Le conseil veut parfois dresser une liste pour quelqu'un d'autre que lui : les numéros de cellulaire que l'entreprise de déneigement textera avant son passage, ou les copropriétaires intéressés par une place de stationnement. L'inscription facultative sert à cela. Les copropriétaires s'inscrivent s'ils le veulent, le conseil télécharge la liste et la remet au destinataire qu'il a nommé.
Ce guide montre comment l'ouvrir, et rappelle ce dont le syndicat répond quand il remet la liste.
Ce qu'est une inscription facultative
C'est un formulaire comme une obligation personnalisée, avec trois différences.
- Personne n'est obligé de répondre. Aucun rappel n'est envoyé, aucune unité n'est « en retard » ou non conforme, et le formulaire n'apparaît jamais dans le suivi des obligations (l'onglet « État des obligations »).
- La réponse est donnée avec un consentement. Le copropriétaire coche une case dont le texte nomme le destinataire et la finalité de la liste.
- Les réponses ont une durée de vie. Elles sont détruites le lendemain de la date de fin des inscriptions.
Créer le formulaire
- Ouvrez « Obligations par unité », onglet « Configuration ».
- Dans la carte « Obligations personnalisées », cliquez sur « Créer une obligation personnalisée ».
- Sous « Type de formulaire », choisissez « Inscription facultative ». Le choix est définitif : un formulaire d'inscription ne redevient pas une obligation.
- Pour une alerte de déneigement, partez du modèle « Alerte de déneigement » dans « Démarrer à partir d'un modèle ». Il demande un numéro de cellulaire par unité.
- Ajoutez les champs dont le destinataire a besoin, et seulement ceux-là. Un formulaire d'inscription ne peut pas demander de photo ni de document.
Nommer le destinataire et la finalité
Deux champs sont obligatoires : « Destinataire des réponses » et « Finalité ». À partir des deux, CondoAide écrit la phrase que le copropriétaire coche pour s'inscrire :
J'accepte que mes réponses à ce formulaire soient transmises à [destinataire] pour [finalité]. Je peux me désinscrire en tout temps.
Le conseil voit cette phrase telle quelle sous « Case de consentement que verront les copropriétaires », avant d'enregistrer.
Le consentement du copropriétaire vaut pour ce destinataire et cette finalité, et pour rien d'autre. La loi exige un consentement « manifeste, libre, éclairé » et « donné à des fins spécifiques » (art. 14 LPRPSP). Le texte doit donc être précis.
- Le destinataire est une entreprise ou une personne nommée. Écrivez « Déneigement Tremblay inc. », pas « un partenaire » ni « nos fournisseurs ». Le modèle propose « notre entreprise de déneigement » : remplacez-le par le nom de l'entreprise si vous le connaissez.
- La finalité dit à quoi servira la liste. « m'avertir par texto avant le passage de l'équipe de déneigement » se lit bien dans la phrase ; « communications » ne dit rien.
Dès qu'une première unité s'est inscrite, les champs, le destinataire et la finalité sont figés, même si cette unité s'est désinscrite depuis. La fenêtre l'indique alors : « Des unités sont déjà inscrites : les champs, le destinataire et la finalité ne peuvent plus changer. Pour les modifier, créez un nouveau formulaire. » Un nouveau formulaire demande un nouveau consentement, et chaque copropriétaire décide de nouveau s'il s'y inscrit.
Choisir la date de fin
« Fin des inscriptions » est la date après laquelle la liste n'a plus de raison d'exister : la fin de la saison de déneigement, par exemple. Le lendemain de cette date, les réponses sont supprimées automatiquement.
La date de fin ne peut jamais dépasser deux ans après le jour où le formulaire a été créé. La limite tient même si le conseil modifie la date plus tard : repousser la fin ne prolonge pas la liste au-delà de ces deux ans. Pour la saison suivante, créez un nouveau formulaire.
Ouvrir les inscriptions
Cliquez sur « Activer » : les copropriétaires peuvent maintenant s'inscrire. Ils trouvent le formulaire dans « Ma propriété », onglet « Obligations », section « Inscriptions facultatives ».
Pour les prévenir, « Inviter les copropriétaires » envoie un seul courriel à tous les copropriétaires. Aucun rappel ne suit.
Seuls les copropriétaires actuels peuvent répondre. Les locataires et les autres occupants ne peuvent pas encore s'inscrire.
Il y a une seule réponse par unité. Les autres copropriétaires de l'unité la voient et peuvent la remplacer. Chacun peut se désinscrire en tout temps avec « Me désinscrire » : la réponse de l'unité est alors supprimée, pour tous ses copropriétaires.
Remettre la liste au destinataire
Sur la carte du formulaire, « Voir les inscriptions » affiche la liste et « Télécharger la liste » la produit en Excel (.xlsx) ou en CSV (.csv). Un membre du conseil remet ensuite le fichier au destinataire, par le moyen convenu avec lui.
CondoAide ne transmet rien au destinataire et n'envoie aucun texto. La communication de la liste est faite par le syndicat, et le syndicat en est responsable. Un syndicat de copropriété est soumis à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (LPRPSP) : il est responsable des renseignements personnels qu'il détient (art. 3.1 LPRPSP), et il ne peut les communiquer à un tiers qu'avec le consentement de la personne concernée ou dans un cas que la loi prévoit (art. 13 LPRPSP). Le consentement recueilli par le formulaire couvre la remise de la liste au destinataire nommé, pour la finalité nommée. Il ne couvre pas un autre destinataire ni un autre usage.
Chaque téléchargement de la liste est consigné : qui l'a téléchargée, quand, en quel format et pour combien d'unités, jamais les réponses elles-mêmes. Le lien « Historique » de la carte affiche les derniers téléchargements. Consulter ou copier la liste dans « Voir les inscriptions » n'est pas consigné ; téléchargez-la quand vous la remettez, pour que la remise laisse une trace.
Ce que le destinataire peut faire de la liste
CondoAide n'a aucune prise sur une copie remise au destinataire. Ce qu'il peut en faire se convient entre le syndicat et lui, de préférence par écrit :
- utiliser la liste seulement pour la finalité inscrite dans le formulaire;
- la conserver le temps nécessaire, par exemple jusqu'à la fin de la saison;
- la détruire ensuite, et la remplacer par la nouvelle quand le conseil lui en remet une.
Si un copropriétaire se désinscrit après la remise, sa réponse disparaît de CondoAide et des prochaines listes, mais pas de la copie déjà remise. Remettez alors une liste à jour au destinataire et demandez-lui de détruire l'ancienne.
Combien de temps les réponses sont conservées
Une entreprise doit détruire ou anonymiser un renseignement personnel une fois accomplies les fins pour lesquelles elle l'a recueilli (art. 23 LPRPSP). Dans CondoAide :
| Quand | Ce qui est supprimé |
|---|---|
| Le lendemain de la date de fin | Toutes les réponses du formulaire |
| Quand un copropriétaire se désinscrit | La réponse de son unité |
| Quand le conseil supprime le formulaire | Toutes les réponses, définitivement |
| À la vente d'une unité | La réponse de la personne qui quitte l'unité ; celle d'un copropriétaire qui reste est conservée |
| Un an après la date de fin (ou après la suppression du formulaire) | Le journal des téléchargements |
Les réponses détruites demeurent quelque temps dans les sauvegardes et dans les archives du syndicat déjà produites, pour la durée de conservation propre à celles-ci. Les copies remises au destinataire sont hors de CondoAide : leur conservation relève du syndicat et du destinataire.
Le calendrier de conservation complet se trouve dans la politique de confidentialité.