Une facture de fournisseur servait jusqu'ici à trois endroits qui ne se parlaient pas : le bon de travail, la comptabilité et le registre. On recopiait les montants à la main, et le coût réel des travaux ne correspondait pas toujours à ce qui avait été payé. La facture est maintenant lue une fois, puis classée, inscrite et jointe à partir du même document.
CondoAide lit la facture
Sur un bon de travail, un document de type « Facture » offre à qui gère les travaux l'icône « Lire la facture ». CondoAide en tire la date, le numéro de facture, le fournisseur et ses numéros de TPS et de TVQ, le sous-total, la TPS, la TVQ et le total. Chaque valeur montre la ligne de la facture d'où elle vient, et chacune se corrige avant d'être appliquée. Rien n'est enregistré tant que vous ne choisissez pas une action.
Quand une valeur est incertaine, elle reste vide plutôt que d'être devinée. La carte le signale aussi lorsque les montants ne concordent pas, lorsque la facture porte de la TVH, lorsque le document est une note de crédit, ou lorsque rien n'indique qu'il s'agit d'une facture plutôt que d'une soumission.
La lecture se fait sur un serveur exploité par CondoAide au Québec. La facture n'est transmise à aucun service externe de reconnaissance de texte ni d'intelligence artificielle.
À partir de la carte, vous pouvez « Appliquer le fournisseur » au bon de travail, ou « Créer le fournisseur » s'il n'est pas encore au carnet, avec son adresse et ses numéros de taxes. Vous pouvez « Classer au registre » la facture, puis l'« Inscrire comme dépense à payer » : la dépense est créée au montant total, à la date de la facture, dans le fonds choisi, et la facture y est jointe comme pièce justificative.
Le coût réel suit les dépenses
Le « Coût réel » d'un bon de travail était un montant saisi à la main. Dès qu'une dépense est liée au bon de travail, il se calcule maintenant à partir des dépenses liées, et il affiche ce qui est payé et ce qui reste à payer.
Une catégorie « Factures » au registre
Le registre a maintenant une catégorie « Factures ». Une facture s'y classe à sa propre date, même ancienne : les dates remontent maintenant jusqu'à soixante ans, et une facture de 2017 se classe sans détour.
Dans Finances, une dépense a maintenant une section « Pièce justificative ». Le bouton « Joindre une facture » téléverse la facture, la classe sous « Factures », réservée au conseil, et la joint à la dépense. Elle peut ensuite être remplacée ou retirée. Une facture retirée d'une dépense reste au registre, sous « Factures ». Chaque ajout et chaque retrait sont consignés au « Journal du registre ».
Les factures du registre sont réservées au conseil
Les documents classés sous « Factures » ne sont visibles que par le conseil d'administration. Ce plafond est appliqué par la base de données elle-même : un document classé sous « Factures » ne peut plus être partagé avec les copropriétaires ou les locataires, même par erreur.
Si votre syndicat avait partagé des factures plus largement, les copropriétaires et les locataires ne les voient plus au registre depuis cette mise à jour. Rien ne les en a avisés : prévenez-les au besoin. Si un copropriétaire demande à consulter une facture, le conseil peut toujours la lui transmettre directement.