Fixer une rencontre avec un couvreur qui veut présenter sa soumission, c'est souvent trois appels et deux courriels pour trouver une heure. Le conseil peut maintenant lui envoyer un lien : il choisit lui-même une heure où les membres du conseil sont libres.
Mes disponibilités
Dans le « Calendrier », « Mes disponibilités » permet à chaque membre du conseil d'indiquer les heures où il accepte une rencontre vidéo, jour par jour, et ses règles : les durées offertes, la pause entre deux rencontres, le préavis minimum, jusqu'à quand on peut réserver et le maximum par jour.
Avant d'offrir une heure, CondoAide vérifie le calendrier du syndicat et, si le membre en a connecté un, son agenda Google ou Outlook.
Les liens du conseil
« Liens de prise de rendez-vous », dans le calendrier, crée des liens au nom du conseil, chacun avec son titre, par exemple « Présentation de soumission ». Un lien demande soit des membres désignés, soit un nombre de membres au choix, par exemple deux, parmi ceux qui sont libres à l'heure choisie. Ceux qui ont eu le moins de rendez-vous ces 90 derniers jours sont invités en premier.
Le dialogue signale aussi ce qui empêche un lien d'offrir des heures, par exemple un membre désigné qui n'a pas encore indiqué ses disponibilités. Chaque membre a aussi son propre lien, dans « Mes disponibilités ».
Ce que voit le fournisseur
La page de rendez-vous montre le nom du syndicat, le titre du lien et les heures libres, dans le fuseau horaire de la personne qui réserve. Elle ne montre jamais qui sera présent, ni les autres engagements du conseil.
Le fournisseur inscrit son nom, son courriel et le motif de la rencontre, puis confirme. Il reçoit une invitation avec le lien de la salle et un fichier de calendrier, et un lien pour déplacer ou annuler le rendez-vous. La rencontre s'ajoute au calendrier du conseil, avec une salle de visioconférence CondoAide, et les membres retenus reçoivent l'invitation.
Ses coordonnées servent seulement à organiser la rencontre, et elles sont détruites 12 mois après celle-ci. La page n'est jamais indexée par les moteurs de recherche, et un lien peut être désactivé ou remplacé en tout temps.
La prise de rendez-vous est incluse dans les forfaits Gestion, Pro et Gestionnaire, et offerte à 9 $ par mois en Gratuit et en Démarrage.