Conditions d'utilisation

1. Acceptation des conditions

En accédant ou en utilisant CondoAide (le « Service »), vous acceptez d'être lié par les présentes Conditions d'utilisation. Si vous n'acceptez pas ces Conditions, n'utilisez pas le Service. Si vous utilisez le Service au nom d'un syndicat de copropriétaires ou d'une autre organisation, vous déclarez avoir l'autorité de lier cette organisation à ces Conditions. Pour connaître nos pratiques relatives à la collecte, à l'utilisation, à la communication et à la conservation de renseignements personnels, veuillez consulter notre Politique de confidentialité.

2. Description du Service

CondoAide est une plateforme logicielle en tant que service (SaaS) conçue pour les syndicats de copropriétaires du Québec. Le Service est conçu spécifiquement pour le cadre juridique québécois en vertu du Code civil du Québec. Les fonctionnalités comprennent :

• Gérer les documents et registres de l'immeuble
• Suivre la conformité aux règlements québécois (incluant la Loi visant principalement l'encadrement des inspections en bâtiment et de la copropriété divise — L.Q. 2019, chapitre 28, communément appelée « Loi 16 » —, le règlement adopté par le décret 991-2025, et l'article 1068.1 du Code civil du Québec pour l'attestation du syndicat)
• Maintenir un carnet d'entretien numérique
• Tenir un registre numérique des documents du syndicat avec vérification d'intégrité par hachage cryptographique (SHA-256)
• Accéder à un assistant intelligent qui répond aux questions sur la documentation de votre syndicat (déclaration de copropriété, procès-verbaux, police d'assurance, règlements) et sur l'utilisation de la plateforme
• Suivre les paiements, dépenses et états financiers du syndicat

3. Comptes utilisateurs

Pour utiliser le Service, vous devez créer un compte avec des informations exactes et complètes. Vous êtes responsable de maintenir la confidentialité de vos identifiants de compte et de votre mot de passe, ainsi que de toutes les activités qui se produisent sous votre compte. Vous devez nous informer immédiatement de tout accès ou de toute utilisation non autorisée. Les types de comptes comprennent :

• Comptes propriétaires : pour les copropriétaires.
• Comptes résidents : pour les résidents non-propriétaires avec accès limité.
• Comptes administrateurs (membres du CA) : pour les membres du conseil d'administration du syndicat avec privilèges de gestion (typiquement les trésoriers, présidents et secrétaires). Les administrateurs agissent au nom du syndicat et engagent celui-ci dans la limite de leur mandat.
• Comptes gestionnaires de copropriété : pour les gestionnaires professionnels qui administrent un ou plusieurs syndicats au nom de leurs conseils d'administration. Les comptes gestionnaires bénéficient de fonctionnalités multi-syndicats lorsque le forfait Gestionnaire est activé. Le gestionnaire est responsable de s'assurer qu'il dispose des autorisations contractuelles appropriées avec chaque syndicat client pour accéder à leurs données via CondoAide.

4. Abonnements et paiement

Précision importante : la présente section concerne uniquement le paiement de votre abonnement au Service CondoAide par le syndicat. Elle ne porte pas sur la collecte des charges des copropriétaires par les syndicats — fonctionnalité distincte, opérée via un système séparé également fourni par notre prestataire de paiement Stripe, et régie par des conditions de service de paiement distinctes.

• Forfaits offerts : le Service est offert selon différents forfaits d'abonnement (Gratuit, Démarrage, Gestion, Pro, Gestionnaire) avec différentes fonctionnalités et limitations décrites sur notre page de tarification.
• Tarification du prélèvement (PAD) des charges : la fonctionnalité de collecte des charges par prélèvement bancaire (PAD) est tarifée selon le nombre d'unités pour lesquelles un mandat PAD est actif au cours du mois :
• Démarrage : aucune unité incluse ; 3 $ par unité active par mois.
• Gestion : les 10 premières unités actives sont incluses ; 2 $ par unité supplémentaire par mois.
• Pro : les 20 premières unités actives sont incluses ; 1,50 $ par unité supplémentaire par mois. Au-delà de 150 unités, une tarification personnalisée est offerte (nous contacter).
• Gestionnaire et copropriété par phases : les 20 premières unités actives sont incluses, comptées sur l'ensemble des syndicats gérés ou des phases ; 1,50 $ par unité supplémentaire par mois.
• Facturation des frais à l'unité : ces frais à l'unité sont facturés mensuellement sur la facture d'abonnement (y compris pour les abonnements annuels, auquel cas ils font l'objet d'une facture mensuelle distincte), en sus des taxes applicables. Les frais de transaction bancaire par prélèvement sont assumés par CondoAide. L'opération de collecte des charges elle-même demeure régie par des conditions distinctes.
• Devise et taxes : tous les prix sont en dollars canadiens (CAD) et sont assujettis aux taxes applicables (TPS et TVQ).
• Méthodes de paiement acceptées : le paiement de l'abonnement par le syndicat à CondoAide est traité par notre fournisseur de paiement Stripe. Les méthodes acceptées sont la carte de crédit (Visa, Mastercard, American Express) et le prélèvement automatique (PAD/ACSS Debit) pour l'abonnement, directement depuis le compte bancaire d'opération du syndicat ou un compte personnel autorisé. Le PAD est traité conformément à la règle H1 de Paiements Canada sur les pré-autorisations de prélèvement.
• Vérification du compte bancaire (PAD) : avant le premier prélèvement, une vérification par micro-dépôts (deux montants d'environ 0,10 $ chacun) est effectuée dans le compte bancaire indiqué. La vérification prend généralement 2 à 3 jours ouvrables, selon les délais imposés par le système bancaire canadien. Pendant ce délai, l'accès au Service continue normalement (essai gratuit ou abonnement existant non interrompu).
• Révocation du mandat PAD : le mandat PAD pour l'abonnement peut être révoqué à tout moment depuis vos paramètres de facturation, sans frais. La révocation prend effet pour les prélèvements futurs uniquement ; elle n'affecte pas les prélèvements déjà traités.
• Changement de compte bancaire : le mandat PAD est lié au compte bancaire autorisé, pas à la personne qui l'a signé. Si le compte bancaire change (changement de banque par exemple), un nouveau mandat doit être autorisé.
• Autorité d'autoriser un PAD : en autorisant un PAD au nom d'un syndicat de copropriétaires pour le paiement de l'abonnement, vous déclarez avoir l'autorité d'engager le syndicat à ce mandat (typiquement à titre de trésorier, administrateur ou président du conseil dûment mandaté). Si une telle autorité est contestée par le syndicat, vous demeurez personnellement responsable des montants prélevés.
• Cycles de facturation : les abonnements payants sont facturés mensuellement ou annuellement à l'avance. Les abonnements annuels offrent un rabais de 2 mois par rapport au tarif mensuel équivalent.
• Remboursements : les abonnements annuels peuvent être remboursés dans les 30 jours suivant le premier prélèvement réussi (et non l'autorisation initiale du PAD) si le Service n'a pas été substantiellement utilisé. Les abonnements mensuels ne sont pas remboursables. Les demandes de remboursement doivent être soumises à support@condoaide.ca.
• Changements de forfait : vous pouvez mettre à niveau votre forfait à tout moment ; les changements prennent effet immédiatement avec facturation au prorata. Vous pouvez rétrograder à la fin de votre période de facturation actuelle. La rétrogradation peut entraîner la perte d'accès à certaines fonctionnalités ou données.
• Échecs de paiement : si un paiement échoue (carte refusée, fonds insuffisants pour un PAD, compte fermé, etc.), nous tenterons de percevoir le paiement pendant 14 jours selon les règles automatisées de Stripe. Si le paiement n'est pas reçu, votre compte peut être suspendu ou rétrogradé au forfait Gratuit. En cas d'échec d'un PAD pour fonds insuffisants (NSF) ou pour toute autre raison, l'institution financière peut imposer des frais. CondoAide n'est pas responsable de ces frais imposés par la banque. Aucun frais administratif additionnel n'est imposé par CondoAide pour un échec de paiement isolé sur votre abonnement. Le syndicat se réserve toutefois le droit de percevoir auprès du copropriétaire le frais administratif prévu à son mandat de prélèvement préautorisé (5 $ par défaut, montant que chaque syndicat peut ajuster selon sa déclaration de copropriété). En cas d'échecs répétés (3 ou plus), nous nous réservons le droit d'exiger un mode de paiement alternatif, ou de mettre fin à l'abonnement et d'en aviser le syndicat aux fins de recouvrement.

5. Utilisation acceptable

Le Service ne peut être utilisé qu'à des fins légales liées à la gestion des syndicats de copropriétaires au Québec. Si vous avez connaissance d'une violation des présentes Conditions, vous vous engagez à nous en informer immédiatement. Vous ne pouvez pas :

• Utiliser le Service à des fins illégales ou en violation de toute loi
• Téléverser du code malveillant, des virus ou du contenu nuisible
• Tenter d'obtenir un accès non autorisé au Service ou aux comptes d'autres utilisateurs
• Utiliser le Service pour harceler, abuser, menacer ou nuire à autrui, ou pour distribuer du contenu diffamatoire, contrefait, illégal, inapproprié, dégradant ou obscène, qui porte atteinte à nos droits, qui constitue une infraction criminelle, ou des communications commerciales non autorisées ou non sollicitées (pourriels)
• Extraire, rassembler ou collecter des renseignements de tiers sans leur consentement
• Perturber, désactiver ou menacer l'intégrité, le fonctionnement ou la sécurité du Service
• Sonder, analyser ou tester la vulnérabilité du Service, ou désactiver ou contourner une mesure de contrôle
• Revendre, sous-licencier ou redistribuer le Service sans autorisation
• Utiliser des systèmes automatisés pour accéder au Service (sauf intégrations approuvées)
• Représenter faussement votre identité ou autorité d'agir au nom d'un syndicat

6. Contenu utilisateur

Vous conservez la propriété de tout le contenu que vous téléversez sur le Service (« Contenu utilisateur »), y compris les documents, images et données. En téléversant du Contenu utilisateur, vous nous accordez une licence limitée et non exclusive pour stocker, traiter et afficher votre contenu uniquement dans le but de fournir le Service. Vous êtes seul responsable de votre Contenu utilisateur et déclarez avoir tous les droits nécessaires pour téléverser ce contenu.

• Documents de tiers (attestations) : si vous téléversez des documents provenant d'un tiers (comme une attestation de syndicat émise en vertu de l'article 1068.1 du Code civil du Québec), vous déclarez avoir obtenu l'autorisation appropriée, que le document est authentique et non modifié, et vous acceptez l'entière responsabilité de toute réclamation découlant de la soumission non autorisée.
• Retrait de contenu : toute personne ou organisation peut demander le retrait de contenu qui la concerne en soumettant une demande écrite à legal@condoaide.ca incluant le nom et l'adresse de la partie concernée, le contenu spécifique dont le retrait est demandé, le motif de la demande et une preuve d'autorité pour agir (deux formes acceptées requises). CondoAide accusera réception dans les 5 jours ouvrables et retirera le contenu contesté valide dans les 10 jours ouvrables. Si le retrait vise des renseignements nécessaires au fonctionnement d'un compte ou à l'exécution du Service, le compte concerné peut devoir être fermé ; nous vous en informons avant de procéder.
• Conservation des données : à la résiliation de votre compte, votre Contenu utilisateur sera conservé pendant 90 jours, après quoi il pourra être définitivement supprimé. Vous pouvez demander une exportation de données avant la résiliation. Les métadonnées des mandats de prélèvement automatique (PAD) que nous conservons, ainsi que le document signé conservé par Stripe pour notre compte, sont retenus 7 ans après la résiliation, à des fins fiscales, comptables et de conformité légale.
• CondoAide agit comme plateforme pour le contenu soumis par les utilisateurs. Nous ne vérifions pas si les personnes ayant soumis un document ont obtenu l'autorisation de l'émetteur du document. CondoAide ne saurait être tenu responsable du contenu soumis par des utilisateurs sans autorisation appropriée.

7. Avertissement concernant l'assistant IA

L'assistant IA fournit des informations générales sur les règlements québécois en matière de copropriété et le Code civil. Il ne constitue pas un avis juridique professionnel.

• Bien que nous nous efforcions d'assurer l'exactitude, les réponses générées par l'IA peuvent contenir des erreurs ou des informations obsolètes. Vous devriez vérifier les informations importantes auprès de professionnels juridiques ou comptables (fiscaux) qualifiés. Le syndicat de copropriété, les gestionnaires, les administrateurs et les copropriétaires demeurent responsables de vérifier l'information obtenue et de consulter un professionnel qualifié lorsque requis.
• Nous ne sommes pas responsables des décisions ou actions prises sur la base des réponses de l'assistant IA, qui sont fournies à titre d'assistance informationnelle.
• Dans la mesure permise par la loi applicable, CondoAide ne pourra être tenue responsable des dommages, pertes, coûts ou réclamations découlant : (a) de l'utilisation ou de la confiance accordée aux résultats générés par les fonctionnalités d'intelligence artificielle ; (b) d'une erreur, omission, hallucination, inexactitude ou biais contenu dans un résultat généré ; (c) d'une décision prise ou omise par l'utilisateur sur la base d'un résultat généré.

8. Propriété intellectuelle

Tous les droits, titres et intérêts relatifs au Service, y compris son logiciel, sa conception, ses logos, sa documentation, ses améliorations ou modifications, ses demandes d'enregistrement, licences ou sous-licences, nous appartiennent de façon exclusive et sont protégés par les lois sur la propriété intellectuelle. Tous les droits non expressément accordés sont réservés par Solutions Nicvi inc. (CondoAide). Sous réserve de votre respect des présentes Conditions et de toute entente conclue entre nous, CondoAide vous accorde une licence gratuite, non exclusive, non transférable et révocable pour accéder au Service ; toute autre utilisation est interdite et pourrait mener CondoAide à faire respecter ses droits dans la mesure permise par la loi. Vous ne pouvez pas copier, modifier ou distribuer toute partie du Service sans notre consentement écrit. Si vous fournissez des commentaires ou suggestions concernant le Service, vous nous accordez le droit d'utiliser ces commentaires sans compensation ni attribution.

9. Services tiers

Le Service s'intègre à des services tiers (par exemple Stripe pour les paiements, Supabase pour l'hébergement des données, et autres fournisseurs listés dans notre Politique de confidentialité). Votre utilisation de ces services est assujettie à leurs conditions d'utilisation respectives.

10. Limitation de responsabilité

LE SERVICE EST FOURNI « TEL QUEL » ET « SELON LA DISPONIBILITÉ » SANS GARANTIE D'AUCUNE SORTE, EXPRESSE OU IMPLICITE, Y COMPRIS QUANT À LA CONNECTIVITÉ, LA PERFORMANCE, LE FONCTIONNEMENT, LA DISPONIBILITÉ, LA FIABILITÉ, L'ACTUALITÉ, LA SÉCURITÉ, LA QUALITÉ, LA CAPACITÉ OU L'EXACTITUDE DU SERVICE. CONDOAIDE NE POURRA EN AUCUN CAS ÊTRE TENUE RESPONSABLE DES RETARDS, INTERRUPTIONS, DÉFAILLANCES ACCIDENTELLES, PANNES DE SERVICE OU AUTRES PROBLÈMES INHÉRENTS À L'UTILISATION D'INTERNET, DES COMMUNICATIONS ÉLECTRONIQUES, DES RÉSEAUX DE TÉLÉCOMMUNICATIONS OU D'AUTRES SYSTÈMES OU RÉSEAUX EXPLOITÉS PAR DES TIERS OU ÉCHAPPANT À NOTRE CONTRÔLE RAISONNABLE.

• DANS TOUTE LA MESURE PERMISE PAR LA LOI, NOUS NE SERONS PAS RESPONSABLES DE TOUT DOMMAGE DIRECT OU INDIRECT, ACCESSOIRE, SPÉCIAL, EXEMPLAIRE, CONSÉCUTIF OU PUNITIF, NI DE TOUTE PERTE DE PROFITS OU DE REVENUS, PERTE DE DONNÉES, INTERRUPTION DE SERVICES, DOMMAGE INFORMATIQUE OU DÉFAILLANCE DU SYSTÈME, DÉCOULANT DES PRÉSENTES CONDITIONS OU EN RELATION AVEC CELLES-CI, AINSI QUE DE VOTRE UTILISATION DU SERVICE ET DE SON CONTENU OU DE VOTRE INCAPACITÉ À Y ACCÉDER OU À L'UTILISER, ET CE, MÊME SI NOUS AVONS ÉTÉ AVISÉS DE LA POSSIBILITÉ DE TELS DOMMAGES.
• NOTRE RESPONSABILITÉ TOTALE ENVERS VOUS POUR TOUTE RÉCLAMATION DÉCOULANT DE VOTRE UTILISATION DU SERVICE NE DÉPASSERA PAS LE MONTANT QUE VOUS NOUS AVEZ PAYÉ AU COURS DES 12 MOIS PRÉCÉDANT LA RÉCLAMATION.
• SI LA LOI APPLICABLE N'AUTORISE PAS L'UNE OU PLUSIEURS DES LIMITATIONS ÉNONCÉES DANS LES PRÉSENTES CONDITIONS, LA RESPONSABILITÉ DE CONDOAIDE SERA LIMITÉE DANS TOUTE LA MESURE PERMISE PAR LA LÉGISLATION APPLICABLE.

11. Indemnisation

Vous acceptez de nous défendre, de nous indemniser et de nous tenir indemnes de toute réclamation, de tout dommage, de toute dépense, perte, de tous frais et honoraires découlant de votre utilisation du Service, de votre Contenu utilisateur, de votre violation des présentes Conditions ou de toute loi, de tout règlement ou de tout droit de tiers. CondoAide se réserve le droit d'assumer la défense et le contrôle exclusifs de toute question autrement sujette à une indemnisation de votre part, et vous vous engagez à collaborer pleinement à la défense, le cas échéant.

12. Résiliation

Vous pouvez résilier votre compte à tout moment en nous contactant ou en utilisant les paramètres du compte.

• Si vous résiliez un compte avec un PAD actif, le mandat PAD est automatiquement révoqué à la fin du cycle de facturation en cours.
• Nous pouvons suspendre ou résilier votre compte si vous violez ces Conditions, ne payez pas le Service, ou pour toute autre raison avec un préavis de 30 jours (sauf en cas de violations graves, qui peuvent entraîner une résiliation immédiate).
• À la résiliation, votre droit d'utiliser le Service cesse. Vous pouvez demander une exportation de vos données dans les 30 jours suivant la résiliation.

13. Modifications des conditions

Nous pouvons modifier ces Conditions à tout moment. Nous vous informerons des modifications importantes par courriel ou via le Service. Votre utilisation continue du Service après de telles modifications constitue l'acceptation des Conditions modifiées.

14. Droit applicable et résolution des litiges

Les présentes Conditions sont régies par les lois de la province de Québec et les lois fédérales du Canada qui y sont applicables.

• Tout litige découlant des présentes Conditions sera résolu devant les tribunaux du district judiciaire de Montréal, Québec.
• L'utilisateur reconnaît que le Service est lié à l'administration d'une copropriété située au Québec et consent irrévocablement à la compétence de ces tribunaux.
• L'utilisateur reconnaît que tout droit, obligation ou réclamation lié aux charges communes, à la déclaration de copropriété, à l'administration du syndicat ou aux services offerts par la plateforme présente un lien réel et substantiel avec le Québec.
• Conformément à la loi québécoise, ces Conditions sont disponibles en français. En cas de divergence, la version française prévaudra pour les utilisateurs au Québec.

15. Dispositions générales

Les présentes Conditions, ainsi que notre Politique de confidentialité et notre Politique sur les témoins, constituent l'intégralité de l'accord entre vous et nous concernant le Service.

• Si une disposition des présentes Conditions est jugée inapplicable, les autres dispositions resteront en vigueur.
• Notre défaut de faire respecter une disposition des présentes Conditions ne constituera pas une renonciation à cette disposition.
• Vous ne pouvez pas céder vos droits en vertu des présentes Conditions sans notre consentement. Nous pouvons céder nos droits sans restriction.

16. Nous contacter

Pour toute question concernant ces Conditions, veuillez nous contacter à :