Réunion du conseil d'administration en copropriété au Québec

Réponse rapide : au Québec, le Code civil fixe peu de règles pour la réunion du conseil d'administration d'un syndicat de copropriété. Les décisions se prennent à la majorité des voix des administrateurs (art. 336 CCQ), la réunion peut se tenir à distance (art. 1084.1 CCQ), une résolution écrite signée par tous vaut une décision prise en réunion (art. 354 CCQ), et le procès-verbal va au registre (art. 1070 CCQ). Le reste, dont la convocation et le quorum, relève du règlement de l'immeuble.

L'assemblée des copropriétaires a ses délais, ses avis et ses majorités, que la plupart des administrateurs finissent par connaître. La réunion du conseil d'administration, elle, est beaucoup moins encadrée. C'est pourtant là que se prennent presque toutes les décisions du syndicat : le budget, les contrats, les travaux, les cotisations, les suites d'un sinistre.

Voici ce que prévoit le Code civil, question par question, puis la plus concrète de toutes : trouver une date qui convient à tout le monde.

D'où viennent les règles du conseil?

Le syndicat est une personne morale (art. 1039 CCQ). Comme toute personne morale, il agit par ses organes, dont le conseil d'administration et l'assemblée (art. 311 CCQ).

Trois sources se superposent :

1. Le chapitre de la copropriété divise. L'article 1084 CCQ confie au règlement de l'immeuble la composition du conseil, le mode de nomination, de remplacement ou de rémunération des administrateurs et les autres conditions de leur charge. L'article 1084.1 ajoute une règle propre aux syndicats sur la réunion à distance.
2. Les règles générales des personnes morales. Les articles 335 à 344 et 354 du Code civil encadrent le fonctionnement du conseil. Elles s'appliquent aux personnes morales qui empruntent une forme juridique régie par un autre titre du Code, ce qui est le cas du syndicat, mais celles-ci peuvent y déroger dans leurs règlements, à condition que les droits des membres soient préservés (art. 334 CCQ).
3. La déclaration de copropriété, qui comprend le règlement de l'immeuble (art. 1052 CCQ). C'est souvent là que se trouvent le nombre d'administrateurs, le quorum, la façon de convoquer et le rôle des dirigeants.

Avant toute réunion, le premier réflexe est donc d'ouvrir le règlement de l'immeuble. Ce que le Code ne dit pas, c'est souvent lui qui le dit.

Qui convoque la réunion, et avec quel avis?

Le Code civil ne fixe ni qui convoque le conseil, ni le délai d'avis. Les délais d'avis que l'on connaît visent l'assemblée, pas le conseil. C'est le règlement de l'immeuble qui prévoit habituellement qui convoque, par exemple le président ou le secrétaire, et dans quel délai.

S'il est muet, quelques pratiques évitent bien des contestations :

• Convoquez tous les administrateurs, sans exception, par écrit, avec la date, l'heure, le lieu ou le lien de la réunion, et l'ordre du jour.
• Laissez un délai raisonnable, sauf urgence, pour que chacun puisse se libérer et lire les documents.
• Joignez les documents sur lesquels le conseil devra décider, et gardez une trace de l'envoi.

Une raison de plus d'inviter tout le monde : un administrateur absent à une réunion est présumé ne pas avoir approuvé les décisions qui y sont prises (art. 337 CCQ).

Quorum et majorité au conseil

La majorité. « Les décisions du conseil d'administration sont prises à la majorité des voix des administrateurs » (art. 336 CCQ). Ce sont les voix des administrateurs qui comptent, et non la valeur relative des fractions comme à l'assemblée des copropriétaires.

Le quorum. Le Code ne donne pas de chiffre de quorum pour le conseil. Il en suppose pourtant un : quand des vacances font tomber le nombre d'administrateurs sous le quorum, ceux qui restent peuvent valablement convoquer les membres (art. 340 CCQ). C'est le règlement de l'immeuble qui le fixe habituellement. S'il ne le fait pas, la prudence est de ne décider qu'en présence de la majorité des administrateurs en poste, et de faire valider la question par un avocat si une décision importante en dépend.

Les sièges vacants. Les administrateurs comblent les vacances, et ces vacances ne les empêchent pas d'agir (art. 340 CCQ), sous réserve des règles de nomination prévues au règlement de l'immeuble (art. 1084 CCQ).

Le conseil bloqué. Si le conseil ne peut plus agir à la majorité, par empêchement ou par l'opposition systématique de certains administrateurs, les autres peuvent agir seuls pour les actes conservatoires. Lorsque la situation persiste, le tribunal peut intervenir à la demande d'un intéressé (art. 341 CCQ).

Pour le quorum de l'assemblée des copropriétaires, qui se calcule en voix, voyez plutôt notre guide du quorum en assemblée de copropriété.

Peut-on tenir la réunion du conseil à distance?

Oui. Ajouté en 2021, l'article 1084.1 CCQ prévoit que les administrateurs d'un syndicat peuvent participer à une réunion du conseil « à l'aide de moyens permettant à tous les participants de communiquer immédiatement entre eux ». Le téléphone et la visioconférence répondent à cette exigence, et la réunion peut être hybride.

Les administrateurs qui participent ainsi peuvent voter par tout moyen qui permet, à la fois, de vérifier les votes par la suite et de préserver le secret du vote lorsqu'un vote secret est demandé.

Une précision utile : la règle générale des personnes morales (art. 344 CCQ) n'autorise la participation à distance que « si tous sont d'accord ». L'article 1084.1, propre aux syndicats de copropriété, ne reprend pas cette condition.

En pratique, tout le monde doit entendre et pouvoir parler en même temps : un échange de courriels n'est pas une réunion. Le président constate au début qui est présent, et le procès-verbal le note.

Les mêmes principes valent pour l'assemblée des copropriétaires, avec ses propres règles : voyez Assemblée de copropriété virtuelle.

La résolution écrite : décider sans se réunir

« Les résolutions écrites, signées par toutes les personnes habiles à voter, ont la même valeur que si elles avaient été adoptées lors d'une réunion du conseil d'administration » (art. 354 CCQ).

Deux conditions découlent du texte :

• Toutes les personnes habiles à voter signent. Une résolution signée par quatre administrateurs sur cinq n'est pas une résolution écrite au sens de l'article 354 CCQ, même si quatre voix suffiraient en réunion.
• Un exemplaire est conservé avec les procès-verbaux. Le registre du syndicat doit d'ailleurs contenir les résolutions écrites (art. 1070 CCQ).

Elle convient aux décisions simples et consensuelles; dès qu'un administrateur a une réserve, la réunion reste le bon endroit pour en débattre. La signature peut être électronique; nous expliquons les conditions dans notre article sur le procès-verbal de copropriété.

Conflit d'intérêts : dénoncer, consigner, s'abstenir

Chaque administrateur doit agir avec prudence et diligence, avec honnêteté et loyauté, dans l'intérêt du syndicat (art. 322 CCQ). En copropriété, les conflits d'intérêts sont fréquents et souvent banals : le beau-frère entrepreneur, l'administrateur dont la partie privative profitera des travaux, celui qui a lui-même une réclamation contre le syndicat.

Le Code civil prévoit trois gestes :

1. Éviter le conflit et le dénoncer. L'administrateur doit dénoncer tout intérêt dans une entreprise ou une association susceptible de le placer en conflit d'intérêts, ainsi que les droits qu'il peut faire valoir contre le syndicat. Cette dénonciation est consignée au procès-verbal des délibérations du conseil (art. 324 CCQ).
2. S'abstenir. L'administrateur qui contracte avec le syndicat ou acquiert des droits dans les biens qu'il administre doit le signaler aussitôt, demander que ce soit consigné au procès-verbal et, sauf nécessité, s'abstenir de délibérer et de voter sur la question. Cette règle ne vise pas les questions touchant sa propre rémunération ou ses conditions de travail (art. 325 CCQ).
3. Savoir ce qu'on risque. Si la dénonciation n'est pas faite correctement et sans délai, le tribunal peut, à la demande du syndicat ou d'un membre, annuler l'acte ou ordonner à l'administrateur de remettre le profit réalisé. L'action doit être intentée dans l'année qui suit la connaissance de l'acquisition ou du contrat (art. 326 CCQ).

Une règle voisine, propre à la copropriété : le copropriétaire qui n'a pas acquitté sa quote-part des charges communes depuis plus de trois mois est inhabile à être administrateur, jusqu'à ce qu'il ait tout payé (art. 1086 CCQ).

Le procès-verbal de la réunion du conseil

Le Code civil ne dresse pas la liste de ce que doit contenir le procès-verbal du conseil, mais plusieurs articles lui donnent un rôle précis :

• La dissidence. Un administrateur est responsable, avec ses coadministrateurs, des décisions du conseil, à moins d'avoir fait consigner sa dissidence au procès-verbal (art. 337 CCQ). Pour un administrateur en désaccord, c'est le procès-verbal qui le protège.
• Les conflits d'intérêts. Les dénonciations d'intérêt décrites plus haut y sont consignées.
• Le registre. Le registre que le syndicat tient à la disposition des copropriétaires contient les procès-verbaux des assemblées et du conseil d'administration, ainsi que les résolutions écrites (art. 1070 CCQ).
• La consultation. Les copropriétaires peuvent consulter le registre à des heures raisonnables et en obtenir copie moyennant des frais raisonnables (art. 1070.1 CCQ). Le conseil tient les livres et registres, qui sont la propriété de la personne morale et auxquels les membres ont accès (art. 342 CCQ).

Une distinction souvent mal comprise : le délai de 30 jours de l'article 1102.1 CCQ vise le procès-verbal des assemblées des copropriétaires et les résolutions écrites adoptées par l'assemblée. Il ne vise pas les réunions du conseil. Le Code civil n'oblige pas à envoyer le procès-verbal du conseil à chaque copropriétaire, mais il doit être au registre et consultable.

En pratique, un bon procès-verbal de conseil indique la date, l'heure et le mode de la réunion, les administrateurs présents et absents, les personnes invitées, l'ordre du jour, chaque décision avec le résultat du vote, les dissidences et les dénonciations d'intérêt. La personne qui le signe et la façon de l'approuver sont habituellement prévues au règlement de l'immeuble.

Trouver une date qui convient à tout le conseil

C'est la partie que la loi ne règle pas : cinq administrateurs bénévoles, cinq horaires, et un échange de courriels qui s'étire sur deux semaines. Quelques habitudes aident :

• Fixez un rythme. Une réunion à date régulière, par exemple le deuxième mardi du mois, évite de tout renégocier chaque fois.
• Proposez des créneaux plutôt qu'une question ouverte. « Lequel de ces quatre soirs vous convient? » obtient des réponses; « Quand êtes-vous libres? » obtient des silences.
• Laissez une réponse « si nécessaire ». Elle distingue le soir idéal du soir possible.
• Relancez une seule fois, et seulement ceux qui n'ont pas répondu. Une relance générale fatigue ceux qui ont déjà répondu.
• Tranchez et avisez tout le monde, avec le lien de la réunion et l'ordre du jour.

Comment CondoAide aide le conseil à se réunir

CondoAide est un logiciel de gestion pour les syndicats de copropriété. Il ne remplace ni le règlement de l'immeuble ni le jugement du conseil, mais il retire beaucoup de friction autour de la réunion. Le détail des nouveautés est dans Le calendrier du syndicat.

• Un calendrier du syndicat. La page « Calendrier » montre le mois en grille et les événements « À venir ». Les dates que CondoAide connaît déjà s'y ajoutent d'elles-mêmes : assemblées, réunions du conseil, date limite d'envoi du procès-verbal, échéances de cotisation, travaux, entretien planifié, assurances. Chaque événement est visible selon son niveau : tout l'immeuble, copropriétaires ou conseil.
• Des sondages de date. Un administrateur choisit « Proposer des dates » et soumet de 3 à 8 créneaux. Chaque membre du conseil répond « Oui », « Si nécessaire » ou « Non », et les réponses s'affichent en direct. Un seul rappel par courriel part vers les membres qui n'ont pas répondu, une fois le sondage vieux de 24 heures et le premier créneau à moins de 48 heures. Le conseil choisit ensuite « Retenir cette date », et chacun est avisé.
• La réunion planifiée depuis le calendrier. Une rencontre du conseil peut recevoir une « Salle de visioconférence CondoAide », où personne n'entre sans qu'un membre du conseil l'admette depuis la salle d'attente. Un invité, par exemple un entrepreneur, reçoit sa propre invitation avec un fichier de calendrier, sans les détails réservés au conseil.
• Les disponibilités de chacun. Un administrateur peut connecter son agenda Google ou Microsoft (« Agendas connectés ») pour qu'aucune rencontre ne lui soit proposée quand il est déjà occupé. CondoAide ne lit que les plages occupées, jamais le titre des rendez-vous, et les autres membres du conseil n'y voient que « Occupé ». Pour cette vérification, Google ou Microsoft reçoit, hors du Québec, l'identifiant des agendas et la période à vérifier.
• Le calendrier dans le téléphone. « S'abonner » ajoute les événements de l'immeuble et des copropriétaires à Calendrier Apple, Google Agenda ou Outlook. Les événements du conseil, eux, ne vont que sur un iPhone ou un iPad, par « Calendrier sur iPhone », où chaque appareil reçoit son propre accès.
• La séance, le procès-verbal et les résolutions écrites. Dans « Assemblées et réunions », CondoAide aide à tenir la séance, à recueillir les votes des administrateurs et à produire le procès-verbal. Une « Nouvelle résolution écrite » part en signature auprès des administrateurs, et la résolution signée s'ajoute aux « Résolutions écrites signées ».

Le calendrier est offert à tous les syndicats, quel que soit leur forfait.

Questions fréquentes

Combien d'administrateurs faut-il pour tenir une réunion du conseil?

Le Code civil ne fixe pas de chiffre de quorum pour le conseil d'un syndicat : c'est habituellement le règlement de l'immeuble qui le prévoit. Les décisions se prennent ensuite à la majorité des voix des administrateurs (art. 336 CCQ). Si le règlement est muet, ne décidez qu'en présence de la majorité des administrateurs en poste et faites valider la question par un avocat.

Le conseil peut-il se réunir par visioconférence ou par téléphone?

Oui. L'article 1084.1 CCQ permet aux administrateurs de participer à une réunion par tout moyen qui leur permet de communiquer immédiatement entre eux, et d'y voter si les votes peuvent être vérifiés après coup et rester secrets lorsqu'un vote secret est demandé. Un échange de courriels n'en est pas une; il faut alors une résolution écrite signée par tous.

Une décision prise par courriel est-elle valide?

Pas comme telle. Une décision hors réunion doit prendre la forme d'une résolution écrite signée par tous les administrateurs habiles à voter (art. 354 CCQ), conservée avec les procès-verbaux. Un « d'accord » reçu par courriel de trois administrateurs sur cinq ne remplit pas cette condition.

Les copropriétaires peuvent-ils lire le procès-verbal du conseil?

Oui. Le registre que le syndicat tient à la disposition des copropriétaires contient les procès-verbaux du conseil d'administration (art. 1070 CCQ), et tout copropriétaire peut le consulter et en obtenir copie moyennant des frais raisonnables (art. 1070.1 CCQ). Contrairement au procès-verbal d'assemblée, il n'a pas à être envoyé à chacun dans les 30 jours.

Pour aller plus loin

• Procès-verbal de copropriété : délais et signature : le PV d'assemblée, la signature électronique et le registre.
• Quorum en assemblée de copropriété : le calcul en voix et les majorités de l'assemblée.
• Assemblée de copropriété virtuelle : quorum, vote et procurations en visioconférence.
• Pourquoi le syndicat a besoin de sa propre adresse courriel : la correspondance du conseil et ce qu'un administrateur doit remettre.
• Le calendrier du syndicat : les nouveautés de CondoAide pour planifier les réunions.

Cet article présente de l'information juridique générale à jour au 16 octobre 2026. Il ne constitue pas un avis juridique et ne tient pas compte de la déclaration de copropriété de votre syndicat. Pour une situation qui engage votre copropriété, consultez un avocat ou un notaire.