Votre syndicat sait déjà ce qui doit être fait — le carnet d'entretien liste les tâches régulières, et l'étude du fonds de prévoyance liste les remplacements plus importants à venir au fil des années. Ce qui était plus difficile, c'était de savoir qui s'en occupe, pour quand, et comment ça s'est passé. La nouvelle section Travaux réunit tout ça sur une seule page pour que le CA puisse s'y mettre ensemble.
Une page pour tous les travaux
Travaux apparaît comme une nouvelle entrée dans votre menu. Chaque tâche est une carte, et les cartes sont rangées dans l'une de trois colonnes : À planifier, En cours et Terminé. Une petite étiquette sur chaque carte indique d'où vient la tâche :
- CE — du carnet d'entretien
- FDP — de l'étude du fonds de prévoyance
- Travaux ajoutés par un membre du CA
Les tâches régulières d'entretien apparaissent sur la page toutes seules quand elles sont dues. Les travaux de l'étude du fonds de prévoyance apparaissent dès que vous les approuvez pour l'année. Quand vous marquez un travail comme terminé, tout reste synchronisé — le carnet d'entretien est mis à jour, l'intervention au fonds de prévoyance est marquée complétée, et si de l'argent a été sorti du fonds de prévoyance, vous pouvez l'inscrire sur-le-champ pour que le solde reste juste.
Travaillez ensemble sur chaque tâche
Cliquez sur une carte et vous verrez tout ce qui concerne ce travail sur un seul panneau :
- Assignez la tâche à un membre du CA pour qu'on sache qui s'en occupe
- Laissez des commentaires, répondez-vous, et mentionnez quelqu'un avec @ pour attirer son attention
- Joignez des fichiers — factures, soumissions, photos, rapports — gardés privés à votre syndicat
- Historique d'activité qui note qui a changé quoi et quand, pour que vous ayez toujours un registre à présenter en assemblée
Un rappel chaque semaine
Chaque lundi matin, les membres reçoivent un seul courriel qui liste les travaux en retard qui leur sont assignés. Un seul courriel, le portrait complet — pas de rappels à répétition, rien ne passe entre les mailles du filet.
Retrouvez une tâche rapidement
Une barre de filtres en haut de la page vous permet de restreindre l'affichage par source, priorité, personne assignée, ou quelques mots du titre. Pour partager ce que vous voyez : copiez l'adresse web et envoyez-la à un collègue — il arrivera exactement sur la même vue.
Les changements apparaissent en direct
Quand un membre du CA déplace une carte ou répond à une discussion, le changement apparaît immédiatement sans avoir à recharger la page — pratique quand vous êtes deux à travailler sur la même chose en même temps.
La section Travaux est disponible dès maintenant. Cliquez sur la nouvelle entrée Travaux dans le menu de votre syndicat pour commencer.