Beaucoup de questions sur les chiffres d'une copropriété se dissolvent dès qu'on sait laquelle des deux comptabilités on est en train de lire. CondoAide en tient deux, volontairement, parce que la loi demande deux choses différentes.
La règle en une phrase
Le registre des fonds est tenu en comptabilité de caisse. Le compte du copropriétaire est une créance. Les deux doivent se réconcilier, et ne doivent jamais être additionnés.
Les fonds : ce que le syndicat détient
Un solde de fonds représente l'argent réellement détenu. Un prélèvement en attente, échoué, annulé ou renversé n'y figure pas : il n'a déplacé aucun argent.
Ce n'est pas un raccourci technique, c'est ce que la loi demande. L'article 1071 CCQ exige que le fonds de prévoyance soit « en partie liquide, disponible à court terme » et que son capital soit garanti; l'article 1071.1 CCQ demande de même un fonds d'autoassurance « liquide et disponible à court terme ». Un fonds ne peut donc pas être gonflé par des sommes qui ne sont pas entrées.
Sont concernés : les cartes de fonds de la page Comptabilité, le tableau de bord, la page du fonds d'autoassurance, l'attestation du syndicat, le rapprochement bancaire et les états financiers.
Le compte du copropriétaire : ce qui est dû
Ce que chaque fraction doit, et à quelle date, existe indépendamment du moment où l'argent entre. L'article 1072 al. 3 CCQ : « Le syndicat avise, sans délai, chaque copropriétaire du montant de ses contributions et de la date où elles sont exigibles. »
La contribution est due à sa date d'exigibilité. Un prélèvement refusé laisse donc la créance impayée, et c'est ce que CondoAide fait.
Cette distinction a des conséquences juridiques directes. L'article 2729 CCQ attache l'hypothèque légale du syndicat à la fraction du copropriétaire « en défaut, pendant plus de 30 jours, de payer sa quote-part des charges communes ». Elle n'est toutefois « acquise qu'à compter de l'inscription d'un avis » au registre foncier : le délai de 30 jours ouvre le droit, il ne crée pas l'hypothèque à lui seul. Ce sur quoi elle repose, en revanche, est la charge due et non la charge encaissée.
Rappel important : ce système n'existe que si un budget approuvé a établi les montants exigés.
Les trois écarts à la comptabilité de caisse
L'avis au lecteur de vos états financiers les nomme, parce qu'un comptable ne peut pas se prononcer sur un référentiel qui n'est pas divulgué :
- les charges à payer non réglées sont exclues du total des charges et présentées séparément;
- les frais d'entretien inscrits sans transaction liée sont compris dans les charges même si aucun décaissement n'a eu lieu;
- le bilan présente les créances (arriérés) et les comptes fournisseurs.
Le reste — soldes de fonds et totaux de transactions — ne retient que les sommes réellement encaissées et décaissées au cours de l'exercice.
Pourquoi le bilan ne balance pas
C'est la conséquence la plus déroutante, et elle est normale : l'actif comprend une créance, alors que les soldes de fonds sont en comptabilité de caisse. Les deux ensembles ne s'équilibrent pas et ne doivent pas être additionnés. Le bilan le dit sous le tableau plutôt que de laisser deviner.
De l'argent détenu et de l'argent dû ne s'additionnent pas : c'est la même raison qui fait qu'un solde de fonds et un total d'arriérés répondent à deux questions différentes.
Ce que la loi exige, et ce qu'elle n'exige pas
L'article 1105 CCQ demande des états financiers accompagnés des commentaires d'un comptable sur la situation financière du syndicat, et leur vérification sur demande des copropriétaires représentant 40 % des voix de tous les copropriétaires.
Il ne prescrit aucun référentiel comptable. Le choix de la base, et le titre donné aux états, appartiennent au syndicat et à son comptable — CondoAide dit seulement, clairement, sur quelle base les chiffres qu'il produit sont établis.
Le traitement de la comptabilité de caisse comme référentiel à usage particulier relève des normes comptables canadiennes et non du Code civil : si votre syndicat fait examiner ses états, c'est une question à poser à votre CPA.