La salle communautaire est réservée, le café est prêt, et sur les 48 unités de l'immeuble, 9 copropriétaires se présentent. Pas de quorum. On ajourne, on reconvoque, on recommence un mois plus tard. Ce scénario est la première cause d'assemblées annuelles paralysées au Québec, et c'est précisément ce que l'assemblée virtuelle vient régler.
Le Code civil du Québec autorise désormais explicitement les assemblées de copropriété par moyen technologique. La visioconférence n'est plus une tolérance de pandémie : c'est un mode de tenue reconnu, à condition de respecter deux ou trois règles précises. Voici comment tenir une AGA à distance qui est à la fois plus courue et parfaitement conforme.
En bref
Au Québec, une assemblée de copropriété peut se tenir entièrement par visioconférence, à condition que tous les participants puissent communiquer immédiatement entre eux (art. 1088.1 CCQ). Le vote électronique est permis si les votes peuvent être vérifiés après coup et rester secrets lorsqu'un scrutin secret est demandé (art. 1089.1 CCQ). Le quorum et les majorités se calculent en voix (valeur relative), pas en nombre de têtes. Une plateforme comme CondoAide réunit la visioconférence, le quorum en direct, le vote pondéré et le procès-verbal au même endroit.
Une assemblée virtuelle, est-ce vraiment légal au Québec?
Oui, sans ambiguïté. L'article 1088.1 du Code civil prévoit qu'une assemblée des copropriétaires peut se tenir à l'aide d'un moyen permettant à tous les participants de communiquer immédiatement entre eux. La visioconférence coche exactement cette case : chacun voit, entend et peut prendre la parole en temps réel.
La condition clé est la communication simultanée et bidirectionnelle. Un simple webinaire où les copropriétaires écoutent sans pouvoir intervenir ne suffit pas. C'est pourquoi une vraie salle de séance, avec micros, mains levées et droit de parole, est préférable à une diffusion à sens unique.
L'assemblée peut aussi être hybride : une partie des copropriétaires dans une salle, les autres en ligne, tout le monde dans la même séance. C'est souvent la formule qui rassemble le plus de monde, parce qu'elle n'exclut personne.
Le quorum en direct : compté en voix, pas en têtes
Le quorum, c'est le seuil de présence requis pour que l'assemblée puisse délibérer valablement. L'article 1089 CCQ le fixe à la majorité des voix : l'assemblée a quorum lorsque les copropriétaires détenant plus de 50 % des voix sont présents ou représentés.
Attention au piège classique : le quorum ne se compte pas en personnes. Chaque fraction détient un nombre de voix proportionnel à sa valeur relative, la fameuse quote-part inscrite à la déclaration de copropriété (art. 1090 CCQ). Un appartement-terrasse à 3,4 % pèse plus qu'un studio à 0,7 %.
En visioconférence, ce calcul devient un atout plutôt qu'un casse-tête. À mesure que les copropriétaires rejoignent la séance, le quorum se met à jour en direct : la plateforme additionne les voix des présents et des procurations, et affiche le pourcentage atteint. Le président confirme ensuite le chiffre, exactement comme il le ferait avec une feuille de présence papier. Nous détaillons le mécanisme dans notre guide du calcul du quorum.
Et si le quorum n'est pas atteint?
Le Code civil prévoit une reprise. Si la première assemblée n'a pas quorum, une seconde est convoquée; à cette nouvelle assemblée, ce sont les trois quarts des membres présents ou représentés qui constituent le quorum (art. 1089 CCQ), un seuil beaucoup plus facile à franchir en pratique. À noter : une décision qui exige la majorité des trois quarts (art. 1097 CCQ) ne peut y être prise que si ces membres représentent au moins la majorité des voix de tous les copropriétaires. L'avis de convocation peut d'ailleurs annoncer les deux dates d'avance, ce qui évite un mois de délai. En ligne, la reprise coûte encore moins cher à organiser : pas de salle à réserver de nouveau, seulement un nouveau lien.
Les procurations : le vrai moteur de la participation
Un copropriétaire absent n'est pas une voix perdue. Il peut donner une procuration écrite pour se faire représenter à l'assemblée. Au Québec, il peut mandater un autre copropriétaire, un membre de sa famille ou toute autre personne de son choix, sauf disposition contraire de la déclaration de copropriété.
C'est souvent ce qui fait la différence entre une assemblée qui siège et une qui avorte. Dans un immeuble de 30 unités, 5 ou 6 procurations bien récoltées suffisent régulièrement à franchir le seuil de quorum.
Une assemblée virtuelle moderne gère les procurations de bout en bout :
- Le copropriétaire absent désigne son mandataire à l'avance, directement depuis sa fiche.
- Un mandataire externe, qui n'est pas copropriétaire, peut être invité à voter au nom de celui qu'il représente, sans avoir accès au reste du dossier du syndicat.
- Les voix déléguées s'ajoutent automatiquement au bon compte, et le procès-verbal garde la trace de qui représentait qui.
Ce dernier point compte : une procuration mal consignée est une des erreurs qui peuvent fragiliser une décision.
Le vote électronique pondéré, sans papier ni erreur de calcul
C'est ici que la visioconférence dépasse la salle physique. L'article 1089.1 CCQ autorise le vote par moyen technologique à deux conditions strictes :
- Les votes doivent être recueillis de façon à pouvoir être vérifiés par la suite.
- Ils doivent demeurer secrets lorsqu'un scrutin secret est demandé.
Une bonne plateforme respecte les deux sans compromis. Chaque fraction vote avec son poids exact en valeur relative, procurations comprises. Le décompte est instantané et pondéré : plus de calcul manuel de 10 000 voix réparties sur 60 fractions, plus de risque d'erreur d'addition.
Chaque décision a sa majorité
Le quorum permet à l'assemblée de siéger; ensuite, chaque résolution exige un niveau de majorité précis. La plateforme applique automatiquement le bon seuil selon le type de décision :
| Type de décision | Majorité requise |
|---|---|
| Élection des administrateurs, modification du règlement de l'immeuble, résolutions courantes | Majorité des voix des copropriétaires présents ou représentés (art. 1096 CCQ) |
| Travaux majeurs, acquisitions, modifications à l'acte constitutif | Majorité des ¾ des voix (art. 1097 CCQ) |
| Changement de destination de l'immeuble | ¾ des copropriétaires représentant 90 % des voix (art. 1098 CCQ) |
Le décompte pondéré évite l'erreur la plus dangereuse : un vote mal calculé. L'article 1103 CCQ permet à un copropriétaire de demander l'annulation d'une décision dans les 90 jours, notamment en cas d'erreur dans le calcul des voix. Un décompte vérifiable après coup est donc bien plus qu'un confort : c'est une protection.
Le scrutin secret vérifiable
L'élection des administrateurs ou une décision délicate peut appeler un scrutin secret. Le paradoxe du vote électronique, c'est de devoir être à la fois secret et vérifiable. CondoAide le résout en séparant l'identité du choix : le copropriétaire reçoit un reçu qui lui permet de confirmer que son vote a bien été enregistré, sans que personne, pas même le syndicat, puisse relier son nom à son choix.
Du vote au procès-verbal, sans ressaisie
Une fois l'assemblée levée, il reste le procès-verbal à rédiger. C'est souvent la corvée qui traîne pendant des semaines.
Quand l'assemblée s'est tenue en ligne, les données sont déjà là : présences confirmées, quorum atteint, résolutions débattues et résultats de vote pondérés. CondoAide reprend ces éléments pour préremplir le procès-verbal, que le président et le secrétaire n'ont plus qu'à réviser et signer électroniquement. Le syndicat reste responsable de son contenu et de sa transmission dans les délais prévus par la loi; l'outil accélère la rédaction, il ne remplace pas le jugement du conseil. Pour tout savoir sur la valeur légale du document, voyez notre guide du procès-verbal et de la Loi 16.
Pas seulement l'AGA : le conseil d'administration aussi
La même mécanique sert aux réunions du conseil d'administration. Un CA qui siège à distance profite du quorum en direct, du vote et de la génération du procès-verbal, sans avoir à réunir tout le monde autour d'une table un mardi soir. Pour des administrateurs bénévoles aux horaires chargés, c'est souvent la différence entre un conseil qui se réunit et un qui reporte.
Où vont les données de votre assemblée?
Une assemblée virtuelle, c'est de la vidéo, des noms, des votes : des renseignements personnels au sens de la Loi 25. CondoAide est conçu pour respecter la Loi 25 et héberge ses données au Québec : application chez Vercel à Montréal, base de données Supabase à Montréal (ca-central-1), et vidéo de séance servie depuis un serveur situé au Québec. Certains sous-traitants techniques (paiements, courriels) peuvent traiter certaines données hors du Canada; les détails figurent dans la politique de confidentialité. Pour un syndicat, ce choix d'hébergement local est un argument de souveraineté numérique de plus en plus recherché.
À retenir
- L'assemblée de copropriété par visioconférence est permise au Québec (art. 1088.1 CCQ), à condition que tous puissent communiquer en même temps.
- Le quorum se calcule en voix (valeur relative), pas en nombre de personnes, et se met à jour en direct à mesure que les gens rejoignent.
- Les procurations, y compris à un mandataire externe, comptent dans le quorum et le vote, et doivent être consignées correctement.
- Le vote électronique doit être vérifiable et secret sur demande (art. 1089.1 CCQ); un décompte pondéré et vérifiable protège contre l'annulation prévue à l'art. 1103.
- Le procès-verbal se prépare à partir des résultats de la séance, ce qui élimine la ressaisie.
Votre prochaine assemblée approche? Tenez votre AGA en visioconférence avec CondoAide et arrêtez de courir après le quorum.