Avant l'adresse courriel du syndicat, la correspondance du syndicat vivait souvent dans une boîte Gmail ou Outlook ouverte par un ancien président. Quand cette personne quitte le conseil, l'historique part avec elle : les échanges avec l'assureur, les soumissions, les plaintes. Le conseil peut maintenant le ramener dans la Messagerie de CondoAide.
Importer l'historique
Dans la Messagerie, la ligne « Importer l'historique » ouvre la fenêtre « Importer vos anciens courriels », qui demande d'abord d'où ils viennent.
- Outlook.com, Hotmail ou Microsoft 365 : « Se connecter à Microsoft », puis cocher les dossiers du syndicat. CondoAide lit le compte sans rien y modifier et s'en déconnecte dès la fin de l'importation.
- Gmail : la fenêtre explique, étape par étape, comment exporter le libellé du syndicat avec Google Takeout. On dépose ensuite le fichier .zip, jusqu'à 10 Go de courriels.
Seuls les courriels des 36 derniers mois sont importés. Ils rejoignent la Messagerie avec leur date d'origine, regroupés en conversations, et les messages que le syndicat avait envoyés se retrouvent sous « Envoyés ». Ils suivent ensuite la même règle de conservation que les autres courriels. L'importation se poursuit en arrière-plan : on peut fermer la fenêtre, l'arrêter en tout temps, et la relancer sans créer de doublons.
À la fin, un résumé compte les courriels importés, ceux qui étaient déjà dans la Messagerie, ceux de plus de 36 mois et les pourriels, brouillons et éléments supprimés laissés de côté.
Les pièces jointes, analysées avant d'être ouvertes
Chaque pièce jointe importée passe par un antivirus que CondoAide exploite sur son propre serveur, au Québec. Elle s'ouvre une fois l'analyse terminée; une pièce jointe infectée reste bloquée, et le résumé de l'importation le dit.
Classer avec des étiquettes
Les dossiers Outlook et les libellés Gmail peuvent devenir des étiquettes, cochées au moment de l'importation. Les étiquettes servent aussi aux courriels reçus après : dans l'onglet « Étiquettes », le conseil les crée, leur choisit une couleur, et filtre la Messagerie sur une ou plusieurs d'entre elles. Elles sont visibles par toutes les personnes qui lisent la boîte du syndicat.
Classer au registre, ou supprimer
Une pièce jointe que le syndicat doit conserver se verse au registre d'un clic, avec « Classer au registre » : la fenêtre propose un titre et une description, et le conseil choisit la catégorie et le niveau d'accès. L'action existe aussi dans le fil d'une demande reçue par courriel. Quand la pièce jointe est déjà au registre, CondoAide l'indique et mène au document.
Le reste peut être supprimé. Avant de supprimer, classez au registre les factures et contrats que le syndicat doit conserver. « Supprimer » envoie la conversation, ses pièces jointes et les réponses du conseil à la « Corbeille », où elle reste 30 jours avant d'être détruite. D'ici là, « Restaurer » la ramène. Une conversation classée dans un dossier ou visée par une mesure de conservation ne peut pas être supprimée.
Qui peut le faire, et ce qui est conservé
L'importation est offerte aux administrateurs qui lisent la boîte du syndicat et gèrent ses communications, avec la vérification en deux étapes. L'adresse du compte Microsoft connecté et le nom de ses dossiers sont supprimés 36 mois après la fin de l'importation. L'importation suppose que le syndicat a sa propre adresse courriel dans CondoAide.