Une assemblée, c'est une convocation, une séance, puis un procès-verbal et des suivis. Chacune de ces étapes demande maintenant moins de travail au conseil.
Convoquer
Créer une réunion demande d'abord sa date, puis offre deux chemins : « Préparer la réunion », ou « Consigner une réunion tenue aujourd'hui » pour une réunion déjà tenue.
La carte « Avis de convocation » prépare l'avis, que la séance se tienne ou non dans CondoAide. Il part en PDF, joint au courriel de convocation, et l'envoi est refusé tant que l'heure ou le lieu manque. Les documents cochés dans les annexes l'accompagnent. Avant l'envoi, la confirmation indique, pour chacun des documents que l'article 1087 C.c.Q. exige avec la convocation de l'assemblée annuelle, s'il est joint ou non. Un avertissement rappelle aussi que chaque destinataire recevra ces documents tels quels, et qu'ils ne doivent rien révéler sur une personne de plus que ce que l'assemblée doit savoir.
Quand les documents sont trop lourds pour un seul courriel, ils suivent dans d'autres courriels, numérotés, et la confirmation dit combien chaque copropriétaire en recevra. Un ordre du jour modifié part sous le titre « Ordre du jour mis à jour », les questions nouvellement inscrites marquées comme telles (art. 1088 C.c.Q.).
Pendant la séance
- La visioconférence suit l'administrateur. S'il quitte la séance pour consulter un document ou un budget, une petite fenêtre le suit sur chaque page : qui parle, son micro, l'enregistrement, et « Aller voter » dès qu'un vote est ouvert. « Revenir à la séance » le ramène.
- Recharger la page ne fait plus quitter l'appel. La personne revient dans la séance; si elle est enregistrée, elle confirme de nouveau son choix sur l'enregistrement.
- Au conseil, la présence et le vote en un clic. Un administrateur inscrit absent clique sur « Confirmer ma présence ». Un vote nominal s'enregistre au premier clic, et le panneau « Résultat du vote » affiche les voix pour, contre et les abstentions avec le constat du président.
- Une console plus calme. Une seule barre d'état montre l'enregistrement, le quorum et l'avis d'ouverture à lire. Le point en cours et les commandes du président (« Point suivant », « Suspendre la séance ») sont dans la carte de l'ordre du jour.
Le projet de procès-verbal, en une action
Après une séance enregistrée, le secrétaire et le président reçoivent un courriel quand les résumés sont prêts. Le courriel ne contient aucun extrait : il mène au procès-verbal.
Jusqu'ici, le secrétaire insérait chaque résumé dans son point, un à la fois. « Préparer le projet de procès-verbal » le fait maintenant pour tous les points d'un coup, depuis le procès-verbal de la réunion ou depuis son onglet « Enregistrement ». Chaque résumé s'ajoute à la fin des notes de son point, sous la mention « Brouillon IA », et rien de ce que le secrétaire avait déjà écrit n'est remplacé. Chaque passage marqué « Brouillon IA » est à relire avant de faire signer le procès-verbal.
Les suivis deviennent des tâches
Le résumé d'un point dresse la liste des suivis décidés en séance. Sur chacun, « Créer une tâche » ouvre une fenêtre qui reprend le suivi, avec un responsable (un administrateur ou le gestionnaire) et une échéance. La tâche s'ajoute à Travaux, avec son origine : l'assemblée, sa date et le point. Elle reste après la destruction du résumé, et elle suit les mêmes règles de visibilité que les autres travaux.
Et aussi
- Les résolutions écrites en cours de signature apparaissent dans « Résolutions écrites », avec le nombre de signatures reçues.
- Une réunion de test peut maintenant être supprimée par le conseil, même après sa séance, tant qu'aucun avis n'a été envoyé. La raison est demandée, et CondoAide garde la trace de qui l'a supprimée et quand.
- Un invité à une visioconférence voit d'abord le nom du syndicat et qui l'invite, puis vérifie son micro et sa caméra; la question sur l'enregistrement vient en dernier.
L'enregistrement et le résumé des séances sont décrits dans Enregistrer une séance.