Un copropriétaire verse 75 $ de plus que sa cotisation. Faut-il passer une écriture de revenu perçu d'avance ? Non — et la réponse complète tient en trois temps, dont un que beaucoup découvrent trop tard.
À l'intérieur de l'exercice, c'est automatique
Le compte d'une unité est un solde courant : mois après mois, CondoAide ajoute ce qui était exigé et retranche ce qui a été payé.
Quand un paiement dépasse le montant exigé, le solde passe simplement au négatif, et ce négatif se reporte au mois suivant, où il absorbe la cotisation à venir. C'est cela, le crédit. Il n'y a rien à comptabiliser en plus : le mois concerné porte la mention « Crédit », et le solde de l'unité l'affiche.
Les deux conditions
Le paiement doit être enregistré comme un revenu rattaché à l'unité. C'est la seule saisie nécessaire, mais elle est indispensable : un encaissement qui n'est rattaché à aucune unité n'entre dans le compte de personne. C'est un revenu du fonds d'opérations, avec l'unité indiquée.
Un budget doit exister pour l'exercice. Sans budget, aucun montant n'est exigé, donc rien à quoi comparer le paiement — et la page des arrérages vous le dit plutôt que d'afficher des zéros : « Aucune cotisation calculée ». C'est le sujet du guide sur le budget.
Le report à l'année suivante n'est pas automatique
C'est le point à retenir, parce qu'il ne ressemble pas au reste.
Le report d'un mois à l'autre se fait tout seul. Le report d'une année à l'autre, non. Aucune clôture, aucune tâche planifiée, aucun automatisme ne transforme un solde créditeur de fin d'année en avance de l'année suivante.
Il faut l'inscrire à la main, sur la fiche de l'unité, comme solde d'ouverture (avance reportée) pour la nouvelle année. CondoAide l'applique ensuite aux mois attendus les plus anciens, sans toucher à l'encaisse — puisque l'argent, lui, est déjà entré et déjà comptabilisé l'an dernier.
Si vous ne le faites pas, le copropriétaire recommence l'année à zéro et paraîtra devoir des sommes qu'il a déjà versées.
Deux choses que le crédit ne fait pas
Il ne fait pas apparaître l'unité dans la liste des arrérages. Cette liste ne contient que les unités ayant un solde impayé; une unité en crédit compte parmi les unités à jour. Il n'existe pas de liste des unités en crédit — le crédit se lit sur la fiche de l'unité.
Il ne réduit pas le total des arrérages du syndicat. Ce total additionne les seuls soldes impayés. Le crédit d'une unité ne vient jamais compenser la dette d'une autre, ce qui est la seule présentation honnête : deux copropriétaires différents ne se compensent pas.
Le cas voisin : la compensation avec un fournisseur
À ne pas confondre. Quand un copropriétaire est aussi fournisseur du syndicat et qu'une compensation dépasse la cotisation exigible, l'excédent n'est pas porté au crédit de l'unité : il rejoint les comptes fournisseurs. La compensation ne peut pas aller au-delà de ce qui est dû (art. 1672 CCQ).