Un syndicat a souvent plus d'un compte : le compte d'opérations, le compte du fonds de prévoyance, parfois un placement. Le trésorier rapproche chacun avec son relevé, chaque mois. CondoAide le fait maintenant compte par compte.
Un onglet « Rapprochement » dans Finances
Le rapprochement est maintenant un onglet de Finances, à côté de « Transactions », avec deux vues :
- « Par fonds », offert sur tous les forfaits;
- « Par compte bancaire », compris dans Finances avancées (forfaits Gestion et Pro).
La vue par compte présente chaque compte bancaire, mois par mois, avec son statut : « À faire », « En cours », « Rapproché », « Écart » ou « À refaire ».
Importer le relevé
« Importer un relevé » lit le PDF mensuel de Desjardins, de la Banque Nationale ou de la TD, y compris le relevé mensuel du compte d'entreprise TD. Un seul relevé qui couvre plusieurs comptes remplit chacun d'eux. Si le relevé nomme un compte qui n'existe pas encore dans CondoAide, l'importation offre de le créer. Le PDF est versé aux documents du syndicat, dans la catégorie « Relevés bancaires », réservée au conseil.
Rapprocher le mois
L'écran d'un compte présente les montants A à F du rapprochement : solde du relevé, paiements et dépôts en circulation, solde bancaire rajusté, solde aux livres et écart. Les lignes du relevé se cochent à côté des écritures, et le relevé s'affiche dans un panneau à côté.
- Une ligne du relevé absente des livres s'ajoute d'un clic, avec « Ajouter et rapprocher ».
- Un écart qui doit être corrigé passe par « Créer un ajustement », avec sa raison.
- Un mois où seuls des intérêts ont été versés se règle en une étape : « Inscrire les intérêts et confirmer ».
« Confirmer le rapprochement » verrouille le mois, et « Exporter en PDF » produit le rapport à remettre à l'auditeur, au comptable ou à l'assemblée.
Rouvrir un mois
Une erreur découverte après coup se corrige avec « Rouvrir ce mois ». Si des mois suivants étaient déjà confirmés, la fenêtre les nomme : ils passent à « À refaire », puisque leur solde d'ouverture change.
Classer plus vite
Dans « Transactions », « Règles de classement » crée et modifie les règles qui classent les écritures importées, avec un aperçu de ce qu'elles toucheront. « Proposer des règles » les tire de l'historique de l'exercice : CondoAide repère les libellés déjà classés de la même façon, et le conseil coche celles à créer.
Chaque écriture s'ouvre aussi dans un panneau à côté du grand livre : pièce justificative, rapprochement, provenance et historique de chaque changement, champ par champ. Elle se modifie dans ce panneau, sans fenêtre par-dessus.
Le guide Importer un relevé et faire le rapprochement bancaire explique l'importation d'un relevé et le rapprochement par fonds.