Refaire une salle de bain, changer un plancher ou déplacer une cloison : bien des déclarations de copropriété exigent que le copropriétaire obtienne l'autorisation du syndicat avant de commencer. Jusqu'ici, la demande arrivait par courriel, la décision se perdait dans un procès-verbal, et personne ne savait où en était le dossier. CondoAide suit maintenant la demande du début à la fin, au même endroit.
Le copropriétaire fait sa demande dans « Demandes »
Dans « Demandes », le bouton « Nouvelle demande » offre le type « Autorisation de travaux ». Le copropriétaire choisit son unité et décrit les « Travaux prévus », l'« Emplacement dans la partie privative » et le « Début prévu ». Il peut ajouter la fin prévue, des précisions pour le conseil et jusqu'à trois fichiers : plans, devis ou photos.
La demande indique aussi qui fera les travaux. Si c'est un entrepreneur, sa licence est vérifiée au registre de la RBQ : cette nouveauté est décrite à part.
Seuls les copropriétaires d'une unité peuvent faire une demande d'autorisation de travaux; un locataire ne le peut pas. Le conseil peut aussi l'ouvrir « Au nom d'un copropriétaire », par exemple après un appel.
Le conseil décide en réunion ou par résolution écrite
La demande porte un statut que le copropriétaire et le conseil voient tous deux : « Soumise », « À l'ordre du jour » (ou « En signature » pour une résolution écrite), puis « Autorisée » ou « Refusée ».
Pour la décider en réunion, le conseil clique sur « Inscrire à l'ordre du jour ». Il répond d'abord à une question : les travaux peuvent-ils toucher une partie commune ou la destination de la partie privative? Si la réponse est non, la demande va à l'ordre du jour d'une réunion du conseil. Si c'est oui, ou si on ne le sait pas encore, elle va à l'ordre du jour de l'assemblée des copropriétaires, parce que ces travaux peuvent exiger sa décision. Le point figure alors au procès-verbal, où l'on inscrit le résultat du vote.
Pour des travaux qui restent dans la partie privative, le conseil peut aussi « Décider par résolution écrite », sans attendre la prochaine réunion. Il choisit « Autoriser les travaux » ou « Refuser les travaux », puis clique sur « Envoyer aux administrateurs pour signature ».
Une autorisation peut être assortie de conditions, qui figurent aussi au procès-verbal ou dans la résolution. Un refus exige un motif, qui est transmis au copropriétaire.
La décision s'applique à la signature
La demande n'est ni autorisée ni refusée tant que la décision n'est pas signée. Lorsque le procès-verbal est signé, CondoAide lit le résultat inscrit au point de la demande, met à jour son statut et écrit au copropriétaire, avec le motif ou les conditions. Une résolution écrite ne prend effet que lorsque tous les administrateurs l'ont signée; sinon, la demande revient au conseil. Si le procès-verbal ne consigne aucune décision sur ce point, la demande revient aussi au conseil, et le copropriétaire en est avisé.
Le copropriétaire suit sa demande dans « Demandes » et dans « Ma propriété », sous l'onglet « Améliorations ». Tant que le conseil n'a pas inscrit de décision, le copropriétaire ou un administrateur peut « Retirer la demande ».
Après l'autorisation : le registre des améliorations
Une autorisation accordée ouvre une fiche dans l'onglet « Améliorations » de l'unité, avec les conditions, l'entrepreneur et un lien vers la décision. Le copropriétaire y ajoute ses photos avant et après et la facture, puis indique que les travaux sont terminés; le conseil confirme ensuite la fin des travaux. Ces photos, la facture et la valeur déclarée ne sont visibles que par les copropriétaires de l'unité, le conseil et, le cas échéant, le gestionnaire. Elles servent à tenir le registre des améliorations du syndicat (art. 1070, al. 3 C.c.Q.).