Un relevé bancaire montre souvent un seul dépôt pour plusieurs mois de cotisations, ou pour plusieurs unités à la fois. Importé tel quel, ce dépôt n'était rattaché à aucune unité, et les mois qu'il payait restaient impayés dans CondoAide. Il fallait le découper à la main, mois par mois et unité par unité.
CondoAide propose l'attribution quand le calcul ne laisse aucun doute
Dans « Finances », sous l'onglet « Transactions », les dépôts de cotisations qui ne sont rattachés à aucune unité apparaissent dans l'encadré « cotisations à corriger ».
Quand ces dépôts, pris du plus ancien au plus récent, totalisent exactement les mois impayés les plus anciens, au cent près, CondoAide propose une attribution. L'encadré indique combien de dépôts, et pour quel total, ferment des mois complets. « Détails » montre les mois visés et les unités créditées.
Si les montants ne tombent pas juste, par exemple un dépôt qui paie un mois et une partie du suivant, CondoAide ne propose rien pour ce dépôt. Le dépôt se corrige alors à la main, avec « Corriger ».
Les données bancaires ne disent pas quel copropriétaire a payé dans quel dépôt. Chaque unité qui doit un mois fermé est créditée de sa propre cotisation pour ce mois, et l'encadré le rappelle.
Vérifier, puis confirmer
« Attribuer » n'applique rien tout de suite. La fenêtre « Vérifier l'attribution » montre chaque dépôt, les mois qu'il paie, les unités qu'il crédite et le montant par mois. Rien n'est enregistré avant « Confirmer l'attribution ».
Les soldes des unités sont alors recalculés, et les mois attribués apparaissent comme payés, y compris dans le tableau de bord du copropriétaire.
Chaque attribution est inscrite au journal et peut être annulée
La carte « Attributions récentes » liste les attributions : le montant, les dépôts, les unités, les mois, la date et la personne qui l'a faite.
« Annuler l'attribution » demande une raison. Les unités visées redeviennent impayées pour ces mois, et les dépôts retournent parmi les cotisations à corriger. L'attribution annulée reste au journal, marquée « Annulée », avec la date, la personne et la raison.
Tant qu'une attribution est active, ses dépôts ne peuvent pas être supprimés, et leurs unités, leurs mois, leur date, leur catégorie et leur montant ne peuvent plus être modifiés : il faut d'abord l'annuler. Une attribution qui toucherait un exercice clôturé est refusée, et une attribution ne peut plus être annulée une fois l'exercice visé clôturé.
Un dépôt de cotisation spéciale va aux versements impayés
Un dépôt classé « Cotisation spéciale », saisi avec « Ajouter une entrée » ou corrigé avec « Corriger », demande maintenant de quelle cotisation spéciale il s'agit. Il est réparti entre les unités choisies selon leur part de la cotisation spéciale, puis appliqué à leurs versements encore impayés, du plus ancien au plus récent. Le mois de chaque paiement suit l'échéancier de la cotisation spéciale.
La cotisation spéciale doit d'abord être approuvée et facturée dans « Cotisations ». Si la part d'une unité dépasse ce qui lui reste à payer, le dépôt est refusé, avec l'unité et l'excédent.
Ces répartitions se font dans le formulaire du dépôt : elles ne passent pas par le journal des attributions.
Seules les personnes qui gèrent les finances du syndicat, comme les administrateurs et le gestionnaire, peuvent attribuer un dépôt ou annuler une attribution.