Vous connaissez le scénario. Une résolution du conseil doit être adoptée entre deux assemblées. Vous imprimez le document, vous courez après les administrateurs pour récolter les signatures, quelqu'un est en voyage, un autre ne répond plus à ses courriels, et trois semaines plus tard le document est toujours sur le coin du bureau du président. Pendant ce temps, le registre du syndicat — celui que la Loi 16 vous oblige à tenir à jour — accumule les retards.
On a décidé de régler ça. Cette semaine, CondoAide déploie un module complet de signatures électroniques, couplé à un système d'empreintes SHA-256 et à une page de vérification publique accessible à tous : condoaide.ca/verifier. Voici ce que ça change concrètement pour votre syndicat.
1. Votre signature, configurée une seule fois
La plupart des outils de signature vous demandent de redessiner votre nom à chaque document. Nous, on trouvait ça inutile. Vous configurez votre signature une fois, dans votre profil, et elle est réutilisée partout.
Trois styles sont offerts :
Taper — Vous entrez votre nom et on le rend en calligraphie. Trois polices disponibles : Dancing Script, Great Vibes et Allura. C'est l'option la plus rapide, et elle donne un rendu professionnel.
Dessiner — Pour ceux qui préfèrent tracer leur signature au trackpad ou à l'écran tactile. On enregistre le tracé en SVG, donc la qualité reste nette à n'importe quelle taille.
Téléverser — Vous avez déjà numérisé votre signature manuscrite sur papier ? Téléversez le PNG, on détecte le fond blanc et on le rend transparent automatiquement.
Une fois votre signature enregistrée, cochez « Définir par défaut » et c'est réglé. La prochaine résolution à signer, ça prend deux secondes.
2. Rédigez une résolution avec l'aide de l'IA
Rédiger une résolution du conseil dans les règles de l'art, ce n'est pas évident. Il faut respecter un certain formalisme — « ATTENDU QUE... IL EST RÉSOLU QUE... » — et plusieurs administrateurs bénévoles n'ont pas nécessairement l'habitude du style juridique.
On a intégré une assistance IA directement dans la création de résolutions. Vous écrivez l'idée en langage courant :
Puis vous cliquez sur « Améliorer avec l'IA ». En quelques secondes, l'outil vous propose une version structurée, avec les attendus, le dispositif et la formulation attendue dans un procès-verbal de conseil d'administration :
Vous pouvez ajuster le texte avant d'envoyer — l'IA propose, c'est vous qui disposez. Le but, c'est d'enlever le « syndrome de la page blanche » pour que vous puissiez documenter vos décisions dans les règles, au lieu de reporter ça à plus tard.
3. Une empreinte SHA-256 au moment du verrouillage
Une fois que tous les signataires ont signé, le document est verrouillé. Et au moment du verrouillage, on calcule une empreinte SHA-256 du PDF final. C'est une suite de 64 caractères qui identifie le fichier de manière unique.
Pourquoi c'est important ? Parce qu'un seul octet modifié dans le PDF — même un espace ajouté — produit une empreinte complètement différente. Cette empreinte est conservée dans notre registre, et elle est immuable : une fois le document verrouillé, on ne peut plus la changer.
C'est ce qui transforme une signature électronique en preuve d'intégrité : on ne prouve pas seulement qui a signé, on prouve aussi que le document que vous avez entre les mains est bel et bien celui qui a été signé, sans modification après coup.
4. Une page publique pour vérifier n'importe quel document
C'est ici que ça devient intéressant. Même quelqu'un qui n'a pas de compte CondoAide — un copropriétaire, un notaire, un acheteur potentiel, la Régie du logement — peut vérifier qu'un document signé est authentique.
Ça se passe à condoaide.ca/verifier. Vous téléversez le PDF, on calcule son empreinte, et on la compare avec notre registre.
Si le document est authentique, vous voyez ceci :
La page affiche :
- Document authentique — le statut, en vert
- Le titre du document (« Résolution du CA — 2026-04-18 »)
- Le moment exact du verrouillage (« 17 avril 2026 à 13 h 57 »)
- Le nombre de signatures (« 2 signatures sur 2 »)
- L'empreinte SHA-256 complète
Aucun compte requis. Aucune inscription. La vérification fonctionne parce que l'empreinte du fichier qu'on vous présente correspond à celle qui a été enregistrée au moment du verrouillage.
5. Et si quelqu'un modifie le document ?
Disons qu'un administrateur mécontent récupère le PDF signé, l'ouvre dans un visualiseur et griffonne « je ne suis pas d'accord » en marge, puis le transmet à un autre copropriétaire en prétendant que c'est le document original :
Le fichier ressemble encore à une résolution signée. Les signatures y sont toujours. Visuellement, rien ne saute aux yeux. Sauf que l'empreinte SHA-256 du nouveau fichier n'est plus la même.
Quand on le dépose dans la page de vérification, voici ce qu'on obtient :
Empreinte différente
Ce document existe dans CondoAide, mais l'empreinte SHA-256 que vous avez fournie ne correspond pas à l'original. La copie a peut-être été modifiée après le verrouillage.
La page n'accuse personne — elle constate simplement que le fichier présenté n'est pas celui qui a été signé. Le document original existe bel et bien dans le registre, et CondoAide peut le ressortir. Toute modification faite après le verrouillage, même un simple ajout d'annotation, est détectable.
C'est le genre de garantie qu'on n'avait tout simplement pas avec des signatures papier scannées.
Un mot sur la valeur juridique
La Loi concernant le cadre juridique des technologies de l'information (LCCJTI), à son article 39, reconnaît la validité des signatures électroniques au Québec dès lors qu'on peut établir un lien entre la personne et le document. Le principe est celui de la neutralité technologique : la loi n'impose pas de technologie particulière, elle demande qu'on puisse établir l'intégrité du document et l'identité du signataire.
Pour les résolutions du conseil signées par tous les administrateurs, l'article 354 du Code civil du Québec précise qu'elles ont la même valeur qu'une résolution adoptée en séance. Autrement dit, votre conseil peut adopter des résolutions entre deux réunions, sans avoir à convoquer une rencontre formelle, tant que tous les administrateurs signent.
Le combo signature électronique + empreinte SHA-256 + registre centralisé vous donne, pour les décisions internes du conseil, exactement ce que l'article 39 demande : un lien clair entre chaque signataire et le document, et une garantie d'intégrité vérifiable par n'importe qui, à n'importe quel moment.
Ce qui s'en vient
Les signatures électroniques sont disponibles dès maintenant pour tous les comptes CondoAide — le plan gratuit inclut 3 documents signés par mois, et les plans payants passent à l'illimité. Le module se branche sur le registre V2 qu'on a déployé le mois dernier : chaque document signé est automatiquement archivé dans le registre du syndicat, avec protection contre la suppression pour les documents à conservation permanente.
La prochaine étape, c'est le déploiement du module procès-verbal d'assemblée avec signatures intégrées pour le président et le secrétaire d'assemblée. On vise les prochaines semaines. Les clients qui nous ont demandé cette fonctionnalité au cours des derniers mois — vous savez qui vous êtes — on vous écrit dès que c'est prêt.
En attendant, essayez la page de vérification avec un document que vous avez déjà signé. Ça ne prend pas 10 secondes, et ça donne une bonne idée de ce que vos copropriétaires vont voir quand ils voudront vérifier l'authenticité d'une résolution.