Un carnet d'entretien remis par une firme compte facilement une centaine de tâches. Les retaper une à une n'est pas une option, et ce n'est pas ce que CondoAide demande : le carnet s'importe, et le calendrier se construit à partir de ce que le document dit déjà.
Importer le carnet
- Ouvrez Carnet d'entretien dans le menu de gauche.
- Cliquez sur Importer un carnet.
- Si votre syndicat compte plusieurs bâtiments, choisissez celui que le carnet vise.
- Déposez le fichier. Excel et PDF sont acceptés; préférez le Excel si votre firme vous a remis les deux.
- Si le classeur contient plusieurs tableaux d'entretien, choisissez celui à analyser.
- Relisez la liste des tâches trouvées, cochez ce que vous voulez importer, puis confirmez.
Rien n'est ajouté à votre calendrier avant cette confirmation, et l'écran de succès offre Annuler cette importation si le résultat ne vous convient pas.
Pourquoi le Excel plutôt que le PDF
Un classeur porte des cellules : la description de la tâche, sa fréquence et son mois sont lus tels qu'ils ont été écrits. Un PDF, lui, doit être reconstitué à partir d'une mise en page — colonnes, retours de ligne, en-têtes répétés d'une page à l'autre. CondoAide le fait, et le fait bien, mais la lecture d'un classeur reste plus sûre.
Vous n'avez pas à saisir les échéances
C'est le point que l'écran explique mal, et il vaut la peine d'être dit clairement : une tâche d'entretien ne porte pas une date, elle porte une cadence. « Nettoyer les surfaces, une fois par année, en juin » n'est pas un rendez-vous, c'est une règle qui se répète. Un programme d'entretien qui se réduirait à une liste de dates fixes cesserait d'être un programme dès la première année écoulée.
À l'importation, CondoAide lit trois choses sur chaque ligne — la fréquence, le mois indiqué et les années cochées par le carnet — et en déduit la prochaine échéance. Pour une centaine de tâches correctement lues, vous n'avez aucune date à saisir.
Les lignes qui demandent une décision
Certaines lignes arrivent décochées et ne peuvent pas être sélectionnées telles quelles. Ce n'est pas un blocage arbitraire : c'est une question à laquelle le document ne répond pas.
La fréquence n'a pas été reconnue. Une colonne vide, une note en toutes lettres, une formulation propre à la firme. Choisissez la cadence dans la liste affichée sur la ligne et la tâche redevient sélectionnable.
La fréquence est une plage. « Tous les 3 à 5 ans » n'est pas une cadence : c'est un intervalle dans lequel le conseil doit trancher. CondoAide vous propose les deux bornes plutôt que d'en choisir une à votre place.
Le mois de référence est ambigu. Quand le carnet énumère des mois que la cadence détectée ne reproduirait pas exactement, CondoAide affiche les mois listés, les mois qu'il planifierait, et vous demande le mois de référence à retenir.
Le compteur en bas de la liste indique combien de tâches attendent encore une décision.
Si beaucoup de lignes demandent une décision
Quand une bonne partie du carnet arrive sans cadence lisible, le problème est en amont, dans le fichier, et non dans l'écran. Ouvrez le classeur et regardez la colonne des fréquences : si elle est vide, fusionnée, ou rédigée en phrases libres, corrigez-la là — les formulations habituelles d'un carnet québécois (« une fois par année », « deux fois par année », « tous les 5 ans ») sont lues directement — puis relancez l'importation. Corriger une colonne dans Excel prend quelques minutes; répondre ligne par ligne dans l'écran de révision en prend beaucoup plus.
Après l'importation
Les tâches rejoignent le calendrier d'entretien, groupées par catégorie et positionnées sur les mois où elles reviennent. La page Carnet d'entretien signale ensuite les tâches en retard et celles qui approchent de leur échéance.