Vous êtes administrateur bénévole d'un syndicat de copropriété. Personne au CA n'a étudié en comptabilité. Pourtant, chaque mois, il faut savoir qui a payé ses charges, combien il reste dans le fonds de prévoyance, si le budget est respecté et si le déneigeur a été payé.
La plupart des syndicats autogérés font ça avec un fichier Excel que personne d'autre ne comprend. Quand le trésorier quitte le CA, le prochain hérite d'un tableur mystérieux avec des formules brisées.
CondoAide remplace ce tableur par quelque chose que tout le monde peut utiliser — sans formation, sans jargon comptable.
Pas de débits, pas de crédits — juste l'argent qui entre et qui sort
La philosophie est simple. Un administrateur de copropriété pense comme ceci :
- L'unité 204 a payé ses charges de mars.
- On a payé le déneigeur.
- On a transféré 2 000 $ au fonds de prévoyance.
- Est-ce qu'on est dans le budget? Qui n'a pas payé?
C'est exactement ce que CondoAide vous montre. Pas de grand livre, pas de balance de vérification, pas d'écriture de journal. Vous enregistrez une entrée d'argent ou une sortie d'argent. Le système fait le reste.
Derrière, CondoAide traduit vos gestes en comptabilité par fonds — opérations, prévoyance, auto-assurance — pour que votre comptable reçoive des données propres à la fin de l'année. Mais vous, vous ne voyez jamais la complexité.
Ce que vous pouvez faire sur le plan gratuit
Les outils financiers de base sont disponibles pour tous les syndicats, incluant le plan gratuit. On croit que chaque copropriété mérite de voir clair dans ses finances, peu importe son budget logiciel.
Enregistrer les entrées et sorties. Charges communes reçues, fournisseurs payés, transferts entre fonds — un formulaire de 4 champs, pas 12. Choisissez le fonds (opérations, prévoyance, auto-assurance), le montant, la date et la catégorie. C'est fait.
Voir le solde de chaque fonds en temps réel. Le tableau de bord affiche trois chiffres : solde des opérations, solde du fonds de prévoyance, solde de l'auto-assurance. Cliquez sur un solde pour voir les transactions qui le composent. Chaque dollar est traçable.
Suivre les paiements par unité. Qui a payé, qui est en retard, combien chaque copropriétaire doit. La page de l'unité montre l'historique complet et le solde. Plus besoin de chercher dans un fichier Excel si le 302 a payé février.
Catégoriser les dépenses. Déneigement, assurances, entretien, administration — vos dépenses sont classées par catégorie. Le budget voté en assemblée est votre référence : CondoAide compare les dépenses réelles aux prévisions pour chaque poste.
Gérer les fournisseurs. Créez un répertoire de fournisseurs avec leurs coordonnées. Quand vous enregistrez un paiement, sélectionnez le fournisseur — l'historique se construit automatiquement. Vous savez combien vous avez payé à chaque fournisseur sur l'année.
Produire des états financiers en PDF. À la fin de l'année, générez un état des résultats et un bilan adapté aux copropriétés. Le document est prêt pour votre assemblée annuelle et pour votre comptable, si vous en avez un.
Et si vous voulez aller plus loin
Pour les syndicats qui veulent automatiser davantage, l'ajout Finances avancées (29 $/mois) débloque :
- L'importation CSV de relevés bancaires
- Le rapprochement bancaire assisté (matching automatique entre vos transactions et vos relevés)
- Le comparatif budget vs réel avec alertes de dépassement
- L'assistant de fin d'année avec liste de vérification guidée
Mais ces outils sont un bonus, pas un prérequis. Tout ce dont un petit syndicat a besoin pour tenir ses livres correctement est déjà dans le plan gratuit.
Conçu pour des bénévoles, pas pour des comptables
Chaque décision de design dans CondoAide répond à la même question : est-ce qu'un administrateur bénévole, qui n'a jamais ouvert QuickBooks, va comprendre ce qu'il voit?
Le vocabulaire est celui du quotidien. On dit « Entrée » au lieu de « Crédit ». « Sortie » au lieu de « Débit ». « Solde » au lieu de « Actif net ». Les écrans répondent à une seule question à la fois : le tableau de bord répond « Est-ce qu'on va bien? », la liste de transactions répond « Où est passé l'argent? », la page d'unité répond « Ce copropriétaire est-il à jour? ».
Si vous savez lire un relevé bancaire, vous savez utiliser CondoAide.
Pourquoi pas juste Excel?
Excel fonctionne — jusqu'à ce qu'il ne fonctionne plus. Voici ce qu'on voit régulièrement dans les syndicats autogérés :
Le fichier Excel du trésorier est sur son ordinateur personnel. Les autres administrateurs n'y ont pas accès. Quand un copropriétaire demande un relevé, il faut appeler le trésorier. Quand le trésorier quitte le CA, le fichier disparaît parfois avec lui.
Les formules se brisent. Un copier-coller malheureux et le solde du fonds de prévoyance est décalé de 4 000 $ sans que personne ne s'en rende compte pendant six mois.
Il n'y a pas de piste d'audit. Qui a enregistré cette transaction? Quand a-t-elle été modifiée? Impossible à dire dans un fichier Excel partagé par courriel.
CondoAide résout ces trois problèmes : les données sont en ligne (accessibles à tout le CA), les calculs sont automatiques (pas de formules à maintenir) et chaque modification est tracée (qui, quand, quoi).
Le bon outil pour les petites copropriétés
Les grandes tours de 200 unités ont un gestionnaire et un comptable. Ils n'ont pas besoin de CondoAide pour les finances. Mais les syndicats de 5 à 50 unités — ceux qui gèrent tout eux-mêmes avec des bénévoles — n'ont souvent aucun outil adapté. Trop petits pour QuickBooks, trop sérieux pour un tableur improvisé.
C'est exactement pour eux qu'on a construit cet outil. Simple, gratuit pour les fonctions essentielles, et suffisamment rigoureux pour que le comptable de fin d'année n'ait pas à reconstruire vos données.
— L'équipe CondoAide
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