L'enregistrement des séances gardait la voix des personnes qui y consentent, sa transcription et, au choix du syndicat, un résumé de chaque point. Une assemblée ou une réunion du conseil enregistrée garde maintenant aussi l'image, quand le forfait du syndicat le prévoit.
Ce qui est enregistré, et pour qui
- La caméra et l'écran partagé de chaque personne qui consent sont enregistrés, chacun sur une piste à son nom, en plus de sa voix.
- Garder sa caméra fermée suffit à ne pas être filmé : la voix est alors enregistrée seule.
- Un nouveau consentement est demandé. Une personne qui avait consenti à l'enregistrement de la voix seulement n'est filmée qu'après avoir accepté le nouvel avis, qui nomme l'image et l'écran.
- Refuser n'empêche ni d'assister, ni de parler, ni de voter, et le consentement peut être retiré à tout moment pendant la séance.
- Une réunion tenue dans CondoAide, hors assemblée et réunion du conseil, n'enregistre que la voix.
Ce qui ne l'est jamais
- Un écran partagé pendant un vote secret : la piste s'arrête deux secondes avant l'ouverture du vote.
- Aucune analyse des visages : ni reconnaissance, ni empreinte, et le résumé produit par l'intelligence artificielle ne se sert pas des images.
Revoir la séance
Dans l'onglet « Enregistrement », « Affichage de la vidéo » passe de « Intervenant », qui montre la personne qui parle et l'écran partagé, à « Galerie », qui montre tout le monde. La transcription et le son sont prêts d'abord; l'image suit, et le panneau indique « Image en préparation » d'ici là. Quand personne n'avait sa caméra ouverte au moment choisi, le panneau dit à quelle heure la vidéo commence, avec un bouton pour s'y rendre.
L'image est enregistrée, traitée et conservée au Québec, comme la voix, et suit les mêmes durées de conservation. Ce qui change pour le résumé et le procès-verbal est décrit dans De la convocation au procès-verbal.