Qui voit quoi : les permissions de chaque rôle, écran par écran

« Qu'est-ce qu'un copropriétaire voit exactement quand il se connecte? » La question revient chaque fois qu'un syndicat s'apprête à inviter ses membres, et elle mérite une réponse précise plutôt qu'une intention.

Ce guide donne la réponse écran par écran, pour les trois profils internes de CondoAide.

Trois profils, pas quatre

Un point surprend souvent : l'administrateur principal et un membre du conseil ont exactement les mêmes permissions. Ce ne sont pas deux niveaux d'accès, mais un seul, porté par deux titres.

Ce qui distingue l'administrateur principal tient en quatre gestes de gouvernance, listés à la fin de ce guide — et aucun d'eux n'ouvre ou ne ferme un module.

Les trois profils sont donc :

• Conseil / Administrateur — le conseil d'administration et l'administrateur principal;
• Copropriétaire — le membre qui possède une fraction;
• Locataire — l'occupant qui ne possède pas.

Rappel utile, développé dans Rôle, propriété d'une unité et siège au conseil : le rôle d'accès, la propriété d'une unité et le siège au conseil sont trois axes indépendants. Seul le rôle d'accès décide de ce qui suit.

Le menu de chacun, côte à côte

La façon la plus rapide de saisir la différence est de regarder les trois menus latéraux du même syndicat :

Le conseil a cinq sections. Le copropriétaire en a quatre, plus courtes. Le locataire en a deux.

Le tableau complet

Édition signifie créer, modifier ou supprimer. Consultation signifie lire sans pouvoir modifier. Un tiret signifie que le module n'est pas offert à ce profil.

Aperçu

Opérations

Un copropriétaire voit la situation financière du syndicat dans son ensemble : les soldes des fonds, le budget adopté, les cotisations. Il ne voit pas le grand livre ligne par ligne, où figurent notamment les arriérés des autres unités.

Assemblées et communications

Légal et registre

Le registre est le seul module que les trois profils partagent, et c'est voulu : c'est par lui que passe la consultation des documents du syndicat. Chaque document porte tout de même son propre niveau d'accès, dont un niveau « Conseil seulement ».

Paramètres

Ce que seul l'administrateur principal peut faire

Quatre gestes, tous de gouvernance :

1. Gérer les accès externes — ouvrir un accès restreint à un comptable, un fournisseur, un professionnel du bâtiment, un conseiller juridique ou un assureur, depuis l'onglet « Gestion des accès » de la page des membres.
2. Attribuer les fonctions au conseil — président, secrétaire, trésorier. Ces titres s'impriment sur les procès-verbaux signés : ils sont conférés par le syndicat, jamais autodéclarés.
3. Confirmer un siège au conseil, pour la même raison.
4. Transférer l'administration CondoAide à un autre membre du syndicat.

Un membre du conseil qui essaie l'un des quatre ne verra tout simplement pas l'option. Et personne, pas même l'administrateur principal, ne peut modifier son propre rôle d'accès : c'est ce qui empêche un administrateur de se verrouiller hors de son syndicat.

Le locataire, en une phrase

Un locataire voit son logement, les communications du syndicat et le registre des documents. Aucune donnée financière du syndicat ne lui est présentée : ni budget, ni cotisations, ni fonds, ni les données des autres unités.

Il n'a pas non plus de « Mes paiements ». Les charges communes sont dues par le copropriétaire, pas par son locataire, et c'est auprès du copropriétaire que le syndicat les perçoit.

« Locataire » est un rôle d'accès, pas un bail

CondoAide inscrit la personne comme locataire d'une unité, et s'arrête là : le bail lui-même n'est pas conservé. Ni le document, ni le loyer, ni les dates. Le rôle décrit qui accède à quoi dans l'application, pas la relation contractuelle — celle-ci lie le copropriétaire et son locataire, et le syndicat n'y est pas partie.

Cela ne veut pas dire que la location échappe au syndicat. Le copropriétaire qui loue sa partie privative doit l'en aviser dans les 15 jours et lui indiquer le nom du locataire, la durée du bail et la date à laquelle il lui a remis une copie du règlement de l'immeuble (art. 1065 al. 2 CCQ).

De ces trois éléments, CondoAide ne porte que le premier : le nom, par la fiche de l'occupant. La durée du bail et la date de remise du règlement ne sont pas des champs du produit. Si votre syndicat veut en garder la trace — et il a de bonnes raisons de le vouloir —, versez l'avis du copropriétaire au registre des documents.

Une dernière précision, utile parce qu'elle revient souvent : la même règle s'applique « compte tenu des adaptations nécessaires » lorsque l'unité est occupée autrement que par location. C'est le rôle Occupant, distinct de Locataire, et il fait l'objet de son propre guide : Inscrire un occupant qui n'est ni copropriétaire ni locataire.

Les intervenants externes

Comptable, fournisseur, professionnel du bâtiment, conseiller juridique, assureur : ces accès existent, ils sont plus étroits que celui d'un copropriétaire, et ils s'ouvrent un à un. Un comptable mandaté pour un audit voit les finances en lecture; un fournisseur ne voit que les travaux qui le concernent.

Ils font l'objet d'un guide distinct, parce qu'ils s'accompagnent d'une entente d'accès signée.

Changer le rôle d'une personne

Dans Unités, copropriétaires et occupants, ouvrez la fiche de la personne, puis Modifier → Rôle d'accès. Le changement prend effet immédiatement, à la prochaine page qu'elle ouvre.

Un rappel qui évite une erreur fréquente : donner à quelqu'un le rôle « Copropriétaire » ne lui attribue aucune unité, et lui attribuer une unité ne change pas son rôle. Les deux gestes sont distincts.