Réponse rapide : la Loi 16 impose 30 jours pour distribuer le procès-verbal à tous les copropriétaires (article 1102.1 CCQ), et le Code prévoit un délai de 90 jours pour le recours en annulation prévu à l'article 1103. CondoAide offre la génération du PV, la signature électronique au sens de l'article 39 de la LCCJTI, la diffusion aux copropriétaires par annonce avec suivi d'ouverture, et la conservation au registre. Serveurs et sauvegardes au Québec.
Qu'est-ce qu'un procès-verbal de copropriété et pourquoi est-il important?
Le procès-verbal — aussi appelé PV — est le document officiel qui consigne les décisions prises lors d'une assemblée des copropriétaires ou d'une réunion du conseil d'administration. Sa valeur n'est pas symbolique : il constitue la preuve écrite des décisions du syndicat. Lorsqu'il est signé et conservé conformément aux règles de preuve de la signature électronique (articles 2827, 2839 et 2840 du Code civil du Québec, en lien avec la LCCJTI), sa valeur probante est solidement établie.
Sans un PV conforme, signé et distribué dans les délais, les décisions adoptées en assemblée peuvent faire l'objet d'un recours en annulation. L'article 1103 CCQ ouvre cette voie spécifique : tout copropriétaire peut, dans les 90 jours suivant l'assemblée, demander au tribunal d'annuler ou de modifier une décision si celle-ci est partiale, prise dans l'intention de nuire, ou affectée d'une erreur dans le décompte des votes. D'autres recours (responsabilité, nullité absolue, etc.) demeurent ouverts au-delà de ce délai selon les circonstances.
Pour la majorité des syndicats autogérés au Québec, le PV est encore traité manuellement : on le rédige dans un fichier Word, on l'imprime, on le fait circuler pour les signatures manuscrites, on le scanne, et on l'envoie par courriel aux copropriétaires individuellement. Cette méthode fonctionne — quand tout va bien. Elle ne fonctionne plus dès qu'un délai est manqué, qu'une signature est oubliée, ou qu'un copropriétaire affirme ne jamais avoir reçu le document.
Quelles sont les obligations légales liées au procès-verbal au Québec?
Le cadre légal repose sur cinq articles principaux du Code civil du Québec, dont plusieurs ont été ajoutés ou renforcés par la Loi 16 (2019).
| Article / Source | Obligation |
|---|---|
| Art. 1070 CCQ | Le PV doit être conservé au registre du syndicat (CondoAide ne le fait jamais expirer) |
| Pratique (déclaration de copropriété + ouvrages RGCQ) | Le PV est signé par le président et le secrétaire d'assemblée. Le Code civil ne prescrit pas nommément cette double signature, mais la pratique est universellement reconnue; elle permet d'établir le lien signataire-document requis par CCQ 2827 et la LCCJTI |
| Art. 1102.1 CCQ | Le PV d'assemblée doit être transmis à tous les copropriétaires dans les 30 jours (incluant les absents) |
| Art. 1086.1 CCQ | Le PV de réunion du CA doit être transmis aux copropriétaires dans les 30 jours |
| Art. 1103 CCQ | Le recours en annulation ou modification d'une décision d'assemblée doit être intenté dans les 90 jours suivant l'assemblée |
| Art. 337 CCQ | Un administrateur peut faire inscrire sa dissidence au PV pour limiter sa responsabilité personnelle |
Une dernière précision importante, parce qu'elle est largement mal comprise : le PV n'a pas à être « adopté » à l'assemblée suivante. Il prend effet à la levée de l'assemblée et devient définitif après la période de contestation de 90 jours. Faire « approuver » le PV de l'année passée à l'AGA suivante est une habitude héritée du droit fédéral ou des associations sans but lucratif — pas une obligation Loi 16.
Comment CondoAide aide-t-il à produire et diffuser le procès-verbal?
CondoAide offre les outils pour rédiger, signer, diffuser et conserver le PV. L'administrateur reste responsable du contenu, du respect des délais légaux et de toute démarche complémentaire propre à son syndicat.
Génération guidée par wizard. L'administrateur en exercice ouvre le générateur de PV et choisit le type : assemblée des copropriétaires (annuelle, extraordinaire, de reprise) ou réunion du conseil d'administration. Le wizard pré-remplit l'identification du syndicat, l'ordre du jour, la liste des copropriétaires avec leurs quotes-parts, et propose des modèles de résolutions adaptables.
Calcul automatique du quorum. Le formulaire calcule le verdict de quorum selon le régime applicable (première convocation, assemblée ajournée, règle particulière de la déclaration). L'administrateur peut confirmer ou ajuster avec une note explicative. Pour la règle elle-même — la majorité des voix de l'article 1089 CCQ, et non le régime français — voir le guide du quorum en assemblée de copropriété, ou essayez le calculateur de quorum public.
Génération PDF prête à signer. Le PDF inclut les zones de signature, l'en-tête, l'ordre du jour numéroté, les résolutions formatées avec leur résultat de vote, et le pied de page mentionnant la date et la pagination.
Diffusion par annonce aux copropriétaires. Une fois le PV signé, l'administrateur peut le diffuser à tous les copropriétaires via la fonctionnalité d'annonces. Le PDF est attaché à l'annonce et envoyé par courriel.
Suivi d'ouverture de l'annonce. Pour chaque annonce, l'administrateur voit qui a ouvert le courriel — c'est un indicateur d'engagement, utile pour relancer ceux qui n'ont pas encore consulté. Ce n'est pas un mécanisme de preuve formelle de réception au sens juridique; pour cela, l'administrateur peut conserver ses propres preuves (courriels recommandés, remises en main propre, etc.) selon ses besoins.
Conservation au registre. Le PV signé est versé au registre numérique du syndicat et y demeure accessible.
Comment fonctionne la signature électronique du procès-verbal?
CondoAide signe le PV par une signature électronique simple, encadrée par la LCCJTI (Loi concernant le cadre juridique des technologies de l'information). Son article 39 prévoit que la signature d'une personne peut servir à établir un lien entre elle et un document, par tout procédé qui satisfait à l'article 2827 du Code civil. Cette signature est opposable au signataire lorsque l'intégrité du document est assurée et que le lien entre la signature et le document est maintenu au moment de la signature et depuis. Le flux de CondoAide est conçu pour documenter ces éléments : l'intégrité du document, le lien avec chaque signataire et le moment de la signature.
Concrètement, dans CondoAide :
- Le président d'assemblée et le secrétaire d'assemblée reçoivent chacun une demande de signature par courriel.
- Trois styles de signature sont disponibles : signature manuscrite (souris ou tactile), signature dactylographiée stylisée, ou téléversement d'une image de signature.
- La bibliothèque de signatures conserve la signature de chaque utilisateur après la première utilisation — il suffit de la sélectionner aux signatures suivantes.
- Pour chaque signature, le système enregistre l'adresse IP, l'agent utilisateur, et l'horodatage : une piste de vérification qui documente le lien entre chaque signataire et le document.
- Une fois les deux signataires authentifiés, le PV est verrouillé — un hachage cryptographique SHA-256 du document signé est généré et stocké, ce qui rend toute modification ultérieure détectable.
Pour les PV de réunion du CA, le même flux s'applique, avec en plus la possibilité pour un administrateur de faire inscrire sa dissidence au procès-verbal en vertu de l'article 337 CCQ — une protection importante contre la responsabilité personnelle.
Où le procès-verbal est-il conservé après la signature?
Une fois signé, le PV est versé automatiquement dans le Registre numérique de CondoAide, le registre où le syndicat tient les documents énumérés à l'article 1070 du Code civil du Québec, conçu pour que l'intégrité des documents soit démontrable au sens des articles 2827, 2839 et 2840 CCQ lus avec la LCCJTI.
Trois principes structurent ce registre :
Aucune expiration (politique CondoAide). Le Code civil n'impose pas de durée de conservation précise pour le PV — il exige seulement qu'il figure au registre. CondoAide n'applique aucune durée de conservation qui ferait expirer un PV : il n'est jamais purgé automatiquement, et il survit aux changements d'administrateurs et aux changements de forfait. Même si un administrateur en exercice quitte le syndicat dix ans plus tard, le PV qu'il a signé reste accessible.
Aucune modification possible. Une fois signé et versé au registre, le PV ne peut être modifié — par personne, pas même un administrateur. Le hachage cryptographique de chaque document permet de prouver, à tout moment, que le contenu n'a pas été altéré depuis la signature. Si quelqu'un tentait de modifier la version stockée, le hachage ne correspondrait plus et l'altération serait immédiatement détectable.
Aucune suppression par un administrateur. Un PV signé dans CondoAide est versé au registre sous conservation permanente : aucun administrateur ne peut le supprimer ni l'archiver. S'il a été versé par erreur, par exemple au registre du mauvais syndicat, le syndicat le signale avec « Signaler une erreur », et seul le soutien CondoAide peut alors le retirer; ce retrait est consigné au journal d'activité du registre. Là où Google Drive laisse quiconque y a un accès en modification supprimer un fichier, puis vide sa corbeille définitivement après 30 jours, aucun PV signé ne peut disparaître du registre CondoAide sans laisser de trace.
C'est cette combinaison (aucune expiration, intégrité cryptographique, journal d'activité) qui aide le syndicat à garder ses PV au registre que l'article 1070 lui demande de tenir, et à démontrer leur intégrité au sens des articles 2827, 2839 et 2840 CCQ lus avec la LCCJTI.
Que prévoit la loi pendant les 90 jours suivant l'assemblée?
L'article 1103 CCQ accorde à tout copropriétaire — y compris ceux qui étaient absents — un délai de 90 jours suivant la date de l'assemblée pour intenter le recours en annulation ou modification d'une décision adoptée. Ce recours vise spécifiquement les décisions partiales, prises dans l'intention de nuire ou affectées d'une erreur dans le décompte des votes; il est propre aux assemblées des copropriétaires et n'a pas d'équivalent pour les réunions du conseil d'administration. D'autres recours (responsabilité civile, nullité absolue selon les articles 1098-1099, contestation d'une décision postérieure du CA) demeurent ouverts au-delà du délai de 1103, selon les circonstances.
CondoAide ne fait pas le suivi de ces délais en lieu et place du syndicat et n'agit pas comme accompagnateur juridique : c'est à l'administrateur (et, au besoin, aux conseillers juridiques du syndicat) de suivre les échéances applicables et d'évaluer les recours en cours. CondoAide conserve simplement le PV signé au registre, accessible aux personnes autorisées par le syndicat.
Comment l'administrateur diffuse-t-il le procès-verbal aux copropriétaires?
L'article 1102.1 CCQ oblige le syndicat à transmettre le PV à tous les copropriétaires dans les 30 jours — incluant ceux qui étaient absents à l'assemblée. CondoAide offre une fonctionnalité d'annonces qui simplifie l'envoi.
Au moment où il est prêt, l'administrateur crée une annonce, attache le PDF du PV signé, et l'envoie aux copropriétaires enregistrés sur la plateforme. Chaque copropriétaire reçoit le courriel correspondant.
Pour chaque annonce, le tableau de bord indique qui a ouvert le courriel — c'est un indicateur d'engagement (utile pour relancer ceux qui n'ont pas encore consulté), pas une preuve formelle de réception au sens juridique. L'administrateur qui souhaite obtenir une preuve de réception formelle peut compléter la diffusion par les moyens habituels (courriel recommandé, remise en main propre avec accusé, etc.) selon les exigences propres à son syndicat.
Pour les copropriétaires non enregistrés sur CondoAide — par exemple ceux qui préfèrent recevoir leurs documents par courrier postal — l'administrateur effectue la diffusion par les moyens qu'il juge appropriés, en parallèle de l'annonce numérique.
Mes données et mes documents sont-ils hébergés au Québec?
Oui. Les serveurs d'application (Vercel — région YUL, Montréal) et la base de données principale du syndicat (Supabase — ca-central-1, Montréal) sont hébergés au Québec, et les sauvegardes y sont conservées. CondoAide a désigné une personne responsable de la protection des renseignements personnels et publie ses politiques de gouvernance, comme le prévoit la Loi 25 sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé.
Concrètement :
- Les PV, attestations et le registre sont stockés au Québec. Un document du registre peut être envoyé à Anthropic (États-Unis) lorsqu'une fonctionnalité d'intelligence artificielle le lit; la liste de ces fonctionnalités figure dans notre politique de confidentialité.
- Certains sous-traitants techniques (paiement de l'abonnement, courriels marketing et relais de secours des courriels transactionnels, fonctionnalités d'intelligence artificielle) peuvent traiter certaines données hors du Canada. La liste complète, les catégories de données concernées et les protections contractuelles figurent dans notre politique de confidentialité.
- Les copropriétaires bénéficient des protections de la Loi 25 sur le traitement de leurs renseignements personnels.
- Vous pouvez exporter l'intégralité de vos données à tout moment, dans des formats ouverts (CSV, PDF), et les supprimer si vous décidez de quitter la plateforme.
- En cas de fin de service, un préavis suffisant et un export complet sont garantis pour permettre une migration sans perte.
Pour les notaires qui consultent les PV lors d'une transaction immobilière : les documents du registre et leur intégrité sont conservés au Québec, sous le cadre juridique applicable. Le document que le notaire réclame en parallèle du PV, c'est l'attestation du syndicat de l'article 1068.1 CCQ — et plusieurs de ses rubriques (cotisations spéciales, travaux prévus, litiges) se lisent directement dans les procès-verbaux des trois à cinq dernières années.
Où le procès-verbal s'inscrit dans les obligations Loi 16
- Guide complet de la Loi 16 — le carnet d'entretien, l'étude du fonds de prévoyance et l'échéance du 15 août 2028, décidés en assemblée et consignés au PV.
- Conformité copropriétaire — les cinq obligations dont le tableau de suivi s'annexe au procès-verbal du conseil.
Questions fréquentes sur le procès-verbal numérique
Le procès-verbal généré par CondoAide est-il légalement valide au Québec? Le générateur structure le PV autour des règles du Code civil (articles 1070, 1086.1, 1102.1, 1103), et la signature électronique s'appuie sur l'article 39 de la LCCJTI et sur les règles de preuve des articles 2827, 2839 et 2840 CCQ. La validité du PV dépend toutefois de la régularité de l'assemblée et de ce que le syndicat y consigne. Une note précise que le générateur produit un modèle à titre informatif et ne constitue pas un avis juridique.
Faut-il faire approuver le PV à la prochaine assemblée? Non — c'est une idée reçue. Le PV prend effet à la levée de l'assemblée et devient définitif après la période de contestation de 90 jours. Aucune approbation à l'assemblée suivante n'est requise par la Loi 16.
Que se passe-t-il si le PV n'est pas distribué dans les 30 jours? Le syndicat manque à son obligation de l'article 1102.1 (ou 1086.1 pour le CA). Cela peut exposer les administrateurs à une responsabilité personnelle envers les copropriétaires. Le respect du délai relève de l'administrateur; CondoAide fournit les outils de génération et de diffusion mais ne se substitue pas à un suivi juridique du syndicat.
Le président d'assemblée et le secrétaire peuvent-ils signer électroniquement? Oui. L'article 39 de la LCCJTI permet de signer un document par tout procédé qui satisfait à l'article 2827 du Code civil, et la signature est opposable au signataire lorsque l'intégrité du document est assurée et que le lien entre la signature et le document est maintenu. Trois styles sont offerts (manuscrite, dactylographiée, téléversée), et la signature est conservée dans une bibliothèque réutilisable.
Combien de temps prend la création d'un PV avec le wizard? Pour une assemblée standard, comptez 20 à 45 minutes selon la quantité de résolutions à consigner. La pré-remplissage des sections récurrentes (syndicat, copropriétaires) accélère significativement.
Le PV peut-il être modifié après signature? Non. Une fois les deux signatures appliquées, le PV est verrouillé par hachage cryptographique. Toute modification ultérieure est détectable. Si une correction est nécessaire (ex. erreur factuelle), un addendum séparé doit être produit, signé, et versé au registre.
Combien coûte la fonctionnalité PV? La génération du PV est disponible sur tous les forfaits, incluant le forfait Gratuit (jusqu'à 5 unités). La signature suit le même modèle que les autres documents : 3 signatures par mois sur le forfait Gratuit, illimité sur les forfaits payants à partir de 39 $/mois.
Que se passe-t-il avec le PV après les 90 jours de contestation? Le PV signé demeure conservé au registre, accessible aux personnes autorisées par le syndicat, CondoAide n'appliquant aucune durée de conservation qui le ferait expirer. Le délai du recours spécifique de l'article 1103 expire au jour 91, mais d'autres recours juridiques (responsabilité, nullité absolue) peuvent demeurer ouverts selon les circonstances — l'évaluation appartient au syndicat et à ses conseillers.
Testez le générateur de procès-verbal gratuitement
Le forfait Gratuit jusqu'à 5 unités vous donne accès au wizard de génération, à la bibliothèque de modèles de résolutions, et à 3 signatures électroniques par mois. Importez votre dernière assemblée et voyez comment la génération, la signature et la diffusion par annonce se déroulent en quelques minutes.