Il y avait une étape « Bureau » dans l'assistant de procès-verbal : un formulaire où le conseil inscrivait le président et le secrétaire d'assemblée avant la rencontre. Cette étape a été supprimée.
Le bureau n'est pas une case du procès-verbal à remplir : c'est la première décision de l'assemblée. Il est maintenant élu comme point d'ordre du jour, et l'ouverture des votes sur les points suivants attend que ce soit fait.
Ce qui change pendant la séance
- Les scrutateurs se choisissent dans une liste qui suggère les personnes présentes, tout en permettant d'ajouter quelqu'un de l'extérieur.
- On enregistre qui a compté un scrutin secret tenu sur papier, au lieu de laisser un trou entre le vote et son résultat.
- Le mandataire voit les voix qu'il porte, et pour qui, plutôt que de tenir le compte de mémoire.
- La liste du conseil est établie avant l'ouverture de la séance, avec chaque administrateur nommé.
Ce qui change dans le procès-verbal
Le procès-verbal nomme les personnes qui étaient dans la salle. La présence cesse d'exister en deux versions divergentes, l'une dans la séance et l'autre dans le document.
Le journal de la séance montre aussi les changements de registre : une unité qui change de propriétaire pendant la période d'assemblée apparaît dans le même fil que le reste.
Enfin, la signature du procès-verbal ferme la séance qu'il décrit, plutôt que de laisser une rencontre ouverte indéfiniment derrière un document déjà signé.
Les questions inscrites par les copropriétaires
Le parcours prévu à l'article 1088 CCQ est de retour dans l'outil : un copropriétaire peut faire inscrire une question à l'ordre du jour dans les cinq jours de la réception de l'avis de convocation, et le conseil avise ensuite les copropriétaires par écrit des questions nouvellement inscrites.
CondoAide vous aide à suivre ce parcours; il ne remplace pas la lecture de votre déclaration de copropriété, qui peut prévoir des règles plus exigeantes.