'entretien et l'administration des parties communes ».

Une administration organisée de biens, à caractère non commercial : c'est exactement le test de l'article 1525. Le syndicat est donc assujetti.

Une précision pour les copropriétés par phases. Lorsqu'un ensemble compte un syndicat initial et un ou plusieurs syndicats concomitants, chacun est une personne morale distincte, donc une entreprise distincte au sens de la loi. Chacun doit alors désigner son propre responsable et adopter sa propre politique de gouvernance : les obligations ne se partagent pas entre les paliers. Voir la copropriété par phases.

Deux obligations en découlent, avec deux dates différentes.

Qui est la personne responsable dans un syndicat?

L'article 3.1 dit que « la personne ayant la plus haute autorité » exerce cette fonction, et qu'elle peut la déléguer par écrit. La loi ne dit pas qui c'est dans un syndicat, et le Code civil non plus. En pratique, le conseil d'administration désigne quelqu'un par résolution, ce qui a l'avantage de laisser une trace.

Ce que la loi exige de publier, c'est « le titre et les coordonnées » du responsable. Pas nécessairement son nom.

Et si la copropriété n'a pas de site web?

C'est le cas de la plupart des petites copropriétés, et la loi l'a prévu. L'article 3.2 demande que l'information soit publiée « sur le site Internet de l'entreprise ou, si elle n'a pas de site, rendue accessible par tout autre moyen approprié ». Même formule à l'article 3.1 pour les coordonnées du responsable.

L'absence de site ne dispense donc de rien : elle change le moyen. Afficher dans une partie commune, transmettre avec l'avis de convocation, verser au registre, publier dans le portail de gestion : tout cela peut convenir. Gardez la preuve du moyen retenu et de la date.

Peut-on écrire un procès-verbal en initiales ou en numéros d'unité?

Oui, le syndicat peut le faire. Aucun article ne l'impose ni ne l'interdit. C'est la réponse honnête, et elle surprend souvent.

Le Code civil impose au syndicat de tenir les procès-verbaux et de les transmettre, mais il ne prescrit nulle part leur rédaction nominative. Le principe de nécessité de l'article 5 de la Loi 25, qui limite la collecte aux renseignements nécessaires aux fins déterminées, milite plutôt pour la retenue.

Trois précisions, parce que c'est là que les erreurs se produisent :

• Le procès-verbal et le registre sont deux choses différentes. Alléger le procès-verbal ne change rien au registre : l'article 1070 du Code civil exige toujours « le nom et l'adresse postale de chaque copropriétaire », et les autres renseignements personnels n'y entrent qu'avec le consentement exprès de la personne.
• Un numéro d'unité reste un renseignement personnel. Dans une copropriété, il identifie une personne indirectement, ce qui suffit au sens de l'article 2 de la loi.
• Ce n'est pas de l'anonymisation. L'anonymisation, au sens de l'article 23, est irréversible et obéit à des critères réglementaires. Remplacer un nom par des initiales est une dépersonnalisation, ce qui n'est pas la même chose et n'emporte pas les mêmes effets.

Dernier point de prudence : le procès-verbal sert aussi à exercer des recours, dont la demande d'annulation d'une décision d'assemblée. Un texte devenu incompréhensible se retournerait contre le syndicat.

Faut-il mettre les copropriétaires en copie conforme invisible?

Oui, en pratique. Mais il n'existe aucun « article sur le Cci ».

L'obligation naît de la combinaison de deux articles. L'article 13 interdit de communiquer à un tiers un renseignement personnel sans le consentement de la personne concernée. Or une adresse courriel est un renseignement personnel, et un envoi en « À » ou en « Cc » la communique à tous les autres destinataires. L'article 10, lui, exige des mesures de sécurité raisonnables compte tenu de la sensibilité, de la quantité et de la finalité.

Pour un envoi collectif aux copropriétaires, le Cci, ou un envoi individualisé, est la mesure raisonnable attendue.

Une nuance à ne pas se donner : la loi écarte de certaines de ses règles les coordonnées professionnelles d'une personne exerçant une fonction au sein d'une entreprise. Cette exclusion vise le courriel du lieu de travail. Elle ne couvre pas le courriel personnel d'un copropriétaire, qui reste protégé.

Quels renseignements d'assurance le syndicat peut-il exiger?

Commençons par ce qui surprend : le Code civil oblige le copropriétaire à souscrire une assurance responsabilité, mais il ne l'oblige pas à en remettre la preuve au syndicat. Cette exigence-là vient normalement de la déclaration de copropriété ou du règlement de l'immeuble. Vérifiez la vôtre avant de réclamer quoi que ce soit.

Une fois la finalité établie (vérifier que la couverture existe et qu'elle est en vigueur), l'article 5 borne la collecte au nécessaire :

Et si le syndicat souhaite verser ces renseignements au registre, l'article 1070 exige le consentement exprès du copropriétaire : ils ne font pas partie du contenu obligatoire.

Le consentement : un formulaire signé chaque année, ou un courriel?

La loi ne prescrit aucune forme. Ni papier, ni signature, ni fréquence annuelle. L'article 14 impose une qualité : le consentement doit être « manifeste, libre, éclairé », donné « à des fins spécifiques » et demandé « en termes simples et clairs ». Quand la demande est écrite, elle doit être présentée distinctement de toute autre information.

Un échange de courriels peut donc valoir consentement, à condition que chaque finalité soit demandée séparément et que la manifestation soit active et traçable. Un formulaire signé n'a pas plus de valeur juridique : il a une meilleure valeur de preuve, ce qui est un autre sujet.

Deux idées reçues à écarter :

• Le consentement n'expire pas au bout d'un an. L'article 14 dit qu'il « ne vaut que pour la durée nécessaire à la réalisation des fins auxquelles il a été demandé ». C'est le changement de finalité qui commande de le redemander, pas le calendrier.
• Tout ne repose pas sur le consentement. Une bonne partie de ce que fait un syndicat découle de ses obligations au Code civil, et la loi prévoit elle-même des cas où la communication se fait sans consentement. Demander un consentement pour ce qui n'en requiert pas crée une fausse impression de choix.

Combien de temps conserver, et comment détruire?

La Loi 25 ne fixe aucune durée chiffrée. Elle fixe un déclencheur et une réserve : à l'article 23, lorsque les fins de la collecte sont accomplies, le renseignement doit être détruit ou anonymisé, « sous réserve d'un délai de conservation prévu par une loi ».

Pour un syndicat, ce renvoi vise surtout les documents que le Code civil impose de conserver au registre. C'est donc au syndicat d'établir sa propre grille par catégorie, et l'article 3.2 exige que sa politique de gouvernance encadre expressément la conservation et la destruction.

Attention au mot « anonymiser ». L'article 23 le définit strictement : le renseignement est anonymisé lorsqu'il est raisonnable de prévoir qu'il ne permet plus, « de façon irréversible », d'identifier la personne, et l'anonymisation doit suivre les critères déterminés par règlement. Caviarder un nom dans un document n'est pas anonymiser.

La firme de gestion a-t-elle les mêmes obligations?

Elle en a deux séries, et le syndicat ne se décharge pas sur elle.

La firme exploite sa propre entreprise : elle est donc elle-même responsable des renseignements qu'elle détient, avec son propre responsable et sa propre politique de gouvernance.

Mais elle est aussi mandataire du syndicat, et c'est l'article 18.3 qui s'applique alors. Le syndicat doit confier le mandat par écrit, et le contrat doit prévoir :

• les mesures que la firme doit prendre pour protéger la confidentialité;
• que les renseignements ne servent qu'à l'exécution du mandat;
• qu'ils ne soient pas conservés après la fin du mandat;
• que la firme avise sans délai le responsable du syndicat de toute violation ou tentative de violation;
• que le responsable du syndicat puisse effectuer toute vérification à cet égard.

La même règle vaut pour tout fournisseur qui traite des renseignements pour le compte du syndicat, y compris un fournisseur de logiciel ou d'hébergement. C'est l'obligation la plus souvent ignorée des cinq.

Une précision de citation, parce que l'erreur circule : la règle du contrat écrit est l'article 18.3. L'article 18.4 vise autre chose, la communication de renseignements dans le cadre d'une transaction commerciale.

Quelle politique le syndicat doit-il avoir, et publier?

Il y a deux documents distincts, et les confondre est l'erreur la plus fréquente.

La politique de gouvernance doit encadrer la conservation et la destruction, définir les rôles et responsabilités tout au long du cycle de vie des renseignements, et prévoir un processus de traitement des plaintes. Elle doit être proportionnée à la nature et à l'importance des activités du syndicat, et approuvée par la personne responsable. Une copropriété de douze unités n'a donc pas à produire ce que produirait une entreprise de deux cents employés.

Un groupe Facebook ou WhatsApp entre copropriétaires est-il permis?

La question n'est pas la plateforme, c'est qui s'en sert et pourquoi.

Un groupe strictement privé entre copropriétaires, sans lien avec l'administration du syndicat, échappe à la Loi 25. Il reste soumis au droit au respect de la vie privée du Code civil, ce qui n'est pas rien : on n'y publie pas les arrérages de son voisin.

Dès que le conseil d'administration ou le gestionnaire s'en sert comme canal officiel, le régime s'applique en entier : mesures de sécurité raisonnables, pas de communication de renseignements personnels à des tiers sans consentement, et l'évaluation préalable de l'article 17 si les renseignements sont traités hors du Québec, ce qui est le cas de la plupart des messageries grand public.

Deux mises en garde. L'article 17 n'interdit pas le traitement hors Québec : il impose de l'évaluer au préalable. Et un groupe de discussion ne remplace jamais le registre ni la transmission officielle des procès-verbaux.

Questions fréquentes sur la Loi 25 en copropriété

Notre syndicat est trop petit pour être visé, non?

Non. La loi ne prévoit aucun seuil de taille ni d'exemption pour les organismes sans but lucratif. Ce qui varie avec la taille, c'est l'ampleur attendue : l'article 3.2 exige des politiques « proportionnées à la nature et à l'importance des activités ». Une copropriété de douze unités doit donc avoir une politique, mais une politique courte.

Depuis quand ces obligations existent-elles?

Deux dates. La désignation et la publication du responsable sont en vigueur depuis le 22 septembre 2022. La politique de gouvernance et sa publication le sont depuis le 22 septembre 2023. Un syndicat qui n'a encore rien fait est en retard, pas en avance.

Le conseil d'administration doit-il adopter une résolution?

La loi ne l'exige pas expressément : elle prévoit que la fonction revient à la personne ayant la plus haute autorité, et que toute délégation se fait par écrit. Une résolution reste la façon la plus simple de prouver qui a été désigné, à partir de quelle date, et avec quel mandat.

Peut-on refuser à un copropriétaire l'accès aux renseignements des autres?

Oui. Le droit d'accès porte sur les renseignements qui concernent la personne qui les demande. Il n'ouvre pas les dossiers des autres copropriétaires, dont la communication demeure encadrée par l'article 1070 du Code civil et par la règle de confidentialité.

Que faire en cas d'incident de confidentialité?

Consigner l'incident au registre des incidents, évaluer s'il présente un risque de préjudice sérieux, et si oui, aviser la Commission d'accès à l'information et les personnes concernées avec diligence. Le registre des incidents se conserve au moins cinq ans. Si l'incident survient chez un fournisseur, celui-ci doit aviser le responsable du syndicat sans délai.

Ce qu'un outil peut faire, et ce qu'il ne peut pas

Aucun logiciel ne rend un syndicat conforme, et il faut se méfier de qui le prétend. La désignation du responsable, l'adoption de la politique et les décisions de conservation appartiennent au conseil d'administration.

Ce dont un outil peut vous décharger, c'est la mécanique : tenir le registre à jour, contrôler qui voit quoi, journaliser les accès aux documents sensibles, envoyer les avis sans exposer les adresses de tout le monde, et conserver la preuve de ce qui a été transmis et quand.

Il reste une question que peu de syndicats se posent : où sont hébergées vos données, et avec combien de fournisseurs différents? Chaque fournisseur qui traite des renseignements pour votre compte appelle une entente écrite au sens de l'article 18.3, et chaque traitement hors Québec appelle l'évaluation de l'article 17. Moins il y a de fournisseurs, et plus ils sont proches, moins l'évaluation est lourde. Aucun outil n'échappe complètement à la question, CondoAide compris : nous faisons appel à des sous-traitants, et certains sont à l'extérieur du Québec. C'est précisément pour cela que la liste, avec la juridiction de chacun, est publiée sur notre page sécurité. Une évaluation n'est possible que si le fournisseur dit où vont les données.

Pour aller plus loin

• Guide complet de la Loi 16 en copropriété : l'autre grand bloc d'obligations du syndicat.
• Le registre de la copropriété et Google Drive : la mécanique des accès et des permissions.
• Donner accès au comptable et aux professionnels : le cas concret du fournisseur qui voit des renseignements personnels.
• Assemblée virtuelle et visioconférence : ce que produit une assemblée à distance.

Cet article présente de l'information juridique générale à jour au 25 août 2026. Il ne constitue pas un avis juridique et ne tient pas compte de la déclaration de copropriété de votre syndicat. Pour une question qui engage votre copropriété, consultez un avocat ou un notaire.