Guide d’utilisation de CondoAide

Aperçu

Tableau de bord: La page d'accueil, avec la vue d'ensemble du syndicat.
Ma propriété: Le copropriétaire y voit les détails de son unité, ses obligations, son mandat et son historique de paiements. Le locataire y consulte son logement, sans mandat ni historique de paiements.
Assistant IA: L'assistant IA du syndicat — questions sur les documents du compte, la navigation dans CondoAide et de l'information générale sur la copropriété.
Nouveautés: Les nouveautés de CondoAide : nouvelles fonctionnalités et améliorations récentes. Chaque nouveauté apparaît d'abord en bannière sur le tableau de bord, puis reste consultable ici.

Registres

Copropriétaires: Ajouter et gérer les copropriétaires et locataires, assigner les unités, envoyer des invitations. Onglets de la page : Membres du syndicat, Codes d'invitation, Gestion des accès (réservé au responsable du compte — activer les rôles externes comme fournisseur, comptable/CPA, professionnel du bâtiment, conseiller juridique, assureur ou RPRP, ajuster leurs permissions, exiger une entente signée et inviter ces intervenants) et Journal (journal d'audit des actions). La page Unités et ses onglets sont accessibles sous Registres. Les obligations se trouvent sous Assurance et sinistres.
Unités: La liste des unités du syndicat; ouvrir une unité donne sa fiche complète, en onglets : Aperçu, Détails de l'unité (dont la quote-part et le droit de vote), Occupants (les animaux et les véhicules se déclarent ici, par occupant — il n'y a pas d'onglet distinct), Avis, Équipements, Obligations, Documents et Procuration. La superficie d'une unité se saisit au choix en m² (la norme au Québec — déclaration de copropriété, cadastre) ou en pi²; l'autre valeur est affichée à titre approximatif. Pour un syndicat initial, la page Unités donne accès aux Espaces aux personnes autorisées à gérer les paramètres; ses fractions sont ses phases, accessibles sous Registres → Phases.
Espaces: Gérer les stationnements, casiers et rangements : les rattacher à une unité et fixer les frais qui leur sont associés.
Charges relatives (PCUR): Répartir une charge au sous-groupe de copropriétaires qui utilisent une partie commune à usage restreint (balcons, stationnements, etc.), plutôt qu'à l'ensemble. La répartition se lit sur la qualification des espaces, d'où sa place juste après « Espaces ».
Unités de référence: Définir l'état de référence par type d'unité (finitions, matériaux et équipements d'origine, tirés des plans du promoteur). Cette base sert de comparaison pour distinguer les améliorations privatives des composantes d'origine dans le registre des améliorations.
Carnet des pompiers: La fiche d'urgence destinée aux premiers répondants, montée à partir des données d'occupants : occupants par unité, aides à l'évacuation, besoins particuliers et animaux. Le carnet s'imprime en PDF (français ou anglais) à déposer à l'entrée de l'immeuble; il est régénéré à chaque ouverture et jamais conservé. Réservé au conseil : il contient des renseignements sensibles au sens de la Loi 25.
Registre des documents: Téléverser, classer, consulter et signer les documents du syndicat (déclaration, règlements, PV, budgets, polices).

Communications

Messagerie: Envoyer et lire les annonces, les messages et le courrier reçu du syndicat, réunis en une seule liste avec un volet de lecture, filtrable et cherchable. Pour le conseil, la même page donne accès aux outils d'envoi : écrire à une unité ou à une liste de distribution (étiquettes d'unités), avec les listes de distribution et les étiquettes.
Demandes: Soumettre et suivre des demandes à l'administration. Les locataires ont accès aux catégories entretien, plainte et général; les copropriétaires de l'unité peuvent consulter les demandes déposées pendant qu'ils en sont propriétaires, ainsi que les réponses du conseil; le copropriétaire qui reçoit les avis de l'unité est informé.

Travaux

Travaux: Créer et suivre des bons de travaux (projets, statut, dépenses).
Composantes: Les composantes de l'immeuble : état, valeur de remplacement, échéances.
Carnet d'entretien: Planifier l'entretien des équipements et consulter l'historique des travaux réalisés.; Guide pas à pas : Importer un carnet d'entretien et planifier ses tâches
Prestataires: Gérer les prestataires et fournisseurs du syndicat et leur historique de mandats. Cliquez sur un prestataire pour ouvrir sa fiche : coordonnées, contrats, historique des paiements et coordonnées de paiement.

Finances

Fonds de prévoyance: Suivre le solde, les contributions et les travaux majeurs planifiés, et réserver des parties du fonds à des travaux prévus (affectations).; Guide pas à pas : Importer une étude du fonds de prévoyance Guide pas à pas : Réserver une partie du fonds de prévoyance pour des travaux prévus
Fonds d'autoassurance: Suivre les réserves du fonds d'autoassurance.
États financiers: Le tableau de bord financier, les états financiers et l'historique des transactions; on peut y importer un relevé bancaire (CSV, Excel ou PDF) pour enregistrer les transactions et faire le rapprochement bancaire mensuel de chaque fonds.; Guide pas à pas : Importer un relevé et faire le rapprochement bancaire Guide pas à pas : Corriger l'encaisse d'ouverture d'un fonds
Budget: Préparer, réviser et adopter le budget annuel et les cotisations spéciales.
Cotisations: Consulter les cotisations courantes et passées par unité.
Autres revenus: Configurer et suivre les revenus de location d'espaces et autres revenus.
Paiements — Vue d'ensemble: Le tableau de bord des paiements (statut du prélèvement préautorisé par unité, échecs, frais à recouvrer).
Paiements — Mandats PAD: Préparer et suivre les mandats de prélèvement préautorisé; envoyer aux copropriétaires le lien pour connecter leur compte bancaire.
Paiements — Approbations: Approuver ou refuser les demandes de paiement selon les seuils du syndicat.
Paiements — Vérification de cycle: Valider les montants attendus avant de lancer un cycle de prélèvement.
Paiements — Arrérages: Suivre et recouvrer les soldes en souffrance.
Paiements — Configuration: Activer les paiements en connectant le compte bancaire du syndicat.

Assemblées et réunions

Assemblées: Convoquer et tenir les assemblées des copropriétaires et les réunions du conseil, puis rédiger, signer et transmettre les procès-verbaux. Onglets : Assemblées des copropriétaires et Réunions du conseil (visibles de tous), plus Résolutions écrites (conseil seulement — faire adopter une décision du conseil à l'unanimité par écrit, sans réunion, art. 354 CCQ). Chaque dossier affiche son étape courante, et le cycle complet s'ouvre depuis cette étiquette; les rungs dépendent du chemin suivi : une réunion tenue avec la séance en direct passe par Planifiée → Convoquée → Séance en cours → À rédiger → En signature → Signé → Transmis, tandis qu'un procès-verbal rédigé à la main passe par À venir → Brouillon → En signature → Signé → Transmis. On y trouve : le choix du type de réunion (assemblée des copropriétaires ou réunion du conseil — le quorum, le vote et les délais diffèrent), puis, pour une assemblée, le sous-type (annuelle, extraordinaire, de reprise, transitoire), et le mode (en personne, virtuel, hybride); l'envoi de l'avis de convocation aux copropriétaires et aux mandataires, avec ordre du jour joint, rappels automatiques et la liste des fractions qu'aucun courriel ne joindra (avis à remettre en main propre ou par la poste, art. 1087 CCQ); la séance en direct (voir « Séance »); puis la rédaction du procès-verbal (identification du syndicat, présence et quorum, ordre du jour et résolutions, clôture, annexes), l'envoi pour signature au président et au secrétaire, et l'annonce du procès-verbal signé aux copropriétaires.
Séance: La séance se tient dans la réunion elle-même, à l'étape « Séance » (il n'y a pas de page séparée). Le président ouvre puis lève la séance; à la levée, les résultats certifiés, la présence et le quorum passent automatiquement au procès-verbal. On y trouve : la présence et les procurations (le copropriétaire signale sa présence, le président marque présent), le quorum calculé en direct en pourcentage des voix avec constat par le président; l'élection du bureau d'assemblée, premier point obligatoire de tout ordre du jour d'assemblée : l'assemblée élit son président et son secrétaire à la majorité absolue des voix des copropriétaires présents ou représentés (art. 1096 CCQ), et aucun autre point ne peut être mis aux voix avant que ce soit fait; les votes par point à l'ordre du jour, selon le mode (vote électronique, à main levée, scrutin secret, scrutin secret papier) et la majorité requise (majorité absolue des voix, art. 1096; majorité des trois quarts, art. 1097; double majorité, art. 1098), pondérés par quote-part et procurations — au conseil, une voix par administrateur et majorité des voix des administrateurs (art. 336 CCQ); la visioconférence intégrée (aucun lien externe : lobby de vérification caméra et micro, flou d'arrière-plan, partage d'écran, lever la main et droit de parole accordé par le président, fermeture des micros); le clavardage (canal d'appoint qui n'est pas consigné au procès-verbal, figé pendant un scrutin secret); les notes de délibération et de dissidence par point, sauvegardées automatiquement et reportées au procès-verbal; et un journal des connexions. Après un scrutin secret, le votant reçoit un code de vérification.
Vérification d'un bulletin secret: Vérifier un bulletin de scrutin secret (art. 1089.1 CCQ). Le votant y saisit le code de vérification de 64 caractères reçu au moment de voter et retrouve son bulletin anonyme au registre certifié du scrutin : la résolution, le choix enregistré, le poids du vote, la date de certification et la preuve d'inclusion. Le code ne révèle jamais l'identité du votant, et la vérification n'est possible qu'après la clôture du vote. Accessible à tous les membres du syndicat; on y arrive par le reçu affiché lors du vote — il n'y a pas d'entrée dans le menu.
Procurations: Registre des procurations (mandats de vote) du syndicat : mandats par assemblée, permanents, concentration par mandataire (conseil seulement). Les copropriétaires donnent leur procuration depuis la page de leur unité (Ma propriété → onglet Procuration).
Cessions: Registre des cessions de droits de vote (art. 1095 CCQ) : consigner une cession, la dénoncer au syndicat (condition d’opposabilité) et la révoquer. Une cession dénoncée fait exercer la voix de la fraction par le cessionnaire à l’assemblée (conseil seulement).

Assurance et sinistres

Obligations par unité: Choisir les obligations à recueillir auprès des copropriétaires (preuve d'assurance, avertisseur de fumée, chauffe-eau, déclarations d'occupation, etc.); chacune génère un suivi par unité avec rappels automatiques. Onglets : Aperçu (activer et configurer les obligations), Soumissions (réviser ce que les copropriétaires ont déposé), Historique des appareils, Exemptions et Journal.
Assurances: Consulter et gérer les polices d'assurance.
Sinistres: Déclarer et suivre les réclamations d'assurance.

Légal

Attestations: Générer l'attestation exigée lors de la vente d'une fraction.
Litiges: Documenter et suivre les litiges du syndicat.
Avis de contravention: Consigner et suivre les infractions au règlement.
Travaux non autorisés: Documenter les travaux non autorisés.
Travaux approuvés: Suivre les travaux majeurs approuvés.

Paramètres

Profil et signatures: Gérer son compte, ses méthodes de connexion et sa signature électronique.
Connecteur MCP (assistants IA): Connecter un assistant IA externe (Claude, ChatGPT, Claude Code ou tout client compatible MCP) aux données du syndicat via le connecteur MCP de CondoAide : coller le point d'accès dans les connecteurs de l'assistant et autoriser l'accès (OAuth pour Claude et ChatGPT, jeton personnel pour les autres clients MCP), puis interroger ses données en langage naturel. L'assistant voit uniquement ce que l'utilisateur connecté a le droit de voir, chaque appel est consigné au journal, et l'accès est révocable en tout temps. Lecture des données (syndicat, unités, membres, finances, budget, obligations, registre — les documents restent des liens authentifiés, jamais transmis en ligne) et premières actions d'écriture (ajouter des unités et des occupants).
Paramètres du syndicat: La page est divisée en onglets : « Aperçu » (liste de configuration, logo, identification et adresse — NEQ, exercice financier —, profil public, code de liaison gestionnaire), « Utilisation » (limites du plan : unités, stockage, requêtes IA), « Copropriété par phases » (déclarer le syndicat indépendant ou initial, créer les phases concomitantes et leurs quotes-parts, inviter leurs administrateurs) et « Parrainage » (programme de parrainage).
Adresse courriel du syndicat: Configurer et consulter l'adresse courriel du syndicat, choisir l'adresse principale et définir la signature en texte qui accompagne ses réponses.
Importation: L'assistant d'importation pour migrer un syndicat depuis un autre logiciel (p. ex. UpperBee) : un parcours par étapes, repris là où il a été laissé (importation possible sur plusieurs jours), qui téléverse les fichiers exportés étape par étape — unités et fractions, copropriétaires, charte comptable, finances, documents, obligations, fournisseurs et améliorations privatives — avec un aperçu et une validation des données avant de valider chaque étape. Réservé au conseil d'administration et au gestionnaire.
Soutien CondoAide: Le bouton « Soutien CondoAide », au bas de la barre latérale : écrire à l'équipe CondoAide et suivre les demandes d'aide du syndicat. Réservé au conseil d'administration.
Facturation: Gérer l'abonnement CondoAide.