Quand une unité se vend, la personne qui se propose de l'acheter, ou son notaire, peut demander au syndicat l'état des charges communes dues pour cette unité. Selon l'article 1069 du Code civil, l'acheteur n'est tenu de ces charges que si le syndicat lui fournit l'état dans les 15 jours de sa demande. Le propriétaire de l'unité doit être avisé avant que l'état soit transmis. CondoAide suit maintenant cette demande, de sa réception à la transmission de l'état.
La demande et son délai
La page se trouve dans le menu, sous « Légal » › « États des charges ». Le conseil y inscrit la demande reçue, par courriel, par téléphone ou par lettre : l'unité, qui la fait et à quel titre (« Proposant acquéreur », « Notaire », « Courtier immobilier » ou « Autre »), le nom de l'acheteur et la date de réception. Le délai de 15 jours court à partir de cette date.
Chaque demande affiche le temps qui reste : « Reste 3 jours », « Dernier jour aujourd'hui », puis « Dépassé de 2 jours ». Le délai s'arrête à la date de transmission, pas à la date où l'état est produit.
La page rappelle aussi que cet état n'est pas l'attestation sur l'état de la copropriété, qui se remet au vendeur.
D'abord, aviser le propriétaire
La première étape est « Aviser le propriétaire ». Il s'agit d'un avis, pas d'une demande de consentement. Le bouton « Envoyer l'avis par courriel » écrit à chaque propriétaire inscrit de l'unité qui a une adresse courriel. Si l'avis a été donné par la poste ou en main propre, « Avisé autrement » inscrit la date et la façon dont il a été donné.
Tant que le propriétaire n'est pas avisé, l'état ne peut pas être produit.
Vérifier les montants, puis produire l'état
L'état est arrêté à une date que le conseil choisit, entre le jour de la demande et aujourd'hui. CondoAide y reprend les versements échus et impayés de l'unité, fonds par fonds, et la cotisation spéciale s'il y a lieu. L'état présente aussi le dernier budget adopté et les cotisations spéciales adoptées qui ne sont pas encore échues.
Les intérêts ne sont jamais calculés d'office. Le conseil inscrit lui-même le montant réclamé, avec son taux et son fondement; sans montant, l'état indique qu'aucun intérêt n'est réclamé.
Si les charges de l'unité ne sont pas suivies dans CondoAide, le bouton « Produire l'état » reste désactivé. Un état produit sans ces données indiquerait à tort qu'aucune charge n'est due.
Un état qui ne change plus
« Produire l'état » crée le PDF et le dépose au registre, sous la catégorie « États des charges communes ». Le conseil et le propriétaire avisé de l'unité peuvent le consulter.
Une fois produit, l'état est figé : ses montants ne peuvent plus changer, le fichier déposé, son accès et sa catégorie ne peuvent plus être modifiés, et il ne peut pas être supprimé avant la fin de sa durée de conservation. Une erreur se corrige avec « Corriger par un nouvel état », qui repasse par l'avis au propriétaire. L'état remplacé reste au registre, et la liste des demandes l'affiche comme « Remplacé ».
Transmettre l'état
« Envoyer le lien » écrit à la personne qui a fait la demande, avec un lien vers le PDF valide 30 jours. L'envoi est inscrit comme transmission, et chaque consultation du lien est consignée. Si l'état a été remis autrement, « Inscrire la transmission » en note la date et la façon.
L'état des charges est produit par les membres du conseil ou par le gestionnaire. Si le syndicat a confié la production des attestations à son gestionnaire, c'est lui qui produit aussi les états des charges.