Pourquoi le syndicat a besoin de sa propre adresse courriel

Réponse rapide : au Québec, aucune loi n'oblige un syndicat de copropriété à avoir sa propre adresse courriel. Mais un administrateur doit remettre au syndicat tout ce qu'il a reçu dans l'exécution de ses fonctions (art. 321 et 2184 CCQ), et la loi sur la protection des renseignements personnels, renforcée par la Loi 25, exige des mesures de sécurité raisonnables pour les renseignements des copropriétaires. Une adresse au nom du syndicat règle les deux d'avance.

Dans la plupart des petites copropriétés, le courriel du conseil, c'est le Gmail du président. Les avis partent de là, les copropriétaires y répondent, l'assureur et le couvreur y écrivent. Ça fonctionne, jusqu'au jour où le président démissionne, déménage ou tombe malade. Le nouveau conseil hérite alors d'un registre, parfois d'un compte bancaire, mais rarement de trois ans d'échanges avec les fournisseurs.

Cet article explique ce que la loi prévoit, ce qu'elle ne prévoit pas, et les façons simples de donner au syndicat une adresse qui lui appartient.

Ce que la loi dit, et ce qu'elle ne dit pas

Aucun article n'exige une adresse courriel du syndicat. Ni le Code civil ni la Loi 16 n'en parlent. Méfiez-vous de quiconque vous dit que c'est « obligatoire depuis la Loi 16 ».

Le courriel ne fait pas partie du registre. L'article 1070 CCQ énumère ce que le registre doit contenir : le nom et l'adresse postale des copropriétaires, les procès-verbaux, les résolutions écrites, le règlement de l'immeuble, les états financiers, la déclaration de copropriété, les copies des contrats, le carnet d'entretien, l'étude du fonds de prévoyance, et « tous autres documents et renseignements relatifs à l'immeuble et au syndicat ». La boîte de courriel du conseil n'y est pas nommée. Ce qui compte, ce sont les documents qu'elle contient : un contrat reçu en pièce jointe doit être versé au registre, qu'il soit arrivé par courriel ou par la poste.

Ce que l'administrateur reçoit, il le reçoit pour le syndicat. Un administrateur « est considéré comme mandataire de la personne morale » (art. 321 CCQ). À la fin du mandat, le mandataire est tenu de « remettre au mandant tout ce qu'il a reçu dans l'exécution de ses fonctions » (art. 2184 CCQ). Pendant son mandat, il ne peut ni « confondre les biens de la personne morale avec les siens », ni utiliser à son profit ou au profit d'un tiers « l'information qu'il obtient en raison de ses fonctions » (art. 323 CCQ).

C'est là que le courriel personnel pose problème. La correspondance échangée pour le syndicat peut faire partie de ce que l'administrateur doit remettre. Le compte lui-même, ouvert au nom de la personne, lui appartient : aucun article ne dit qu'il appartient au syndicat. Au départ d'un administrateur, le conseil doit donc démêler, dans une boîte privée, ce qui revient au syndicat et ce qui reste privé. Nous avons détaillé ce cas dans Gestionnaire sortant : récupérer les documents du syndicat.

Ce qui se perd avec un courriel personnel

• L'historique. Le conseil suivant ne retrouve ni les soumissions, ni les échanges avec l'assureur après un sinistre, ni la trace d'une plainte d'un copropriétaire.
• L'accès. Une seule personne a le mot de passe et le numéro de cellulaire qui sert à récupérer le compte. Si elle ne répond plus, personne d'autre n'y entre.
• La continuité. Les copropriétaires et les fournisseurs ont l'adresse du président en mémoire. Quand elle change, les messages continuent d'arriver chez une personne qui n'est plus au conseil.
• La séparation. La correspondance du syndicat est mêlée aux courriels de famille et de travail de l'administrateur, ce qui complique autant la remise que la protection des renseignements.

Ce que la Loi 25 change

Le syndicat est une entreprise au sens de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, même sans but lucratif. La Loi 25, adoptée en 2021, l'a renforcée, et ses nouvelles obligations sont entrées en vigueur par étapes de 2022 à 2024. Nous l'expliquons dans Loi 25 en copropriété : obligations du syndicat. Or la correspondance du conseil est pleine de renseignements personnels : noms, adresses, numéros d'unité, arrérages, dégâts d'eau, plaintes entre voisins.

Quatre obligations touchent directement la boîte où ces messages aboutissent.

• Des mesures de sécurité raisonnables. Le syndicat doit prendre des mesures « raisonnables compte tenu, notamment, de leur sensibilité, de la finalité de leur utilisation, de leur quantité, de leur répartition et de leur support » (art. 10 LPRPSP). Des renseignements répartis dans les boîtes personnelles de cinq administrateurs sont difficiles à protéger.
• Une personne responsable. Au sein du syndicat, la personne ayant la plus haute autorité veille au respect de la loi et exerce la fonction de responsable, qu'elle peut déléguer par écrit (art. 3.1 LPRPSP). Elle ne peut pas veiller sur une correspondance qu'elle ne voit pas.
• Les incidents, y compris la perte. La loi définit l'incident de confidentialité comme l'accès, l'utilisation ou la communication non autorisés d'un renseignement personnel, mais aussi comme « la perte d'un renseignement personnel » (art. 3.6 LPRPSP). Si une boîte personnelle contient des renseignements que l'administrateur détient pour le syndicat, son piratage ou sa suppression peut constituer un incident de confidentialité : le syndicat doit alors l'inscrire à son registre des incidents et, en cas de risque de préjudice sérieux, aviser la Commission d'accès à l'information et les personnes concernées (art. 3.5 et 3.8 LPRPSP).
• La destruction. Une fois les fins accomplies, les renseignements doivent être détruits ou anonymisés, sous réserve d'un délai de conservation prévu par une loi (art. 23 LPRPSP). Le syndicat ne peut appliquer aucune règle de conservation à des courriels qu'il ne contrôle pas.

S'y ajoute une question de lieu. Avant de communiquer un renseignement personnel à l'extérieur du Québec, l'entreprise doit en évaluer les facteurs relatifs à la vie privée (art. 17 LPRPSP). La loi n'interdit pas un service hébergé ailleurs, mais elle demande de faire cette évaluation avant, et les messageries grand public traitent souvent les données hors du Québec.

Les options, de la plus simple à la plus complète

Toutes règlent le problème principal : l'adresse appartient au syndicat, pas à une personne.

Une adresse générique partagée. Le syndicat ouvre un compte gratuit à son nom, par exemple conseil.lesjardins@…, et le conseil se partage l'accès. C'est mieux que rien, mais le mot de passe circule, on ne sait pas qui a lu ou supprimé quoi, et la récupération du compte repose souvent encore sur le cellulaire d'une seule personne.

Un domaine et une suite bureautique. Le syndicat achète un nom de domaine et un forfait de messagerie professionnelle, avec une boîte partagée ou un compte par administrateur. C'est solide, à condition que le domaine et le compte principal qui gère la suite soient au nom du syndicat, que quelqu'un s'occupe de la configuration, et que le conseil fasse l'évaluation de l'article 17 si les données sont hébergées hors du Québec.

Une adresse intégrée au logiciel de gestion. Le courriel arrive au même endroit que le registre, les unités et les fournisseurs, et les accès suivent les rôles du conseil. C'est ce que nous avons construit dans CondoAide.

Quelle que soit l'option, trois réflexes :

1. Ouvrez le compte au nom du syndicat, avec une adresse de récupération qui survit au départ de n'importe quel administrateur.
2. Donnez l'adresse partout : avis de convocation, site, contrats, assureur, fournisseurs. Une adresse du syndicat qui n'est connue de personne ne sert à rien.
3. Prévoyez la passation : au changement de conseil, on retire l'accès des administrateurs sortants et on en donne aux nouveaux, sans toucher à l'adresse.

Ce que fait l'adresse CondoAide

Sur les forfaits payants, le conseil choisit le nom de son adresse sous condoaide.ca, par exemple lesjardins. Le syndicat reçoit alors son courriel à conseil@lesjardins.condoaide.ca, et les variantes syndicat@, administration@, info@, contact@ et board@ arrivent dans la même boîte.

• Elle reste au syndicat. Quand le conseil change, l'adresse et l'historique restent. Les nouveaux administrateurs y ont accès dès que leur rôle leur est attribué.
• Le conseil la lit, et les lectures sont consignées. Seuls les administrateurs et, s'il y en a un, le gestionnaire du syndicat y ont accès. Chaque consultation d'un message par une personne est consignée.
• Elle est reliée au reste du dossier. Le courriel d'un copropriétaire ou d'un fournisseur connu est rattaché à son unité ou à sa fiche, et le conseil peut en faire une demande à suivre.
• Les avis partent de la même adresse. Une réponse à un avis ou à une annonce revient dans la même boîte, au lieu de se perdre chez un administrateur.
• Les adresses des copropriétaires sont protégées. Si un courriel à un fournisseur met un copropriétaire en « À » ou en « Cc », l'éditeur le signale et propose de le mettre en copie conforme invisible.
• Les fichiers partent comme des liens. Chaque pièce jointe devient un lien valide 30 jours, que le conseil peut révoquer, et le conseil voit quand il a été ouvert.
• La conservation est définie. Les courriels reçus sont conservés 36 mois, sauf s'ils sont classés à un dossier comme un bon de travail, un contrat ou un litige, ou visés par une mesure de conservation juridique. Les courriels envoyés depuis la boîte suivent le même délai.
• La boîte est hébergée au Québec, dans la région de Montréal : la réception, les envois depuis la boîte et la conservation des messages s'y font.

Ce que l'outil ne fait pas à votre place : désigner le responsable de la protection des renseignements personnels, adopter la politique de gouvernance, et décider de ce qui doit être versé au registre. Ces décisions appartiennent au conseil.

Questions fréquentes

Un administrateur peut-il utiliser son courriel personnel pour le syndicat?

Aucune loi ne l'interdit. Mais ce qu'il reçoit pour le syndicat, il le reçoit comme mandataire et doit le remettre à la fin de son mandat (art. 321 et 2184 CCQ). Et le syndicat demeure responsable de la sécurité des renseignements des copropriétaires qui s'y trouvent (art. 10 LPRPSP). Une adresse au nom du syndicat évite d'avoir à démêler les deux au moment du départ.

Que devient le courriel quand le conseil change?

Si l'adresse appartient au syndicat, rien : on retire l'accès des administrateurs sortants et on en donne aux nouveaux. Si le courriel vivait dans une boîte personnelle, le nouveau conseil doit demander à l'ancien administrateur l'exportation de la correspondance du syndicat et le transfert des services inscrits à cette adresse. Aucun article ne dit que le compte personnel lui-même appartient au syndicat.

Combien de temps faut-il garder les courriels du syndicat?

La Loi 25 ne fixe aucune durée : elle demande de détruire ou d'anonymiser les renseignements une fois les fins accomplies, sous réserve d'un délai prévu par une loi (art. 23 LPRPSP). Les documents qui voyagent par courriel ont souvent leur propre règle : un contrat va au registre, une facture suit les délais fiscaux. Le plus sûr est de verser ces documents à leur place, puis de fixer une durée pour le reste de la correspondance et de l'inscrire dans la politique de gouvernance du syndicat.

Faut-il une adresse différente pour chaque administrateur?

Non. Une seule adresse partagée par le conseil suffit dans la plupart des copropriétés, pourvu que chacun y accède avec son propre compte plutôt qu'avec un mot de passe partagé. C'est ce qui permet de savoir qui a lu ou envoyé quoi, et de retirer un accès sans changer l'adresse.

Pour aller plus loin

• Loi 25 en copropriété : obligations du syndicat : le responsable, la politique de gouvernance, les incidents.
• Gestionnaire sortant : récupérer les documents du syndicat : ce que la partie qui s'en va doit remettre.
• Pourquoi un registre de syndicat n'est pas un dossier Google Drive : ce que le registre doit contenir.
• Rôles, propriété et courriel : quel courriel utiliser pour se connecter à CondoAide, et comment transférer l'administration.

Cet article présente de l'information juridique générale à jour au 26 septembre 2026. Il ne constitue pas un avis juridique et ne tient pas compte de la déclaration de copropriété de votre syndicat. Pour une situation qui engage votre copropriété, consultez un avocat ou un notaire.