La clôture d'un exercice pose un verrou : ses transactions, ses dépenses et ses soldes d'ouverture ne se modifient plus. C'est délibéré. Des états financiers ont pu être produits à partir de ces chiffres et remis à des copropriétaires; ils ne doivent pas bouger sous les pieds de ceux qui les ont lus.
Le verrou n'est pas une archive pour autant. Une correction reste possible, en trois temps.
Corriger la transaction
- Ouvrez Comptabilité et sélectionnez l'exercice concerné dans la barre d'outils.
- Ouvrez le menu Actions sur l'exercice et choisissez Rouvrir l'exercice.
- Faites la correction : la date, le montant, la catégorie, l'unité.
- Reclôturez l'exercice.
Tant que l'exercice est clôturé, la fenêtre de saisie vous arrête et vous dit quoi faire : « L'exercice 2024 est clôturé : il n'accepte plus d'écritures, et l'enregistrement sera refusé. Rouvrez l'exercice ou choisissez une date dans un exercice en cours. »
Le même avertissement apparaît si vous changez la date d'une transaction pour une date qui la ferait basculer dans un exercice clôturé — un cas facile à ne pas voir, puisque l'exercice que vous regardez, lui, est ouvert.
Si l'exercice suivant est lui aussi clôturé
La réouverture, elle, ne refuse jamais : n'importe quel exercice clôturé se rouvre. C'est la reclôture qui vous arrêtera, avec ce message : « L'exercice 2025 est déjà clôturé. Rouvrez-le avant de clôturer l'exercice 2024. »
La raison tient au chaînage. Chaque exercice reprend en ouverture les soldes de clôture du précédent. Reclôturer 2024 avec de nouveaux chiffres alors que 2025 est déjà clos laisserait 2025 assis sur des soldes d'ouverture qui ne sont plus les bons.
L'ordre à suivre est donc : rouvrir 2025 puis 2024, corriger, reclôturer 2024 puis 2025. On rouvre du plus récent vers le plus ancien, on referme dans l'autre sens.
Reclôturer proprement
La clôture est un assistant en quatre étapes : vérifications, soldes bancaires, comptes à payer, résumé.
Deux choses méritent votre attention au passage.
Le solde calculé. CondoAide affiche sa propre position — « Calculé par CondoAide » — à côté du solde bancaire que vous saisissez, et nomme l'écart fonds par fonds. Un écart n'est pas nécessairement une erreur, mais il doit être expliqué, et l'assistant vous demande de confirmer que vous l'avez fait avant de clôturer.
L'avertissement sans budget. Si l'exercice n'a pas de budget, l'assistant prévient que l'écart ne deviendra pas une charge à recevoir. Il ne bloque pas : il vous dit que le résultat ne sera pas celui que vous attendez. C'est le sujet du guide sur le budget.
Si les positions ont bougé pendant que l'assistant était ouvert, il vous demande de relancer les vérifications plutôt que de clôturer sur des chiffres périmés.
Le cas fréquent : un dépôt encaissé l'année suivante
Une cotisation d'octobre à décembre déposée en janvier suivant produit exactement l'écart que la clôture vous montrera : le registre dit un montant, la banque en dit un autre, plus bas de la valeur du dépôt.
Ce n'est pas une erreur, c'est un dépôt en circulation. Deux sorties, toutes deux propres :
Remettre le dépôt à sa date réelle. Rouvrez l'exercice, changez la date pour celle de l'encaissement réel — la transaction bascule d'elle-même dans l'exercice suivant — puis reclôturez. Le solde calculé rejoint alors celui de la banque et il n'y a plus d'écart à expliquer.
Garder le montant dans l'année concernée. Laissez la transaction à sa date d'origine et reportez le solde du registre en ouverture de l'exercice suivant. Les sommes restent dans l'année à laquelle elles se rapportent, et l'écart au 31 décembre est un dépôt en circulation que le rapprochement bancaire explique.
Le choix vous appartient : aucune loi n'impose au syndicat la comptabilité d'exercice. Ce qui compte est que le même choix soit fait chaque année et que l'écart soit expliqué plutôt que subi.