Le CA refuse l'accès au registre : les recours du copropriétaire

Réponse rapide : au Québec, tout copropriétaire a le droit de consulter le registre du syndicat et les documents tenus à la disposition des copropriétaires, en présence d'un administrateur ou d'une personne désignée par le conseil, à des heures raisonnables, et d'en obtenir copie moyennant des frais raisonnables (art. 1070.1 CCQ). Le Code n'énumère aucun motif de refus : le conseil d'administration peut encadrer la consultation et, au besoin, masquer certains renseignements personnels, mais il ne peut pas refuser l'accès au registre en bloc.

C'est la question qui fait le plus réagir dans les groupes de copropriétaires. Un copropriétaire demande les états financiers, les contrats ou l'étude du fonds de prévoyance, et le conseil répond non, parfois en ajoutant que son avocat est d'accord. Ailleurs, la compagnie de gestion renvoie la balle au conseil, ou les documents promis sur une plateforme en ligne n'y arrivent jamais.

Cet article s'adresse au copropriétaire qui se heurte à ce refus. Il répond dans l'ordre à cinq questions : ce que le syndicat doit tenir, ce que vous pouvez consulter, comment formuler la demande, ce que le conseil peut légitimement limiter, et ce que vous pouvez faire s'il refuse encore, y compris quand un recours au tribunal est hors de portée. Il suppose une copropriété à un seul syndicat. Dans une copropriété par phases, chaque syndicat tient son propre registre, et vous avez un droit de consultation dans chacun des syndicats dont vous êtes membre.

Ce que le syndicat doit tenir

L'article 1070 CCQ oblige le syndicat à tenir « à la disposition des copropriétaires » un registre qui contient notamment :

• le nom et l'adresse postale de chaque copropriétaire;
• les procès-verbaux des assemblées des copropriétaires et du conseil d'administration, et les résolutions écrites;
• le règlement de l'immeuble et ses modifications;
• les états financiers;
• la déclaration de copropriété et les copies des contrats auxquels le syndicat est partie;
• le plan cadastral, les plans et devis de l'immeuble bâti et les certificats de localisation s'ils sont disponibles;
• le carnet d'entretien et l'étude du fonds de prévoyance;
• « tous autres documents et renseignements relatifs à l'immeuble et au syndicat ».

La dernière catégorie est large. Le Code ne limite pas le registre à une liste fermée de documents officiels : ce qui concerne l'immeuble ou le syndicat y entre en principe.

Ce que vous avez le droit de consulter

L'article 1070.1 CCQ règle la consultation en deux phrases. La consultation du registre et des documents tenus à la disposition des copropriétaires « doit pouvoir se faire en présence d'un administrateur ou d'une personne désignée à cette fin par le conseil d'administration, à des heures raisonnables et selon les modalités prévues par le règlement de l'immeuble ». Et « tout copropriétaire a le droit, moyennant des frais raisonnables, d'obtenir copie du contenu du registre et de ces documents ».

Trois conséquences pratiques en découlent.

• Le droit appartient à chaque copropriétaire. Vous n'avez pas à être administrateur, ni à justifier votre demande.
• Les frais visent les copies. Le Code permet au syndicat de demander des frais raisonnables pour une copie. Il n'en prévoit pas pour la simple consultation.
• Les modalités ne sont pas un refus. Le conseil peut vous donner rendez-vous, exiger la présence d'un administrateur ou appliquer les modalités du règlement de l'immeuble. Il ne peut pas transformer ces modalités en refus permanent.

Le même article permet au gouvernement de prévoir d'autres conditions ou limitations par règlement. Le règlement adopté en 2025 (Décret 991-2025) porte sur le carnet d'entretien, l'étude du fonds de prévoyance, l'attestation et les acomptes; il ne fixe pas de modalités de consultation du registre.

Et les soumissions? C'est la question la plus débattue. Une soumission acceptée devient un contrat, et les « copies de contrats auxquels le syndicat est partie » font partie du registre (art. 1070 CCQ). Pour les soumissions non retenues, le Code ne les nomme pas : elles relèvent de la catégorie « documents et renseignements relatifs à l'immeuble et au syndicat », dont le texte ne les exclut pas, mais la question n'est pas tranchée expressément. Une chose est sûre pour l'assemblée annuelle : son avis de convocation de l'assemblée annuelle doit être accompagné d'une note sur les modalités essentielles de tout contrat proposé et de tous travaux projetés (art. 1087 CCQ).

Ce que vous recevez sans avoir à le demander

Avant même de faire une demande, vérifiez ce que le syndicat doit déjà vous transmettre.

Un conseil qui ne transmet pas ses procès-verbaux dans les 30 jours manque à une obligation distincte du droit de consultation. Nommer les deux dans votre demande la rend plus solide.

Comment faire la demande pour qu'elle compte

Le Code ne prescrit ni formulaire ni délai de réponse. Une demande bien faite laisse pourtant peu de place au refus, et elle vous servira de preuve si le dossier va plus loin.

1. Écrivez au conseil d'administration, pas seulement au gestionnaire. C'est le syndicat qui est tenu de l'obligation (art. 1070 CCQ). Si une compagnie de gestion détient les documents, elle le fait pour le compte du syndicat, qui reste responsable.
2. Nommez les documents. « Les états financiers de l'exercice 2025, le contrat de gestion en vigueur et l'étude du fonds de prévoyance » vaut mieux que « tous les documents ».
3. Citez l'article 1070.1 CCQ et proposez deux ou trois moments de consultation à des heures raisonnables.
4. Demandez les copies à part, en précisant le format (une copie numérique coûte généralement moins cher à produire qu'une copie papier) et en demandant le montant des frais à l'avance.
5. Fixez une date de réponse et conservez la preuve d'envoi.

Si le conseil répond que son avocat approuve le refus, demandez-lui par écrit sur quel article il s'appuie. L'avocat du syndicat conseille le syndicat; son opinion ne modifie pas le texte de l'article 1070.1.

Ce que le conseil peut légitimement limiter

Le Code ne dresse pas de liste d'exceptions, mais trois limites sont défendables.

• Les modalités. Heures raisonnables, présence d'un administrateur, modalités prévues au règlement de l'immeuble (art. 1070.1 CCQ).
• Les renseignements personnels des autres. Le registre contient le nom et l'adresse postale de chaque copropriétaire; d'autres renseignements personnels n'y figurent que si la personne y consent expressément (art. 1070 CCQ). Quand un document contient des renseignements sur un autre copropriétaire, la protection des renseignements personnels peut justifier d'en masquer une partie. Elle ne justifie pas, en principe, de retenir le document entier.
• Les frais de copie, s'ils sont raisonnables.

D'autres documents posent des questions que le Code ne règle pas expressément, comme un avis juridique obtenu par le syndicat dans un litige. Si le conseil invoque une raison de ce type, demandez-lui de la préciser par écrit et de vous remettre le reste.

Vos recours s'il refuse encore, du moins coûteux au plus coûteux

1. La mise en demeure

C'est l'étape qui coûte le moins cher, et vous pouvez la faire vous-même. Elle « doit être faite par écrit » et accorder un « délai d'exécution suffisant » (art. 1595 CCQ). Reprenez la liste des documents, citez les articles 1070 et 1070.1 CCQ, et annoncez la suite si rien ne bouge.

2. L'assemblée des copropriétaires

Le conseil gère le syndicat, mais il rend des comptes à l'assemblée.

• Faire inscrire la question à l'ordre du jour. Tout copropriétaire peut, dans les cinq jours de la réception de l'avis de convocation, faire inscrire une question à l'ordre du jour (art. 1088 CCQ).
• Demander une assemblée extraordinaire. Selon l'interprétation généralement retenue, les règles générales des personnes morales s'appliquent au syndicat de façon supplétive, sauf dérogation dans ses règlements qui préserve les droits des membres (art. 334 CCQ). Des copropriétaires qui représentent 10 % des voix peuvent donc, en principe, exiger la convocation d'une assemblée en précisant par écrit les questions à traiter. Si le conseil n'agit pas dans les 21 jours, un signataire peut la convoquer lui-même, et le syndicat rembourse les frais utiles, à moins que l'assemblée n'en décide autrement (art. 352 CCQ). Vérifiez aussi ce que prévoit votre déclaration de copropriété.
• Remplacer les administrateurs. Le mode de nomination et de remplacement des administrateurs est fixé par le règlement de l'immeuble (art. 1084 CCQ). Relisez-le avant l'assemblée.

Cette voie ne coûte presque rien, mais elle suppose de rallier d'autres copropriétaires. Dans les faits, un refus d'accès touche rarement une seule personne : ceux qui se posent les mêmes questions sont souvent vos meilleurs alliés.

3. Le tribunal

Si rien ne fonctionne, le tribunal peut ordonner au syndicat de respecter son obligation. Le créancier d'une obligation peut, dans les cas qui le permettent, demander que le débiteur soit forcé de l'exécuter en nature (art. 1601 CCQ), et la Cour supérieure peut, par injonction, enjoindre d'accomplir un acte déterminé (art. 509 du Code de procédure civile).

Deux autres recours visent des situations plus graves.

• Faire annuler une décision du conseil. Tout copropriétaire peut demander au tribunal d'annuler une décision du conseil qui est partiale, prise dans l'intention de nuire ou au mépris des droits des copropriétaires; l'action doit être intentée dans les 90 jours suivant la décision, sous peine de déchéance (art. 1086.2 CCQ). Ce délai vise l'annulation de la décision; il n'éteint pas l'obligation du syndicat de rendre le registre consultable. Si le refus a pris la forme d'une résolution du conseil, notez sa date et consultez rapidement un avocat.
• Faire remplacer le conseil. Le tribunal peut, si les circonstances le justifient, remplacer le conseil par un administrateur provisoire (art. 1086.4 CCQ). C'est une mesure exceptionnelle, réservée aux conseils qui ne fonctionnent plus.

La réponse honnête sur le coût. Ces recours se mènent généralement avec un avocat devant la Cour supérieure, et ils coûtent cher. Les petites créances ne sont pas une solution de rechange : elles visent surtout le recouvrement d'une créance d'au plus 15 000 $, et une demande qui ne porte que sur l'accès à des documents n'entre pas dans ce cadre (art. 536 du Code de procédure civile). C'est pourquoi la mise en demeure et l'assemblée méritent d'être épuisées d'abord. Elles coûtent peu, et elles constituent le dossier qui rendra un recours crédible s'il devient nécessaire.

Quand les documents vivent chez le gestionnaire

Un cas revient souvent : les documents existent, mais ils sont dans la plateforme de la compagnie de gestion, à laquelle les copropriétaires n'ont pas accès, ou n'y ont été versés qu'en partie. L'obligation de rendre le registre consultable repose sur le syndicat (art. 1070.1 CCQ); le gérant agit pour lui, « à titre d'administrateur du bien d'autrui » (art. 1085 CCQ). C'est donc au conseil de s'assurer que la consultation est possible, quelle que soit la plateforme choisie. Adressez votre demande au conseil, et laissez-lui le soin d'obtenir les documents de son gestionnaire. Si c'est le syndicat lui-même qui n'arrive pas à les récupérer, voyez comment récupérer les documents auprès d'un gestionnaire sortant.

Ce qu'un registre bien tenu change

La plupart des refus ne viennent pas d'une volonté de cacher quelque chose. Ils viennent d'un conseil qui ne sait plus où sont les documents, ou qui craint de montrer un registre incomplet. Un registre organisé enlève cette crainte, et la plupart des demandes ne se rendent jamais au stade du refus.

Dans CondoAide, le conseil choisit pour chaque document un niveau d'accès : conseil seulement, copropriétaires, ou copropriétaires et locataires. Un copropriétaire voit, dès sa connexion, les documents rendus accessibles à tous, sans avoir à en faire la demande. Les documents en conservation permanente, comme la déclaration, les procès-verbaux et les états financiers, ne peuvent pas être supprimés, même par un administrateur. Et le journal du registre indique au conseil qui a consulté ou téléchargé chaque document, et quand.

Questions fréquentes

Le conseil d'administration peut-il refuser l'accès au registre?

Le Code n'énumère aucun motif de refus. L'article 1070.1 CCQ garantit à tout copropriétaire la consultation du registre et des documents tenus à sa disposition, en présence d'un administrateur ou d'une personne désignée, à des heures raisonnables et selon les modalités du règlement de l'immeuble. Le conseil peut encadrer la consultation et masquer au besoin certains renseignements personnels, mais il ne peut pas refuser l'accès en bloc.

Le syndicat peut-il me faire payer pour consulter le registre?

Le Code prévoit des frais raisonnables pour obtenir une copie du contenu du registre et des documents (art. 1070.1 CCQ). Il n'en prévoit pas pour la simple consultation.

Les soumissions pour des travaux font-elles partie du registre?

Une soumission acceptée devient un contrat, et les copies des contrats auxquels le syndicat est partie font partie du registre (art. 1070 CCQ). Les soumissions non retenues ne sont pas nommées par le Code, mais elles relèvent de la catégorie des documents relatifs à l'immeuble et au syndicat, qui ne les exclut pas, mais la question n'est pas tranchée expressément. L'avis de convocation de l'assemblée annuelle doit par ailleurs être accompagné d'une note sur les modalités essentielles des contrats proposés et des travaux projetés (art. 1087 CCQ).

Dans quel délai le conseil doit-il répondre à ma demande de consultation?

Le Code ne fixe pas de délai de réponse; il exige que la consultation puisse se faire à des heures raisonnables (art. 1070.1 CCQ). En revanche, les procès-verbaux des décisions du conseil et des assemblées doivent être transmis aux copropriétaires dans les 30 jours (art. 1086.1 et 1102.1 CCQ).

Puis-je aller aux petites créances si le conseil refuse l'accès?

Pas pour l'accès seul. Les petites créances visent surtout le recouvrement d'une créance d'au plus 15 000 $ (art. 536 du Code de procédure civile). Avant le tribunal, la mise en demeure et l'assemblée des copropriétaires sont les recours les moins coûteux : des copropriétaires représentant 10 % des voix peuvent en principe exiger la convocation d'une assemblée (art. 352 CCQ).

Pour aller plus loin

• Pourquoi un registre de syndicat n'est pas un dossier Google Drive : ce que le registre doit contenir et comment le protéger.
• Gestionnaire sortant : récupérer les documents du syndicat : quand c'est le syndicat qui n'a plus ses documents.
• Procès-verbal de copropriété : délais et signature : ce que le conseil doit vous transmettre, et quand.

Cet article présente de l'information juridique générale à jour au 23 septembre 2026. Il ne constitue pas un avis juridique et ne tient compte ni de la déclaration de copropriété ni du règlement de l'immeuble de votre syndicat. Pour une situation qui engage vos droits, consultez un avocat ou un notaire.