Enregistrer une assemblée de copropriété : consentement et Loi 25

Réponse rapide : au Québec, aucun article du Code civil n'autorise ni n'interdit d'enregistrer une assemblée de copropriété ou une réunion du conseil. Mais la voix est un renseignement personnel : le syndicat doit annoncer pourquoi il enregistre, obtenir le consentement libre de chaque personne enregistrée et détruire l'enregistrement une fois ce but atteint. Le procès-verbal reste le document officiel.

Depuis que les assemblées se tiennent en ligne, la question revient à chaque convocation. Le secrétaire aimerait réécouter les échanges avant de rédiger le procès-verbal, un copropriétaire veut savoir qui entendra ce qu'il a dit sur le dégât d'eau de son voisin, et quelqu'un propose de « demander à l'IA de faire le résumé ».

Cet article répond d'abord à la question juridique, selon le Code civil et la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (la loi que la Loi 25 a modifiée), puis montre comment CondoAide applique ces règles.

Le syndicat a-t-il le droit d'enregistrer une séance?

La loi ne le prévoit pas, et ne l'interdit pas. Le Code civil permet de tenir une assemblée « à l'aide de moyens permettant à tous les participants de communiquer immédiatement entre eux » (art. 1088.1 CCQ), et permet la même chose aux administrateurs pour une réunion du conseil (art. 1084.1 CCQ). Il ne dit rien de l'enregistrement. Nous expliquons les règles de la séance en ligne elle-même dans Assemblée de copropriété virtuelle : quorum, vote et procurations.

La voix est un renseignement personnel. Est un renseignement personnel « tout renseignement qui concerne une personne physique et permet, directement ou indirectement, de l'identifier » (art. 2 LPRPSP). La loi s'applique quelle que soit la forme du renseignement, y compris la forme « sonore » (art. 1 LPRPSP). Le syndicat de copropriété est soumis à cette loi, comme nous l'expliquons dans Loi 25 en copropriété : obligations du syndicat.

Enregistrer une séance, c'est donc recueillir des renseignements personnels. Avant de le faire, le syndicat doit avoir un intérêt sérieux et légitime et déterminer à quelles fins il enregistre (art. 4 LPRPSP). Il ne peut recueillir que ce qui est nécessaire à ces fins (art. 5 LPRPSP).

Une fin défendable : aider le secrétaire à rédiger un procès-verbal fidèle, et vérifier ce qui a été dit pendant le délai où une décision peut être contestée. Garder « au cas où », sans durée, n'en est pas une. Et si la voix suffit, il n'y a aucune raison de garder aussi l'image des participants.

Faut-il le consentement de tout le monde?

Oui, c'est la voie sûre, et chaque personne décide pour elle seule. Le Code civil protège la vie privée : nulle atteinte ne peut y être portée sans le consentement de la personne ou sans que la loi l'autorise (art. 35 CCQ). Parmi les atteintes qu'il nomme : capter ou utiliser la voix d'une personne lorsqu'elle se trouve dans des lieux privés, ou intercepter une communication privée (art. 36 CCQ). Aucune loi n'autorise expressément un syndicat à enregistrer ses séances. Une assemblée des copropriétaires n'est pas ouverte au public, et l'on y parle d'arrérages, de sinistres et de litiges entre voisins. Le consentement de chaque personne enregistrée est donc la base la plus solide.

Le consentement doit être réel. Il doit être « manifeste, libre, éclairé et être donné à des fins spécifiques », demandé à chacune de ces fins, en termes simples et clairs, et présenté distinctement de toute autre information (art. 14 LPRPSP). Un consentement qui ne respecte pas ces conditions est sans effet.

Trois conséquences pratiques :

• Refuser ne doit rien coûter. Un copropriétaire a le droit d'assister à l'assemblée, d'y parler et d'y voter. Si la seule façon d'y participer est d'accepter l'enregistrement, son consentement n'est pas libre.
• Le silence n'est pas un consentement. Un consentement doit être manifeste (art. 14 LPRPSP) : « personne ne s'est opposé » ne démontre pas que chacun a consenti. Il faut un geste de chaque personne, et une trace de ce geste.
• Un refus doit être respecté sur-le-champ. Si une personne refuse, sa voix ne doit pas se retrouver dans le fichier. Avec un seul micro qui capte toute la salle, un seul refus suffit à empêcher l'enregistrement de ce micro.

La personne peut aussi retirer son consentement en cours de route : le syndicat doit l'informer de ce droit (art. 8 LPRPSP).

Ce que l'avis doit dire

La personne doit être informée au moment de la collecte (art. 8 LPRPSP) :

1. Pourquoi la séance est enregistrée;
2. Comment elle l'est (quel appareil, la voix seulement ou aussi l'image);
3. Ses droits d'accès et de rectification;
4. Son droit de retirer son consentement;
5. le cas échéant, les tiers à qui l'enregistrement sera communiqué, par exemple le fournisseur qui l'héberge, et la possibilité qu'il soit communiqué à l'extérieur du Québec.

Pour que le consentement soit éclairé, ajoutez deux points que la personne voudra connaître avant de répondre : qui pourra écouter l'enregistrement, et combien de temps il sera conservé.

Annoncez l'enregistrement dès l'avis de convocation, pour que personne ne le découvre en arrivant. Demandez ensuite le consentement à chaque personne avant qu'elle entre, et rappelez-le à l'ouverture de la séance.

L'enregistrement fait-il partie du registre ou du procès-verbal?

Non. Le procès-verbal reste le document officiel. Le registre du syndicat contient « les procès-verbaux des assemblées des copropriétaires et du conseil d'administration » (art. 1070 CCQ). Aucun article n'exige d'y verser un enregistrement. C'est le procès-verbal que le conseil transmet aux copropriétaires, dans les 30 jours de l'assemblée (art. 1102.1 CCQ) ou de la réunion du conseil (art. 1086.1 CCQ).

L'enregistrement est un outil pour rédiger ce procès-verbal, pas un procès-verbal en version audio, et sa transcription n'a pas à être versée au registre. Un passage repris dans le procès-verbal en fait partie et suit sa conservation. Nous détaillons ce travail dans Procès-verbal de copropriété : délais et signature.

Combien de temps faut-il le garder?

Le temps de servir à la fin annoncée, puis il faut le détruire. Une fois les fins accomplies, le renseignement doit être détruit ou anonymisé, sous réserve d'un délai de conservation prévu par une loi (art. 23 LPRPSP). Aucune loi ne fixe de délai pour l'enregistrement d'une séance de copropriété.

Le Code civil donne un repère utile. Un copropriétaire peut demander au tribunal d'annuler une décision de l'assemblée, mais l'action doit être intentée dans les 90 jours de l'assemblée (art. 1103 CCQ). Le même délai de 90 jours vaut pour contester une décision du conseil d'administration (art. 1086.2 CCQ). Garder l'enregistrement jusqu'à la transmission du procès-verbal, ou jusqu'à la fin de ce délai, se justifie par la fin annoncée. Le garder des années ne se justifie pas.

Une exception : le litige. Si une décision est contestée, les parties doivent préserver les éléments de preuve pertinents (art. 20 du Code de procédure civile) : le conseil suspend alors la destruction, et note pourquoi.

Inscrivez ces délais dans la politique de gouvernance du syndicat, qui doit justement encadrer la conservation et la destruction des renseignements personnels (art. 3.2 LPRPSP).

Qui peut l'écouter, et un copropriétaire peut-il en demander une copie?

L'accès se limite à ce que la fin exige. Le syndicat doit prendre des mesures de sécurité raisonnables compte tenu, notamment, de la sensibilité des renseignements et de leur support (art. 10 LPRPSP). Un fichier audio envoyé par courriel à tout le conseil, puis transféré, ne répond pas à cette exigence. Choisissez avant la séance qui pourra écouter (le conseil seulement, ou aussi les copropriétaires), et dites-le dans l'avis.

Chacun a droit à une copie de ses propres renseignements. Le syndicat doit, à la demande d'une personne, lui confirmer l'existence d'un renseignement la concernant et lui permettre d'en obtenir une copie, et un renseignement informatisé doit lui être communiqué, si elle le demande, sous la forme d'une transcription écrite (art. 27 LPRPSP). Une personne enregistrée peut donc demander l'enregistrement de sa voix, ou sa transcription. Le responsable de la protection des renseignements personnels du syndicat répond par écrit au plus tard dans les 30 jours (art. 32 LPRPSP). L'accès est gratuit, mais des frais raisonnables de reproduction ou de transmission peuvent être exigés, à condition d'en annoncer le montant approximatif avant (art. 33 LPRPSP).

Les paroles des autres sont protégées. Le syndicat doit refuser de communiquer ce qui révélerait un renseignement personnel sur un tiers lorsque cette divulgation serait susceptible de lui nuire sérieusement, à moins que ce tiers n'y consente (art. 40 LPRPSP). C'est un argument de plus pour enregistrer chaque personne sur sa propre piste : la copie d'une voix se remet sans celles des autres.

Une personne peut aussi demander qu'on retire sa voix. Elle peut exiger la rectification d'un renseignement dont la collecte ou la conservation n'est pas autorisée par la loi (art. 28 LPRPSP). Si le consentement était la base de l'enregistrement et qu'il est retiré, garder sa voix devient difficile à justifier, sauf litige en cours.

Et les invités?

Le gestionnaire, l'avocat du syndicat, un fournisseur venu présenter une soumission : leur voix est un renseignement personnel au même titre que celle d'un copropriétaire. Ils reçoivent le même avis, font le même choix, et leur refus ne les empêche pas de participer. Une fois la réunion terminée, le syndicat a rarement une raison de garder le nom d'un invité ponctuel.

Et les résumés par intelligence artificielle?

C'est une deuxième fin, et elle demande un deuxième choix.

Un usage nouveau demande un consentement. Un renseignement personnel ne peut être utilisé qu'aux fins pour lesquelles il a été recueilli, à moins du consentement de la personne (art. 12 LPRPSP), et le consentement est demandé « à chacune de ces fins » (art. 14 LPRPSP). Une personne peut accepter qu'on enregistre sa voix pour le procès-verbal et refuser que ses paroles soient confiées à un modèle d'intelligence artificielle. Demandez les deux séparément.

Le lieu du traitement compte. Avant de communiquer un renseignement personnel à l'extérieur du Québec, le syndicat doit en évaluer les facteurs relatifs à la vie privée, et la communication doit faire l'objet d'une entente écrite (art. 17 LPRPSP). Coller une transcription dans un assistant grand public, c'est souvent l'envoyer hors du Québec. L'adoption d'un système qui recueille ou conserve des renseignements personnels appelle une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (art. 3.3 LPRPSP), proportionnée à la sensibilité des renseignements.

Le résumé est un brouillon. Il peut omettre une nuance : le secrétaire le relit et reste l'auteur du procès-verbal.

Pas de reconnaissance vocale. Reconnaître une personne aux caractéristiques de sa voix relève de la biométrie : pour vérifier ou confirmer une identité de cette façon, la loi exige le consentement exprès de la personne et une divulgation préalable à la Commission d'accès à l'information (art. 44 LCCJTI). Un enregistrement par personne connectée évite ce problème : on sait qui parle sans analyser sa voix.

Comment CondoAide enregistre les séances

Depuis le 14 octobre 2026, CondoAide enregistre les séances d'assemblée et les réunions du conseil tenues dans sa visioconférence, ainsi que les réunions vidéo ponctuelles du syndicat. Voici comment l'outil applique les règles ci-dessus.

• Le conseil décide, séance par séance. L'enregistrement est désactivé par défaut. Quand le conseil l'active pour une assemblée, l'avis de convocation envoyé par courriel l'annonce : pourquoi, ce qui est enregistré, qui pourra écouter, combien de temps, et que refuser ne change rien au droit d'assister, de parler et de voter.
• Chaque personne choisit avant d'entrer. Une fiche de consentement explique la fin, ce qui est enregistré, qui pourra écouter, la durée de conservation et les droits de la personne. Elle offre deux choix de même poids, sans choix par défaut : « Accepter l'enregistrement » et « Participer sans être enregistré ». Les invités font le même choix. Nous conservons l'heure du consentement et la version de l'avis lu.
• Seules les voix consenties sont enregistrées, chacune sur sa propre piste. L'image n'est pas enregistrée. La voix d'une personne qui refuse n'est dans aucun fichier, et chacun peut retirer son consentement à tout moment pendant la séance.
• Le micro de la salle, dans une assemblée hybride, n'est enregistré que si le président atteste, après avoir lu un avis aux personnes présentes, que chacune y consent. Une seule objection, et il ne le démarre pas.
• Le conseil choisit qui pourra écouter une assemblée : le conseil seulement (recommandé), les copropriétaires dont la voix a été enregistrée, ou tous les copropriétaires. Une réunion du conseil n'est écoutée que par les administrateurs en fonction et, s'il y en a un, le gestionnaire. Chaque écoute est consignée. Les enregistrements qu'une personne peut écouter sont réunis sous « Enregistrements ».
• La destruction est automatique. L'enregistrement d'une assemblée est détruit 90 jours après la séance, ou à la transmission du procès-verbal si elle est plus tardive (180 jours au plus), à moins que le conseil n'ait annoncé dans la convocation qu'il le garde jusqu'à l'adoption du procès-verbal à l'assemblée suivante (13 mois au plus). L'enregistrement d'une réunion du conseil est détruit après 90 jours, celui d'une réunion ponctuelle après 30 jours, comme le nom de ses invités. En cas de litige, le conseil peut suspendre la destruction, en notant le motif.
• « Retirer une personne » : à la demande d'une personne enregistrée, le conseil supprime sa piste entière et ses passages de la transcription. L'enregistrement est refait sans sa voix.
• Le résumé par IA est facultatif, offert sur les forfaits Pro et Gestionnaire. Chaque personne enregistrée accepte ou refuse, séparément, que ses paroles y servent. Le secrétaire retrouve un « Résumé IA » de chaque point, qu'il revoit avant de l'insérer dans les notes du procès-verbal avec « Insérer dans les notes ». Le résumé est détruit à la transmission du procès-verbal.
• Rien ne quitte le Québec. La transcription (Whisper) et le résumé (un modèle de langue à poids ouverts) sont produits par CondoAide sur son propre serveur, à Beauharnois. Chaque passage est attribué à la personne connectée dont il provient, jamais par la reconnaissance de sa voix.

Les forfaits payants incluent de 20 à 80 heures d'enregistrement par mois, selon le forfait. Les délais et les droits sont décrits dans notre politique de confidentialité. Pour le détail de la fonctionnalité, voir la note de version.

Ce que l'outil ne fait pas à votre place : décider s'il est utile d'enregistrer une séance donnée, choisir qui pourra l'écouter, répondre à une demande d'accès, et rédiger le procès-verbal. Ces décisions appartiennent au conseil.

Questions fréquentes

Un copropriétaire peut-il enregistrer l'assemblée avec son cellulaire?

Le conseil ne contrôle pas ce qu'un participant fait de son côté, mais le président peut demander en début de séance que personne n'enregistre autrement. Un enregistrement fait à l'insu des autres n'est pas un document du syndicat, et ne remplace pas le procès-verbal.

Peut-on refuser l'accès à un copropriétaire qui refuse d'être enregistré?

Non. Le droit d'assister, de parler et de voter ne dépend pas de l'enregistrement. Un consentement obtenu sous cette condition ne serait pas libre (art. 14 LPRPSP), et la voix de la personne qui refuse ne doit simplement pas être enregistrée.

L'enregistrement peut-il servir de preuve devant le tribunal?

Il peut être pertinent si une décision est contestée, et le conseil doit alors le préserver plutôt que le détruire. C'est la raison du délai de 90 jours (art. 1103 CCQ) et de la suspension de la destruction en cas de litige. La façon dont un tribunal le recevra dépend du litige : c'est une question pour l'avocat du syndicat.

Pour aller plus loin

• Assemblée de copropriété virtuelle : quorum, vote et procurations : tenir la séance en ligne.
• Procès-verbal de copropriété : délais et signature : ce que le secrétaire rédige et quand il le transmet.
• Loi 25 en copropriété : obligations du syndicat : le responsable, la politique de gouvernance, les incidents.
• Pourquoi le syndicat a besoin de sa propre adresse courriel : la même logique appliquée à la correspondance du conseil.

Cet article présente de l'information juridique générale à jour au 16 octobre 2026. Il ne constitue pas un avis juridique et ne tient pas compte de la déclaration de copropriété de votre syndicat. Pour une situation qui engage votre copropriété, consultez un avocat ou un notaire.