« Qu'est-ce qu'un copropriétaire voit exactement quand il se connecte? » La question revient chaque fois qu'un syndicat s'apprête à inviter ses membres, et elle mérite une réponse précise plutôt qu'une intention.
Ce guide donne la réponse écran par écran, pour les trois profils internes de CondoAide.
Trois profils, pas quatre
Un point surprend souvent : le responsable du compte et un membre du conseil ont exactement les mêmes permissions. Ce ne sont pas deux niveaux d'accès, mais un seul, porté par deux titres.
Ce qui distingue le responsable du compte tient en quatre gestes de gouvernance, listés à la fin de ce guide - et aucun d'eux n'ouvre ou ne ferme un module.
Les trois profils sont donc :
- Conseil / Responsable du compte - le conseil d'administration et le responsable du compte ;
- Copropriétaire - le membre qui possède une fraction ;
- Locataire - l'occupant qui ne possède pas.
Rappel utile, développé dans Rôle, propriété d'une unité et siège au conseil : le rôle d'accès, la propriété d'une unité et le siège au conseil sont trois axes indépendants. Seul le rôle d'accès décide de ce qui suit.
Le menu de chacun, côte à côte
La façon la plus rapide de saisir la différence est de regarder les trois menus latéraux du même syndicat :
Le menu du conseil regroupe Aperçu, Registres, Communications, Travaux, Finances, Assemblées et réunions, Assurance et sinistres, Légal et Paramètres. Les entrées varient selon les permissions et la configuration du syndicat. Le locataire conserve deux groupes, Aperçu et Paramètres.
Le tableau complet
Édition signifie créer, modifier ou supprimer. Consultation signifie lire sans pouvoir modifier. Un tiret signifie que le module n'est pas offert à ce profil.
Aperçu
| Écran | Conseil / Responsable du compte | Copropriétaire | Locataire |
|---|---|---|---|
| Tableau de bord | Édition | Consultation | Consultation |
| Ma propriété | Édition | Édition (son unité) | Consultation (son logement) |
| Assistant IA | Oui | Oui | - |
| Ma propriété → Mes paiements (onglet) | Édition | Édition (son mandat) | - |
Registres
Le copropriétaire et le locataire n'ont pas de groupe Registres : leurs entrées Documents et Charges relatives (PCUR) se trouvent sous Aperçu.
| Écran | Conseil / Responsable du compte | Copropriétaire | Locataire |
|---|---|---|---|
| Copropriétaires | Édition | - | - |
| Unités → Charges relatives (PCUR) (onglet) | Édition | Consultation | - |
| Documents | Édition | Consultation | Consultation |
Communications
Le locataire trouve Messagerie et Demandes sous Aperçu.
| Écran | Conseil / Responsable du compte | Copropriétaire | Locataire |
|---|---|---|---|
| Messagerie | Édition | Consultation + rédiger | Consultation |
| Demandes | Édition | Créer et suivre les siennes | Créer et suivre les siennes, catégories entretien, plainte et général ; les copropriétaires de l’unité peuvent consulter les demandes déposées pendant qu’ils en sont propriétaires, ainsi que les réponses du conseil ; le copropriétaire qui reçoit les avis de l’unité est informé |
Chaque document conserve son propre niveau d'accès, dont « Conseil seulement ».
Le copropriétaire consulte son mandat et son historique de paiements dans Ma propriété. Le raccourci Charges relatives (PCUR) se trouve sous Aperçu pour le copropriétaire ; il ouvre l'onglet correspondant de la page Unités.
Travaux
| Écran | Conseil / Responsable du compte | Copropriétaire | Locataire |
|---|---|---|---|
| Travaux (bons de travail) | Édition | Consultation | - |
| Composantes de l'immeuble | Édition | Consultation | - |
| Carnet d'entretien | Édition | Consultation | - |
| Prestataires | Édition | - | - |
Finances
| Écran | Conseil / Responsable du compte | Copropriétaire | Locataire |
|---|---|---|---|
| Fonds de prévoyance | Édition | Consultation | - |
| Fonds d'autoassurance | Édition | Consultation | - |
| États financiers (situation d'ensemble) | Édition | Consultation | - |
| Grand livre et transactions | Édition | - | - |
| Budget | Édition | Consultation | - |
| Cotisations | Édition | Consultation | - |
| Autres revenus | Édition | - | - |
| Paiements du syndicat | Édition | - | - |
Un copropriétaire voit la situation financière du syndicat dans son ensemble : les soldes des fonds, le budget adopté, les cotisations. Il ne voit pas le grand livre ligne par ligne, où figurent notamment les arriérés des autres unités.
Assemblées
| Écran | Conseil / Responsable du compte | Copropriétaire | Locataire |
|---|---|---|---|
| Assemblées et procès-verbaux | Édition | Consultation + voter | - |
| Procurations | Édition | Depuis « Ma propriété » | - |
| Cessions de vote | Édition | - | - |
Assurance et sinistres
| Écran | Conseil / Responsable du compte | Copropriétaire | Locataire |
|---|---|---|---|
| Assurances | Édition | - | - |
| Sinistres | Édition | - | - |
Légal
| Écran | Conseil / Responsable du compte | Copropriétaire | Locataire |
|---|---|---|---|
| Attestations | Édition | Consultation | - |
| Litiges | Édition | - | - |
| Avis de contravention | Édition | Depuis « Ma propriété » | - |
| Travaux non autorisés | Édition | Depuis « Ma propriété » | - |
| Travaux approuvés | Édition | Consultation | - |
Paramètres
| Écran | Conseil / Responsable du compte | Copropriétaire | Locataire |
|---|---|---|---|
| Profil et signatures | Édition | Édition | Édition |
| Paramètres du syndicat | Édition | - | - |
| Importation | Édition | - | - |
| Facturation | Édition | - | - |
| Soutien technique | Oui | Oui | Oui |
Ce que seul le responsable du compte peut faire
Quatre gestes, tous de gouvernance :
- Gérer les accès externes - ouvrir un accès restreint à un comptable, un fournisseur, un professionnel du bâtiment, un conseiller juridique ou un assureur, depuis l'onglet « Gestion des accès » de la page des membres.
- Attribuer les fonctions au conseil - président, secrétaire, trésorier. Ces titres s'impriment sur les procès-verbaux signés : ils sont conférés par le syndicat, jamais autodéclarés.
- Confirmer un siège au conseil, pour la même raison.
- Transférer la responsabilité du compte à un autre membre du syndicat.
Un membre du conseil qui essaie l'un des quatre ne verra tout simplement pas l'option. Et personne, pas même le responsable du compte, ne peut modifier son propre rôle d'accès : c'est ce qui l'empêche de se verrouiller hors de son syndicat.
Le locataire, en une phrase
Un locataire voit son logement, ses demandes, les communications du syndicat et le registre des documents. Aucune donnée financière du syndicat ne lui est présentée : ni budget, ni cotisations, ni fonds, ni les données des autres unités.
Dans « Ma propriété », le locataire ne voit ni mandat de prélèvement préautorisé ni historique de paiements. Les charges communes sont dues par le copropriétaire, pas par son locataire, et c'est auprès du copropriétaire que le syndicat les perçoit.
« Locataire » est un rôle d'accès, pas un bail
CondoAide inscrit la personne comme locataire d'une unité, et s'arrête là : le bail lui-même n'est pas conservé. Ni le document, ni le loyer, ni les dates. Le rôle décrit qui accède à quoi dans l'application, pas la relation contractuelle - celle-ci lie le copropriétaire et son locataire, et le syndicat n'y est pas partie.
Cela ne veut pas dire que la location échappe au syndicat. Le copropriétaire qui loue sa partie privative doit l'en aviser dans les 15 jours et lui indiquer le nom du locataire, la durée du bail et la date à laquelle il lui a remis une copie du règlement de l'immeuble (art. 1065 al. 2 CCQ).
De ces trois éléments, CondoAide ne porte que le premier : le nom, par la fiche de l'occupant. La durée du bail et la date de remise du règlement ne sont pas des champs du produit. Si votre syndicat veut en garder la trace - et il a de bonnes raisons de le vouloir -, versez l'avis du copropriétaire au registre des documents.
Une dernière précision, utile parce qu'elle revient souvent : la même règle s'applique « compte tenu des adaptations nécessaires » lorsque l'unité est occupée autrement que par location. C'est le rôle Occupant, distinct de Locataire, et il fait l'objet de son propre guide : Inscrire un occupant qui n'est ni copropriétaire ni locataire.
Les intervenants externes
Comptable, fournisseur, professionnel du bâtiment, conseiller juridique, assureur : ces accès existent, ils sont plus étroits que celui d'un copropriétaire, et ils s'ouvrent un à un. Un comptable mandaté pour un audit voit les finances en lecture ; un fournisseur ne voit que les travaux qui le concernent.
Ils font l'objet d'un guide distinct, parce qu'ils s'accompagnent d'une entente d'accès signée.
Changer le rôle d'une personne
Dans Registres → Copropriétaires, ouvrez la fiche de la personne, puis Modifier → Rôle d'accès. Le changement prend effet immédiatement, à la prochaine page qu'elle ouvre.
Un rappel qui évite une erreur fréquente : donner à quelqu'un le rôle « Copropriétaire » ne lui attribue aucune unité, et lui attribuer une unité ne change pas son rôle. Les deux gestes sont distincts.