Dans la plupart des copropriétés, le courriel du conseil est celui du président. Quand le président change, l'historique part avec lui. Le syndicat a maintenant sa propre adresse, qui reste au syndicat.
Choisir l'adresse
Dans « Paramètres », l'onglet « Courriel » explique d'abord pourquoi une adresse du syndicat, puis demande un nom, par exemple lebeaumont. Le syndicat reçoit alors à conseil@lebeaumont.condoaide.ca, et syndicat@, administration@, info@, contact@ et board@ arrivent dans la même boîte. L'adresse ne peut plus être modifiée une fois créée : c'est celle que les copropriétaires et les fournisseurs vont garder.
L'adresse du syndicat est incluse dans tous les forfaits payants.
Écrire depuis la Messagerie
« Nouveau » ouvre un seul éditeur, et c'est le champ « À » qui décide de la façon dont le message part. Un groupe, comme tous les copropriétaires ou un étage, fait une diffusion : chacun reçoit sa propre copie. Des personnes et des adresses, comme un couvreur et un copropriétaire, font un courriel partagé, envoyé depuis l'adresse du syndicat.
- Du texte mis en forme : gras, italique, titres, listes et liens.
- Des fichiers envoyés comme liens. Chaque fichier part comme un lien valide 30 jours, que les destinataires ouvrent sans compte CondoAide. Dans la conversation, le conseil voit quand il est ouvert et peut révoquer le lien.
- Les adresses des copropriétaires protégées. Si un fournisseur verrait l'adresse d'un copropriétaire placé en « À » ou en « Cc », l'éditeur le signale et propose « Mettre en Cci ».
Les avis et les annonces partent aussi de l'adresse du syndicat : une réponse d'un copropriétaire revient dans la même conversation, au lieu d'aboutir chez un administrateur.
Le courrier reçu
Un courriel adressé au syndicat arrive dans la Messagerie, et le conseil en est avisé. S'il vient d'un copropriétaire ou d'un fournisseur connu, il est rattaché à son unité ou à sa fiche. Le conseil peut y répondre, depuis l'adresse du syndicat, ou en faire une demande à suivre.
Qui lit, et combien de temps
- Les administrateurs et, s'il y en a un, le gestionnaire du syndicat lisent la boîte. Chaque consultation d'un message par une personne est consignée.
- Les courriels sont conservés 36 mois, sauf s'ils sont classés à un dossier comme un bon de travail, un contrat ou un litige, ou visés par une mesure de conservation juridique.
- La boîte est hébergée au Québec, dans la région de Montréal.
- Le courrier et ses fichiers comptent dans l'espace de stockage du forfait : 100 Go en Démarrage, 200 Go en Gestion et 500 Go en Pro.
Pourquoi une adresse au nom du syndicat, et ce que la loi prévoit quand le conseil change : Pourquoi le syndicat a besoin de sa propre adresse courriel.