Le rapprochement bancaire, c'est la vérification que les livres du syndicat disent la même chose que la caisse. Une fois par mois, vous comparez le solde de votre relevé au solde que CondoAide calcule à partir des transactions inscrites, et vous expliquez la différence s'il y en a une.
Dans CondoAide, le travail se fait en deux temps : vous importez le relevé, puis vous rapprochez chaque fonds. Les exemples ci-dessous viennent d'une copropriété de démonstration de 21 unités, avec un relevé Desjardins de septembre.
1. Importer le relevé du mois
Commencez par télécharger le relevé du mois sur le site de votre caisse ou de votre banque, en format CSV ou Excel si possible. Le relevé PDF fonctionne aussi pour Desjardins et la Banque Nationale, et pour TD, la page « Activité du compte » imprimée en PDF.
Ouvrez États financiers dans le menu de gauche, puis l'onglet Transactions.
Cliquez sur Importer un relevé, à droite de la barre d'outils.
Déposez le fichier dans la fenêtre, ou cliquez pour le choisir.
Relisez l'aperçu. CondoAide nomme le format qu'il a reconnu, la période couverte et le total des entrées et des sorties. Vérifiez surtout le champ Compte : il indique le fonds dont ce relevé est le compte bancaire (ici, le fonds d'opérations). Si votre relevé Desjardins regroupe plusieurs comptes, CondoAide vous demande d'associer chacun à son fonds, et retient votre choix pour la fois suivante.
Cliquez sur Importer. Le résumé vous dit ce que CondoAide a fait de chaque ligne.
Ce que veulent dire les lignes du résumé :
- Rapprochées automatiquement : la ligne nomme une unité (par exemple « Virement Interac /UNITE 014 ») ou correspond à une prévision connue, et la cotisation est attribuée à cette unité.
- Paiements manuels confirmés par le CSV : vous aviez déjà saisi ce paiement à la main ; CondoAide confirme votre saisie au lieu de la doubler.
- Non assignées (conservées) : la ligne est inscrite aux livres, mais CondoAide n'a pas osé dire à quelle unité elle revient.
- À résoudre avant le rapprochement de fin de mois : les lignes qui demandent votre attention, à l'étape suivante.
Chaque ligne du relevé devient une transaction tout de suite. Il n'y a rien à « publier » ensuite, et une ligne déjà importée n'est jamais importée deux fois.
2. Régler les lignes à réviser
De retour dans l'onglet Transactions, un encadré liste les paiements à rapprocher.
Pour chaque ligne :
- Marquer révisé si la ligne est juste telle quelle. C'est le cas des intérêts : ils sont déjà classés en « Intérêts bancaires et placements ». Le menu à côté du bouton offre aussi Toujours classer ainsi, qui crée une règle pour les relevés suivants.
- Modifier si la ligne doit être corrigée. Ici, le virement de Denis Boucher est sa cotisation : choisissez la catégorie Frais de condo, puis son unité.
Si une ligne correspond à un paiement que vous aviez déjà inscrit à la main, par exemple un chèque déposé au comptoir, supprimez l'une des deux au lieu de la marquer révisée : sinon le paiement compterait deux fois.
Pensez aussi à jeter un œil aux dépenses importées. Une facture payée par AccèsD arrive souvent dans « Divers » : changez sa catégorie directement dans le tableau des transactions.
3. Rapprocher le fonds en fin de mois
Cliquez sur Rapprochement, à gauche de la barre d'outils, puis sur Rapprocher à côté du fonds. Le lien Rapprocher de la bannière « Dernière importation » mène au même endroit.
Dans la carte du fonds, tapez le Solde selon votre relevé bancaire, tel qu'il est imprimé à la dernière ligne du relevé. CondoAide affiche à côté le Solde selon CondoAide, calculé à partir des transactions inscrites jusqu'à la date de la période, et la différence entre les deux, l'Écart.
Si l'écart est de zéro, cliquez sur Confirmer le rapprochement : c'est terminé pour ce fonds.
S'il y a un écart, lisez la liste en dessous (voir ci-après), puis écrivez l'explication dans la Note, par exemple « Chèque no 1043 (Déneigement Boréal) émis le 28, pas encore encaissé », et cliquez sur Confirmer malgré l'écart. Le mois suivant, le chèque apparaîtra au relevé et l'écart disparaîtra.
Lire la liste sous l'écart
La liste montre les transactions qui peuvent expliquer l'écart, avec la raison :
- Saisie manuelle non encore rapprochée : une écriture tapée à la main qu'aucune ligne de relevé n'a confirmée. C'est souvent un chèque en circulation, c'est-à-dire émis par le syndicat mais pas encore encaissé par le fournisseur. Dans l'exemple, le chèque no 1043 de 2 300,00 $ remis le 28 septembre explique l'écart au cent près : la banque ne l'avait pas encore payé au 30.
- À rapprocher : une ligne importée qui attend encore votre révision (étape 2).
- Dépôt CSV sans unité assignée : un dépôt importé qui n'est rattaché à aucune unité.
- Correction de solde : un ajustement du fonds, qu'aucune ligne bancaire ne viendra jamais confirmer.
- Postdatée (après la période) : une transaction datée après la fin du mois, qui ne compte pas dans ce solde ; elle apparaît en dernier, au cas où elle aurait été mal datée.
Au premier rapprochement, la liste contient toutes les saisies manuelles de l'exercice, puisque rien n'a encore été rapproché. Elle raccourcit d'un mois à l'autre.
Si rien n'explique l'écart, ne confirmez pas. Cherchez plutôt une ligne de relevé manquante (un relevé d'un autre mois?) ou une saisie en double, corrigez-la dans l'onglet Transactions, puis revenez au rapprochement.
4. Suivre l'état des rapprochements
Le bouton Rapprochement de l'onglet Transactions montre où en est chaque fonds : rapproché jusqu'à quelle date, en retard, ou pas encore rapproché. La pastille compte les fonds qui attendent un rapprochement.
Chaque fonds a son propre compte bancaire et se rapproche avec le relevé de ce compte. Si le fonds de prévoyance et le fonds d'autoassurance ont chacun leur compte, importez et rapprochez leurs relevés de la même façon, en choisissant le bon fonds dans le champ Compte de l'aperçu.
Confirmer un rapprochement ne verrouille rien : vous pouvez encore corriger une transaction d'un mois déjà rapproché. Mais la correction annule le rapprochement de ce mois et ceux des mois suivants pour ce fonds, puisque leurs soldes ont changé. Le bouton Rapprochement vous propose alors de nouveau le mois corrigé : refaites-le, puis les suivants. Il en va de même si vous importez un relevé qui touche un mois déjà rapproché.