Les dates d'un syndicat sont éparpillées : l'assemblée dans un courriel, l'échéance de l'assurance dans un PDF, le ramonage dans la tête du président. Chaque syndicat a maintenant une page « Calendrier », dans le menu « Communications ».
Ce qui s'y trouve tout seul
Le calendrier se remplit à partir de ce que le syndicat a déjà dans CondoAide :
- les assemblées des copropriétaires et les réunions du conseil d'administration ;
- les dates que la loi fait courir autour d'une assemblée : le dernier jour pour faire inscrire une question à l'ordre du jour, la période d'envoi de l'avis de convocation de l'assemblée annuelle, la date limite d'envoi du procès-verbal ;
- les travaux, l'entretien planifié, les échéances de cotisation, d'assurance et de documents.
Chaque événement mène à sa source : « Voir l'assemblée », « Voir le bon de travail », « Voir les assurances ». La vue « Mois » montre le mois entier, la vue « À venir » les prochains jours, en liste.
Qui voit quoi
Chaque événement a un niveau : « Tout l'immeuble », « Copropriétaires », « Conseil » ou « Moi seulement ». Un locataire voit les événements de l'immeuble, un copropriétaire ceux des copropriétaires en plus, et le conseil voit tout. Un événement « Moi seulement » n'est visible que par son auteur ; les autres administrateurs voient « Occupé » à ces heures, sans titre ni détail. Un événement visible par tout l'immeuble ne peut pas nommer une personne ni contenir un numéro d'unité : le calendrier le refuse.
Planifier une réunion du conseil
« Nouvel événement » au niveau « Conseil » devient une rencontre :
- une salle de visioconférence CondoAide, dont le lien est ajouté à l'événement ; personne n'y entre sans qu'un membre du conseil l'admette depuis la salle d'attente ;
- des invités, par exemple l'entrepreneur ou le gestionnaire, qui reçoivent chacun leur invitation avec un fichier de calendrier, de l'adresse du syndicat si elle est activée ;
- un lien vers un fournisseur, des travaux ou une demande, pour que la rencontre s'affiche aussi sur la fiche liée.
Changer l'heure ou la salle envoie une mise à jour aux invités, et retirer un invité lui envoie une annulation.
Trouver la date avec un sondage
Trouver un soir libre pour sept administrateurs prenait une douzaine de courriels. « Proposer des dates » envoie au conseil de 3 à 8 créneaux. Chaque membre répond « Oui », « Si nécessaire » ou « Non », et les réponses apparaissent en direct pour tout le conseil.
Le meilleur créneau est mis en évidence. « Retenir » fixe la date : la réunion passe à cette date, ou un événement est ajouté au calendrier du conseil, et chacun est avisé. Les membres qui n'ont pas répondu reçoivent un seul rappel par courriel.
Dans votre agenda
- « S'abonner » ajoute à Calendrier Apple, à Google Agenda ou à Outlook les événements de l'immeuble et des copropriétaires. Le lien est personnel et peut être réinitialisé en tout temps.
- « Calendrier sur iPhone » ajoute aussi les événements du conseil, sur un iPhone ou un iPad seulement. Chaque appareil reçoit son propre accès, qui cesse de fonctionner dès qu'il est retiré ou que la personne quitte le conseil.
- « Agendas connectés », dans le profil, permet à un membre du conseil de connecter son agenda Google ou Microsoft. CondoAide n'en lit que les plages occupées, pour qu'un sondage ou un rendez-vous ne lui propose pas une heure où il est déjà pris. Les autres membres voient « Occupé », sans aucun détail.
Le calendrier est offert à tous les syndicats, quel que soit le forfait.
Ce que la loi prévoit pour la convocation, le quorum et le procès-verbal d'une réunion du conseil : Réunion du conseil d'administration en copropriété au Québec.