Rédiger le procès-verbal d'une assemblée de deux heures à partir de notes prises à la main, c'est le travail le plus ingrat du secrétaire. Les séances tenues dans la salle de visioconférence de CondoAide peuvent maintenant être enregistrées.
Le consentement de chacun
Le conseil active l'enregistrement dans les paramètres de la séance, et l'avis de convocation l'annonce. À l'entrée, chaque participant voit pourquoi la séance est enregistrée, ce qui l'est, qui pourra l'écouter et combien de temps l'enregistrement est conservé, puis choisit : « Accepter l'enregistrement » ou « Participer sans être enregistré ».
- Seule la voix de ceux qui acceptent est enregistrée, sur une piste à leur nom. L'image n'est jamais enregistrée.
- Refuser ne change rien d'autre : la personne assiste, parle et vote comme les autres.
- « Retirer mon consentement » arrête l'enregistrement de sa voix à tout moment pendant la séance.
- Le micro d'une salle n'est enregistré qu'après que le président de séance a lu l'avis aux personnes présentes et attesté que chacune y consent.
Réécouter la séance
L'onglet « Enregistrement » du procès-verbal fait jouer la séance, avec sa transcription écrite et ses chapitres : chaque point de l'ordre du jour, le quorum constaté, la levée de la séance. Un clic sur un chapitre ou une phrase de la transcription y amène la lecture, et la recherche retrouve un passage dans toute la séance.
Un résumé de chaque point, pour le procès-verbal
Si le syndicat le choisit dans ses paramètres, un résumé de chaque point est rédigé après la séance, à partir de la transcription, par un modèle d'intelligence artificielle exploité sur le serveur de CondoAide, au Québec. Seules les paroles des personnes qui l'ont accepté, en plus de l'enregistrement, servent au résumé.
L'onglet « Résumé IA » est réservé au conseil et au gestionnaire. Le secrétaire relit chaque résumé et l'insère dans les notes du point, dans le procès-verbal, d'un clic. Le résumé est un brouillon : il ne remplace pas le procès-verbal, et il est détruit dès la transmission de celui-ci.
« Enregistrements » : tout ce que vous pouvez écouter
Une nouvelle page, « Enregistrements », dans le menu « Communications », réunit les séances et les visioconférences qu'une personne a le droit d'écouter. Le conseil peut lier une visioconférence à un fournisseur, une unité, des travaux ou une demande, et « Verser au dossier » conserve sa transcription et son résumé avec les travaux ou la demande dont elle a traité.
Qui écoute, et combien de temps
- Qui écoute : le conseil choisit, avant la séance, entre le conseil seulement, les copropriétaires dont la voix a été enregistrée, ou tous les copropriétaires. Une réunion du conseil n'est écoutée que par les administrateurs en fonction et le gestionnaire. Chaque écoute est consignée.
- Combien de temps : une assemblée est conservée 90 jours, ou jusqu'à la transmission du procès-verbal si elle est plus tardive, et au plus 180 jours ; une réunion du conseil, 90 jours ; une visioconférence, 30 jours. Le conseil peut raccourcir ce délai une fois l'enregistrement commencé, jamais l'allonger.
- En cas de litige, « Suspendre la destruction » garde l'enregistrement jusqu'à ce que le conseil lève la suspension, avec la raison.
- « Retirer une personne » supprime sa piste entière, sa transcription et ses paroles dans le résumé, à sa demande.
- Où : l'enregistrement, la transcription et le résumé sont faits et conservés au Québec.
L'enregistrement et la transcription sont inclus dans les forfaits payants : 20 heures par mois en Démarrage, 40 en Gestion et 80 en Pro. Le résumé par intelligence artificielle est inclus dans les forfaits Pro et Gestionnaire.
Ce que la loi demande avant d'enregistrer une assemblée, et combien de temps garder l'enregistrement : Enregistrer une assemblée de copropriété : consentement et Loi 25.